Table of contents
- การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise คืออะไร
- ทำไมเอกสารของบริษัทจึงค้นหาได้ยาก
- วิธีค้นหาเอกสารของบริษัทได้เร็วขึ้นในเครื่องมือทำงานของคุณ
- เครื่องมือใดบ้างที่ช่วยให้ทีมค้นหาข้อมูลในเอกสารทั่วทั้งบริษัทได้?
- สิ่งที่ควรมองหาในเครื่องมือค้นหาเอกสารด้วย AI คืออะไร
- Dropbox และ Dash ช่วยให้ทีมค้นหาเอกสารของบริษัทได้เร็วขึ้นอย่างไร
- ค้นหาเอกสารของบริษัทได้โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา
การค้นหาเอกสารของบริษัทที่ต้องการไม่ควรขึ้นอยู่กับการจดจำว่าเอกสารนั้นอยู่ในแอป โฟลเดอร์ หรือการสนทนาใด และการคาดเดาเช่นนี้ก็สะสมเพิ่มขึ้น ทั้งการตัดสินใจที่ชะงักงัน เพื่อนร่วมทีมที่ต้องถามคำถามซ้ำ ๆ และงานที่ต้องทำใหม่เพราะไม่มีใครหาต้นฉบับเจอ
การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise ช่วยให้ทีมของคุณมีที่เดียวสำหรับค้นหาข้อมูลจากเครื่องมือทำงานที่เชื่อมต่อทั้งหมด แทนที่จะต้องเปิดแต่ละแอปแล้วใช้การค้นหาในตัวของแต่ละแอป เป้าหมายนั้นใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน นั่นคือช่วยให้ผู้คนค้นหาเอกสาร คำตอบ หรือบริบทที่ถูกต้องได้โดยไม่เสียจังหวะการทำงาน
ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าการค้นหาเอกสารระดับ Enterprise ทำงานอย่างไร การค้นหาแบบแอปเดียวมีข้อจำกัดตรงไหน สิ่งที่ควรพิจารณาในโซลูชันการค้นหา และ Dropbox Dash จะช่วยให้ทีมค้นหาเนื้อหาได้เร็วขึ้นในบรรดา แอปที่เชื่อมต่อได้อย่างไร
การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise คืออะไร
การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise คือกระบวนการค้นหาเอกสารของบริษัทจากเครื่องมือ ที่เก็บข้อมูล และประเภทไฟล์ที่หลากหลายได้จากประสบการณ์การค้นหาเพียงจุดเดียว แทนที่จะต้องเปิด Dropbox แล้วเปิด Gmail แล้วเปิด Slack แล้วเปิดพื้นที่ทำงานของโปรเจ็กต์ คุณสามารถค้นหาเพียงครั้งเดียวและได้รับผลลัพธ์จากแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่อทั้งหมด
สิ่งนี้สำคัญเพราะเอกสารของบริษัทไม่ได้อยู่ในระบบเดียวอีกต่อไป สัญญาอาจถูกจัดเก็บไว้ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ พูดคุยกันในอีเมล เชื่อมโยงในแชท และอัปเดตระหว่างการประชุม หากการค้นหาของคุณเข้าถึงได้เพียงที่ใดที่หนึ่งเท่านั้น คุณก็ยังคงต้องเสียเวลาค้นหาอยู่ดี
การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise เทียบกับการค้นหาในแอปดั้งเดิม
การค้นหาในแอปที่ติดตั้งบนเครื่องมีประโยชน์เฉพาะเมื่อคุณทราบอยู่แล้วว่าไฟล์อยู่ที่ใด การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise เหมาะกว่าเมื่อคุณไม่ทราบว่าไฟล์อยู่ที่ใด ช่วยได้เมื่อคุณจำหัวข้อ ชื่อลูกค้า โปรเจ็กต์ หรือประโยคภายในเอกสารได้ แต่ไม่ทราบชื่อไฟล์หรือเส้นทางโฟลเดอร์ที่แน่นอน
การค้นหาเอกสารสำหรับ Enterprise เทียบกับ AI เอกสารหรือ OCR
คำเหล่านี้มักปรากฏร่วมกัน แต่ใช้แก้ปัญหาที่แตกต่างกัน การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) และการประมวลผลเอกสารช่วยดึงข้อความหรือโครงสร้างจากไฟล์ การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise ช่วยให้คุณเรียกดูไฟล์ที่ถูกต้องจากระบบต่าง ๆ ที่ทีมของคุณใช้งานอยู่แล้ว
ทำไมเอกสารของบริษัทจึงค้นหาได้ยาก
เมื่อเอกสารกระจายอยู่หลายที่ เช่น บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ อีเมล แชท เครื่องมือจัดการโปรเจ็กต์ และลิงก์ที่แบ่งปัน การหยุดชะงักย่อมเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้ว่าไฟล์จะอยู่ที่นั่น แต่ก็อาจต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการค้นหาเวอร์ชั่นล่าสุดของไฟล์ โดยเฉพาะเมื่อมีสำเนาหลายชุด ร่างเก่า หรือการตั้งค่าการเข้าถึงที่ไม่ชัดเจน
นอกจากนี้ยังมีช่องว่างด้านความทรงจำอีกด้วย โดยปกติแล้วคุณจะจำได้ว่าเอกสารเกี่ยวกับอะไร จำ “ความรู้สึก” ของเอกสารได้ แต่จำไม่ได้ว่าตั้งชื่อว่าอะไร คุณอาจจำได้ว่า “ชุดสไลด์ราคาไตรมาสที่ 2 สำหรับผู้มุ่งหวังด้านการดูแลสุขภาพ” หรือ “รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานที่ฝ่ายกฎหมายอนุมัติแล้ว” แต่จำโครงสร้างโฟลเดอร์ที่จัดเก็บเอกสารนั้นไม่ได้
การค้นหาด้วยคำสำคัญแบบเดิมมักใช้ไม่ได้ผลเมื่อคุณจำชื่อไฟล์ไม่ได้ โดยเฉพาะเมื่องานกระจายอยู่ในหลายเครื่องมือ
วิธีค้นหาเอกสารของบริษัทได้เร็วขึ้นในเครื่องมือทำงานของคุณ
คุณไม่จำเป็นต้องมีระบบใหม่ทั้งหมดก่อนที่การค้นหาจะดีขึ้น เริ่มต้นด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานได้จริงเพื่อเพิ่มความแม่นยำและความเกี่ยวข้องมากขึ้นเมื่อค้นหาเอกสาร:
- ระบุตำแหน่งที่จัดเก็บเอกสารสำคัญ: รวมถึงบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ อีเมล แชท เครื่องมือจัดการโปรเจ็กต์ และพื้นที่ทำงานของทีมต่าง ๆ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีชื่อที่ชัดเจน มีความเป็นเจ้าของร่วมกัน และกฎการจัดเก็บข้อมูลที่ง่ายขึ้น: สิ่งนี้จะช่วยให้เครื่องมือค้นหาทุกตัวทำงานได้ดีขึ้น และช่วยให้คุณ จัดระเบียบไฟล์ ได้ดีขึ้น
- ค้นหาทั่วทุกระบบ ไม่ใช่ทีละระบบ: หากทีมของคุณต้องตรวจสอบแต่ละแอปแยกกัน การค้นหาก็จะยังคงช้าอยู่
- ค้นหาด้วยความหมาย ไม่ใช่ชื่อที่ตรงเป๊ะ: การค้นหาที่ดีควรใช้งานได้เมื่อคุณจำหัวข้อได้ ไม่ใช่แค่ชื่อไฟล์
- ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงและเวอร์ชันก่อนที่คุณจะแชร์: ผลลัพธ์ที่ถูกต้องยังต้องเป็นเวอร์ชันที่ถูกต้อง พร้อมสิทธิ์การเข้าถึงที่ถูกต้องด้วย
ขั้นตอนสุดท้ายนี้เป็นสิ่งที่มักถูกมองข้ามได้ง่าย การค้นหาไฟล์เป็นเพียงครึ่งเดียวของงานเท่านั้น คุณยังต้องมั่นใจว่าข้อมูลนั้นเป็นปัจจุบัน ปลอดภัยที่จะแชร์ และมองเห็นได้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง
เครื่องมือใดบ้างที่ช่วยให้ทีมค้นหาข้อมูลในเอกสารทั่วทั้งบริษัทได้?
เครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดขึ้นอยู่กับว่างานของคุณกระจัดกระจายมากเพียงใด
หากเอกสารส่วนใหญ่ของคุณอยู่ในแพลตฟอร์มเดียวอยู่แล้ว การค้นหาแบบเนทีฟก็อาจเพียงพอสำหรับการใช้งานในแต่ละวัน แต่หากเนื้อหาของคุณกระจายอยู่ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูล แชท อีเมล และเครื่องมือจัดการโปรเจ็กต์ โดยทั่วไปแล้วคุณจะต้องใช้เครื่องมือที่ครอบคลุมกว่านั้น
ฐานความรู้และระบบจัดการเอกสารสามารถช่วยได้เมื่อทีมของคุณมีวินัยในการรวมศูนย์เนื้อหา แต่หลายทีมกลับไม่เป็นเช่นนั้น ทีมเหล่านี้ยังคงทำงานผ่านเครื่องมือหลายอย่าง เพราะนั่นคือวิธีที่โปรเจ็กต์จริงดำเนินไป
นี่คือจุดเด่นของ AI สำหรับการค้นหาเอกสารและเครื่องมือค้นหาแบบครอบคลุมทุกที่ เครื่องมือเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับความซับซ้อนของการทำงานยุคใหม่ ที่เอกสาร การสนทนา และบริบทต่าง ๆ กระจายอยู่ตามแอปที่เชื่อมต่อกัน
สิ่งที่ควรมองหาในเครื่องมือค้นหาเอกสารด้วย AI คืออะไร
เครื่องมือค้นหาเอกสารด้วย AI ควรช่วยให้ค้นหาข้อมูลที่กระจัดกระจายได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องให้ทีมของคุณเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ทั้งหมด ใช้เกณฑ์เหล่านี้เพื่อเปรียบเทียบตัวเลือกของคุณ
ครอบคลุมเครื่องมือที่คุณมีอยู่
เครื่องมือนี้ควรค้นหาในที่ที่การทำงานเกิดขึ้นอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ปฏิทิน บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ ไดรฟ์ที่แชร์ เครื่องมือจัดการโปรเจ็กต์ และแชท ไม่ควรมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อทำการย้ายข้อมูลแล้วเท่านั้น Dropbox Dash เชื่อมต่อกับ แอปที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว คุณจึงสามารถค้นหาทั่วทั้งเครื่องมือการทำงานที่เชื่อมต่อไว้ได้จากที่เดียว
การค้นหาที่เข้าใจบริบท
คุณอาจจำชื่อไฟล์หรือคีย์เวิร์ดที่แน่นอนไม่ได้เสมอไป มองหาการค้นหาด้วยภาษาธรรมชาติที่สามารถทำงานจากสิ่งที่คุณจำได้ เช่น ชื่อโปรเจ็กต์ วลีจากงานนำเสนอ หรือคำอธิบายของรูปภาพหรือวิดีโอ การค้นหาแบบครอบคลุม ของ Dash สามารถแสดงผลลัพธ์ทั่วทั้งแอปและประเภทเนื้อหาที่เชื่อมต่อไว้ รวมถึงเอกสาร PDF รูปภาพ วิดีโอ และเสียง
สิทธิ์ที่ส่งต่อถึงกัน
การค้นหาที่ดีขึ้นไม่ควรหมายถึงการเข้าถึงที่กว้างขึ้น เครื่องมือค้นหาของคุณควรเคารพสิทธิ์ที่มีอยู่ เพื่อให้ผู้คนเห็นเฉพาะเนื้อหาที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น Dash ปฏิบัติตาม สิทธิ์ที่มีอยู่ สำหรับเนื้อหาที่เชื่อมต่อ และสิทธิ์ของไฟล์ Dropbox ช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าใครสามารถดู แก้ไข ดาวน์โหลด หรือแชร์ไฟล์ได้
การปรับใช้ที่รวดเร็ว
เครื่องมือค้นหาที่ดีที่สุดควรให้ประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว หากทีมของคุณต้องเรียนรู้ระบบการจัดเก็บไฟล์ใหม่ จดจำกฎใหม่ หรือรอการย้ายข้อมูลก่อนที่การค้นหาจะดีขึ้น เครื่องมือนั้นก็กำลังเพิ่มงานก่อนที่จะช่วยลดงานลง
Dropbox และ Dash ช่วยให้ทีมค้นหาเอกสารของบริษัทได้เร็วขึ้นอย่างไร
ด้วย Dropbox คุณสามารถจัดเก็บ ซิงค์ และแชร์เอกสารของบริษัทได้จากศูนย์กลาง บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ แห่งเดียว สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณมีพื้นที่ที่เชื่อถือได้ในการจัดการไฟล์ ทำงานร่วมกัน และควบคุมการเข้าถึง
ด้วย Dash คุณสามารถทำได้มากกว่าการจัดเก็บข้อมูลและการค้นหาในแอปที่เชื่อมต่อทั้งหมดจากที่เดียว Dash ใช้ AI เพื่อค้นหาไฟล์ ลิงก์ และความรู้ในแอปที่เชื่อมต่อทั้งหมด นอกจากนี้ยังให้คำตอบและข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI แบบเรียลไทม์ด้วย Dash Chat
หากทีมของคุณทำงานผ่าน Dropbox อีเมล แชท และเครื่องมือจัดการโปรเจ็กต์ นั่นหมายถึงการสลับไปมาที่น้อยลง การคาดเดาที่น้อยลง และเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารล่าสุดที่น้อยลง
Dash ยังช่วยคุณหลังจากที่คุณค้นพบสิ่งที่ต้องการอีกด้วย สแต็ก ช่วยให้ทีมของคุณจัดกลุ่มไฟล์ แอป ลิงก์เบราว์เซอร์ และอื่นๆ ไว้ในคอลเลกชันที่มีโครงสร้างเดียว เพื่อให้เอกสารโปรเจ็กต์จัดระเบียบและแชร์ได้ง่ายขึ้น แทนที่จะให้ผู้คนกลับเข้าไปในเขาวงกตของโฟลเดอร์ คุณสามารถเก็บวัสดุที่ถูกต้องไว้ในที่เดียวได้
หากคุณจัดการการเข้าถึงในระดับทีม Dash ยังมี แผงควบคุมของผู้ดูแลทีม สำหรับการจัดการผู้ใช้ การตรวจสอบการใช้ และการควบคุมการเข้าถึงเนื้อหาจากแอปที่เชื่อมต่ออีกด้วย สิ่งนี้ช่วยให้ทีม เทคโนโลยี และ ปฏิบัติการ มีวิธีที่ชัดเจนยิ่งขึ้นในการสนับสนุนการค้นหาที่รวดเร็วโดยไม่สูญเสียการควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
ค้นหาเอกสารของบริษัทได้โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา
หากทีมของคุณใช้เวลามากเกินไปในการเปิดโฟลเดอร์ ตรวจสอบการสนทนาในแชท และค้นหาเอกสารเพียงชิ้นเดียวในหลายแอป ปัญหาคือประสบการณ์การค้นหา การตั้งค่าที่เหมาะสมช่วยให้คุณมีที่เดียวสำหรับค้นหาเอกสาร ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง และดำเนินการต่อได้อย่างมั่นใจ
ด้วย Dropbox คุณสามารถจัดเก็บ ซิงค์ และแชร์เอกสารจาก บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณได้ ด้วย Dash คุณสามารถใช้ การค้นหาแบบสากล ทั่วทั้งแอปที่เชื่อมต่อ เพื่อค้นหาไฟล์ ลิงก์ และบริบทการทำงานที่คุณต้องการได้เร็วขึ้น สำรวจ Dropbox Dash เพื่อดูว่าทีมของคุณสามารถใช้เวลาในการค้นหาน้อยลงได้อย่างไร
เมื่อเอกสารหนึ่งฉบับอาจอยู่ในโฟลเดอร์ อีเมล การสนทนาในแชท หรือเครื่องมือจัดการโปรเจ็กต์ การค้นหาทีละแอปจะเปลี่ยนคำขอที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนให้กลายเป็นความล่าช้า การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise มอบเส้นทางที่ดีกว่าให้แก่ทีมของคุณ: ที่เดียวสำหรับค้นหาเครื่องมือที่เชื่อมต่อ และค้นหาไฟล์ ลิงก์ และบริบทที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึง
Dropbox ช่วยให้ทีมสามารถ จัดเก็บ ซิงค์ และ แชร์ เอกสารได้อย่างปลอดภัย Dropbox Dash ต่อยอดการทำงานนั้นด้วย การค้นหาแบบครอบคลุม ในแอปที่เชื่อมต่อทั้งหมด เพื่อให้ทีมของคุณค้นหาเนื้อหาที่ต้องการได้เร็วขึ้นและทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
สำรวจ Dropbox Dash เพื่อดูว่าการค้นหาแบบเชื่อมต่อสามารถทำงานให้กับทีมของคุณได้อย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
โดยทั่วไปแล้วเครื่องมือที่เหมาะกับเอกสารของบริษัทมักจะค้นหาข้ามระบบมากกว่าหนึ่งระบบ การค้นหาในตัวสามารถช่วยค้นหาภายในแอปเดียวได้ แต่ทีมที่มีเนื้อหากระจายอยู่ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูล อีเมล และแชท มักต้องการประสบการณ์การค้นหาที่กว้างขึ้นซึ่งทำงานข้าม แอปที่เชื่อมต่อได้
เริ่มต้นด้วยการใช้เครื่องมือ ค้นหาแบบครอบคลุมทุกระบบ ที่เข้าถึงระบบต่าง ๆ ที่ทีมของคุณทำงานอยู่ ยิ่งเอกสารของคุณกระจายอยู่ในหลายแพลตฟอร์มมากเท่าใด การค้นหาแบบใช้งานข้ามแพลตฟอร์มก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น การค้นหาแบบครอบคลุมทุกระบบช่วยได้ เพราะสามารถค้นหาข้ามแอปที่เชื่อมต่ออยู่ได้จากที่เดียว แทนที่จะต้องตรวจสอบแต่ละเครื่องมือแยกกัน
คุณต้องมีประสบการณ์การค้นหาที่เชื่อมต่อกับเครื่องมือเหล่านั้นก่อน Dash ถูกสร้างขึ้นเพื่อค้นหาข้ามแอปที่เชื่อมต่อ และแสดงไฟล์ ลิงก์ และองค์ความรู้จากที่เดียว เพื่อให้คุณสามารถค้นหาเนื้อหาการทำงานได้โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือ
ใช่ Dropbox Dash มีการค้นหาแบบครอบคลุมทุกแอปที่เชื่อมต่อ รวมถึงเนื้อหาที่เป็นไฟล์และแหล่งข้อมูลการทำงานอื่นๆ โดยยังคงเคารพการตั้งค่าสิทธิ์ที่มีอยู่
การค้นหาเอกสารระดับ Enterprise อธิบายถึงความต้องการทาง Business ในภาพกว้าง นั่นคือการค้นหาเอกสารของบริษัทจากทั่วทุกระบบ การค้นหาเอกสารด้วย AI มักหมายถึงเครื่องมือที่ใช้ AI เพื่อทำให้การค้นหามีประโยชน์มากขึ้น โดยการเข้าใจบริบท คำค้นหาในภาษาธรรมชาติ และไฟล์ประเภทต่าง ๆ
