BioscienceLA ก้าวไปอีกขั้นเมื่อได้ทำตามเป้าหมายอย่างเต็มที่

ความท้าทาย: ความต้องการการแบ่งปันและการจัดเก็บที่ปลอดภัย

BioscienceLA ก่อตั้งขึ้นในปี 2018 โดยเป็นองค์กรที่สร้างความเปลี่ยนแปลงด้านนวัตกรรมให้กับวงการชีววิทยาศาสตร์และวงการนวัตกรรมสุขภาพในเขตพื้นที่เมืองลอสแอนเจลิส โดยสร้างโอกาสมากขึ้นสำหรับการระดมทุน พื้นที่ทำงาน บุคลากร รวมถึงการสื่อสารและการสร้างการรับรู้ องค์กรไม่แสวงผลกำไรซึ่งดำเนินงานอย่างอิสระแห่งนี้ทำหน้าที่สนับสนุนให้ระบบนิเวศด้านชีววิทยาศาสตร์ของลอสแอนเจลิสแข็งแกร่ง มีการทำงานร่วมมือกันอย่างเหนียวแน่น ครอบคลุมทุกภาคส่วนในกลุ่มชีววิทยาศาสตร์ของแคลิฟอร์เนียตอนใต้ ทางองค์กรหันมาใช้ DocSend เพื่อแบ่งปันข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนอย่างปลอดภัยกับเหล่าสมาชิกคณะกรรมการ เผยแพร่ข้อมูลโปรแกรมให้กับผู้เข้าร่วมโปรแกรม และดำเนินข้อตกลงความร่วมมือกับเหล่าองค์กรที่เข้าร่วม

ก่อนที่จะใช้ DocSend นาย David J. Whelan ซีอีโอของ BioscienceLA ได้ระบุว่าองค์กรนี้เคยแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนกับคณะกรรมการบริหารผ่านทางไฟล์แนบอีเมล "เราต้องการวิธีที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นในการแบ่งปันข้อมูลทางการเงินและกลยุทธ์ที่ละเอียดอ่อนกับคณะกรรมการบริหารของเรา ไฟล์แนบอีเมลอาจสูญหายหรือเปิดบนมือถือได้ยาก ดังนั้นจึงต้องมีวิธีที่ดีกว่านี้" Dave กล่าว

วิธีแก้ปัญหา: วิธีที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นในการจัดเก็บและแบ่งปันการสื่อสารกับคณะกรรมการบริหารขององค์กรไม่แสวงผลกำไรภายนอก

Dave หันมาใช้แพลตฟอร์มการแบ่งปันเอกสารที่ปลอดภัยของ DocSend เพื่อกระจายข้อมูลการสื่อสารกับคณะกรรมการบริหารขององค์กร รวมถึงการปฐมนิเทศเตรียมความพร้อมให้กับผู้เข้าร่วมโปรแกรมการฝึกงานใหม่

เมื่อ Dave เข้ามารับตำแหน่งซีอีโอของ BioscienceLA ในตอนแรก เขาอยากดูแลให้มั่นใจว่าทีมของเขาสามารถทำงานร่วมกันจากระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในฐานะผู้ที่นำ Dropbox มาใช้เป็นคนแรกๆ Dave รู้ดีว่านี่เป็นโซลูชันที่เหมาะสมในการนำความสามารถด้านการซิงค์ไฟล์บนคลาวด์และความสามารถด้านพื้นที่จัดเก็บข้อมูลมาใช้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างแผนโปรแกรม แผนการเงิน หรือบันทึกภายใน Dave และองค์กรของเขาก็ใช้ Dropbox ในการจัดเก็บไฟล์ภายในทั้งหมดไว้อย่างปลอดภัย เพื่อให้พวกเขาทุ่มเทไปกับภารกิจขององค์กรได้อย่างต่อเนื่อง "เราทำงานได้ง่ายมากเมื่อสามารถเข้าถึงเอกสารแผนงานที่เราสร้างขึ้นใน Dropbox ได้จากทุกที่ เรากำลังจะเปิดสำนักงานใหม่ในคัลเวอร์ซิตี้ การที่สามารถเข้าถึงไฟล์ของเราได้อย่างปลอดภัยในขณะเดินทางจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเรา"

เมื่อต้องแบ่งปันข้อมูลกับบุคคลภายนอกองค์กรของเขา Dave อยากที่จะมั่นใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดจะได้รับการปกป้อง โดย Dave ต้องการปกป้องไฟล์ที่ละเอียดอ่อนซึ่งเขาแบ่งปันกับคณะกรรมการบริหารขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรให้มากเป็นพิเศษ "ผมแบ่งปันเอกสารการนำเสนอและข้อมูลการเงินกับเหล่าสมาชิกคณะกรรมการของเราทั้งก่อนและหลังการประชุม ผมจึงต้องการมอบการป้องกันเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารเหล่านี้จะไม่ตกไปอยู่ในมือของผู้ที่ไม่พึงประสงค์" Dave กล่าว

แม้ว่าบุคคลที่สามจะเข้าถึงโซลูชันการแบ่งปันเอกสารอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย แต่ Dave สามารถปกป้องเอกสารที่ละเอียดอ่อนของเขาได้โดยการเพิ่มรหัสผ่านและกำหนดให้ใช้ที่อยู่อีเมลเพื่อเข้าถึง PowerPoint, PDF, เอกสาร Excel และเอกสาร Word ที่เขาแบ่งปันใน DocSend

การอัปเดตข้อมูลการสื่อสารกับคณะกรรมการบริหารอย่างราบรื่น

ก่อนหน้านี้ Dave เคยใช้วิธีการส่งวาระการประชุมเป็นไฟล์แนบให้กับเหล่าสมาชิกคณะกรรมการ “การส่งเอกสารเหล่านี้เป็นไฟล์แนบนั้นไม่ยั่งยืนสำหรับเรา เพราะบางครั้งผมจำเป็นจะต้องทำการอัปเดตวาระการประชุมการและไม่ต้องการให้เวอร์ชันที่อัปเดตสูญหาย” Dave กล่าว เพื่อให้การสื่อสารกับเหล่าสมาชิกคณะกรรมการกระชับได้ใจความ Dave จึงหันมาใช้ DocSend ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายยิ่งกว่าในการอัปเดตเอกสารเบื้องหลังอย่างราบรื่น โดยที่ไม่ต้องย้อนกลับไปอัปเดตลิงก์เดิม "นี่เป็นวิธีการสื่อสารกับสมาชิกคณะกรรมการของเราด้วยความเคารพมากยิ่งขึ้น เราสามารถใช้ DocSend เข้าไปแก้ไขหรือทำการอัปเดตใดๆ อยู่เบื้องหลังได้อย่างง่ายดาย โดยที่ไม่ต้องแจ้งให้ทุกคนทราบ" Dave กล่าว

ผู้เข้าร่วมโปรแกรมปฐมนิเทศกำลังใช้งานห้องข้อมูลเสมือน

เพื่อสานต่อพันธกิจในการส่งเสริมศักยภาพและอัตราความก้าวหน้าของนวัตกรรมในสาขาชีววิทยาศาสตร์ BioscienceLA จึงได้จัดตั้งโปรแกรมฝึกงาน BioFutures Internship Program ขึ้นมา ซึ่งทำหน้าที่เปิดโอกาสให้นักศึกษาที่มาจากภูมิหลังอันด้อยโอกาสได้รับโอกาสในการฝึกงานแบบมีเงินอุดหนุนกับองค์กรด้านชีววิทยาศาสตร์ในเขตพื้นที่ลอสแอนเจลิส

เมื่อบริษัทใดตกลงที่จะรับนักศึกษาฝึกงาน บริษัทที่เข้าร่วมโปรแกรมจะได้รับ DocSend Spaces ที่เป็นของตนเอง ซึ่งจะมีเอกสารเกี่ยวกับโปรแกรมและสัญญาการเข้าร่วมอยู่ในนั้น นอกจากนี้ นักศึกษาฝึกงานยังจะได้รับ Space แบบกำหนดเองพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมของแต่ละคนอีกด้วย โดยพอร์ทัลเนื้อหาจะมีทุกสิ่งที่พาร์ทเนอร์จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับโปรแกรมฝึกงานนี้ ซึ่งรวมถึงกำหนดการและความรับผิดชอบต่างๆ การใช้ DocSend Spaces ช่วยป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายและสร้างประสบการณ์ที่ปรับแต่งให้เหมาะกับผู้ใช้มากยิ่งขึ้น ทั้งกับองค์กรที่ร่วมเป็นพาร์ทเนอร์แต่ละแห่งและนักศึกษาฝึกงานแต่ละคน DocSend ช่วยให้ BioScienceLA วางกระบวนการปฐมนิเทศและสร้างประสบการณ์โดยรวมของโปรแกรมที่เป็นระบบระเบียบแก่องค์กรที่ร่วมเป็นพาร์ทเนอร์และเหล่านักศึกษาฝึกงานได้อย่างง่ายดาย

การดำเนินข้อตกลงความร่วมมือด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocSend

ด้วยคุณสมบัติลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocSend บริษัทพาร์ทเนอร์ที่เข้าร่วมโปรแกรมฝึกงานของ BioscienceLA จึงสามารถลงนามในข้อตกลงความร่วมมือได้อย่างง่ายดาย ในทำนองเดียวกัน เมื่อนักศึกษาฝึกงานได้รับการตอบรับให้เข้าร่วมโปรแกรมแล้ว นักศึกษาผู้เข้าร่วมแต่ละคนก็จะลงนามสัญญาข้อตกลงของตนใน DocSend ทั้งนักศึกษาและพาร์ทเนอร์สามารถตรวจสอบเอกสารปฐมนิเทศทั้งหมดซึ่งระบุความรับผิดชอบของตนในโปรแกรมดังกล่าวได้อย่างง่ายดาย รวมถึงลงนามในข้อตกลงการเข้าร่วมได้โดยใช้คุณสมบัติลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocSend ซึ่ง Dave ก็ประหยัดเวลาด้วยการลากและวางช่องลายเซ็นที่กำหนดเองใน DocSend เพื่อเก็บรวบรวมข้อตกลงการเข้าร่วมที่ลงนามแล้ว