สมมุติว่าคุณเป็นนักคิดเชิงสร้างสรรค์ที่ใช้แนวทางการมอง “ภาพรวม” เพื่อวางกลยุทธ์ของโครงการ ในทางกลับกัน เพื่อนร่วมงานของคุณนั้นเก่งเรื่องการประมวลผลตัวเลขและการจดจ่อกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวันมากกว่า
หากคุณได้รับโอกาสให้ใช้จุดแข็งของตนเองตลอดการดำเนินโครงการ นี่อาจเป็นการผสมผสานที่นำไปสู่ความสำเร็จ แต่จะเป็นอย่างไรหากคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณหยุดสื่อสารกันหรือทำงานด้วยประสิทธิภาพที่ลดลงจากเมื่อก่อนโดยปล่อยให้อีกฝ่ายรับภาระไป ก็คงมีคนเริ่มหมดขวัญกำลังใจ และคุณภาพงานก็คงจะเริ่มแย่ลง
การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิผลนั้นยากกว่าที่คิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมประกอบด้วยผู้คนที่มาจากต่างสาขาอาชีพและต่างประสบการณ์กัน แต่ด้วยเครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสม คุณจะสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมสนับสนุนซึ่งกันและกัน และดึงเอาศักยภาพที่ดีที่สุดของแต่ละคนออกมาได้
แล้วคุณจะส่งเสริมการทำงานเป็นทีมในหมู่เพื่อนร่วมงานได้อย่างไรกันล่ะ ก่อนที่เราจะอธิบายถึงคุณลักษณะสำคัญของทีมที่ยอดเยี่ยมและวิธีที่จะได้มาซึ่งคุณลักษณะเหล่านั้น เรามาทบทวนความสำคัญของการทำงานเป็นทีมกันก่อนดีกว่า
เหตุใดการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ
พูดกันตามตรง การทำงานกับกลุ่มคนไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป เมื่อสมาชิกในทีมไม่มีเป้าหมายร่วมกันหรือไม่รู้สึกไว้วางใจกัน คุณอาจรู้สึกได้ว่าการทำงานนั้นไม่เป็นน้ำหนึ่งใจเดียว และอาจรู้สึกว่าแรงจูงใจในการทำงานให้เสร็จทันเวลาและมีประสิทธิภาพนั้นลดน้อยถอยลง
ในทางกลับกัน ทีมที่ทำงานร่วมกันได้ดีนั้นไม่เพียงแต่ทำงานให้เสร็จลุล่วงและทันตามกำหนดเวลาราวกับฟันเฟืองที่หมุนเคลื่อนไปพร้อมกันเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกผูกพันภักดีและเป็นส่วนหนึ่งของทีมอีกด้วย ด้วยเหตุนี้ สมาชิกแต่ละคนในทีมจึงรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่าและมีส่วนร่วมในงานของตน
นอกจากนี้ การทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพยังมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้
ให้โอกาสในการเรียนรู้และการพัฒนาเพิ่มเติม
ส่งเสริมประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความคิดสร้างสรรค์
เพิ่มพูนความรับผิดชอบ ขวัญกำลังใจของทีม และแรงจูงใจในการทำโครงการให้ประสบความสำเร็จ
นำแนวทางและมุมมองใหม่ๆ มาสู่โครงการและข้อคิดเห็น
ส่งเสริมการทำงานอย่างเป็นหนึ่งเดียวที่ทุกคนร่วมมือกันเพื่อบรรลุเป้าหมายของทีม
ทีมที่ดีที่สุดนั้นไม่ได้เกิดขึ้นเอง และไม่ได้เกิดขึ้นเพียงชั่วข้ามคืน การจะมีทีมที่ดีได้ต้องใช้เวลา ความอดทน และความยินยอมพร้อมใจจากสมาชิกในทีมทุกคนในทุกระดับ เรามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพในที่ทำงานกัน
คุณลักษณะสำคัญ 5 ประการของทีมที่มีประสิทธิภาพ
มีคุณสมบัติทั่วไปในสภาพแวดล้อมการทำงานหลากหลายประการด้วยกันที่ช่วยสร้างและสนับสนุนให้เกิดทีมที่มีพลัง แข็งแกร่ง และมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญ 5 ประการของการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพ
1. ความรับผิดชอบและเป้าหมายที่กำหนดไว้ชัดเจน
ทุกบทบาทในทีม รวมถึง “ผู้นำ” ที่ได้รับมอบหมาย หากจำเป็น จะต้องได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจนโดยคำนึงถึงจุดแข็งของสมาชิกแต่ละคน ทีมของคุณน่าจะประกอบด้วยทักษะหลากหลายที่ควรนำมาพิจารณาเมื่อมอบหมายงานและความรับผิดชอบต่างๆ
ลองนึกถึงการทำโครงงานแบบกลุ่มที่โรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย มีใครคนใดคนหนึ่งที่แบกรับภาระงานมากกว่าคนอื่นๆ ในทีมบ่อยแค่ไหน เมื่อแน่ใจได้ว่าทุกคนเข้าใจบทบาทของตนในทีมและปริมาณงานที่คาดไว้ คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงความไม่สมดุลประเภทนี้ได้ โครงสร้างในทีมควรสนับสนุนให้เกิดพลังเชิงบวก ไม่ใช่ความไม่พอใจหรือพฤติกรรมที่ทำร้ายตัวเองและคนรอบข้าง
เมื่อสมาชิกแต่ละคนในทีมรู้สึกสบายใจกับเป้าหมายส่วนตัวและความรับผิดชอบของตนเอง รวมถึงสิ่งที่ทีมกำลังทำงานร่วมกันให้สัมฤทธิ์ผล พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะอยากให้ทีมประสบความสำเร็จ และรู้สึกมีพลังที่จะสร้างสรรค์ผลงานที่ดีที่สุดของตนออกมา
เพื่อส่งเสริมให้เกิดสิ่งนี้ขึ้น ให้ใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันในการมอบหมายงาน และสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำซึ่งมีวันครบกำหนดให้กับทีมเพื่อให้ทุกคนทำงานตามแผนที่วางไว้
2. การทำงานร่วมกันและการสนับสนุน
การทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่การลงแรงร่วมกันให้งานสำเร็จและบรรลุผลลัพธ์ของโครงการหรือกระบวนการเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานเมื่อเกิดปัญหาหรืออุปสรรค และในทางกลับกันก็เกี่ยวข้องกับการให้ความช่วยเหลือและการสนับสนุนเมื่อจำเป็น
พฤติกรรมของทีมที่ทำงานแบบร่วมมือกันนั้นจะกระตุ้นให้เกิดสิ่งใหม่ๆ ผ่านการแลกเปลี่ยนทรัพยากร ความเชี่ยวชาญ และไอเดียด้วยความเต็มใจ กระบวนการต่างๆ ในการบริหารจัดการโปรเจ็กต์ การตัดสินใจ และการแก้ปัญหาจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อสมาชิกในทีมสามารถใช้มุมมองและความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกันในการหาวิธีแก้ปัญหา ไม่ใช่แค่รอผู้นำหรือผู้บริหารเท่านั้น
Dropbox ช่วยให้คุณนำไฟล์ เครื่องมือ และสมาชิกในทีมมารวมกันอยู่ในพื้นที่ทำงานเดียวที่สะดวกครบครัน โดยสามารถแชร์ได้ทุกอย่าง ตั้งแต่แม่แบบเพื่อระดมความคิด ไปจนถึงวิดีโอต่างๆ อีกทั้งยังสามารถเข้าถึงไฟล์สำคัญ และสื่อสารผ่านเครื่องมือที่เชื่อมต่อกันอย่าง Slack และ Zoom ได้โดยไม่ต้องออกจาก Dropbox
3. การสื่อสารที่จริงใจและเปิดเผย
เมื่อสื่อสารแบบมีประสิทธิภาพก็จะก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีมแบบมีประสิทธิภาพ ซึ่งก็หมายถึงการตั้งใจฟังอย่างกระตือรือร้น และการไม่กลัวที่จะตั้งคำถามเกี่ยวกับการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อทีมของคุณ นอกจากนี้ ยังหมายถึงการที่คุณและสมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจที่จะให้และรับคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์เมื่อถึงเวลาจำเป็นอีกด้วย
สมาชิกทุกคนในทีมควรรู้สึกว่าความคิดเห็นของตนมีความสำคัญและได้รับการรับฟังจากกลุ่มคนในระดับที่กว้างขึ้น หากใครบางคนในตำแหน่งระดับจูเนียร์ต้องการเสนอให้ทดลองนำวิธีการที่แตกต่างออกไปมาใช้ในโครงการ เพื่อนร่วมงานที่อาวุโสกว่าก็ควรรับฟัง และให้การสนับสนุนเพื่อทำให้ไอเดียเหล่านั้นเป็นจริงหากเป็นไปได้
เครื่องมือเช่น Slack ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับทีมงานของคุณได้แบบเรียลไทม์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน
4. การแก้ปัญหาความขัดแย้ง
กำหนดเวลาที่สำคัญกำลังใกล้เข้ามา แต่ทีมของคุณทำงานได้ล่าช้ากว่ากำหนด ความตึงเครียดอยู่ในระดับสูง ในสถานการณ์นี้ สิ่งที่ทำให้ทีมประสิทธิภาพสูงแตกต่างจากทีมประสิทธิภาพต่ำคือวิธีจัดการกับความตึงเครียดนี้
การไม่เห็นด้วยกับคนอื่นๆ ในทีมของตนเองบ้างเป็นครั้งคราวนั้นเป็นเรื่องธรรมดา แต่การทำงานเป็นทีมจะเริ่มมีความแตกแยกหากเกิดความขัดแย้งขึ้นแล้วไม่ได้ตระเตรียมวิธีการแก้ไขเอาไว้เลย ซึ่งเป็นปัญหาที่ทีมที่ทำงานระยะไกลต้องเผชิญบ่อยครั้ง การซ่อมแซมรอยร้าวในทีมแบบกระจายตัวนั้นอาจทำได้ยากยิ่งขึ้น เนื่องจากคุณไม่สามารถพึ่งพาข้อมูลเชิงลึกแบบอวัจนภาษาและแบบอาศัยบริบท เช่นเดียวกับในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเห็นหน้ากันได้
หากการทะเลาะเบาะแว้งกันเองและความขุ่นเคืองที่เก็บงำเอาไว้เริ่มก่อให้เกิดปัญหาในทีม สิ่งสำคัญคือต้องระบุและจัดการกับปัญหานั้น
ทีมที่มีประสิทธิภาพจะเข้าใจถึงความสำคัญของการรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง การค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะกับทั้งทีมไม่ใช่แค่กับเฉพาะตัวบุคคล และการหาทางประนีประนอมหากจำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เก็บบันทึกรายงานการประชุมไว้ และร่วมกันวางแผนการดำเนินการที่ทุกคนในทีมสามารถใช้เพื่ออ้างอิงได้เมื่อจำเป็น
5. การให้ความไว้วางใจและความเคารพ
เมื่อคุณสมบัติอื่นๆ ในรายการนี้พัฒนาขึ้นอย่างมั่นคงแข็งแรงแล้ว สมาชิกในทีมก็จะเข้าขากันได้ดี!
ความไว้วางใจและความเคารพไม่ได้เป็นเพียงการเชื่อมั่นในกระบวนการและงานที่กำลังสร้างสรรค์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเอาชนะปัญหาเมื่อต้องเผชิญกับความตึงเครียด
นอกจากในตัวงานแล้ว สิ่งนี้อาจแสดงออกมาในรูปแบบของการไว้วางใจให้เพื่อนร่วมงานติดตามผลการประชุมและเอกสารการฝึกอบรมต่างๆ ในคนละเวลากันเมื่อพวกเขามีเวลา
วิธีการสร้างและรักษานิสัยการทำงานเป็นทีมที่ดี
การสร้างนิสัยการทำงานเป็นทีมที่ดีจะไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในชั่วข้ามคืน แต่จะต้องใช้เวลาสักพักในการค้นหาวิธีการและเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทีมของคุณในระดับส่วนตัวและระดับมืออาชีพ
สิ่งที่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงจะทำ มีดังนี้
ระดมความคิดเพื่อหาวิธีแก้ปัญหาร่วมกัน
กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการทำงานที่ดีสำหรับทุกโปรเจ็กต์
แต่งตั้งหัวหน้าทีมเมื่อจำเป็น เพื่อมอบหมายงานและทำหน้าที่เป็นคนกลางในนามของกลุ่ม
การรักษาพฤติกรรมการทำงานเป็นทีมที่ดีต้องอาศัยข้อมูลจากสมาชิกทุกคนในทีม ไม่ใช่เพียงบุคคลบางคนเท่านั้น ไม่มีโซลูชันแบบครอบคลุมที่คุณสามารถตั้งค่าเพียงครั้งเดียวแล้วปล่อยทิ้งไว้ได้ เช่นเดียวกับงานนั้นเอง ประสิทธิผลของวิธีการทำงานเป็นทีมของคุณควรได้รับการติดตามและตรวจสอบ เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาใดๆ ได้ก่อนที่จะกลายเป็นเรื่องวุ่นวาย
วิธีการรักษาสภาพแวดล้อมของทีมที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้
เชื่อในกระบวนการ รวมทั้งเคารพเวลาและความพยายามของทั้งทีมที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานร่วมกัน
สื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นประจำ แต่ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการประชุมทีมที่ไร้จุดหมาย ใช้วิธีการสื่อสารแบบคนละเวลา เช่น ข้อความวิดีโอ เพื่อปรับเวิร์กโฟลว์ให้มีประสิทธิภาพ
ชื่นชมยินดีกับความสำเร็จของแต่ละบุคคลและของส่วนรวม และใช้ความสำเร็จเหล่านี้เป็นโอกาสในการเรียนรู้เพื่อขยายชุดทักษะของคุณ
นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าทีมของคุณมีเทคโนโลยีและเครื่องมือที่ดีที่สุด แพลตฟอร์ม แอป หรือการผสานการทำงานใดๆ ที่คุณนำเข้ามาใช้ควรใช้งานและเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกคนในทีม
ยกระดับการทำงานเป็นทีมของคุณขึ้นไปอีกขั้น และช่วยให้ศักยภาพนั้นคงอยู่ต่อไป
ไม่ว่าคุณจะต้องการลดการประชุมที่ไม่จำเป็น สื่อสารให้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ผูกสัมพันธ์โดยอาศัยเป้าหมายที่มีร่วมกัน หรือสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม Dropbox ก็มีเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณสร้างและรักษาการทำงานเป็นทีมที่ยอดเยี่ยมเอาไว้
Dropbox จะมอบพื้นที่ส่วนกลางให้สมาชิกในทีมทำงาน สื่อสาร และทำงานร่วมกัน เริ่มด้วยการสร้างปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน รายการสิ่งที่ต้องทำ บทสรุปแบบโต้ตอบ และวาระการประชุมใน Dropbox Paper เพื่อก้าวข้ามข้อจำกัดของการทำงานร่วมกันจากระยะไกล
คุณยังสามารถรวม Dropbox เข้ากับซอฟต์แวร์สร้างทีมและการทำงานร่วมกันอื่นๆ เช่น Slack เพื่อปลดล็อกพลังแห่งการทำงานเป็นทีมได้อย่างแท้จริง
