Внутриличностное общение — то, как ваша команда воспринимает себя и свою работу — формирует наш внутренний диалог и взаимодействие с другими. Обратное также верно. Межличностное общение — то, как мы разговариваем с другими и наоборот — может существенно влиять на наши отношения с другими людьми и на то, как мы выполняем совместную работу. Распределенная работа может усложнить управление негативными мыслями и поддержание четкой, позитивной коммуникации. Однако оба фактора необходимы для благополучия и производительности команды.
В этой статье мы предоставим практические стратегии и упражнения для улучшения межличностного и внутриличностного общения в вашей команде. Эти стратегии способствуют созданию более здоровой рабочей среды, в которой члены команды чувствуют себя уверенными, поддержанными и связанными друг с другом.
Внутриличностное общение против межличностного общения
Внутриличностное общение — это внутренний диалог, который формирует мысли и действия и действует как голос в нашей голове, который мы не всегда осознаем. Положительный образ себя может усилить этот внутренний диалог, повышая креативность, концентрацию внимания и способность принимать решения.
Но мозг не всегда рационален, и, несмотря на усилия по личностному росту, неуверенность все равно может возникнуть. Если не контролировать негативные мысли, они могут снизить моральный дух и помешать принятию решений.
Межличностное общение, с другой стороны, относится к внешнему диалогу между людьми. Он включает в себя обмен информацией, идеями и чувствами, а также то, как мы взаимодействуем с другими посредством разговора, языка тела и социальных сигналов. Она влияет на то, как мы воспринимаем мир и взаимодействуем с ним, и помогает нам строить отношения с другими.
В совокупности обе формы коммуникации влияют на динамику команды.
Когда межличностное общение нарушается, это может привести к негативному внутреннему диалогу, например, к излишнему переосмыслению чьего-то тона, попыткам усомниться в намерениях собеседника или трате времени на попытки интерпретировать неясные сообщения. Точно так же, если мы говорим о себе негативно, мы с большей вероятностью неправильно истолкуем обратную связь от других как критику, что приведет к недопониманию и напряженным отношениям.
Вот почему так важно помочь своей команде развить оба этих навыка общения. Давайте рассмотрим некоторые примеры позитивного и негативного межличностного и внутриличностного общения.
Примеры внутриличностного общения
У каждого из нас свой уникальный опыт внутриличностного общения, сформированный нашим опытом и тем, как мы интерпретируем ситуации. Однако часто выявляются общие закономерности.
Положительная внутриличностная коммуникация:
- Визуализация успеха: «Я знаю свой материал, у меня это есть».
- Подтверждение способностей: «Раньше я справлялся со сложными задачами; я смогу это сделать!»
Негативная внутриличностная коммуникация:
- Неуверенность в себе: «Зачем я это сделал? О чем я думал?
- Избегание трудностей: «Я не справлюсь с этой задачей; это слишком сложно».
Осознание этих мыслей может помочь нам понять их влияние на наш стиль общения в личной и профессиональной обстановке.
Примеры межличностного общения
В виртуальной среде важны способы нашего общения с коллегами. Текст и пунктуация передают тон, а незначительные детали могут иметь большое значение.
Сильное межличностное общение:
- Конструктивная обратная связь: «Презентация была великолепной! В следующий раз мы могли бы добавить слайд для ключевых показателей».
- Предоставление четких инструкций: «Отличные идеи! Давайте рассмотрим возможность добавления тенденций продаж за последний квартал для более полного понимания контекста».
Неконструктивное межличностное общение:
- Прерывая разговор: «Подождите, нет, давайте сделаем по-моему».
- Пассивно-агрессивные ответы: «Конечно, если ты считаешь, что это лучшая идея…»
Вероятность недопонимания в виртуальной среде выше, чем на традиционных рабочих местах, учитывая отсутствие постоянного личного взаимодействия. Вот почему крайне важно снабдить удаленные команды методами и инструментами, которые они могут внедрить в свою повседневную работу, чтобы распознавать и противодействовать этим бесполезным моделям поведения.
Как улучшить внутриличностное общение
Удаленнаяработа — это навык, и, как и любой другой навык, для его овладения требуются время и практика. Ключевой частью совершенствования этого навыка является распознавание закономерностей в вашем собственном внутриличностном общении и того, как они проявляются во время работы в вашей команде.
Негативная внутриличностная коммуникация и внутренний диалог могут превратить обычные мысленные проработки в размышления о наихудшем сценарии, что приведет к таким бесполезным моделям поведения, как чрезмерно извиняющееся общение или нежелание высказываться. При удаленной работе чувство изоляции порой может усиливать негативные мысли, если его не отвлекает личное общение.
Ниже мы описали упражнения и методики, которые помогут превратить ваш внутренний диалог в источник творчества и поддержки.
Используйте упражнение «переписывание бесполезных мыслей»
Ключевым навыком для овладения внутриличностным общением является умение замечать, когда возникают негативные мысли, и понимать, откуда они берутся.
Чтобы освоить этот навык, попробуйте выполнить нашеупражнение «переписывание бесполезныхмыслей». Мы разработали этот рабочий лист, чтобы помочь вам выявить, оценить и скорректировать мысли, которые могут влиять на наши собственные действия и решения.
Вот как вы можете его использовать:
1. Просмотрите «распространенные стили мышления». После обсуждения или в конце групповой встречи найдите время, чтобы просмотреть«руководство по стилям мышления» и запишите свой ответ на подсказки: «Самый бесполезный стиль мышления, который я чаще всего использую, — это ____» и «Мне лучше всего удается переосмысливать бесполезные мысли, когда ____».
2. Используйте «рабочийлист отслеживаниямыслей». Через несколько дней после того, как вы определите свой стиль мышления, запишите каждую мысль, которая пришла вам в голову в течение дня, на свой «рабочий лист отслеживания мыслей». В частности, подумайте о том, как эта мысль повлияла на ваши действия в той ситуации или что произошло дальше.
3. Теперь попробуйте «переписать» свои мысли: просмотрите свои записи и выберите две мысли, которые вы считаете «бесполезными». Запишите на рабочем листе, почему эта мысль может быть верной. Например, сотрудник, который думает: «Достаточно ли я продуктивен?», может привести в пример дни, когда ему не удалось выполнить все запланированное, как доказательство того, что его негативный внутренний диалог обоснован.
4. Проведите «переосмысление» своих мыслей: используйте собранную информацию, чтобы переписать изначальную бесполезную мысль. Например, «Остаюсь ли я достаточно продуктивным?» можно превратить в «Я добиваюсь устойчивого прогресса и учусь лучше расставлять приоритеты с каждым днем».
Хотя это упражнение полезно, важно помнить, что работа на этом не заканчивается. Чтобы увидеть реальные изменения, требуются постоянные усилия. Постарайтесь выделить хотя бы 20 минут в неделю в своем календаре для самоанализа. Это помогает выработать привычку трансформировать старые модели мышления и перестраивать новые.
Практикуйте новые способы «смены точек зрения»
Еще один способ уменьшить влияние бесполезных моделей мышления — это изменить свои привычки на те, которые способствуют позитивному внутриличностному общению. Это упражнение помогает заменить негативный внутренний диалог на утверждающие, поддерживающие сообщения, укрепляющие способности, ценность и потенциал успеха.
Его можно разбить на три части:
1. Научитесь отучиваться: Начните с проведения «мысленной генеральной уборки», чтобы поразмыслить о том, как ваши текущие мысли, привычки и ценности могут повлиять на ваше внутриличностное общение, используя нашеруководство «Как отучиться 101».
2. Измените точку зрения. Далее поговорите с собой так, как будто вы разговариваете с другом. Используйте свои привычки и мысли из предыдущего упражнения в качестве примеров и подумайте, как бы вы себя чувствовали, если бы разговаривали с другом так же, как разговариваете с собой.
Участвуйте в мероприятиях по развитию осознанности в команде
Переходя к более командному мышлению, когда речь заходит о внутриличностном общении, можно отлично поднять дух команды с помощью простого упражнения на благодарность, например, создания групповой«доски благодарности». Поощряя команды делиться положительными отзывами коллег и получать их, мы можем лучше усвоить этот позитив и отразить его в нашем собственном внутриличностном общении. Совместные моменты благодарности могут помочь в этом процессе, устранить любой накопившийся негатив и способствовать позитивному общению в нашей команде.
Вот как это работает:
1. «Оставьте комментарий» всей командой: мы используем Miro для настройки доски благодарностей и просим членов команды оставлять комментарии всякий раз, когда они выражают благодарность кому-либо в команде в течение недели. Например, если кто-то помог им с проектом, они могут добавить благодарственную записку и краткую историю об этом.
2. Читайте и делитесь: мы читаем комментарии правления в начале заседаний или когда считаем это уместным. Это помогает поддерживать чувство благодарности и позитивного признания. Члены команды могут возвращаться к доске в любое время, когда им нужно напомнить себе о чем-то хорошем, что происходит, особенно при асинхронной работе.
Создание пространства для себя и своих команд, позволяющего открыто и честно говорить о трудностях, с которыми мы сталкиваемся в процессе внутриличностного общения, позволяет нам устанавливать более глубокие связи, особенно при распределенной работе. Благодаря этому открытому диалогу мы также можем поделиться тем, как мы используем ежедневные ритуалы и инструменты для улучшения этого общения.
Как мы обсуждаем в нашем подкасте Remotely Curious «Not Okay», мы все социальные существа и учимся друг у друга.
Как помочь вашей команде развить более сильное межличностное общение
Когда речь идет о помощи командам в межличностном общении, первым шагом является создание культуры доверия между членами команды. Доверие задает тон и влияет на то, как воспринимаются сообщения. Когда есть доверие, команда чувствует себя уверенно, высказываясь, задавая вопросы и открыто делясь идеями. Но чтобы узнать своих коллег и создать культуру доверия в распределенной команде, нужно действовать целенаправленно.
В Dropbox мы эффективно применяем подход Virtual First, поскольку при разработке модели мы осознали необходимость во взаимосвязях между людьми для установления доверия и улучшения отношений. Поэтому мы регулярно собираемся лично и выстраиваем эти встречи вокруг четких целей — будь то развитие рабочей группы, доработка стратегии или работа над срочными материалами.
Вот несколько способов улучшить навыки межличностного общения вашей команды:
Помогите своей команде научиться писать так, чтобы было понятно
Эффективное межличностное общение на рабочем месте — это возможность совместного выполнения работы. В виртуальной среде за пределами Zoom мы активно полагаемся на электронную почту, обмен документами и сообщения Slack для общения. Поэтому наши сообщения и намерения легко затеряются в бесконечных цепочках и строках текста.
Одним из способов удовлетворения потребности в четкой письменной коммуникации является проведение специализированного семинара по письму на основе нашего набора инструментов «Пиши для понимания». На предстоящем совещании команды этот семинар можно использовать, чтобы научить вашу команду упрощать язык, концентрироваться на ключевых моментах и структурировать общение для предотвращения недопонимания.
Как провести семинар:
1. Объясните пять главных правил хорошего письма: научите свою команду основным правилам хорошего, краткого письма, сосредоточившись на ключевых принципах, например, на том, чтобы выдвинуть главную идею на первый план, а не погружать ее в ненужные подробности. Вы можете использовать наш рабочий лист «Письмо 101» в Dropbox Paper, чтобы продемонстрировать примеры, соответствующие этим правилам, и примеры, не соответствующие им, чтобы учащиеся могли наглядно увидеть, как выглядит эффективное межличностное общение.
2. Предложите своей команде оценить свои работы: попросите членов команды выбрать первые три письма из папки «Отправленные» и оценить их. Попросите их использовать оценочную ведомость письма для оценки ясности, тона и структуры. Чтобы этот процесс был безопасным, разрешите каждому сохранять в тайне свои индивидуальные оценки, но предложите им записывать свои окончательные результаты и определять области для улучшения.
3. Проанализируйте, как переписать для ясности: как руководитель этого семинара выберите пример электронного письма из своей папки отправленных сообщений или создайте образец текста. Поделитесь оригиналом, объясните его оценку по оценочной ведомости письма и выделите области, требующие улучшения. Затем проведите свою команду через этап переписывания, сосредоточившись на пяти принципах: основная идея, краткость, активный залог, разбиение сложной информации и ясность. Покажите версии «до» и «после», чтобы проиллюстрировать, как небольшие изменения могут улучшить коммуникацию.
Обучая и практикуя эти навыки, вы укрепляете межличностное общение в своей команде. Эти инвестиции в ясность изложения информации помогают проложить путь к более эффективному сотрудничеству и более сплоченной, доверительной рабочей среде.
Будьте откровенны в отношении ожиданий в отношении этикета
В виртуальной рабочей среде четкие требования к этикету имеют решающее значение для эффективного межличностного общения. Как мы обсуждали в эпизоде «Этикет» программы Remotely Curious, переход к модели Virtual First в Dropbox потребовал определения того, когда и как мы будем сотрудничать. Без таких указаний могут возникнуть недопонимания и напряженные отношения.
Установление четких правил помогает поддерживать уважение и производительность при удаленной работе, где негласные нормы личного общения часто теряются. Явное разъяснение этих «невидимых правил» способствует лучшему пониманию и более плавному взаимодействию.
Вот несколько советов, как это сделать:
- Уточните, соответствуете ли вы ожиданиям: межличностное общение развивается благодаря визуальным подсказкам, поэтому установите правила использования видео. Сообщите своей команде, когда камеры следует включать, а когда их можно выключать. Использование виртуальных фонов также может помочь создать единообразную, свободную от отвлекающих факторов среду, которая будет более комфортной для всех.
- Составьте повестку дня. Без четкой повестки дня виртуальные встречи могут легко привести к дезорганизации. Воспользуйтесь нашим рабочим листом для подготовки к встрече, чтобы заранее разослать повестку дня и определить структуру обсуждения. Чтобы не отвлекаться, начинайте встречи с кратких обновлений или выделите конкретное время для вопросов и ответов. Такой подход даёт всем возможность подготовиться, гарантируя, что они знают, когда нужно активно участвовать, а когда слушать.
- Избегайте перебоев: чтобы проводить эффективные совещания, четко заявляйте, что вы хотели бы услышать точку зрения каждого. Если разговор прерывается, важно возвращать его в нужное русло, делая это профессионально и вежливо. Это гарантирует, что все голоса будут услышаны, что укрепит отношения в команде.
Устанавливая ожидания относительно того, как следует общаться во время совещаний, вы позволяете своей команде ясно и уважительно осуществлять виртуальное общение, что в конечном итоге улучшает межличностные связи. Когда все понимают правила взаимодействия, это выравнивает ситуацию, гарантируя, что каждый чувствует себя ценным и имеет право вносить свой вклад.
Помогите своей команде преобразовать коммуникацию
Межличностное и внутриличностное общение влияют на то, как члены вашей команды относятся к своей работе, а также на отношения, которые они выстраивают друг с другом.
Если им некомфортно высказываться, а стили общения им неясны, они могут скатиться в негативный внутренний диалог. Аналогичным образом, когда члены команды застревают в этом цикле, не имея возможности прояснить свои мысли или обратиться за поддержкой, это может отразиться на взаимодействии и повлиять на динамику команды.
Оба типа общения — это навыки, которые можно освоить, но которые требуют практики. Выявление негативного внутреннего диалога не является быстрым решением, и ожидать хорошей коммуникации без установления четких правил, вероятно, не получится.
Наш совет? Предоставьте своей команде необходимые инструменты и рекомендации, которые помогут создать пространство для честного и полезного общения как внутри компании, так и вне ее.
Вам нужны дополнительные упражнения и методики для позитивного влияния на динамику работы вашей распределенной команды? Ознакомьтесь со всем нашим набором инструментов Virtual First.
