Automatisering av dokumentarbetsflöden handlar om att optimera repetitiva, tidskrävande uppgifter som att skapa, redigera, godkänna, distribuera eller lagra dokument. Automatisera dessa uppgifter så kan du arbeta mycket snabbare och mer effektivt.
Med automatisering av dokumentarbetsflöden får du högre produktivitet, färre fel och smidigare samarbete. Det frigör dig så att du kan fokusera på det som är viktigt – innehållet i dokumenten. Intresserad? Lär dig hur Dropbox kan hjälpa dig att automatisera ditt dokumentarbetsflöde.
Varför automatisera ditt dokumentflöde?
Oavsett bransch kan automatisering spara tid och huvudvärk under viktiga processer som kontraktshantering, dokumenthantering eller innehållsproduktion.
Här är några exempel på dokumentarbetsflöden och hur de kan dra nytta av automatisering:
- Avtalshantering– hantera juridiska dokument, godkännanden och signaturer snabbare
- Dokumenthantering– hantera känslig information och säkerställ efterlevnad utan att behöva oroa dig för att göra misstag
- Producera innehåll– organisera utkast, revideringar och hantera publicering snabbare och med större noggrannhet
Automatisering av dokumentarbetsflöden kan gynna advokatbyråer, HR-avdelningar eller marknadsförings- och reklamföretag – men det kan tillämpas på alla områden.
Det är inte en trollstav som gör ditt arbete åt dig, men att automatisera även små delar av ditt arbetsflöde sparar tid och ansträngning.
Så här automatiserar du ditt dokumentarbetsflöde
Här är de grundläggande stegen för att konfigurera ett automatiserat dokumentarbetsflöde.
- Identifiera arbetsflödesbehov: Börja med att analysera dokumentrelaterade uppgifter. Leta efter repetitiva åtgärder och flaskhalsar i skapande, granskning, godkännande av dokument och andra steg i arbetsflödet. Till exempel flera personer som behöver skriva under ett kontrakt.
- Kartlägg arbetsflödet: Planera hela processen, inklusive vilka som är involverade i varje steg, obligatoriska åtgärder, beroenden och kritiska steg. Till exempel kan ett arbetsflöde kartlägga flytt av medarbetarregister från onboarding till lönehantering.
- Utvärdera och välj verktyg: Det beror på dina behov, men välj ett verktyg som överensstämmer med arbetsflödesmålen. Om du behöver e-signaturer eller en plattform som kan hantera många filtyper är Dropbox ett bra alternativ som även kan säkra känsliga filer.
- Konfigurera automatisering: Konfigurera automatisering i ditt valda verktyg. Detta kan inkludera mallar (perfekta för formulär eller fakturor) eller aviseringar när en fil uppdateras. Du kan också skapa påminnelser för dokumentgodkännanden så att de skickas automatiskt.
- Utbilda team: Automatisering fungerar bara när alla vet hur man använder verktygen. Utbilda ditt team i det nya arbetsflödet och se till att de förstår sina roller. Detta säkerställer en smidig övergång, förtroende för verktyget och ökad effektivitet.
Nu när vi har gått igenom grunderna, låt oss utforska några av de sätt som Dropbox kan ge ditt team liv åt automatiseringen av dokumentarbetsflöden.
Praktiska sätt att använda automatisering av dokumentarbetsflöden
Juridiska dokument
För advokatbyråer innebär automatisering av dokumentarbetsflöden betydande tidsbesparingar. I det här fallet äre-signaturer i Dropbox en fantastisk fördel för större automatisering av arbetsflöden. Detta är användbart för att snabbt säkerställa att juridiska efterlevnadsstandarder uppfylls och hålla godkännandeprocessen snabb.
Säkra fildelningsfunktioner i Dropbox säkerställer också sekretessen och integriteten för dina juridiska dokument – så du slipper oroa dig för obehörig åtkomst.
Innehållsproduktion
För marknadsförings- och reklamföretag kan automatisering göra det mycket enklare att skapa innehåll i stor skala – det är också utmärkt för högpressade redaktionella deadlines.
AI-drivna funktioner i verktyg som Dash kan generera snabba och korrekta innehållssammanfattningar. Detta kan påskynda redigeringsprocesser i ditt arbetsflöde. Till exempel kan redaktörer titta på en sammanfattning av 10 artiklar för att se om de i stort sett passar in i briefen – eller till och med använda den för att hitta avsnitt i enskilda artiklar som behöver justeras.
Dropbox har även funktioner för innehållssamarbete som redigering i realtid och enkla versionskontroller. Detta gör det enklare att hantera revisioner och säkerställer att stora team håller sig på rätt spår.
Om du vill automatisera ditt dokumentflöde och spara tid är Dropbox ett bra alternativ. Detta värdefulla verktyg är fullpackat med många andra kraftfulla funktioner som hjälper dig att arbeta smartare.
Använd Dropbox för att automatisera ditt dokumentarbetsflöde
Tidsbesparingarna som även en liten automatisering av dokumentarbetsflöden ger är en enorm ökning. Det minskar mänskliga fel, optimerar uppgifter och förbättrar även samarbetet. Den är idealisk för formulär eller kontrakt, känsliga dokument eller innehållsproduktion i stor skala.
Utforska Dropbox för att omsätta de automatiseringstekniker vi har pratat om i praktiken. Du kan skapa effektivare arbetsflöden som körs effektivt i bakgrunden – allt från ett enda verktyg med en rad andra produktivitetsfördelar.
Vanliga frågor
Du kan tillämpa automatisering av dokumentarbetsflöden på nästan vilken fil som helst. Kontrakt, fakturor, patientjournaler, marknadsföringsmaterial, HR-blanketter och mer. Dropbox, inklusive funktionerna för e-signatur, är kompatibelt med många filtyper, inklusive de mest populära dokumentformaten. Och om du vill använda en filtyp som vi inte stöder kan du helt enkelt konvertera till PDF med vårt gratisverktyg.
Dropbox-funktioner som kan hjälpa till med automatisering av dokumentarbetsflöden inkluderar e-signaturer, versionskontroller, realtidsredigering, säker fildelning och automatiska aviseringar/påminnelser. Dropbox är också ett skalbart alternativ, så det är ett dokumentautomatiseringsverktyg som kan växa i takt med dina behov.
Den tid det tar att implementera automatisering av dokumentarbetsflöden beror på dina befintliga dokumentprocesser och komplexiteten hos den automatisering du använder. Det kan ta några dagar att konfigurera grundläggande arbetsflöden och utbilda alla. Mer komplexa inställningar med flera steg, dokumenttyper eller användare kan ta veckor att integrera. Kom ihåg att den tid som läggs ner inledningsvis sparar tid längre fram.
Börja med att erbjuda utbildning och tydlig dokumentation om hur man använder verktyget. Med verktyg som Dropbox får du ett intuitivt användargränssnitt som kan platta till inlärningskurvan. Det kan också bidra till att motivera team genom att förklara hur automatisering kommer att göra deras jobb enklare. En ledande person eller intern expert som vägleder andra och felsöker är också fördelaktigt. Kontinuerlig support är också avgörande för att hålla användarnas implementering på rätt spår.
