Eisenhower Matrix คืออะไร

ปรับปรุงทักษะการวางแผนงานและการจัดการปริมาณงานของคุณด้วย Eisenhower Matrix ซึ่งเป็นเครื่องมือสำหรับจัดการเวลาตามวิธีการที่ Dwight D. Eisenhower ใช้

ไม่มีใครวางแผนที่จะไม่เกิดประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงาน แต่เมื่อวันเวลาผ่านไปและมีคำขอเร่งด่วนเข้ามา รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณก็ยาวขึ้น สิ่งนี้ทำให้ยากต่อการมุ่งเน้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะพลาดกำหนดเวลาที่สำคัญหรือมีปัญหากับการทำตามแผนงานโครงการระยะยาว การรู้จักวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานอาจสร้างความแตกต่างที่เปลี่ยนจากการรั้งท้ายไปเป็นผู้นำกลุ่มได้ กรณีนี้ Eisenhower Matrix สามารถช่วยได้

Eisenhower Matrix กับการบริหารเวลาเพื่อจัดการงาน

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ หรือที่รู้จักในชื่อกล่องไอเซนฮาวร์ หรือเมทริกซ์เร่งด่วน/สำคัญ เป็นกรอบงานเรียบง่ายสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานและการจัดการปริมาณงาน 

ตั้งชื่อตามนายพล Dwight D. Eisenhower ซึ่งเป็นนายพลระดับห้าดาวและเป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ไอเซนฮาวร์มีชื่อเสียงในเรื่องการทำสิ่งต่างๆ มากมายให้สำเร็จ วิธีการของเขาในการกำหนดเป้าหมายและจัดการเวลาได้รับการศึกษาโดยหลายๆ คน รวมถึงสตีเฟน โควีย์ด้วย ในหนังสือเรื่อง “The 7 Habits of Highly Effective People” โควีย์ได้นำแนวคิดของไอเซนฮาวร์มาประยุกต์ใช้เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ใช้ในการตัดสินใจว่างานใดควรทำก่อน ซึ่งก็คือ Eisenhower Matrix นั่นเอง

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คืออะไร? โดยพื้นฐานแล้ว มันเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยให้คุณนำคำพูดของไอเซนฮาวร์ที่ว่า "ฉันมีปัญหาอยู่ 2 ประเภท คือ ปัญหาเร่งด่วนและปัญหาสำคัญ" สิ่งที่เร่งด่วนไม่สำคัญ และสิ่งที่สำคัญไม่เคยเร่งด่วน 

สิ่งที่คุณทุกคนจำเป็นต้องทำคือการประเมินงานของคุณตามความเร่งด่วนและความสำคัญ

Eisenhower Box ใช้ได้ผลอย่างไร

ธุรกิจและบุคคลทั่วไปสามารถใช้ Eisenhower Matrix ทำการเพื่อวางแผน มอบหมาย จัดลำดับความสำคัญ และกำหนดเวลางานรายวันหรือรายสัปดาห์ได้

เมื่อแบ่งงานลงในหนึ่งในสี่ส่วนด้านล่างนี้ คุณจะเห็นว่างานเหล่านั้นเร่งด่วนแค่ไหน และคิดหาวิธีจัดการอย่างเหมาะสม

จตุภาคที่หนึ่ง

เร่งด่วนและสำคัญ (งานที่ต้องทำให้เสร็จทันที) เป็นงาน “ที่ต้องดำเนินการก่อน” ที่จำเป็นและต้องจัดการให้เร็วที่สุด โดยทั่วไปแล้วเป็นคำขอในนาทีสุดท้ายที่เกิดขึ้นเนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน โดยทั่วไปงานประเภทนี้ควรจะเสร็จสิ้นทันทีหรือภายในวันเดียวกัน ตัวอย่าง ได้แก่ การดูแลโครงการให้เพื่อนร่วมงานที่ป่วย หรือจัดการกับเหตุฉุกเฉินที่ไม่คาดคิด เช่น การหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน

จตุภาคที่ 2

สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (งานที่ต้องกำหนดตารางงานไว้ทำในภายหลัง) – เป็นเป้าหมาย/งานในระยะยาวที่สำคัญ แต่ไม่มีกำหนดเวลาที่แน่นอน ดังนั้น คุณจึงกำหนดตารางงานให้เสร็จในภายหลังได้ ตัวอย่าง ได้แก่ การได้รับคุณสมบัติทางวิชาชีพหรือการวางแผนสำหรับเป้าหมายทางธุรกิจในระยะยาว เช่น การลดงบประมาณ

จตุภาคที่ 3

เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (งานที่จะมอบหมายให้คนอื่นทำ) — งานเหล่านี้จำเป็นต้องดำเนินการให้เสร็จทันที แต่ก็อาจไม่สำคัญพอที่จะต้องได้รับความสนใจจากคุณ ซึ่งหมายความว่าสามารถมอบหมายให้กับสมาชิกคนอื่นในทีมของคุณได้ ตัวอย่าง ได้แก่ งานประจำหรือการประชุม/การโทรศัพท์ที่ยาวนานโดยไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

ควอแดรนต์ที่สี่

งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (งานที่ต้องตัดออก) — งานเหล่านี้รบกวนสมาธิและควรหลีกเลี่ยงหากเป็นไปได้ ในหลายกรณี คุณสามารถละเว้นหรือยกเลิกงานประเภทนี้ได้ ตัวอย่าง ได้แก่ กิจกรรมทางสังคมหรือช่วงพักการทำงานนานโดยไม่จำเป็น

Eisenhower Box ช่วยให้คุณมองเห็นงานต่างๆ ของคุณตามความสำคัญและความเร่งด่วน เมื่อคุณคิดเกี่ยวกับงานของคุณในลักษณะนี้ คุณจะทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนและทำให้เสร็จได้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ได้ง่ายขึ้น

คุณแยกแยะความแตกต่างระหว่างความเร่งด่วนและความสำคัญอย่างไร

ไม่มีวิธีที่กำหนดไว้ในการบอกความแตกต่างระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญเมื่อคุณกำลังสร้างเมทริกซ์ลำดับความสำคัญ แต่สิ่งสำคัญที่ต้องคิดถึงคือ ในชีวิตจริง มักจะยากกว่าในการตัดสินใจว่างานจะอยู่ในหมวดหมู่ใดเมื่อเทียบกับการวางแผนโดยใช้กล่องไอเซนฮาวร์เพียงอย่างเดียว

โดยสรุปแล้ว งานเร่งด่วนเป็นงานที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้และต้องได้รับความสนใจทันที ในขณะที่งานสำคัญต้องมีการวางแผนมากกว่าและนำไปสู่เป้าหมายระยะยาว ยกตัวอย่างเช่น การรับโทรศัพท์จากลูกค้ารายสำคัญเป็นเรื่องเร่งด่วน ในขณะที่การติดตามงานวิจัยล่าสุดในสายงานของคุณเป็นเรื่องสำคัญ

ข้อดีของ Eisenhower Matrix คืออะไร

ข้อได้เปรียบหลักประการหนึ่งของเมทริกซ์เร่งด่วน/สำคัญของไอเซนฮาวร์คือความง่ายในการนำไปใช้งาน ไม่จำเป็นต้องซื้อแพ็คเกจซอฟต์แวร์ราคาแพงและไม่จำเป็นต้องใช้เวลาจำนวนมากในการสร้างเมทริกซ์ 

Priority Matrix จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้นด้วยการกำหนดลำดับความสำคัญที่ชัดเจน สิ่งนี้มีประโยชน์มากสำหรับผู้จัดการ เจ้าของธุรกิจ และนักทำงานอิสระที่จัดการงานจากหลายโครงการหรือหลายลูกค้าในเวลาเดียวกัน

ข้อเสียของ Eisenhower Matrix คืออะไร

เมทริกซ์การกำหนดลำดับความสำคัญมีข้อเสียบางประการ การตัดสินว่างานสำคัญแค่ไหนอาจเป็นเรื่องยาก อาจนำไปสู่การมอบหมายงานให้ผิดคน ส่งผลให้คุณภาพของงานลดน้อยลง

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคืออย่าลืมว่าเมื่อคุณกำลังจัดการกับกิจกรรมเร่งด่วน คุณอาจไม่สามารถทำได้ทันทีเสมอไป การขาดความรู้ การไม่มีเวลา กฎระเบียบและระบบราชการ หรืองานเร่งด่วน/สำคัญหลายอย่างทำให้ไม่สามารถทำได้ ซึ่งทำให้ Matrix ลำดับความสำคัญมีประสิทธิภาพน้อยลงเมื่อเป็นเรื่องของการตัดสินใจและการบริหารเวลา

วิธีการใช้ Eisenhower Box เพื่อจัดการงานและปริมาณงานของคุณ

เมทริกซ์เร่งด่วน/สำคัญสามารถเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการงานและโครงการ หลังจากนี้คุณสามารถใช้มันเพื่อค้นหาโอกาสในการปรับปรุงสิ่งเหล่านี้ในงานประจำวันของคุณได้:

1. จัดการกระบวนการต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

หลังจากที่คุณกำหนดงานของคุณลงในช่องตารางสี่ช่องที่เหมาะสม คุณก็สามารถเริ่มกำหนดกระบวนการจัดการเวลาเพื่อช่วยให้คุณจัดการกับกิจกรรมที่สำคัญในเวลาที่เหมาะสมได้เลย ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจจะใช้ Dropbox เพื่อจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และใช้เพื่อสร้างแม่แบบลำดับเวลา คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการงานเหล่านี้เพื่อกำหนดงานเร่งด่วน/ไม่สำคัญให้กับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมของคุณได้ ขณะเดียวกันก็ยังตั้งวันครบกำหนดและการเตือนสำหรับงานที่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่สามารถกำหนดเวลาไว้ในภายหลังได้อีกด้วย

2. ตั้งค่าระบบอัตโนมัติสำหรับงานพื้นฐาน

และยังควรนึกถึงการปรับใช้เครื่องมืออัตโนมัติในที่ทำงานอีกด้วย หากเป็นไปได้ ระบบอัตโนมัติจะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ แต่ไม่จำเป็นต้องมีการวางแผนหรือวิเคราะห์มากนักก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน การใช้เครื่องมืออัตโนมัติหรือการใช้งานร่วมกันในแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Dropbox ทำให้คุณสามารถ “มอบหมาย” งานในตารางช่องที่ 3 (เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ) ในลักษณะที่ประหยัดเวลาในการทำธุรกิจของคุณ คุณสามารถมอบหมายงานให้แก่สมาชิกในทีมได้ใน Dropbox Paper โดยมีวันครบกําหนด หรือส่งงานเหล่านั้นจากไฟล์ Dropbox ไปยังการ์ด Trello ให้สมาชิกในทีมของคุณได้โดยตรง เครื่องมือการนำเข้าเนื้อหาอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณกำจัดงานที่ต้องใช้เวลานาน งานที่มีแนวโน้มจะเกิดข้อผิดพลาดที่อาจทำให้เกิดปัญหาติดขัดได้ โดยทำให้คุณและทีมงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในอนาคต

3. เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเวลา

นอกจากนี้ คุณควรพิจารณารวม Eisenhower Box เข้ากับวิธีการบริหารเวลาอื่นๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น Eat the Frog ซึ่งเกิดจากคำพูดของ Mark Twain ผู้ซึ่งกล่าวว่า "ถ้างานของคุณคือการกินกบ สิ่งที่ดีที่สุดคือการทำสิ่งนั้นเป็นอย่างแรกในตอนเช้า" ในบริบททางธุรกิจ คำกล่าวนี้หมายความว่า ควรจัดการงานที่ใหญ่ที่สุดหรือซับซ้อนมากที่สุดก่อนที่จะเปลี่ยนไปทำงานที่เล็กกว่า ซึ่งคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญตามปัจจัยอื่นๆ เช่น วันครบกำหนด นอกจากนี้ ยังมีวิธีการ ABCDE โดยที่คุณต้องนำงานของคุณมาและกำหนดตัวอักษรตามลำดับความสำคัญให้กับงานก่อนที่จะทำตามลำดับนั้น

ผสมผสาน Eisenhower Matrix และ Dropbox เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ

Eisenhower Box เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งสำหรับการจัดการงานและเวลา เช่นเดียวกับชุดคุณสมบัติของ Dropbox ทั้งสองสิ่งนี้มาคู่กัน! การเรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้น ลดเวลาที่สูญเปล่า และก้าวไปสู่เป้าหมายทางธุรกิจในระยะยาวได้