Как оставаться продуктивным и эффективным в условиях распределенной рабочей среды

Чтобы лучше понять проблемы, с которыми сегодня сталкиваются работники сферы интеллектуального труда, мы совместно с Economist Impact провели исследованиепод названием «В поисках утраченного фокуса». Собранные нами данные подтверждают, что, несмотря на все отвлекающие факторы, с которыми мы сталкиваемся в современной работе, нам необходимо выяснить, как поддерживать продуктивность наших команд.

Однако поддержка производительности друг друга может оказаться сложной задачей, если члены вашей команды работают в разных местах. Это усложняет все — от постановки целей до определения приоритетов, — поэтому нам пришлось создать системы для поддержки наших команд в этих областях.

Наш опыт работы с Virtual First показал, что нам пришлось стать экспертами в поддержании продуктивной удаленной работы. Чтобы поделиться своими знаниями, мы составили список лучших советов, которые помогают нашей команде оставаться продуктивной.

1. Решите, когда сотрудничать

В Dropbox мы используем основные часы совместной работы — четырехчасовые блоки, в течение которых мы проводим все наши совещания. Назначив определенные часы для звонков, вы можете гарантировать, что все будут доступны в определенное время, независимо от часового пояса.

Кроме того, мы, как и все остальные, устаем от Zoom, поэтому сокращение количества совещаний и отказ от них помогает нам сохранять мозг свежим. Это значит, что у нас есть время для углубленной работы и сотрудничества.

Мы устанавливаем разные временные интервалы в зависимости от региона, чтобы учесть разницу во времени и при этом оставить достаточно времени для встреч, где бы мы ни находились.

Мы стараемся по умолчанию поддерживать асинхронность нашего общения. Для общения мы активно используем Slack и электронную почту. Однако сокращения количества личных встреч может оказаться недостаточно. Непрерывный поток электронных писем и личных сообщений может сильно отвлекать, особенно если ваша рабочая группа пытается оперативно отвечать на них. На самом деле, исследования показывают, что после ответа на одно мгновенное сообщение может потребоваться до восьми минут, чтобы вернуться к текущей задаче. Мы обнаружили, что непродуктивные сообщения в чате являются основной причиной потери внимания в целом.

По-настоящему асинхронным общение делает ожидание того, что вы сможете отвечать тогда, когда вам удобно, без какого-либо давления, которое может подразумевать название «мгновенное сообщение». Таким образом, каждый член команды знает, что у него будут часы углубленной работы каждый день.

Подобные правила и рекомендации могут стать полезными ритуалами, которые позволят вашей команде установить рабочие ритмы.

2. Определите, какие условия помогают вам и вашей команде сосредоточиться.

Переходя на Virtual First, наши распределенные команды получают больший контроль над своей рабочей средой, что способствует повышению их производительности и благополучия на работе. Мы помогаем нашим рабочим группам определить свои предпочтения в работе, предоставляя им таблицу для работы на дому.

Все заполняют эту форму заранее, а затем мы встречаемся, чтобы обсудить, как предпочитают работать разные члены команды. Это не только позволяет людям делиться своими предпочтениями, но и является отличным упражнением по сплочению команды, помогающим всем узнать друг друга. 

Проанализировав ответы из рабочего листа, мы узнали, что больше всего на производительность влияют четыре основных фактора:

• Уединение: Могут ли они легче сосредоточиться в кофейне, где они окружены другими людьми? Или они успевают сделать больше, находясь в изоляции в домашнем офисе?

• Фоновый шум: всегда ли им нравится включать во время работы поднимающую настроение музыку? Или они предпочитают тишину, возможно, с помощью шумоподавляющих наушников?

• Комфорт: Есть ли у них регулируемый стол и стул, поддерживающий спину? Предпочитают ли они работать стоя и есть ли у них необходимое для этого оборудование? Имеют ли они поддержку запястья для предотвращения травм?

• Дизайн: Предпочитают ли они иметь личные украшения для офиса, такие как растения, предметы искусства или яркая кружка? Или им нужен пустой стол без каких-либо отвлекающих факторов?

Помощь вашей команде в создании рабочей среды на основе этих знаний поможет им чувствовать себя расслабленно, комфортно и сосредоточенно. Но иногда даже хорошо оборудованный офис и продуманный план не помогают нам сбиться с пути. Нам нужна помощь в сохранении ответственности.

3. Создайте четкую приоритетность задач.

В интервью Dropbox Оливер Беркман, автор книги «4000 недель: управление временем для смертных», рассказал нам, что многие люди верят: «Должен быть способ стать на сто процентов идеальным работником и на сто процентов идеальным человеком в жизни вне работы». Но, как отмечает Беркман, «проценты так не работают». 

Он научил нас, что, поскольку наша команда работает удаленно, мы работаем независимо друг от друга — точно так же, как в асинхронные рабочие часы. Это значит, что нам нужны дисциплина, знания и инструменты для эффективного управления своим временем. Расстановка приоритетов на работе и в личной жизни — это первый инструмент, гарантирующий продуктивность и эффективность нашей работы. Кроме того, это помогает достичь здорового баланса, необходимого нам для того, чтобы чувствовать себя сосредоточенными и удовлетворенными. 

Для тех из нас, кто работает удаленно, расстановка приоритетов в задачах особенно важна, поскольку мы не всегда можем обратиться к коллегам за разъяснениями в режиме реального времени, и мы зависим друг от друга. Понимание того, что наша работа влияет на других членов команды и, следовательно, на результат, помогает нам в процессе расстановки приоритетов в задачах. 

Мы также используем матрицу Эйзенхауэра. Это предполагает классификацию задач по четырехсторонней сетке:

• Срочно и важно: выполните эти задачи как можно скорее.

• Важно, но не срочно: делегируйте эти задачи.

• Срочно, но не важно: запланируйте эти задачи на потом.

• Не срочно и не важно: не зацикливайтесь на этом.

Последний пункт особенно важен при расстановке приоритетов. Дайте понять своей команде, что не следует относиться к каждой задаче так, будто она находится наверху списка дел. Сказать «нет» может быть непросто, поэтому полезно иметь план для менее срочных задач. Например, они могут делегировать задачи, которые им не нужно выполнять лично.

Если у участника рабочей группы запланировано совещание, присутствовать лично на котором не обязательно, он может делегировать его проведение другим или использовать инструмент, который гарантирует получение всей необходимой информации. Программное обеспечение для записи и расшифровки совещаний, такое как Otter, может выделить основные моменты совещания и пояснить, имеют ли какие-либо моменты значение для тех, кто не присутствовал. Обучайте свою рабочую группу этим навыкам, организуя семинары и предоставляя ресурсы по эффективному управлению задачами, например, нашу таблицу для расстановки приоритетов на работе.

После разработки плана и определения пунктов действий пришло время организовать коммуникацию в вашей команде.

4. Придерживайтесь того, что работает

Мы обнаружили, что поощрение наших команд к созданию ежедневных ритуалов помогает им придерживаться последовательного графика и повышает производительность, и недавние исследования подтверждают наши выводы. Вот несколько типов ритуалов, которые нам помогли: 

• Предоставление ресурсов для поддержки улучшения внимания. В упражнении «Улучшение внимания на работе» нашего набора для эффективности мы подробно расскажем, как анализировать отвлекающие факторы и избегать их. Отличной отправной точкой станет таблица отвлекающих факторов, где участники рабочей группы могут регистрировать все отвлекающие факторы, с которыми они сталкиваются. Затем они могут следовать инструкциям по формированию традиций, например, переводить телефоны в режим «Не беспокоить» на определенные часы.

• Практика медитации для психологического благополучия. Мы рекомендуем проводить короткие 60-секундные сеансы медитации в начале некоторых встреч. Это настраивает каждого на творческий подход и позволяет быть открытым новым идеям, не говоря уже о том, что это поднимает нам настроение, когда у нас выдается напряженный день.

Но есть еще больше способов повысить производительность вашей команды.

5. Инвестируйте в производительность своей команды

Иногда повышение производительности требует первоначальных вложений времени или денег. Вот почему мы заботимся о том, чтобы у нашей команды были все необходимые ей инструменты. Это не просто экономит время. Это дает им ощущение того, что их ценят и слышат.

Например, когда ваша команда говорит: «Должен быть способ автоматизировать это», обычно стоит попросить их заранее потратить время на то, чтобы выяснить, как это сделать. Один из способов сделать это — выделить специальные временные интервалы для профессионального развития, повышающего производительность. Вы также можете организовать во время этих занятий семинары для своей команды, чтобы помочь им усовершенствовать основные навыки, которые они хотели бы развить.

В Dropbox мы также используем инструменты для совместной работы, такие как Dash, чтобы находить, получать доступ и делиться нашими рабочими материалами с единой панели управления, что существенно экономит время и повышает производительность. Чтобы использовать его, просто введите то, что вы ищете, например, «расходы в социальных сетях», и приложение найдет соответствующие документы во всех ваших папках, приложениях и облаках. 

Он предоставляет все соответствующие документы и сводку на основе поискового запроса, извлекая информацию из документов и экономя время, которое потребовалось бы вам на поиск по каждому документу.

Предоставление вашей команде физического оборудования, например, второго монитора, столь же важно, как и технических средств, для комфортной работы, и может кардинально изменить производительность. Если вы предоставляете надбавку, например, нашу надбавку на льготы, ваша команда может использовать ее на курсы повышения квалификации или оборудование рабочего места. Эти инвестиции окупаются, когда такая простая вещь, как монитор, позволяет им работать быстрее.

6. Попробуйте саморегулируемые перерывы и «помидорные» перерывы.

В нашем исследовании, посвященном концентрации внимания и удаленной работе, мы обнаружили, что 63% удаленных работников  считают, что им необходимо быть доступными постоянно. Мы не хотим, чтобы наши распределенные команды испытывали подобное давление, ведь одно из лучших преимуществ удаленной работы — это свобода.

Вот почему мы используем метод тайм-боксинга — практику разбиения задачи на отдельные отрезки времени и перерывов между ними. Перерывы между такими задачами работают для нас настолько хорошо, что мы даже составили собственное упражнение по ограничению времени, чтобы помочь другим делать то же самое.

Две самые популярные системы перерывов и ограничения времени — это саморегулируемые перерывы и перерывы «Помодоро». То, как люди делают перерывы, очень индивидуально. Однако сравнение этих двух показателей, проведенное Британским психологическим обществом, показало, что саморегулируемые перерывы приводят к снижению уровня концентрации и мотивации.

В конце концов, все зависит от личных предпочтений, но мы рекомендуем людям попробовать метод помодоро, который подразумевает работу в определенных интервалах:

• 25 минут углубленной работы

• 5 минут отдыха

• Повтор

• 15–30-минутный перерыв после четырех циклов

Структурируя перерывы в течение рабочего дня, вы становитесь более внимательными и более осознанно управляете своим временем. Но легче извлечь максимальную пользу из времени, отведенного на концентрацию, когда вы находитесь в обстановке, которая этому способствует.

7. Составьте план

Мы не идеальны. Как и 99% американцев, мы боремся с прокрастинацией. Но по нашему опыту, один из лучших способов дать отпор — это составить надежный план разделения проекта на более мелкие задачи. Это особенно важно для нашей распределенной команды, поскольку каждый ее участник управляет своими задачами и временем.

Разделение большой задачи или фрагмента информации на более мелкие называется фрагментацией, и это даже может помочь вам запомнить все, что нужно сделать. Одно исследование методов фрагментации показало, что разбиение большого фрагмента информации, например числа, на несколько более мелких может помочь вам запомнить его целиком.

Вот несколько практических шагов, которые мы применяем, когда беремся за крупный проект:

1. Определите цель: когда ваша команда начнет проект, определите предполагаемый эффект проекта. Увеличит ли это доход? Снизить расходы на инфраструктуру? Создать новаторский продукт?
2. Установите контрольные точки: составьте план контрольных точек, которые необходимо будет достичь команде для достижения поставленной цели. Это может быть что угодно: от индивидуальных целей продаж до командных целей по созданию определенных функций для продукта.
3. Разбейте: Теперь вы можетесделать это еще более детально, разделив контрольные точки на более мелкие, выполнимые шаги, которые каждый член команды может предпринять для их достижения.
4. Расставьте приоритеты: сосредоточьтесь в первую очередь на наиболее важных задачах. Мы рассмотрим это подробнее позже, но при расстановке приоритетов в задачах команды следует помнить, что никто не заблокирован. Если успехи одного человека зависят от выполнения другим определенной задачи, отдайте ей приоритет и предоставьте ответственному за ее выполнение лицу необходимую помощь для ее скорейшего завершения.

Как только ваша команда определит, что и в каком порядке им нужно делать, они могут решить, какие встречи и задачи требуют перерывов, а какие можно выполнять последовательно, одну за другой. Этот метод особенно полезен для создания эффективных временных блоков в вашем календаре. Чтобы получить советы о том, когда объединять встречи и задачи, а когда разделять их перерывами, ознакомьтесь с нашим индивидуальным упражнением по группировке и буферизации встреч.

Как только у вас появится план, пора его детализировать и решить, как вы будете его реализовывать.

8. Создайте системы подотчетности

Нам всем необходимо нести ответственность за свои поступки (или поручить это кому-то другому). Это помогает нам не сбиться с пути и достичь своих целей. Это особенно полезно в распределенной среде, где контроль может быть ограничен. Вот несколько способов, которые мы применяли на протяжении многих лет и которые сработали для нашей команды:

1. Самоотчетность: пусть ваша команда установит персональные вознаграждения за достижение целей, например, побалуйте себя чем-нибудь приятным (например, ужином с другом). И наоборот, если они пропускают дедлайн, у них должен быть план, как это наверстать, не перегружая себя.
2. Поддержка коллег: назначьте партнеров по ответственности среди коллег. Регулярные проверки помогут всем оставаться мотивированными и не сбиться с пути.
3. Управленческий надзор: планируйте регулярные обзоры прогресса и вместе ставьте цели. Это обеспечивает руководство и внешнюю проверку для сотрудников.
   

На распределенных рабочих местах крайне важно преднамеренно подходить к использованию этих систем. В интервью Dropbox для Remotely Curious эксперт по фокусировке, профессор Глория Марк из Калифорнийского университета в Ирвайне добавила, что удаленным работникам следует ставить перед собой эмоциональные цели (как они хотят себя чувствовать в определенный день) и ежедневно проектировать цели, чтобы сохранять ответственность на личном и профессиональном уровне. 

Ваша команда может задать себе вопросы типа «Чего я хочу достичь?» и «Как я хочу себя чувствовать?» в начале своего рабочего дня. Доктор Марк сказал: «Просто задавая эти вопросы в начале дня, люди могли не сбиться с пути, поскольку это выдвигало цели на первый план и помогало направлять внимание».

9. Поддерживайте физическую активность

Мы обнаружили, что физическая активность и упражнения очень эффективны для поддержания мотивации и концентрации внимания в течение дня. Они не только помогают нам чувствовать себя более продуктивными и энергичными, но и являются отличным способом для команд объединиться за полезным и интересным занятием. В офисе вы можете заниматься естественной деятельностью, перемещаясь между комнатами, но при удаленной работе сложно найти время для физической активности.

Вот почему мы любим планировать встречи «Meet & Move», на которых мы призываем участников немного двигаться во время общения. Это избавляет нас от необходимости заниматься несколькими делами одновременно и дает нам возможность заниматься физической активностью во время работы.

Но есть некоторые соображения. Во-первых, вам нужно выбрать встречу, которая хорошо соответствует вашим планам. Если вы проводите презентацию или используете наглядные материалы, передвигаться будет сложно. Вместо этого лучше подойдет более неформальная встреча или встреча один на один.

Вам также следует проложить маршрут в месте с меньшим количеством фонового шума, например, в тихом парке, а не на тротуаре оживленной улицы. Вы даже можете спокойно и удобно прогуляться по своему дому. Независимо от того, как вы это делаете, небольшая двигательная активность может принести серьезную пользу — одно исследование показало, что всего час физических упражнений в неделю может улучшить физическое здоровье и производительность труда.

Несмотря на то, что Недели здоровья проводятся только один раз в год, их проведение может научить участников Dropbox сделать физическую активность более постоянной частью своей жизни. Вот несколько наших любимых способов оставаться в движении круглый год: 

• Встречи в режиме ходьбы: Превратите звонок по Zoom в встречу в режиме ходьбы, чтобы двигаться во время обсуждения.

• Активные рабочие места: рассмотрите возможность использования стоячего стола или подстолья для ходьбы под столом. Например, Dropbox поощряет активную организацию рабочего места и помогает покрыть расходы с помощью нашей надбавки за льготы в рамках своих льгот.

• Ежедневные прогулки: если ваша команда работает из дома, вы можете поощрять их совершать прогулки, чтобы разнообразить свой день, имитируя поездку на работу.

• Начните занятия: предложите своей команде записаться на занятия фитнесом в середине дня и добавьте немного движения в свой распорядок дня.

Чтобы помочь нашей команде максимально эффективно использовать время физической активности, мы призываем их планировать ее с учетом своего суточного уровня энергии. Члены команды, которые считают физическую активность стимулирующей, могут делать ее перед тем, как приступить к более углубленной работе. Те, кого это утомляет, могут запланировать это на время, когда самая тяжелая работа уже выполнена. 

Мы создали упражнение«Управляйте своим уровнем энергии» как часть нашего набора для хорошего самочувствия, чтобы помочь людям понять, что лучше всего подходит именно им. Вы и ваша команда можете использовать его для составления графика часов, в течение которых вы чувствуете себя особенно энергичным или упадком сил, а также для того, чтобы определить, какие задачи восполняют или истощают ваш уровень энергии. Вооруженные этой информацией, ваши сотрудники смогут планировать свой день с учетом своего уровня энергии, чтобы быть уверенными, что они выполняют самые сложные задачи тогда, когда у них есть силы на это.

10. Регулярно проводите самооценку

В Dropbox мы предпочитаем самостоятельно оценивать свою продуктивность, просматривая свои календари и оценивая, насколько эффективно мы используем свое время. Мы помечаем встречи и задачи красным, желтым или зеленым цветом, чтобы обозначить, было ли это плохим, приемлемым или полезным использованием нашего времени. Затем мы используем эту информацию, чтобы оценить, как мы можем повысить свою продуктивность. Это помогает нашим командам не сбиться с пути и использовать свое время максимально эффективно.

Еще один отличный способ повысить производительность — определить, когда вы находитесь в состоянии потока, которое характеризуется глубокой сосредоточенностью и эффективностью, и оценить условия, которые помогли вам этого достичь. Это может быть немного сложно, но одно исследование показывает, что достичь состояния потока проще, если свести к минимуму отвлекающие факторы и поставить четкие цели. 

Вы даже можете предложить своей команде отметить, какие условия и цели помогли им достичь состояния потока на прошлой неделе. Затем проведите совещание, на котором вы сможете заняться сплочением коллектива, выявляя различия и сходства в том, как каждый участник достигает максимальной концентрации.

Удаленная продуктивность выглядит для каждого по-разному

Помощь вашей команде в достижении максимальной производительности в разбросанных местах может выглядеть по-разному на индивидуальном уровне — мы знаем, что для нашей команды это так. Вот почему вам нужно узнать свою команду и вооружить ее широким спектром стратегий, чтобы увидеть, что лучше всего подходит каждому человеку.

Многие из этих советов направлены на то, чтобы помочь вашей команде достичь и сохранить концентрацию, но, как вы видите, это не единственные способы помочь выполнить эффективную работу. 

Чтобы получить больше советов по повышению производительности и оказанию влияния, послушайте наш подкаст Remotely Curious: Focus с экспертом по фокусировке, профессором Глорией Марк.