Vad är en silo?
När ett företag växer kommer också barriärer att växa fram i organisationen. Om allt gick enligt plan skulle varje medlem i ditt team vara uppdaterad kring alla viktiga projekt. I en perfekt värld hade det aldrig funnits någon kommunikationsfördröjning mellan olika avdelningar. Men inte ens de mest banbrytande och innovativa företagen är immuna mot barriärer. Det betyder dock inte att de inte kan rivas eller förhindras.
Organisatoriska silos är ett problem för både stora och små företag. Men vad är en silo? En silo är ett system som separerar olika typer av medarbetare, vanligtvis utifrån vilken avdelning de arbetar på. Detta leder till hinder som står i vägen för teamsamarbete och kommunikation, och minskar effektiviteten och hindrar informationsflödet.
Det är värt att påpeka att ”silos” inte är detsamma som ”team”. Det finns inga inneboende problem med en organisation som har en rad specialiserade, småskaliga team. Faktum är att specialistteam är ett utmärkt sätt att öka fokus och ansvarsskyldighet inom ditt företag. Organisatoriska silos, å andra sidan, hänvisar till hur team arbetar – och inte på ett särskilt positivt sätt.
När det sägs att team ”arbetar bakom barriärer” betyder det att de är frånkopplade från den större organisationen. Resultatet blir flaskhalsar, dålig kommunikation och massor av andra problem.
Vad är det som är fel med att arbeta bakom barriärer?
Arbete bakom barriärer kan få betydande effekter för företaget. De kan orsaka interna konflikter och ge brist på förtroende inom företaget. Detta resulterar i både ineffektivitet och överflödig kapacitet mellan avdelningarna. I konkreta ordalag slutar teamen prata med varandra, feedback vidarebefordras inte och dålig kommunikation gör projekt hamnar i diket. Mycket snabbt börjar organisationsstrukturen kväva innovationen, och små sprickor i fundamentet kan framstå som omöjliga att laga.
Data är nyckeln till att maximera kundupplevelsen och informationsbarriärer kan också förstöra kundnöjdheten. Om team inte uppmuntras att dela information med varandra som standard kanske dessa data inte kan utnyttjas effektivt. Därför kan arbetet med att riva barriärer vara avgörande för företagets slutgiltiga framgångar – eller misslyckanden.
Så river man organisationsbarriärer
När du har identifierat barriärer i organisationen på ert företag är det dags att agera. Att implementera långsiktiga, skalbara lösningar så tidigt som möjligt kan bidra till arbetsplatsen aldrig utvecklar en kultur av tillslutna och fragmenterade organisationskluster. Så hur gör man? Här är vår strategi som hjälper dig riva oönskade barriärer i er organisation:
Kommunicera den övergripande visionen
I många fall börjar organisationsbarriärer bildas när medarbetare börjar utveckla lojalitet gentemot teamet eller chefen istället för företaget. För att bekämpa detta ska du hjälpa teamen att förstå hur de kan bidra till den övergripande visionen, särskilt om teamet och deras arbete är viktigt för företagets gemensamma mål. Detta gör det möjligt för dem att förstå att alla ska dra åt samma håll, och inte är isolerade öar som slåss i ett eget hörn.
Transparens och kommunikation är avgörande, eftersom detta främjar en känsla av delat ansvar i hela organisationen. När säljteamen förstår exakt vad som händer på marknadsavdelningen är det mycket mindre troligt att de tjuvhåller på resurser och information. Se till att ni kommunicerar företagets vision i en rad olika medier så att den är ständigt närvarande för alla medarbetare.
Hantera organisationsbarriärer uppifrån och nedåt
När vi tittar på grundorsaken till barriärer handlar det nästan alltid om ledarskapet. Om ledningsgruppen inte är fokuserad på företagets övergripande mål är det inte sannolikt att du kommer att kunna hantera informationsbarriärer effektivt. Men när ledarskapet engagerar sig i företagets enhetliga vision och förbinder sig att följa konceptet med samarbetsinriktat och tvärfunktionellt lagarbete kommer teamen också att följa efter.
Vad kan du göra för att skapa en enad ledningsgrupp? Som ledare måste du främja en miljö som tillåter och uppmuntrar debatt. Ge alla möjlighet att dela sina åsikter och se till att hela ledningsgruppen känner att de fått göra sin röst hörd. När ni väl har fattat beslut måste emellertid ledarskapet börja arbeta tillsammans mot organisationens gemensamma mål.
Upprätta samarbete mellan olika avdelningar
Det är viktigt att teammedlemmarna känner en känsla av tillhörighet, inte bara med sitt team, utan med organisationen som helhet. Genom att uppmuntra samarbete mellan avdelningar kan du säkerställa att teammedlemmar skapar relationer som går över avdelningsgränserna, vilket förbättrar samordning och samarbete i hela organisationen. Dessutom är det ett utmärkt sätt att motverka en del av den operativa ineffektivitet som uppstår på grund av organisatoriska silos, såsom upprepat arbete eller längre cykeltider.
Tvärfunktionella team med medlemmar från olika funktionsområden kan vara en bra lösning. Ett tvärfunktionellt team kan till exempel ha en person från ekonomiavdelningen, en designer, en ingenjör, en marknadsförare och så vidare. Denna organisationsstruktur främjar inte bara positiva kollisioner och lagsamarbete mellan medarbetarna, utan hjälper också till att minska mängden överlämningar och avbrott. På så vis kan ett enda team hantera så mycket av kundens livscykel som möjligt.
Ge tvärfunktionell utbildning
Specialisering är viktigt, men det är också en bra idé att dela information och expertis via tvärfunktionella utbildningar. Boka in regelbundna avdelningsöverskridande utbildningar som gör medarbetarna medvetna om resurser och information som kan vara till nytta för andra avdelningar. Detta är också ett sätt att uppmuntra karriärutveckling, eftersom teamen på ett bättre sätt kan förstå vilka aspekter av företaget som passar deras intressen och färdigheter bäst.
Det finns också många andra sätt att bryta ner barriärer mellan olika avdelningar. Ta de ”hackathon-möten” som populariserats av tungviktarna i Silicon Valley. Deltagarna uppmuntras att bilda grupper med teammedlemmar från andra avdelningar, vilket gör det möjligt att sudda ut gränser mellan avdelningar och ta sig bort från barriärerna som så ofta skapar problem i stora teknikbolag.
Arbeta smartare med Dropbox
Slutligen finns det ett brett utbud av samarbetsverktyg som du kan använda för att uppmuntra dina team att sluta arbeta i silos och arbeta smartare.
Dropbox erbjuder ett organiserat utrymme för att lagra dina filer, dela feedback och få jobbet gjort. Det är platsen där allt ditt teams innehåll samlas – och de verktyg du förlitar dig på är lättillgängliga.
Det är aldrig en lätt uppgift att riva murar i en organisation, men det är inte heller en uppgift som du har råd att skjuta upp. Genom att uppmuntra team att acceptera en gemensam vision för att samarbeta på ett agilt sätt kan ni arbeta mot att eliminera organisatoriska silos på er arbetsplats och därmed förbereda företaget för större framgångar.
Det är dags att ta farväl av fragmenterad kommunikation över flera kanaler och välkomna en Dropbox-plan som fungerar för dig.
