วิธีการทำให้กระบวนการทำงานเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติและประหยัดเวลา

การทำให้กระบวนการทำงานเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ คือการเพิ่มประสิทธิภาพงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน เช่น การสร้าง การแก้ไข การอนุมัติ การแจกจ่าย หรือการจัดเก็บเอกสาร หากนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการทำงานเหล่านี้ คุณจะทำงานได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ด้วยระบบอัตโนมัติในการจัดการเอกสาร คุณจะได้รับประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น ข้อผิดพลาดน้อยลง และการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นยิ่งขึ้น ทำให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญกว่า นั่นก็คือเนื้อหาของเอกสาร สนใจ? เรียนรู้วิธีที่ Dropbox สามารถช่วยในการทำให้กระบวนการทำงานเอกสารของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ

เหตุใดจึงควรใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดการเอกสาร?

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในกระบวนการสำคัญๆ เช่น การจัดการสัญญา การจัดการเอกสาร หรือการผลิตเนื้อหา

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างขั้นตอนการทำงานของเอกสาร และวิธีที่การนำระบบอัตโนมัติมาใช้จะช่วยเพิ่มประโยชน์ให้กับขั้นตอนเหล่านั้น:

• การจัดการสัญญา— จัดการเอกสารทางกฎหมาย การอนุมัติ และการลงนามได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• การจัดการเอกสาร— จัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการทำผิดพลาด
• การผลิตเนื้อหา—จัดระเบียบร่าง แก้ไข และจัดการการเผยแพร่ได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

การทำให้กระบวนการทำงานเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติสามารถเป็นประโยชน์ต่อสำนักงานกฎหมาย แผนกทรัพยากรบุคคล หรือบริษัทด้านการตลาดและการโฆษณา แต่ก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ในทุกสาขาอาชีพ

มันไม่ใช่ไม้กายสิทธิ์ที่จะทำงานแทนคุณ แต่การทำให้ขั้นตอนการทำงานบางส่วนเป็นไปโดยอัตโนมัติจะช่วยประหยัดเวลาและแรงงานได้ 

วิธีการทำให้กระบวนการทำงานเอกสารของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ

นี่คือขั้นตอนพื้นฐานสำหรับการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ

• ระบุความต้องการของขั้นตอนการทำงาน: เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์งานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร มองหาการกระทำซ้ำๆ และปัญหาคอขวดในการสร้างเอกสาร การตรวจสอบ การอนุมัติ และขั้นตอนอื่นๆ ในกระบวนการทำงาน ตัวอย่างเช่น สัญญาที่ต้องมีการลงนามอนุมัติจากหลายคน
• วางแผนขั้นตอนการทำงาน: ระบุขั้นตอนทั้งหมด รวมถึงผู้ที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอน การดำเนินการที่จำเป็น ความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอน และขั้นตอนที่สำคัญ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการทำงานอาจกำหนดเส้นทางการย้ายข้อมูลพนักงานตั้งแต่ขั้นตอนการรับเข้าทำงานจนถึงขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน
• ประเมินและเลือกเครื่องมือ: ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ แต่ควรเลือกเครื่องมือที่สอดคล้องกับเป้าหมายของขั้นตอนการทำงาน หากคุณต้องการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือแพลตฟอร์มที่รองรับไฟล์ได้หลายประเภท Dropbox เป็นตัวเลือกที่ดีที่สามารถรักษาความปลอดภัยของไฟล์สำคัญได้ด้วย
• ตั้งค่าระบบอัตโนมัติ: ในเครื่องมือที่คุณเลือกใช้ ให้ตั้งค่าระบบอัตโนมัติ ซึ่งอาจรวมถึงเทมเพลต (เหมาะสำหรับแบบฟอร์มหรือใบแจ้งหนี้) หรือการแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตไฟล์ คุณสามารถสร้างการแจ้งเตือนสำหรับการอนุมัติเอกสารเพื่อให้ระบบส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติได้เช่นกัน
• ฝึกอบรมทีม: ระบบอัตโนมัติจะใช้งานได้ผลก็ต่อเมื่อทุกคนรู้วิธีใช้เครื่องมือเหล่านั้น ฝึกอบรมทีมงานของคุณเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานใหม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจบทบาทของตนเอง สิ่งนี้จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น สร้างความมั่นใจในเครื่องมือ และเพิ่มประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เมื่อเราได้เรียนรู้พื้นฐานไปแล้ว ตอนนี้เรามาสำรวจวิธีการต่างๆ ที่ Dropbox สามารถช่วยทำให้กระบวนการทำงานเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติสำหรับทีมของคุณกัน

วิธีปฏิบัติในการใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดการเอกสาร

เอกสารทางกฎหมาย

สำหรับสำนักงานกฎหมาย การทำให้กระบวนการทำงานด้านเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติหมายถึงการประหยัดเวลาได้อย่างมาก ในกรณีนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Dropbox ถือเป็นข้อได้เปรียบอย่างมากในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอัตโนมัติ มีประโยชน์ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมายอย่างรวดเร็ว และช่วยให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปอย่างรวดเร็ว

คุณสมบัติการแบ่งปันไฟล์ที่ปลอดภัยใน Dropbox ยังช่วยรับประกันการเก็บรักษาความลับและความสมบูรณ์ของเอกสารทางกฎหมายของคุณ ดังนั้นจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตอีกต่อไป
 

การผลิตเนื้อหา

สำหรับบริษัทด้านการตลาดและการโฆษณา การใช้ระบบอัตโนมัติสามารถทำให้การสร้างเนื้อหาในปริมาณมากง่ายขึ้นมาก—และยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับสถานการณ์ที่มีกำหนดส่งงานบรรณาธิการที่กดดันอีกด้วย

ฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Dash สามารถสร้างบทสรุปเนื้อหาที่รวดเร็วและแม่นยำได้ วิธีนี้สามารถช่วยเร่งกระบวนการแก้ไขในขั้นตอนการทำงานของคุณได้ ตัวอย่างเช่น บรรณาธิการอาจดูบทสรุปของบทความ 10 ชิ้นเพื่อตรวจสอบว่าบทความเหล่านั้นตรงกับข้อกำหนดโดยรวมหรือไม่ หรือแม้กระทั่งใช้เพื่อระบุส่วนต่าง ๆ ในบทความแต่ละชิ้นที่ต้องปรับปรุงแก้ไข

Dropbox ยังมีฟีเจอร์การทำงานร่วมกันด้านเนื้อหา เช่น การแก้ไขแบบเรียลไทม์ และการควบคุมเวอร์ชันที่ใช้งานง่าย ซึ่งช่วยให้การจัดการแก้ไขง่ายขึ้น และช่วยให้ทีมขนาดใหญ่ทำงานได้ตามแผน

หากคุณต้องการเปลี่ยนกระบวนการทำงานด้านเอกสารของคุณเป็นแบบอัตโนมัติและประหยัดเวลา Dropbox คือตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม เครื่องมืออันทรงคุณค่านี้อัดแน่นไปด้วยคุณสมบัติอันทรงพลังอื่นๆ อีกมากมายที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น

ใช้ Dropbox เพื่อทำให้กระบวนการจัดการเอกสารของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ

แม้เพียงเล็กน้อย การประหยัดเวลาที่ได้จากการใช้ระบบอัตโนมัติในขั้นตอนการจัดการเอกสารก็ถือเป็นความก้าวหน้าอย่างมาก มันช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และส่งเสริมการทำงานร่วมกันด้วย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับแบบฟอร์มหรือสัญญา เอกสารสำคัญ หรือการผลิตเนื้อหาในปริมาณมาก

ลองใช้ Dropbox เพื่อนำเทคนิคการทำงานอัตโนมัติที่เราได้พูดถึงไปใช้จริง คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในเบื้องหลัง ทั้งหมดนี้ได้จากเครื่องมือเดียว พร้อมด้วยประโยชน์ด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ อีกมากมาย