Как защитить любой файл паролем?

Теперь уже не будет плохих парней с фонариками, роющихся в картотеке. Сегодня кто-то может увидеть, украсть или уничтожить информацию в мгновение ока. Угроза вполне реальна, даже если речь идет не только о финансовой информации, но и о личных данных клиентов.

В защите паролем нет ничего нового, но многие компании делают это неправильно. Вы можете зашифровать документы или электронные таблицы в своем пакете Office, но как быть с файлами или папками неизвестных форматов?

Изображения, видео, графические файлы и файлы баз данных не имеют такой защиты. Но вы можете просто отправить их в свой аккаунт Dropbox и установить для файлов режим защиты паролем — и готово!

В этом руководстве мы объясним, как можно защитить свои файлы с помощью пароля на Mac, компьютере Windows или любом другом устройстве с Dropbox. Но сначала давайте рассмотрим, почему так важно защищать файлы паролем.

Зачем защищать файлы паролем?

Причины защищать файлы паролем могут быть разными: от желания избежать неловких ситуаций и необходимости совершать неловкие звонки до потери конкурентного преимущества вашего бизнеса. Если не защитить файлы, вы можете столкнуться со приведенными ниже проблемами.

• Потеря преимуществ: если ваши бизнес-планы, идеи продуктов, маркетинговые стратегии или финансовые данные попадут в чужие руки, они могут быть использованы против вас. Чтобы обезопасить себя, защитите файлы паролем.
• Потеря доверия: доверили бы вы свои данные компании, которая не защищает личную информацию, даже если речь идет просто об адресе? Мы бы тоже этого не сделали, и ваши клиенты тоже.
• Случайности: опечатка в адресе электронной почты, неправильная ссылка и другие ошибки могут быть сделаны абсолютно непреднамеренно, но если вы защитите файл паролем, то сможете избежать большинства таких ошибок.
• Компрометация устройства: чтобы обеспечить безопасность данных, нельзя полагаться только на пароль устройства. Если же вы защищаете файлы с помощью пароля Dropbox, вы добавляете еще один уровень безопасности для всего вашего бизнеса.
• Нарушение нормативных требований: небрежное отношение к безопасности может привести к таким последствиям для вашего бизнеса, как штрафы или даже судебные иски. Пароль может защитить и от этого.

В отчете, опубликованном в Harvard Business Review, говорится, что показатели компаний, подвергшихся взлому, на бирже NASDAQ через 2 года снижаются на 11,9%, поэтому экономический стимул для обеспечения безопасности данных и защиты их паролем очевиден.

Существует множество причин, по которым следует защищать свои файлы с помощью паролей, но самая важная причина для вашей компании заключается в том, что это поможет защитить ваши финансы и репутацию.

Защита файлов и папок паролем на компьютерах Windows

Вы можете защитить паролем файлы, такие как документы Microsoft Word, в своем офисном пакете на компьютере под управлением Windows. Есть некоторые инструкции от Microsoft, в которых говорится следующее:

1. Откройте документ, выберите Файл > Информация > Защитить документ > Зашифровать паролем.
2. Введите пароль и повторите его еще раз для подтверждения.
3. Сохраните файл, чтобы убедиться, что пароль установлен.

Установить пароль для папок в Windows можно также следующим образом.

1. Нажмите правой кнопкой мыши в Проводнике Windows.
2. Выберите Свойства.
3. Перейдите в раздел Общие, затем нажмите кнопку Дополнительно в разделе Атрибуты.
4. Отметьте пункт Зашифровать содержимое для защиты данных.
5. Вернитесь обратно в папку, и вы увидите маленький желтый замок на каждом значке файла.

Теперь ваша папка защищена паролем. Такая защита работает на уровне аккаунта, поэтому при использовании Windows ваши файлы автоматически расшифровываются.

Использование Windows для защиты файлов и папок паролем может иметь некоторые недостатки по сравнению с использованием Dropbox. Защита паролем действует только на конкретном компьютере и в аккаунте Windows, поэтому такая защита менее эффективна в случае доступа к файлам с разных устройств или их совместного использования. В случае несанкционированного доступа к вашему аккаунту Windows защита паролем также может быть обойдена, и безопасность файлов окажется под угрозой.

Однако, несмотря на эти недостатки, защита паролем в Windows может быть достаточной для простых задач.

Быстрая, простая и эффективная защита паролем с использованием Dropbox

Приведенные выше советы для устройств Mac или Windows отлично подойдут, если вам нужно узнать, как защитить паролем файл или папку на локальном компьютере. Но что, если вы хотите сохранить эти данные в другом месте или поделиться ими с кем-то еще? Чем же вы вообще занимаетесь? Вы можете защитить любые типы файлов и папок или предоставить к ним общий доступ в Dropbox так, как это просто нельзя сделать в Windows и Mac.

В Dropbox это очень легко. Не только для хранения или синхронизации, но и для сохранения ваших данных в безопасности и под вашим контролем — где бы они ни находились. Вот как Dropbox помогает вам управлять и обрабатывать конфиденциальные данные:

• Добавьте защиту паролем к любому файлу: прежде чем поделиться ссылкой на папку или файл, просто установите для него пароль, чтобы контролировать, кто видит вашу информацию. Чтобы просмотреть или скачать защищенный документ, другому пользователю нужно будет ввести пароль.
• Многофакторная аутентификация: вы можете легко добавить многофакторную аутентификацию для своего аккаунта Dropbox, что обеспечит вам наилучший уровень защиты всего, что вы там храните.
• Установка разрешений для ссылок: Dropbox упрощает установку разрешений, добавление паролей и установку сроков действия ссылок, что позволяет вам точно контролировать доступ к файлам во всей вашей организации.

Чтобы защитить файл паролем на dropbox.com:

1. Наведите курсор на название файла и нажмите Поделиться.
2. Нажмите Настройки.
3. Нажмите Ссылка для редактирования или Ссылка для просмотра в зависимости от типа ссылки, к которой необходимо добавить пароль.
4. Рядом с параметром «Требовать пароль» установите переключатель в положение «Вкл».
5. Установите пароль к файлу.
6. Нажмите Сохранить.

Dropbox обеспечивает несколько уровней безопасности, и пароль — лишь одна из частей многосторонней защиты.

Управляйте просмотром любых файлов с помощью пароля

Все, что вы храните в Dropbox, уже имеет несколько уровней защиты, а установка пароля позволяет построить «стену внутри стены», чтобы обеспечить полный контроль над всеми вашими файлами.

Всякий раз, когда вы загружаете контент, делитесь файлом или папкой с помощью Dropbox, есть возможность добавить пароль. Это легко сделать на любом устройстве или в любой операционной системе — все в вашей учетной записи всего за несколько кликов.