Hur man förblir produktiv och påverkande på en distribuerad arbetsplats

För att bättre förstå de utmaningar som kunskapsarbetare står inför idag, har vi tillsammans med Economist Impact tagit fram enstudie med titeln ”På jakt efter förlorat fokus”. Den data vi samlade in förstärkte att vi, med alla distraktioner vi kan möta i det moderna arbetet, måste lista ut hur vi kan hålla våra team produktiva.

Ändå kan det vara svårt att stödja varandras produktivitet om man har teammedlemmar som arbetar på olika platser. Det gör allt, från målsättning till prioritering, mer utmanande, så vi var tvungna att skapa system för att stödja våra team inom dessa områden.

Vår erfarenhet av Virtual First innebär att vi har varit tvungna att bli experter på att hålla oss produktiva på distans. För att dela med oss av det vi lärt oss har vi skapat den här listan med de bästa tipsen som hjälper vårt team att hålla sig produktiva.

1. Bestäm när du ska samarbeta

På Dropbox använder vi oss av centrala samarbetstimmar, fyra timmars block där vi håller alla våra möten. Genom att ange vissa tider för samtal kan du säkerställa att alla är tillgängliga för lite synkronisering, oavsett tidszon.

Dessutom får vi Zoom-trötthet precis som alla andra, så att minimera möten och ha mötesfria timmar har hjälpt till att hålla våra hjärnor fräscha. Det betyder att vi har tid för djupt arbete och samarbete.

Vi sätter olika tidsblock beroende på område för att anpassa oss till olika tidszoner, samtidigt som vi fortfarande lämnar tillräckligt med överlappning så att vi kan träffas oavsett var vi befinner oss.

Vi försöker hålla vår kommunikation asynkron som standard. Vi är starkt beroende av Slack och e-post för kommunikation. Men att minska antalet möten personligen kanske inte räcker. Ständiga e-postmeddelanden och privata meddelanden kan vara mycket distraherande, särskilt om ditt team försöker svara på dem omedelbart. Faktum är att forskning visar att det kan ta upp till åtta minuter att återgå till en uppgift efter att ha svarat på ett enda snabbmeddelande. Vi fann att oproduktiva chattmeddelanden är den främsta orsaken till förlorat fokus totalt sett.

Det som gör kommunikation verkligt asynkron är förväntningen att du kan svara när du har tid, utan den press som namnet "snabbmeddelande" kan innebära. På så sätt vet varje teammedlem att de kommer att ha många arbetstimmar varje dag.

Regler och riktlinjer som dessa kan skapa hjälpsamma ritualer som gör det möjligt för ditt team att etablera sina arbetsrytmer.

2. Identifiera vilka miljöer som hjälper dig och ditt team att fokusera

Genom att använda oss av Virtual First, har våra spridda team större kontroll över sin arbetsmiljö, vilket bidrar till att förbättra deras produktivitet och välbefinnande på jobbet. Vi uppmuntrar våra team att ta reda på sina arbetspreferenser genom att ge dem ett ”Arbetsblad för hemarbete”.

Alla fyller i detta i förväg, och sedan träffas vi för att diskutera hur olika teammedlemmar föredrar att arbeta. Detta gör det inte bara möjligt för människor att dela sina preferenser, utan det är också en bra övning i teambuilding som hjälper alla att lära känna varandra. 

Efter att ha analyserat svaren från arbetsbladet har vi lärt oss att fyra kärnfaktorer påverkar produktiviteten mest:

• Integritet: Kan de koncentrera sig lättare på ett kafé där de är omgivna av andra människor? Eller får de mer gjort isolerade på ditt hemmakontor?

• Bakgrundsljud: Gillar de alltid att spela humörhöjande musik medan de arbetar? Eller föredrar de dämpad tystnad, kanske med brusreducerande hörlurar som hjälp?

• Komfort: Har de ett justerbart skrivbord och en stol som stödjer ryggen? Föredrar de att arbeta stående, och har de utrustningen för det? Har de handledsstöd för att förhindra skador?

• Design: Föredrar de att ha personliga kontorsdekorationer som växter, konst eller en färgglad mugg? Eller vill de ha ett tomt skrivbord utan potentiella distraktioner?

Att hjälpa ditt team att utforma sin arbetsmiljö baserat på denna självkännedom kommer att hjälpa dem att känna sig avslappnade, bekväma och fokuserade. Men ibland räcker inte ens det bäst utrustade kontoret och den väl genomtänkta planen för att hålla oss på rätt spår. Vi behöver hjälp med att hålla oss ansvariga.

3. Skapa tydlig prioritering av uppgifter

I en intervju med Dropbox berättade Oliver Burkeman, författare till 4 000 veckor: Tidshantering för dödliga, att många tror att ”Det måste finnas ett sätt för dig att vara hundra procent den perfekta arbetaren och hundra procent den perfekta personen med ett liv utanför jobbet.” Men som Burkeman konstaterar: ”Procentsatser fungerar inte på det sättet.” 

Han lärde oss att eftersom vårt team arbetar på distans, arbetar vi självständigt – precis som under våra asynkrona arbetstider. Det betyder att vi behöver disciplinen, kunskapen och verktygen för att hantera vår tid väl. Att prioritera vad vi ska göra på jobbet och i våra privatliv är det första verktyget för att säkerställa att vårt arbete är produktivt och effektfullt. Dessutom hjälper det oss att hitta den hälsosamma balans vi behöver för att känna oss fokuserade och uppfyllda. 

För oss som arbetar på distans är det särskilt viktigt att prioritera uppgifter eftersom vi inte alltid kan be våra kollegor om förtydliganden i realtid, och vi är beroende av varandra. Att förstå att vårt arbete påverkar andra teammedlemmar och att resultatet följaktligen hjälper oss i processen att prioritera uppgifter. 

Vi använder också Eisenhower-matrisen. Detta innebär att kategorisera uppgifter längs ett fyrsidigt rutnät:

• Brådskande och viktigt: Gör dessa uppgifter så snart som möjligt.

• Viktigt men inte brådskande: Delegera dessa uppgifter.

• Brådskande men inte viktigt: Schemalägg dessa uppgifter till senare.

• Varken brådskande eller viktigt: Fokusera inte på detta.

Den sista punkten är särskilt viktig vid prioritering. Se till att ditt team vet att de inte ska behandla varje uppgift som om den står högst upp på sin att-göra-lista. Att säga nej kan vara utmanande, så det är bra att ha en plan för de mindre brådskande uppgifterna. Till exempel kan de delegera uppgifter de inte behöver ta hand om personligen.

Om en teammedlem har ett möte som inte är så viktigt, kan de delegera det till någon som deltar, eller använda ett verktyg för att säkerställa att de får den information de behöver. Mötesinspelningar och transkriptionsprogram som Otter kan beskriva mötets viktigaste slutsatser och förtydliga om några delar är relevanta för dem som inte deltog. Lär ditt team dessa färdigheter genom att organisera workshops och tillhandahålla resurser om effektiv uppgiftshantering, till exempel vårt arbetsblad om "Hur man prioriterar på jobbet".

Med en plan på plats och åtgärdspunkter utarbetade är det dags att organisera teamets kommunikation.

4. Håll dig till det som fungerar

Vi finner att det hjälper våra team att hålla ett konsekvent schema och förbättrar produktiviteten genom att uppmuntra dem att skapa dagliga ritualer, och nya studier stöder våra resultat. Här är några typer av ritualer som har fungerat för oss: 

• Tillhandahålla resurser för att stödja förbättrat fokus. I vårt effektivitetskit ”Förbättra fokus under arbetsdagen” går vi igenom hur man analyserar distraktioner och håller sig borta från dem. Resursens distraktionspoängkort är en bra utgångspunkt, där ditt team kan logga alla distraktioner de stöter på. Sedan kan de följa guiden för att skapa små ritualer som att sätta telefoner på Stör ej under specifika tider.

• Att utöva meditation för psykiskt välbefinnande. Vi rekommenderar korta meditationssessioner på 60 sekunder när du börjar några av dina möten. Det sätter alla i rätt inställning att vara kreativa och öppna för idéer, för att inte tala om att det förbättrar vårt humör när vi har en stressig dag.

Men det finns ännu fler sätt att öka ditt teams produktivitet.

5. Investera i ditt teams produktivitet

Ibland kräver ökad produktivitet en initial investering i tid eller pengar. Därför ser vi till att vårt team har de verktyg de efterfrågar. Det sparar inte bara tid. Det får dem att känna sig värdefulla och hörda.

Till exempel, när ditt team säger: ”Det måste finnas ett sätt att automatisera detta”, är det oftast värt att låta dem investera tid i förväg för att lista ut hur man gör det. Ett sätt att göra detta är att skapa avsedda tidsluckor för produktivitetshöjande professionell utveckling. Du kan också organisera workshops under dessa perioder för ditt team för att förbättra de kärnfärdigheter de vill utveckla.

På Dropbox använder vi även samarbetsverktyg som Dash för att hitta, komma åt och dela vårt arbetsmaterial från en enda instrumentpanel – ett enormt tidsbesparande och produktivitetshack. För att använda den skriver du bara vad du letar efter, till exempel "utgifter för sociala medier", så söker den efter relevanta dokument i alla dina mappar, appar och moln. 

Den tillhandahåller alla relevanta dokument och en sammanfattning baserad på din sökterm, hämtar information från dokumenten och sparar den tid det skulle ta för dig att söka igenom vart och ett.

Lika viktigt som tekniska verktyg kan det vara revolutionerande för produktiviteten att tillhandahålla den fysiska utrustning som ditt team behöver för att arbeta bekvämt, som en andra skärm. Om du ger ett bidrag, som vår förmånsersättning, kan ditt team använda det till utvecklingskurser eller arbetsplatsutrustning. Den investeringen lönar sig när något så enkelt som en bildskärm gör att de kan arbeta snabbare.

6. Prova självreglerande pauser och "Pomodoro"-pauser

I vår studie om fokus och distansarbete fann vi att 63 % av distansarbetarna  känner att de måste vara tillgängliga hela tiden. Vi vill inte att våra distribuerade team ska känna den typen av press – en av de bästa delarna med distansarbete är friheten.

Det är därför vi använder timeboxing, metoden att dela upp en uppgift i diskreta tidsenheter och ta pauser däremellan. Att ta pauser mellan sådana här uppgifter fungerar så bra för oss att vi till och med planerade vår egen timeboxing-övning för att hjälpa andra att göra detsamma.

Två av de mest populära systemen för att ta pauser och timeboxa är självreglerade pauser och ”Pomodoro”-raster. Hur människor tar pauser är väldigt individuellt. En jämförelse av båda, utförd av The British Psychological Society, fann dock att självreglerade pauser leder till lägre nivåer av koncentration och motivation.

I slutändan är det upp till personlig preferens, men vi uppmuntrar folk att prova Pomodorotekniken, där man arbetar i fokuserade intervaller:

• 25 minuters djupgående arbete

• 5 minuters vila

• Upprepa

• 15–30 minuters paus efter fyra cykler

Genom att strukturera dina pauser inom en arbetsdag blir ditt sinne mer uppmärksamt och du blir mer medveten om tidshantering. Men det är lättare att få ut det mesta av din fokustid när du befinner dig i en miljö som underlättar det.

7. Gör en plan

Vi är inte perfekta. Precis som 99 % av amerikanerna kämpar vi med att prokrastinera. Men enligt vår erfarenhet är ett av de bästa sätten att slå tillbaka att göra en gedigen plan för att dissekera ett projekt i mindre uppgifter. Detta har varit särskilt viktigt för vårt distribuerade team eftersom varje medlem hanterar sina uppgifter och sin tid.

Att dela upp en stor uppgift eller informationsbit i mindre delar kallas chunking, och det kan till och med hjälpa dig att komma ihåg allt du behöver göra. En studie om chunking-metoder visade att det kan hjälpa dig att komma ihåg allt om du delar upp en stor information, som ett tal, i flera mindre.

Här är några praktiska steg vi använder när vi tar oss an ett stort projekt:

1. Definiera målet: När ditt team startar projektet, identifiera den avsedda effekten av projektet. Kommer det att öka intäkterna? Minska infrastrukturkostnaderna? Skapa en banbrytande ny produkt?
2. Sätt upp milstolpar: Planera de milstolpar som teamet behöver nå för att uppnå målet. Dessa kan vara allt från individuella försäljningsmål till teammål kring att bygga specifika funktioner för en produkt.
3. Bryt ner det: Nu kan du bli ännu mer detaljerad och dela upp milstolparna i mindre, handlingsbara steg som varje teammedlem kan ta för att uppnå dem.
4. Prioritera: Fokusera först på uppgifter med stor inverkan. Vi kommer att gå in på detta ännu mer senare, men en sak att komma ihåg när man prioriterar ett lags uppgift är om någon är blockerad. Om en persons framsteg är beroende av att en annan slutför en specifik uppgift, prioritera den uppgiften och ge den person som ansvarar för utförandet den hjälp de behöver för att slutföra den snabbt.

När ert team har bestämt vad de behöver göra och i vilken ordning kan de bestämma vilka möten och uppgifter som kräver pauser, och vilka ni kan gruppvis göra, ett efter ett. Den här tekniken är särskilt användbar för att skapa effektiva tidsblock i din kalender. För råd om när du ska gruppvis sammanföra möten och uppgifter, och när du ska separera dem med pauser, ta en titt på vår personliga övning för gruppvisa och buffertmöten.

När du väl har en plan är det dags att bli lite mer detaljerad genom att fundera ut hur du ska genomföra den.

8. Skapa ansvarssystem

Vi måste alla hålla oss själva ansvariga (eller låta någon annan göra det). Det håller oss på rätt spår och hjälper oss att nå våra mål. Det är särskilt användbart i en distribuerad miljö, där tillsynen kan vara begränsad. Här är några sätt vi har tillämpat under åren som har fungerat för vårt team:

1. Självansvar: Låt ditt team sätta personliga belöningar för att uppnå mål, som att unna sig något trevligt (som middag med en vän). Omvänt, om de missar en deadline, bör de ha en plan för att ta igen den utan att överbelasta sig själva.
2. Kamratstöd: Inrätta ansvarsskyldighetspartners bland kollegor. Regelbundna avstämningar kan hålla alla motiverade och på rätt spår.
3. Ledningsöversyn: Planera regelbundnautvecklingssamtal och sätt upp mål tillsammans. Detta ger vägledning och extern bekräftelse för anställda.
   

På distribuerade arbetsplatser är det avgörande att vara medveten om dessa system. I en intervju med Dropbox för Remotely Curious tillade fokusexperten professor Gloria Mark från University of California, Irvine, att distansarbetare bör sätta känslomässiga mål (hur de vill känna sig en given dag) och projicera mål dagligen för att hålla sig ansvariga på en personlig och professionell nivå. 

Ditt team kan ställa sig frågor som ”Vad vill jag uppnå?” och ”Hur vill jag känna mig?” när de börjar sina dagar. Dr. Mark sa: ”Att bara ställa dessa frågor i början av dagen hjälpte folk att hålla sig på rätt spår eftersom det lyfte fram målen och hjälpte till att rikta uppmärksamheten.”

9. Håll dig fysiskt aktiv

Vi har upptäckt att fysisk aktivitet och träning är mycket effektiva för att hålla oss motiverade och fokuserade hela dagen. De får oss inte bara att känna oss mer produktiva och energifyllda, utan är också ett bra sätt för team att umgås kring något hälsosamt och roligt. På ett kontor skulle man få en del naturlig aktivitet mellan rummen, men när man arbetar på distans är det svårt att hitta tid för fysisk aktivitet.

Därför älskar vi att schemalägga "Meet & Move"-möten, där vi uppmuntrar deltagarna att röra på sig lite medan vi pratar. Det hindrar oss från att multitaska och ger oss möjlighet till lite fysisk aktivitet medan vi arbetar.

Men det finns några överväganden. Först bör du välja ett möte som passar dina planer väl. Om du håller en presentation eller använder bilder kommer det att vara svårt att röra sig. Istället kan ett mer avslappnat möte eller enskilt möte passa bättre.

Du bör också planera din rutt till en plats utan för mycket bakgrundsljud, som en lugn park istället för trottoaren på en trafikerad gata. Du kan till och med gå runt i ditt eget hem för att få lugn och ro. Oavsett hur du gör det kan lite rörelse ha allvarliga fördelar – en studie visade att bara en timmes träning i veckan kan förbättra den fysiska hälsan och arbetsprestationen.

Även om Wellness Weeks bara äger rum en gång om året, kan sessionerna lära Dropbox-användare att göra fysisk aktivitet till en mer konsekvent del av sina liv. Här är några av våra favoritsätt att hålla sig i rörelse året runt: 

• Gångmöten: Förvandla ett Zoom-samtal till ett gångmöte för att komma igång medan ni diskuterar.

• Aktiva arbetsstationer: Överväg att använda ett ståbord eller en gångmatta under skrivbordet. Dropbox, till exempel, uppmuntrar aktiva skrivbordsinställningar och hjälper till att täcka kostnaden med vår förmånsaldo som en del av dess förmånsaldo.

• Dagliga promenader: Om ditt team arbetar hemifrån kan du uppmuntra dem att ta en promenad för att avboka sina dagar och simulera en pendling.

• Starta ett pass: Uppmuntra ditt team att boka in ett träningspass mitt på dagen och lägga till lite rörelse i sina dagar.

För att hjälpa vårt team att få ut det mesta av sin tid för fysisk aktivitet uppmuntrar vi dem att planera den kring sina dagliga energinivåer. Teammedlemmar som tycker att fysisk aktivitet ger energi kan göra det innan de gör sitt djupgående arbete. De som tycker att det är tröttsamt kanske vill schemalägga det till när deras tyngsta arbete är klart. 

Vi skapade enövning ”Hantera dina energinivåer” som en del av vårt välbefinnande-kit för att hjälpa människor att ta reda på vad som fungerar bäst för dem. Du och ditt team kan använda den för att kartlägga de timmar då ni känner er särskilt höga eller låga energinivåer och vilka uppgifter som fyller eller dränerar era energinivåer. Beväpnade med den informationen kan ditt team utforma sina dagar kring sina energinivåer för att se till att de utför sina mest komplexa uppgifter när de har energi att hantera dem.

10. Utvärdera dig själv regelbundet

På Dropbox gillar vi att utvärdera vår produktivitet genom att granska våra kalendrar och bedöma hur väl vi använder vår tid. Vi markerar möten och uppgifter som röda, gula eller gröna för att indikera om det var en dålig, okej eller bra användning av vår tid. Sedan använder vi den informationen för att utvärdera hur vi kan bli mer produktiva. Det hjälper våra team att hålla sig på rätt spår och se till att de använder sin tid så effektivt som möjligt.

Ett annat utmärkt produktivitetsknep är att identifiera när du befinner dig i ett flödestillstånd – som kännetecknas av djupt fokus och effektivitet – och utvärdera de förhållanden som hjälpte dig att nå dit. Detta kan vara lite svårt att göra, men en studie visar att det kan vara lättare att uppnå ett flow-tillstånd om man minimerar distraktioner och sätter tydliga mål. 

Du kan till och med utmana ditt team att notera vilka villkor och mål som hjälpt dem att uppnå sina flödestillstånd under den senaste veckan. Håll sedan ett möte där ni kan göra en teambuilding-aktivitet för att avslöja skillnaderna och likheterna i hur varje medlem når maximal koncentration.

Produktivitet på distans ser olika ut för alla

Att hjälpa ditt team att nå maximal produktivitet på spridda platser kan se olika ut på individuell nivå – vi vet att det gör det för vårt team. Därför behöver du lära känna ditt team och utrusta dem med en mängd olika strategier för att se vad som fungerar bäst för varje person.

Många av dessa tips handlar om att hjälpa ditt team att uppnå och bibehålla fokus, men som du kan se är det inte de enda sätten att bidra till att göra ett effektfullt arbete. 

För fler tips om hur du förbättrar produktiviteten och gör skillnad, lyssna på vår podcast *Remotely Curious*: Focus, med fokusexperten professor Gloria Mark.