Vad är Eisenhower Matrix?

Förbättra dina färdigheter i uppgiftsplanering och arbetshantering med Eisenhower-matrisen, ett verktyg för tidshantering baserat på metoder som används av Dwight D. Eisenhower.

Ingen planerar att vara improduktiv, särskilt inte på jobbet. Men allt eftersom dagen går och brådskande förfrågningar kommer in, växer din att-göra-lista. Detta gör det svårare att hålla fokus och vara produktiv.

Oavsett om du missar viktiga deadlines eller kämpar med att hålla dig till långsiktiga projekt, kan vetskapen om hur man prioriterar uppgifter utgöra skillnaden mellan att hamna på efterkälken eller leda klungan. Det är här Eisenhower-matrisen kommer in i bilden.

Förstå Eisenhower Matrix

Eisenhower-matrisen – även känd som Eisenhower-boxen eller matrisen för brådskande/viktiga uppgifter – är ett enkelt ramverk för att prioritera uppgifter och hantera arbetsbelastning. 

Den är uppkallad efter Dwight D. Eisenhower, en femstjärnig general och USA:s 34:e president. Eisenhower var känd för att få mycket gjort. Hans metoder för att sätta mål och hantera tid har studerats av många personer, inklusive Stephen Covey. I sin bok ”The 7 Habits of Highly Effective People” förvandlade Covey Eisenhowers idéer till ett enkelt verktyg för att bestämma vilka uppgifter som ska göras först: Eisenhower-matrisen.

Vad är Eisenhower-matrisen? I grund och botten är det en strategi som låter dig omsätta följande citat tillskrivet Eisenhower i praktiken: "Jag har två sorters problem, det brådskande och det viktiga." Det brådskande är inte viktigt, och det viktiga är aldrig brådskande." 

Allt du behöver göra är att utvärdera dina uppgifter utifrån huruvida de är brådskande och viktiga.

Hur fungerar Eisenhower-lådan?

Företag och privatpersoner kan använda Eisenhower-matrisen för att planera, delegera, prioritera och schemalägga dagliga eller veckovisa uppgifter. 

Genom att placera uppgifter i en av de fyra kvadranterna nedan kan du se hur brådskande de är och lista ut hur du ska hantera dem på lämpligt sätt.

Första kvadranten

Brådskande och viktiga (uppgifter som ska slutföras omedelbart) – det här är uppgifter som ska ”göras först” och som är viktiga att ta itu med så snart som möjligt. Det är oftast förfrågningar i sista minuten som uppstår på grund av oförutsedda omständigheter. Generellt sett bör sådana uppgifter slutföras omedelbart eller samma dag. Exempel är att täcka upp ett projekt för en sjuk kollega eller hantera en oförutsedd nödsituation, såsom störningar i leveranskedjan.

Andra kvadranten

Viktigt, men inte brådskande (uppgifter att schemalägga till senare) – det här är långsiktiga mål/uppgifter som är viktiga, men som inte har en särskilt fast deadline, så du kan schemalägga dem för slutförande senare. Exempel inkluderar att erhålla en yrkeskvalifikation eller planera för långsiktiga affärsmål, såsom budgetminskningar.

Tredje kvadranten

Brådskande, men inte viktiga (uppgifter att delegera till någon annan) – dessa uppgifter måste slutföras omedelbart, men de kanske inte är tillräckligt viktiga för att kräva din uppmärksamhet, vilket innebär att de kan delegeras till andra medlemmar i ditt team. Exempel inkluderar rutinarbete eller långa möten/telefonsamtal utan ett tydligt syfte.

Fjärde kvadranten

Varken brådskande eller viktiga (uppgifter att eliminera) – dessa uppgifter är en distraktion och bör undvikas om möjligt. I många fall kan du helt enkelt ignorera eller avbryta den här typen av uppgifter. Exempel inkluderar sociala aktiviteter eller onödigt långa arbetspauser.

Eisenhower-boxen hjälper dig att visualisera dina uppgifter baserat på hur viktiga och brådskande de är. När du tänker på ditt arbete på det här sättet är det lättare att göra de viktigaste sakerna först och avsluta dem så snabbt som möjligt.

Hur skiljer man mellan brådskande och viktigt?

Det finns inget fast sätt att skilja mellan brådskande och viktiga uppgifter när du skapar en prioritetsmatris. Men det är viktigt att tänka på. I verkliga livet är det oftast svårare att avgöra vilken kategori en uppgift hör till jämfört med när man bara planerar med en Eisenhower-box.

I ett nötskal är brådskande uppgifter oundvikliga och kräver omedelbar uppmärksamhet, medan viktiga uppgifter kräver mer planering och bidrar till långsiktiga mål. Att svara på telefonsamtal från en viktig kund är till exempel brådskande, samtidigt som det är viktigt att hålla koll på den senaste forskningen inom ditt område.

Vilka är fördelarna med Eisenhower Matrix?

En av de viktigaste fördelarna med Eisenhowers brådskande/viktiga matris är hur enkel den är att implementera. Det finns inget behov av att köpa ett dyrt programpaket och du behöver inte lägga ner en betydande mängd tid på att producera matrisen. 

Prioriteringsmatrisen hjälper dig att hantera din tid bättre genom att sätta tydliga prioriteringar. Detta är mycket användbart för chefer, företagare och frilansare som hanterar uppgifter från många projekt eller kunder samtidigt.

Vilka är nackdelarna med Eisenhower Matrix?

Prioriteringsmatrisen har vissa nackdelar. Det kan vara svårt att bedöma hur viktig en uppgift är. Detta kan leda till att en uppgift ges till fel person, vilket kan sänka kvaliteten på arbetet.

Dessutom är det viktigt att komma ihåg att det inte alltid är möjligt att agera direkt när du har att göra med brådskande aktiviteter. Brist på kunskap, brist på tid, regler och byråkrati eller flera samtidiga brådskande/viktiga uppgifter kan göra detta omöjligt, vilket gör prioriteringsmatrisen lite mindre effektiv när det gäller beslutsfattande och tidshantering.

Så använder du Eisenhower-lådan för att hantera uppgifterna och arbetsbelastningen

Matrisen Brådskande/Viktigt kan vara en utmärkt utgångspunkt för arbete och projektledning. Efter detta kan du använda den för att hitta möjligheter att göra dessa förbättringar i ditt dagliga arbete:

1. Hantera processer enklare

När du har tilldelat dina uppgifter till lämplig kvadrant kan du börja skapa tidshanteringsprocesser som hjälper dig att hantera viktiga aktiviteter i tid. Du kan till exempel använda Dropbox för att hantera din att-göra-lista mer effektivt, skapa en tidslinjemall. Du kan använda dessa verktyg för uppgiftshantering för att tilldela brådskande/icke-viktiga uppgifter till andra medlemmar i ditt team, samtidigt som du kan ställa in förfallodatum och påminnelser för viktiga/icke-brådskande uppgifter som kan schemaläggas till ett senare datum.

2. Konfigurera automatisering för grundläggande uppgifter

Det kan också vara värt att fundera på att implementera verktyg för automatisering på arbetsplatsen. Automatisering – där det är möjligt – är ett bra sätt att hantera uppgifter som behöver göras, men som inte kräver särskilt mycket planering eller analys innan du sätter igång. Med hjälp av automatiseringsverktyg eller integrationer i Dropbox produktivitetsapp kan du "delegera" uppgifter under tredje kvartalet (brådskande men inte viktiga) på ett sätt som är tidseffektivt för ditt företag. Du kan tilldela uppgifter till teammedlemmar i Dropbox Paper med deadlines, eller överföra dem direkt till Trello-kort för dina teammedlemmar från Dropbox-filer. Verktyg för automatisk innehållsinmatning kan hjälpa er att eliminera tidskrävande, felbenägna uppgifter som sannolikt orsakar flaskhalsar, vilket säkerställer att du och ditt team arbetar mer produktivt i framtiden.

3. Optimera tidshanteringen

Dessutom bör du överväga att kombinera Eisenhower-lådan med andra tidshanteringsmetoder för ett bättre resultat. Ett exempel är Eat the Frog. Eat the Frog härstammar från ett citat av Mark Twain som sade: ”Om ditt jobb är att äta en groda, är det bäst att göra det direkt på morgonen.” I affärssammanhang betyder det att du bör ta itu med din största eller mest komplexa uppgift innan du går vidare till de mindre uppgifterna som du kan prioritera utifrån andra faktorer, som deadlines. En annan metod är ABCDE-metoden, där du i huvudsak tar dina uppgifter och tilldelar dem ett bokstavsvärde baserat på ordningsföljd innan du slutför dem i den ordningen.

Kombinera Eisenhower-matrisen och Dropbox för att öka din effektivitet

Eisenhower-lådan kan vara ett extremt effektivt verktyg för uppgifts- och tidshantering – såväl som Dropbox-funktionerna. De båda går hand i hand! Genom att lära dig att prioritera uppgifter kan du arbeta bättre, minska slöseri med tid och arbeta mot dina långsiktiga affärsmål.