Alla organisationssystem och produktivitetsverktyg passar inte alla användare lika bra. Vissa människor gillar var sak på rätt plats medan andra trivs i kaos. För att hitta den lösning som passar dig har vi satt samman strategier för att hålla alla organiserade och produktiva baserat på sex personlighetstyper. Du ska inte heller känna att du måste inordna dig helt och hållet under en specifik personlighetstyp. Även om du mestadels är den kaosiga typen kommer vissa minimalistiska rekommendationer sannolikt att fungera för dig också!
Multitaskaren
Studsar du från ett projekt till nästa? Har ditt webbläsarfönster mer än 46 flikar öppna just nu? Då kanske du är en multitaskare. Även om du gillar att jonglera finns det alltid en risk att något hamnar mellan stolarna.
Strategi:
Använd att-göra-listor i Dropbox Paper för att hålla koll på dina olika arbetsflöden. Uppgiftslistor är särskilt användbara när man arbetar med eller leder ett team.
Så skapar du en att-göra-lista i Paper:
När du har skapat ett Paper-dokument letar du upp knappen checklista i verktygsfältet längst ned på skärmen. Så här startar du din att-göra-lista i ditt nya Paper-dokument:
Lägg till din uppgift i checklistan
Tilldela den till dig själv eller din teamkamrat med hjälp av funktionen @mention
Ange ett förfallodatum för slutförande
Minimalisten
En stol. Ett skrivbord. En bärbar dator. Inget annat. Minimalisten ignorerar allt oväsentligt för att fokusera på att få jobba produktivt i fred.
Strategi:
Få Dropbox att spegla din livsstil. Arkivera röran och håll bara det väsentliga nära till hands.
Så organiserar du ett arkiv:
Att arbeta på ett projekt för kunder, sortera igenom foton eller lagra viktiga dokument skapar mycket digital röra. Istället för att ha allt på en delad plats, separera din Dropbox i mapparna "Arbetande" och "Arkiv". På så sätt kan du säkerställa att du alltid har tillgång till dina filer utan att behöva se dem alla. Lagra stora mängder osorterade foton eller videor i Arkiv innan du väljer vad du vill flytta till Arbetar. Eller lagra oanvända versioner av projekt i arkivet som du kan komma åt senare för att omarbeta för ett annat ändamål.
Go Gettern
YOLO. Om du har ett mål kommer ingenting att kunna stoppa dig från att nå dit. Att få saker gjorda och få dem gjorda rätt är det som räknas.
Strategi:
Eftersom du redan har koll på allt kan du spara tid genom att skapa delade samarbetsmappar som håller alla andra organiserade.
Skapa delade samarbetsmappar:
Tänk på att dela en mapp som att dela din arbetsyta, men utan att vara i vägen för varandra. Först, organisera allt som du vill ha det, med alla dina projektfiler på en central plats. När du sedan delar den kan alla medlemmar i mappen göra ändringar direkt, vilket sparar tid för alla och uppmuntrar samarbete.
Prokrastineraren
Klockan är 03:00 och du läser i detta nu den där artikeln din kompis skickade till dig för en månad sedan. Bättre sent än aldrig. Det blir alltid gjort, men vanligtvis precis innan det är för sent.
Strategi:
Du väntar ändå till sista minuten – ingen idé att försöka ändra på detta. Låt istället den sista minuten räknas genom att effektivisera din produktivitet.
Använd produktivitetsverktyg:
Dropbox uppsättning produktivitetsverktyg låter dig få mer gjort på kortare tid. Använd Dropbox Paper för att skapa och hantera gemensamma dokument. Gör redigeringar, tilldela uppgifter, ge feedback och mer i realtid på din tid. Använd Dropbox Sign för att hantera alla dina behov av dokumentsignering på ett lagligt och omedelbart sätt. Det finns ingen anledning att frenetiskt springa till postkontoret för att skicka ett onboarding-dokument. Och slutligen, använd Dropbox mobilapp för att skanna dokument, ta bilder och lämna feedback när du är på språng. Det finns ingen anledning till att du inte kan kommentera en videoredigering medan du står i kö i mataffären.
Perfektionisten
Noll olästa e-postmeddelanden. Datorns skrivbord är rent. Allt är på sin rätta plats, och det är så du vill ha det – perfekt.
Strategi:
När du organiserar allt med en genomtänkt struktur är innehållet lättare att hitta när du behöver det.
Exakt mappnamngivningsstruktur:
Skapa ett enhetligt och genomtänkt mappnamngivningssystem och håll dig till det. För de flesta arbetsflöden är en bra startpunkt kärnmappar uppdelade efter år som innehåller undermappar per månad. I dessa undermappar kan du ha mappar med klientnamn och sedan namn på specifika jobb. På så vis kan du om flera år fortfarande hitta specifikt innehåll snabbt och effektivt.
Kaosaren
36 789 olästa e-postmeddelanden. Du har bra idéer och arbetar hårt men... kan behöva lite hjälp ibland. Du liknar multitaskaren, men kaoset har en förmåga att ta över.
Strategi:
Automatisera så mycket som möjligt. Låt Dropbox hantera allt det repetitiva så att du kan fokusera på helheten.
Automatiserade mappar och kamerarulle:
Med Dropbox automatisering kan du skapa mappar som automatiskt utför specifika uppgifter för de filer du lägger till i dem. Mappen kommer att byta namn på, sortera, tagga eller konvertera alla filer som läggs till. En annan automatiserad uppgift som du kan låta Dropbox hantera är kamerauppladdningar. När denna lösning är aktiverad kopieras dina foton automatiskt till molnet när du kopplar in din kamera, ditt SD-kort, din smarttelefon eller din surfplatta. Du kan ställa in kamerauppladdningar så att de automatiskt byter namn på filer till åååå-mm-dd hh.mm.ss.jpg när du kopierar till Dropbox, så att det inte blir en jättelik, överväldigande röra när du gör val.
Organisera dig!
Jag pratar med dig, Prokrastineraren. Att läsa om hur Dropbox kan hjälpa till med organisationen är en sak, men nu måste du sätta igång. Börja med att långsamt introducera strategin för din personlighetstyp, ett verktyg i taget. När du väl ser hur mycket enklare ditt liv blir vill du förmodligen också kolla in de andra strategierna. Sluta fundera och börja organisera!
