Intrapersonell kommunikation – hur ditt team uppfattar sig själva och sitt arbete – formar vår interna dialog och interaktioner med andra. Det motsatta är också sant. Interpersonell kommunikation – hur vi pratar med andra och vice versa – kan avsevärt påverka vår relation med andra och hur vi arbetar tillsammans. Att arbeta distribuerat kan göra det svårare att hantera negativa tankar och upprätthålla tydlig, positiv kommunikation. Ändå är båda avgörande för teamets välbefinnande och produktivitet.
I den här artikeln ger vi praktiska strategier och övningar för att förbättra ditt teams interpersonella och intrapersonella kommunikation. Dessa strategier främjar en hälsosammare arbetsmiljö där teammedlemmarna känner sig trygga, stödda och sammankopplade.
Intrapersonell kommunikation kontra interpersonell kommunikation
Intrapersonell kommunikation är den interna dialogen som formar tankar och handlingar, och fungerar som den röst i våra huvuden som vi inte alltid är medvetna om. Att ha en positiv självbild kan förstärka denna inre dialog, vilket ökar kreativitet, fokus och beslutsfattande.
Men hjärnan är inte alltid rationell, och trots personliga utvecklingsansträngningar kan osäkerheter fortfarande smyga sig på. Om negativa tankar lämnas okontrollerade kan de sänka moralen och försämra beslutsfattandet.
Interpersonell kommunikation, å andra sidan, hänvisar till den externa dialogen mellan människor. Det handlar om att utbyta information, idéer och känslor och hur vi interagerar med andra genom samtal, kroppsspråk och sociala signaler. Det påverkar hur vi uppfattar och interagerar med världen och hjälper oss att bygga relationer med andra.
Tillsammans påverkar båda formerna av kommunikation teamdynamiken.
När interpersonell kommunikation bryts samman kan det leda till negativt självprat, som att övertänka någons ton, ifrågasätta avsikter eller slösa tid på att försöka tolka oklara budskap. På samma sätt, om vi talar negativt till oss själva, är det mer sannolikt att vi misstolkar och tolkar feedback från andra som kritik, vilket skapar missförstånd och anstränger relationer.
Därför är det viktigt att hjälpa ditt team att bygga upp båda dessa kommunikationsförmågor. Låt oss undersöka några exempel på positiv och negativ interpersonell och intrapersonell kommunikation.
Exempel på intrapersonell kommunikation
Vi upplever alla intrapersonell kommunikation på ett unikt sätt, formad av våra erfarenheter och hur vi tolkar situationer. Gemensamma mönster framträder dock ofta.
Positiv intrapersonell kommunikation:
- Visualisera framgång: ”Jag kan mitt material, jag har det här.”
- Bekräftande förmågor: ”Jag har hanterat tuffa uppgifter förut; jag klarar det här!”
Negativ intrapersonell kommunikation:
- Självtvivel: ”Varför gjorde jag det?” Vad tänkte jag på?”
- Undvika utmaningar: ”Jag klarar inte av den uppgiften; det är för mycket.”
Att känna igen dessa tankar kan hjälpa oss att förstå deras inverkan på vår kommunikationsstil i personliga och professionella sammanhang.
Exempel på interpersonell kommunikation
I virtuella miljöer är det viktigt hur vi kommunicerar med kollegor. Text och interpunktion förmedlar ton, och små detaljer kan göra stor skillnad.
Stark interpersonell kommunikation:
- Konstruktiv feedback: ”Presentationen var jättebra! Nästa gång kan vi lägga till en bild för viktiga mätvärden.”
- Ger tydliga instruktioner: ”Fantastiska insikter! Låt oss överväga att lägga till försäljningstrenderna från förra kvartalet för mer sammanhang.
Okonstruktiv interpersonell kommunikation:
- Avbryta ett samtal: ”Vänta, nej, vi gör det på mitt sätt.”
- Passiv-aggressiva svar: ”Visst, om du tycker att det är den bästa idén…”
Risken för misskommunikation i en virtuell miljö är högre än på traditionella arbetsplatser, med tanke på avsaknaden av konsekventa interaktioner ansikte mot ansikte. Därför är det absolut nödvändigt att utrusta distansteam med metoder och verktyg som de kan integrera i sina dagliga rutiner för att känna igen och motverka dessa ohjälpsamma mönster.
Hur du kan förbättra din egen intrapersonella kommunikation
Att arbeta på distans är en färdighet– och precis som alla andra färdigheter tar det tid och övning att bemästra. En viktig del av att finslipa denna färdighet är att känna igen mönster i din egen intrapersonella kommunikation och hur de dyker upp när du arbetar i ditt team.
Negativ intrapersonell kommunikation och självprat kan förvandla normala mentala repetitioner till värsta tänkbara scenariotänkande, vilket leder till ohjälpsamma mönster som alltför ursäktande kommunikation eller ovilja att säga ifrån. I distansarbete kan känslor av isolering ibland förstärka negativa tankar utan att störas av personliga interaktioner.
Nedan har vi beskrivit övningar och ramverk som hjälper dig att förvandla din interna dialog till en källa till kreativitet och stöd.
Använd övningen "skriv om ohjälpsamma tankar"
En viktig färdighet för att bemästra intrapersonell kommunikation är att lära sig att upptäcka när negativa tankar dyker upp och lista ut var de kommer ifrån.
För att få kläm på detta kan du prova vårövning "skriv om ohjälpsammatankar". Vi utformade det här arbetsbladet för att hjälpa till att identifiera, bedöma och justera tankar som kan påverka våra egna handlingar och beslut.
Så här kan du använda det:
1. Gå igenom de ”vanliga tankestilarna”: Efter en diskussion eller i slutet av ett gruppmöte, ta dig tid att gåigenom ”guiden för tankestilar” och skriv ner dina svar på frågorna ”den mest ohjälpsamma tankestilen jag oftast använder är ____” och ”Jag är bäst på att omformulera ohjälpsamma tankar när ____.”
2. Använd"tankespårningsarbetsbladet": Några dagar efter att du har kommit fram till din tankestil, skriv ner alla tankar du minns att du haft under dagen på ditt "tankespårningsarbetsblad". Reflektera specifikt över hur den tanken påverkade dina handlingar i den situationen, eller vad som hände sedan.
3. Försök nu att ”skriva om” dina tankar: Gå igenom dina anteckningar och välj två tankar som du anser vara ”otillräckliga”. Skriv ner varför tanken kan vara sann på ditt arbetsblad. Till exempel kan en anställd som tänker ”Är jag tillräckligt produktiv?” ange dagar då de inte slutförde allt de hade planerat som bevis på att deras negativa självprat är giltigt.
4. Vägled dig själv genom att "omformulera" dina tankar: Använd informationen du har samlat in för att skriva om den ursprungliga, ohjälpsamma tanken. Till exempel kan ”Är jag tillräckligt produktiv?” bli ”Jag gör stadiga framsteg och lär mig att prioritera bättre varje dag”.
Även om den här övningen är hjälpsam är det viktigt att komma ihåg att arbetet inte slutar där. Det krävs kontinuerlig ansträngning för att se verklig förändring. Sikta på att avsätta bara 20 minuter i din kalender en gång i veckan för lite självreflektion. Detta hjälper till att bygga upp vanan att förändra gamla tankemönster och omforma nya.
Öva på nya sätt att "skifta perspektiv"
Ett annat sätt att minska effekten av ohjälpsamma tankemönster är att ändra dina vanor till sådana som främjar positiv intrapersonell kommunikation. Denna övning hjälper till att ersätta negativt självprat med bekräftande, stödjande budskap som förstärker ens förmågor, värde och potential för framgång.
Du kan dela upp det i tre delar:
1. Lär dig att avlära dig: Börja med att göra en "mental vårstädning" för att reflektera över hur dina nuvarande tankar, vanor och värderingar kan påverka din intrapersonella kommunikation med hjälp av vår guide "lär digatt avlära dig 101".
2. Byt perspektiv: Prata sedan med dig själv som du skulle göra med en vän. Använd dina vanor och tankar från föregående övning som exempel och reflektera över hur du skulle känna om du pratade med en vän som du pratar med dig själv.
Delta i mindfulness-teambuildingaktiviteter
I en övergång till mer av en teammentalitet när det gäller intrapersonell kommunikation, är ett bra sätt att lyfta ett teams humör genom en enkel tacksamhetsövning, som att sätta upp en grupp "tacksamhetstavla". Genom att uppmuntra team att både dela med sig av och ta del av positiv feedback från kollegor kan vi bättre internalisera denna positivitet och reflektera tillbaka i vår egen intrapersonella kommunikation. Att dela stunder av tacksamhet kan hjälpa till i den här processen, kväva all negativitet som kan ha byggts upp och främja positiva samtal inom vårt team.
Så här fungerar det:
1. Som ett team, "skriv en kommentar": Vi använder Miro för att skapa vår tacksamhetstavla och ber teammedlemmarna att lämna en kommentar när de känner sig tacksamma mot någon i teamet under veckan. Om någon till exempel hjälpte dem med ett projekt kan de lägga till ett tackbrev och en kort berättelse om det.
2. Läs och dela: Vi läser kommentarer från styrelsen i början av mötena eller närhelst det känns rätt. Detta hjälper till att hålla tacksamhet och positivt erkännande igång. Teammedlemmar kan återvända till tavlan när de behöver en påminnelse om de bra sakerna som händer, särskilt när de arbetar asynkront.
Att skapa utrymme för oss själva och våra team att vara öppna och ärliga om vilka utmaningar vi står inför med vår egen intrapersonella kommunikation gör att vi kan knyta an på djupare nivåer, särskilt i distribuerat arbete. Genom denna öppna dialog kan vi också dela med oss av hur vi använder dagliga ritualer och verktyg för att förbättra kommunikationen.
Som vi diskuterar i vår podcast ”Not Okay” från Remotely Curious – vi är alla sociala varelser och vi lär oss av varandra.
Hur du kan hjälpa ditt team att utveckla starkare interpersonell kommunikation
När det gäller att hjälpa team med deras interpersonella kommunikation är det första steget att skapa en kultur av förtroende mellan teammedlemmarna. Förtroende sätter tonen och påverkar hur budskapen tas emot. När det finns förtroende känner sig ett team trygga med att säga ifrån, ställa frågor och dela idéer öppet. Men att lära känna sina kollegor och etablera en förtroendekultur i ett distribuerat team kräver avsiktlighet.
På Dropbox fungerar Virtual First bra för oss eftersom vi insåg behovet av mänsklig kontakt för att bygga förtroende och förbättra relationer när vi utformade modellen. Därför träffas vi regelbundet personligen och utformar dessa träffar kring tydliga mål – vare sig det gäller teambuilding, att slutföra en strategi eller att arbeta med brådskande resultat.
Här är några sätt att förbättra ditt teams kommunikationsförmåga:
Hjälp ditt team att lära sig skriva för förståelse
God interpersonell kommunikation på arbetsplatsen handlar om att effektivt få arbetet gjort tillsammans. I en virtuell miljö, utanför Zoom, förlitar vi oss starkt på e-post, dokumentdelning och Slack-meddelanden för att kommunicera. Därför är det lätt att våra budskap och avsikter begravs i oändliga trådar och textrader.
Ett sätt att tillgodose behovet av tydlig skriftlig kommunikation är att hålla en fokuserad skrivworkshop baserad på vår verktygslåda Skriv för förståelse. Vid ett kommande teammöte kan den här workshopen användas för att lära ert team hur man förenklar språket, fokuserar på viktiga punkter och strukturerar kommunikationen för att förhindra missförstånd.
Hur man håller workshopen:
1. Förklara de fem viktigaste reglerna för bra skrivande: Lär ditt team de grundläggande reglerna för bra och koncis skrivande genom att fokusera på nyckelprinciper, som att till exempel sätta huvudtanken framåt istället för att begrava den i onödiga detaljer. Du kan använda vårt arbetsblad Skrivning 101 i Dropbox Paper för att visa exempel som följer dessa regler och de som inte gör det, så att de kan se exakt hur effektiv interpersonell kommunikation ser ut.
2. Uppmuntra ditt team att betygsätta sitt skrivande: Be ditt team att välja de tre första e-postmeddelandena från sin skickade låda och utvärdera dem. Låt dem använda Writing Scorecard för att bedöma tydlighet, ton och struktur. För att säkerställa att den här processen känns säker, låt alla hålla sina individuella bedömningar privata men uppmuntra dem att skriva ner sina slutresultat och identifiera områden för förbättring.
3. Gå igenom hur man skriver om för tydlighetens skull: Som ledare för den här workshopen, välj ett exempel på ett e-postmeddelande från din egen mapp för skickade meddelanden eller skapa en exempeltext. Dela originalet, förklara dess Writing Scorecard-betyg och lyft fram områden för förbättring. Led sedan ditt team genom en omskrivning, med fokus på de fem principerna: huvudidén först, koncishet, aktiv formulering, uppdelning av komplex information och tydlighet. Visa före- och efterversionerna för att illustrera hur små redigeringar kan förbättra kommunikationen.
Genom att lära ut och öva dessa färdigheter stärker du ditt teams interpersonella kommunikation. Denna investering i tydlig skrift hjälper till att bana väg för ett mer effektivt samarbete och en mer sammankopplad och förtroendefull arbetsmiljö.
Var tydlig med förväntningarna kring etikett
I en virtuell arbetsmiljö är tydliga etikettförväntningar avgörande för effektiv interpersonell kommunikation. Som vi diskuterade i vårt avsnitt om etikett, Remotely Curious, krävde övergången till en Virtual First-modell på Dropbox att vi definierade när och hur vi samarbetade. Utan sådana riktlinjer kan missförstånd och ansträngda dynamiker uppstå.
Att sätta tydliga regler hjälper till att upprätthålla respekt och produktivitet i distansarbete, där outtalade normer i verkligheten ofta går förlorade. Att vara tydlig med dessa "osynliga regler" främjar bättre förståelse och smidigare interaktioner.
Några för att göra detta:
- Förtydliga förväntningarna: Interpersonell kommunikation frodas av visuella signaler, så etablera riktlinjer för videoanvändning. Informera ditt team om när kamerorna ska vara på och när det är okej att ha dem avstängda. Att uppmuntra virtuella bakgrunder kan också bidra till att skapa en konsekvent, distraktionsfri upplevelse som känns mer bekväm för alla.
- Sätt en agenda: Utan en tydlig agenda kan virtuella möten lätt leda till oorganisering. Använd vårt arbetsblad för mötesförberedelser för att skicka ut en agenda i förväg och skapa en struktur för samtalet. För att hålla ordning på mötena, börja möten med snabba uppdateringar eller sätt upp specifika tider för frågestunder. Detta tillvägagångssätt ger alla en chans att förbereda sig, vilket säkerställer att de vet när de ska engagera sig aktivt och när de ska lyssna.
- Undvik avbrott: För att genomföra effektiva möten, säg uttryckligen att du vill höra allas perspektiv. Det är viktigt att styra samtal tillbaka på rätt spår när avbrott inträffar, på ett professionellt och artigt sätt. Detta säkerställer att alla röster blir hörda, vilket stärker teamrelationerna.
Genom att sätta förväntningar på hur man kommunicerar under möten gör du det möjligt för ditt team att navigera virtuell kommunikation med tydlighet och respekt, vilket i slutändan förbättrar deras interpersonella relationer. När alla förstår reglerna för engagemang jämnar det ut spelplanen och säkerställer att alla känner sig värdefulla och har möjlighet att bidra.
Hjälp ditt team att förändra sin kommunikation
Interpersonell och intrapersonell kommunikation påverkar båda hur ditt team känner inför sitt arbete och de relationer de bygger med varandra.
Om de inte känner sig bekväma med att säga ifrån, och kommunikationsstilarna är oklara, kan de hamna i negativt självprat. På samma sätt, när teammedlemmar fastnar i den här cykeln utan en chans att rensa sina tankar eller söka stöd, kan det spilla över i interaktioner och påverka teamdynamiken.
Båda typerna av kommunikation är lärbara färdigheter som behöver övas. Att identifiera negativt självprat är ingen snabb lösning, och att förvänta sig god kommunikation utan att sätta tydliga riktlinjer kommer förmodligen inte att fungera.
Vårt råd? Ge ditt team rätt verktyg och riktlinjer för att skapa en plats för ärlig och hjälpsam kommunikation, både internt och externt.
Vill du ha fler övningar och ramverk som kan påverka dynamiken i ditt distribuerade team positivt? Kolla in hela vår virtuella verktygslåda för första gången.
