Hoppa till huvudinnehåll

Så uppnår du en snabbare HR-onboardingprocess för nya medarbetare

6 min. läsning

20 januari 2025

Hur ser onboardingprocessen ut inom HR?

Onboarding är den process som görs för att introducera nyanställda medarbetare till ditt företag. Det hjälper nya medarbetare att förstå sin nya arbetsplats, sin roll och vad som förväntas av dem i den nya rollen.

Det är en nyckelprocess som hjälper till att integrera nyanställda i organisationen och få dem insatta i människorna och företagskulturen.

Varför är onboarding av anställda viktigt?

Enligt forskning från Brandon Hall Group förbättrar företag som har en stark onboardingprocess sin personalomsättning med 82 % och produktiviteten med över 70 %.

En bra onboardingprocess kan hjälpa till att skapa goda förväntningar på den nyanställdes upplevelse av företaget och se till att hen känner sig välkommen. Processen ska hjälpa den nyanställde att komma tillrätta snabbare, skapa relationer med sina nya kollegor och få en bra start i sin nya roll.

En yrkesperson ler medan han pratar i sin mobila enhet.

Hur ser processen ut för onboarding av nyanställda?

Hur onboardingprocessen för nyanställda ser ut varierar från organisation till organisation. Men vanligtvis ingår följande fem steg:

1. Rekryteringsstadiet – preboarding

Rekryteringsprocessen separeras ofta från onboardingen, men de är nära sammankopplade. På sätt och vis startar onboardingen redan i början av rekryteringsprocessens, genom att ge ett gott intryck med tydliga arbetsbeskrivningar och intervjuer.

Tiden mellan att företaget skickar ut ett erbjudandebrev och den nyanställde arbetar sin första dag kallas ”preboarding”. Under detta skede kommer du att svara på alla frågor som den nyanställde har innan hen börjar, hålla kontakten och se till att hen har allt hen behöver för sin första dag.

2. Veckan innan anställningen startar

När den nyanställdes startdatum närmar sig är det dags att skicka relevanta dokument, företagets policyer och formulär, samt organisera utrustning och åtkomst.

I detta skede kommer du att:

  • skicka relevanta dokument och material, såsom kontrakt att signera och personalhandböcker

  • skicka utrustning, till exempel en bärbar dator, och få igång resurser som e-postkonto och nätverksåtkomst

  • bekräfta personuppgifterna som ska läggas till i de interna systemen

  • schemalägga introduktionsmöten och ett första dagen-samtal

  • skicka ett välkomstmejl med viktig information, som hur den nyanställde tar sig till kontoret om hen arbetar på plats.

En distansarbetare tittar på sin datorskärm under ett virtuellt möte.
En distansarbetare ler vid sin bärbara dator.

Vanliga svårigheter under onboardingprocessen

Några vanliga svårigheter som HR-team möter under onboardingen inkluderar:

  • för lite preboarding, vilket gör att de nyanställda känner sig oförberedda och överväldigade på sin första dag
  • att försumma feedback, vilket gör att medarbetarna känner sig ohörda och undervärderade
  • Lågkvalitativ eller felaktig information för nya anställda, vilket leder till förvirring eller frustration
  • vilseledande arbetsbeskrivningar och otydliga förväntningar, som gör att nya medarbetare känner sig vilsna eller osäkra på sin roll i företaget
  • att inte visa relevanta program, vilket hindrar den nyanställde från att utföra sitt jobb effektivt
  • att ge för mycket information för snabbt, vilket gör att den nyanställde drunknar i mängder av dokument
  • att inte ha tillräckligt mycket introduktion och teamstärkande aktiviteter, vilket gör att nyanställda känner sig isolerade och frånkopplade från sina kollegor.

Alla dessa faktorer kan bidra till en negativ onboardingupplevelse och i slutändan resultera i en oengagerad och omotiverad medarbetare.

Det är viktigt för företag att lägga tid och resurser på att skapa en omfattande och effektiv onboardingprocess för att ge sina nyanställda de bästa förutsättningarna för framgång. Genom att göra detta kan de säkerställa att medarbetaren får en smidig övergång till sin nya roll och främja en positiv och produktiv arbetsmiljö.

En ny anställd på Cobalt Circle Corporation infogar en e-signatur i ett digitalt dokument.

Så uppnår du en snabbare onboardingprocess

Nu har vi utforskat onboardingprocessen och diskuterat de olika personerna och materialen som är involverade. Men vad kan du göra för att effektivisera processen när det ibland tar längre tid än det borde göra?

Dropbox erbjuder en uppsättning verktyg som hjälper HR-specialister att påskynda onboardingen av nyanställda. Med dessa verktyg kan du:

  • anpassa dokument och mallar med logotyper, teckensnitt och färger för att hålla en konsekvent varumärkesprofilering för allt onboardingmaterial

  • Hantera viktiga dokument genom att spåra visningar, vidarebefordran och nedladdningar med DocSend

  • Förbättra handläggningstiden och automatisera arbetsflöden med informationsspårning och inbyggda påminnelser med Dropbox Sign

  • hålla dig uppdaterad om interna framsteg med filaktivitetsspårning och meddelanden om kommentarer

  • bygga ett pålitligt rykte bland anställda och kandidater genom att alltid skydda känslig information.

När dessa funktioner används som en del av HR-arbetsflödet sparar du mycket tid, så att du istället kan fokusera på att vårda relationerna med dina nya kollegor.

Skriv under pappersarbete utan allt pappersarbete

Med juridiskt bindande e-signaturer kan du skicka ut nya anställningsdokument och få dem signerade, snabbt.

Gör onboarding av nyanställda till en enkel match

Dropbox förser HR-specialister med en omfattande uppsättning verktyg och resurser för att effektivisera onboardingprocessen för nyanställda.

Med funktioner som automatiserade arbetsflöden, anpassningsbara mallar och säkra fildelningsfunktioner kan HR-personal enkelt samarbeta med rekryteringsansvariga och säkerställa en smidig övergång för nyanställda.

Genom att använda Dropbox onboardingverktyg kan HR-specialister spara tid, minska den administrativa bördan och ge en positiv upplevelse för nyanställda när de integreras i organisationen.

Utforska relaterade resurser

En person arbetar hemifrån vid ett skrivbord och ler mot den bärbara datorn framför sig medan de skriver och delar filer med sitt team.

Bästa sättet att dela dokument med ett team medan man arbetar på distans

Samarbeta enkelt varifrån som helst. Lär dig säkra och effektiva sätt att dela filer med ditt team medan du arbetar på distans, med hjälp av de bästa verktygen och strategierna.

Två personer på ett kontor tittar på en datorskärm tillsammans och diskuterar ändringar som ska göras i en fil.

Effektiv dokumentversionskontroll

Dokumentversionshantering hjälper dig att spåra ändringar, förhindra dataförlust och säkerställa att alla i ditt team arbetar med rätt version av en fil. Läs mer.

En person som sitter i en bil signerar en PDF på sin surfplatta med en e-signatur.

Så här undertecknar du en PDF och hämtar in e-signaturer online

Du behöver inte längre fysiskt papper för att få en juridiskt bindande underskrift. Upptäck hur Dropbox Sign effektiviserar kontraktssigneringsprocessen för dig och dina kunder – allt tack vare e-signaturer.