Vad är registerhantering?
Registerhantering, även känt som registerföring, är som namnet antyder processen i vilken du organiserar och säkrar en organisations dokumentation. För företag bör denna process löpa under hela företagets livscykel, vilket innebär att de lagrade dokumenten kan återspegla verksamhetens historia. Registerhantering handlar dock om mer än att bara fylla på ett arkivskåp. Framgångsrik registerhantering bör vara en process som inbegriper klassificering, skapande och mottagande och underhåll av poster. Säker kassering eller radering av en organisations register bör också vara en del av registerhanteringsprocessen.
För alla följande dokument kan arkivering av en registeransvarig vara en bra idé:
Pappersdokument eller andra offlinehandlingar
Digitala dokument
Avtal
Rapporter
Revisioner
Certifikat
E-postmeddelanden och meddelanden på sociala medier
Videor
Företag ansamlar denna dokumentation regelbundet. Det är just därför det är så viktigt att ha en tillsynsprocess på plats som kan sortera vetet från agnarna och spara betydelsefulla poster i de viktigaste registren. Dropbox fungerar som en värdefull modern uppdatering av det traditionella registret. Det slutar dock inte med att bara trycka på spara. Dessa filer måste underhållas, så du hanterar inte bara nya inkommande objekt utan även det som redan arkiverats.
Varför behöver företag använda registerhantering?
Bortsett från allmänna administrativa skäl finns det några andra viktiga anledningar för ett företag att börja med registerhantering. De kan inte bara förhindra att ni hamna i trubbel – om ni någon gång skulle anklagas för något olagligt kan de också bli vägen ut. Ni ska inte heller förutsätta att inaktiva register inte längre är viktiga. Här är bara några av de registertyper som måste efterleva vissa fastställda lagringsperioder i USA:
IRS
Viktigast för företag i USA. Amerikanska skatteverket kräver register över era skattetransaktioner. Ni bör eftersträva att spara dessa viktiga dokument i minst fyra år.
Fair Labor Standards Act
FLSA kommer att ha olika lagar för olika typer av löneuppgifter. Generellt sett bör en lagringsperiod på minst tre år vara tillräcklig.
Personalregister
Spara dessa register i minst sex år efter att din anställd slutat. Detta är viktigt som bevis på att de faktiskt arbetade på ditt företag, men kan också hjälpa dig att få referenser när du begär det. Om en anställd vill vidta åtgärder mot dig måste du också åberopa dessa register.
Rekryteringsfiler
Alla filer som rör anställning av en medarbetare bör sparas i cirka tre år. Kommissionen för lika möjligheter i anställning kommer att kräva att dessa register sparas i minst ett år.
Annat
Det finns också mindre skrämmande handlingar du bör spara för den egna sinnesfridens skull. Kvitton på betalda elräkningar, välkomstmejl för ny programvara och spontanjobbansökningar kan alla vara bra att spara.
Så konfigurerar du ett registerhanteringssystem
Det finns viktiga saker att tänka på innan du sätter igång och skapar ett registerhanteringssystem. Det är en företagsomfattande process som kommer att kräva någon vid rodret samt grundutbildning för hela teamet. Ett framgångsrikt registerhanteringssystem kräver:
En senior medarbetare som ansvarar för registerhanteringen
Detta bör inte vara en slentrianuppgift för vem som helst på HR-avdelningen, utan en senior medarbetare ska äga denna process helt. Registerhantering är lika viktigt som ekonomin, och du skulle inte förvänta dig att någon ställer upp och ”pillar lite” med ekonomin – istället ska du låta en engagerad teammedlem fungera som dokumentchef och ledande arkivarie.
Beslut kring hur, när och vilka register som ska föras
Kom överens med senior personal och med input från resten av teamet vilka viktiga register som behöver föras. Välj hur lång lagringsperioden ska vara och bestäm även hur handlingar ska raderas i slutet av deras livscykel. Tidsperioden ni sparar dokument kan variera beroende på typ. Till exempel bör inkorporeringspapper finnas i era permanenta register, men du kan radera anställdas löneuppgifter efter några år.
Budget för elektronisk registerhantering
Digitala dokument utgör sannolikt huvuddelen av företagets administration och korrespondens, och för att skydda allt detta måste ni vända er till informationsteknik. Software as a Service-modeller innebär att ett registerhanteringsprogram inte bara är en engångsavgift, utan en löpande månatlig prenumeration. Se till att ni budgeterar för detta.
Ta höjd för utbildning och ständig övervakning
Vem som helst i er verksamhet kan behöva åtkomst till register, och de bör vara en viktig del av er enda sanningskälla. Så ditt team behöver utbildas i hur man får tillgång till och hanterar dokument på ett ansvarsfullt sätt som en del av ett dokumenthanteringsprogram. Det här är trots allt några av ditt företags viktigaste dokument, så du måste upprätthålla datastyrning och införa en policy för dokumenthantering.
Du måste också fortsätta övervaka det här systemet, särskilt för digitala dokument, för att säkerställa att det inte sker någon obehörig användning eller oavsiktlig radering, så att du alltid kan vara beredd att utföra en filåterställning innan det är för sent. Katastrofåterställning bör också övervägas, till exempel om din affärsverksamhet drabbas av ett internetvirus.
Andra saker att tänka på
Om ditt företag utför en offentlig funktion, som allmännyttiga tjänster, kan dina viktiga register omfattas av informationsfrihetslagen som reglerar federala register. Det innebär att vissa delar av din registerföring kan behöva vara tillgängliga som offentliga register. Se till att du har lagt till denna möjlighet i dina processer när du börjar införa bokföring i din organisation.
Att välja en lösning för registerhantering i företaget
Att ha ett bra digitalt registerhanteringssystem är kärnan i registerhanteringsprocessen. Dropbox är en kraftfull fillagringslösning som är perfekt för registerhantering, och erbjuder alla verktyg du behöver för att säkert lagra filer, plus många fler funktioner som gör era övergripande arbetsflöden och er informationshantering enklare.
Du kan också flytta dina pappersdokument till ditt digitala arkiv med enkel dokumentskanning. Dra nytta av avancerade teamkontroller, lösenordsskydd och tidsbegränsad åtkomst för förstklassig säkerhet och informationshantering. Ännu bättre är att ni med tillägget för utökad versionshistorik kan återställa ändrade eller raderade filer i upp till 10 år.
Med Dropbox kan du vara säker på att era register är helt säkra utan att vara dolda eller otillgängliga för auktoriserade användare.
Informationen ovan är inte avsedd som juridisk rådgivning. Vi rekommenderar att du konsulterar en advokat om du har juridiska frågor.
