Digital Yalo förbättrade samarbetet och minskade kostnaderna genom att implementera Dropbox

Bakgrund

Digital Yalo är en 100 % minoritetsägd, fullservicebyrå som erbjuder kreativa marknadsföringskampanjer, varumärkesstrategi, webbdesign och utvecklingstjänster. Teamet har över 40 anställda och består av problemlösare, färgsättare, lyssnare, coacher, lantbrukare och musiker. De hittar inspiration i film, konst, musik och sport för att utnyttja verkliga, mänskliga upplevelser och lyfta ett varumärke.

Utmaning: Effektiviteten gick inte ihop med fillagringssystemet

Ända från början var Digital Yalos grundare och VD (verkställande direktör) Arnold Huffman och hans team stolta över att ha ett unikt förhållningssätt till kundservice, med fokus på en effektiv och ändamålsenlig leverans av produkter. 

Detta blev viktigare än någonsin efter att ha upplevt organisk tillväxt och några mindre fusioner och förvärv. I takt med att organisationen växte började fokuset på effektivitet stå i strid med Digital Yalos krångliga system för fillagring och leverans.

En kreativ byrå som Digital Yalo kan gå från att arbeta med videomaterial till Word-dokument på en enda dag.

Under flera år fanns alla dessa dokument och filer på Huffmans dator, men det systemet skapade en flaskhals när företaget anställde fler personer och all dokumentation behövde gå via VD:n. Flera personer behövde åtkomst till samma dokument, och alla delade informationen via mejl, där viktiga uppgifter kunde tappas bort. 

”I takt med att vi har vuxit har vi behövt utveckla vårt tekniklager för att möjliggöra denna tillväxt. Det är här Dropbox kommer in i bilden”, säger Huffman. 

Brandon Bradford, vice VD för verksamheten, ansvarade för att skapa en process där alla kunde arbeta självständigt samtidigt som de samarbetade med externa kunder.

Lösning: Smidig övergång från plattform till plattform

Till följd av de sammanslagningar som skett de senaste åren har Digital Yalo haft flera decentraliserade samarbetsplattformar, som Dropbox, Box och Microsoft. Digital Yalo ville förenkla och förena samarbetet och vände sig till Positive Results, en tredjepartssäljare och teknikpartner, för att få hjälp med att välja rätt lösning. 

Positive Results visade flera verktyg, inklusive Google, Box och Dropbox. Innan de kunde välja var det viktigt att förstå vilka arbetsflöden som var viktigast för affärsverksamheten. Det sammanfattades i tre primära funktioner. 

För det första behövde de introducera nya medarbetare och ge åtkomst och behörighet till information som var viktig för affärsrollerna, utan att behöva ett IT-proffs. 

För det andra, som en marknadsförings- och strategibyrå, samarbetar de regelbundet med kunder. Högt prioriterat var privata, digitala arbetsytor för kunderna som var enkla att konfigurera, hantera och distribuera.

Och slutligen behövde de möjligheten att integrera dokumentlagringslösningen med andra applikationer som de redan använde. Dropbox var det verktyg som bäst uppfyllde deras affärskrav.

”Vi rekommenderade Dropbox tack vare vårt djupa partnerskap, plattformens flexibilitet och möjligheten att överföra en terabyte data på under en vecka från Box till Dropbox utan att den dagliga produktiviteten påverkades”, säger Dennis Kyle, VD (verkställande direktör) på Positive Results. ”Vi hjälpte Digital Yalo att utforma en komplett strategi för systemdesign, implementeringsstrategi, teknisk överföring och introduktion samt utbildning för slutanvändare och administratörer.”

Dropbox erbjöd dessutom ett filstruktursystem som alla på Digital Yalo kände igen, vilket minskade inlärningskurvan för det nya verktyget avsevärt.

Eftersom flera personer nu kunde komma åt och redigera dokument i realtid behövde Digital Yalo inte längre sammanställa uppdaterade dokument från splittrade redigeringar som skickats via mejl. Detta förbättrade samarbetet och sparade enormt mycket tid. 

Idag har varje kund en delad mapp med undermappar för intern personal och en undermapp för filer som kan delas med kunderna. Varje intressent kan tilldelas separata behörigheter, och information kan delas med kunder och det relevanta serviceteamet. Teamet använder även Dropbox Sign för att få nödvändiga underskrifter inom respektive arbetsflöde – ett viktigt steg för att förhindra flaskhalsar vid godkännande när teamet växer.

Digital Yalo utnyttjar Dropbox-integreringar med Asana, Smartsheet och Zoho. Dessa integreringar implementerades med hjälp av Positive Results.

När Digital Yalo förvärvade två mindre byråer, Ninja Multimedia och My Friend's Nephew, samarbetade de på nytt med Positive Results-teamet. De ville säkerställa att migreringen inte påverkade det dagliga arbetet i Digital Yalo-teamet. De genomförde en betydande informationsmigrering tillsammans och integrerade allt för sitt enhetliga varumärke i Dropbox.

Resultat: Arbeta snabbt och få mer gjort

Med flytten från Box till Dropbox sparade Digital Yalo cirka 57 % i årliga licensavgifter. De uppskattar också en resursbesparing på 14 % från den tid som går åt till att växla mellan olika plattformar och leta efter uppdaterade dokumentfragment.

Digital Yalo fortsätter att växa och är övertygade om att Dropbox erbjuder dem den effektivitet de behöver för att kunna tillgodose kundernas behov. ”Det är alltid något som händer”, säger Huffman. ”Vårt jobb är att ha koll på det, och verktyg som Dropbox hjälper oss att påskynda samarbetet.”

I slutändan är det teamets feedback som är framgångsmåttet. Dropbox har hjälpt till att göra allas arbetsflöden enklare och smidigare. Detta har underlättat för medarbetarna på Digital Yalo att komma åt själen hos vilket varumärke som helst snabbare än någonsin.

”Dropbox är ett av samarbetsverktygen som hjälper oss att synka med våra kunder”, säger Huffman. ”Det hjälper oss att effektivt hantera leveranser och ändringar i leveranserna, så att vi snabbare kan komma till slutpunkten och nå vårt mål.”