วิธีรักษาประสิทธิภาพและประสิทธิผลในสถานที่ทำงานแบบกระจายตัว

เพื่อให้เข้าใจถึงความท้าทายที่คนทำงานความรู้ต้องเผชิญในปัจจุบันได้ดียิ่งขึ้น เราจึงจัดทำการศึกษาวิจัยชื่อ “In Search of lost focus” ร่วมกับ Economist Impact ข้อมูลที่เราเก็บรวบรวมมาช่วยย้ำว่า เมื่อมีสิ่งรบกวนมากมายที่เราอาจเผชิญในการทำงานยุคใหม่ เราจำเป็นต้องคิดหาวิธีที่จะทำให้ทีมงานของเราทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล

อย่างไรก็ตาม การสนับสนุนประสิทธิภาพการทำงานของกันและกันอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก หากคุณมีสมาชิกในทีมที่ทำงานในสถานที่ต่างกัน มันทำให้ทุกอย่างตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายไปจนถึงการกำหนดลำดับความสำคัญมีความท้าทายมากขึ้น ดังนั้น เราจึงจำเป็นต้องสร้างระบบเพื่อรองรับทีมงานของเราในพื้นที่เหล่านั้น

ประสบการณ์ของเรากับ Virtual First ทำให้เรากลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในการทำงานจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิผล เพื่อแบ่งปันสิ่งที่เราได้เรียนรู้ เราจึงได้สร้างรายการเคล็ดลับดีๆ ที่ช่วยให้ทีมของเราทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล

1. ตัดสินใจว่าจะร่วมมือกันเมื่อใด

ที่ Dropbox เราใช้เวลาร่วมมือหลักเป็นช่วงเวลาละสี่ชั่วโมง ซึ่งเราจะใช้สำหรับการประชุมทั้งหมด การกำหนดเวลาโทรที่แน่นอนจะช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมการสนทนาได้ไม่ว่าจะอยู่เขตเวลาใด

นอกจากนี้ เราเองก็มีอาการเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom เช่นเดียวกับคนอื่นๆ ดังนั้นการลดการประชุมให้เหลือน้อยที่สุดและงดการประชุมเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงจึงช่วยให้สมองของเราปลอดโปร่ง ซึ่งหมายความว่าเรามีเวลาสำหรับการทำงานเชิงลึกและการทำงานร่วมกัน

เราตั้งช่วงเวลาที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับพื้นที่เพื่อรองรับเขตเวลาที่แตกต่างกัน แต่ยังคงเว้นเวลาทับซ้อนกันเพียงพอให้เราพบกันไม่ว่าเราจะอยู่ที่ใดก็ตาม

เรามักจะพยายามที่จะจัดการสื่อสารของเราให้เป็นแบบไม่พร้อมกัน เราใช้ Slack และอีเมลบ่อยมากในการสื่อสาร แต่การลดการประชุมแบบพบหน้ากันอาจไม่เพียงพอ การส่งอีเมลและข้อความส่วนตัวอย่างต่อเนื่องอาจสร้างความวุ่นวายได้ โดยเฉพาะถ้าทีมของคุณพยายามตอบกลับทันที ในความเป็นจริง การวิจัยแสดงให้เห็นว่าอาจต้องใช้เวลานานถึงแปดนาทีในการกลับไปทำงานต่อหลังจากตอบข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพียงข้อความเดียว เราพบว่าข้อความแชทที่ไม่มีประโยชน์คือสาเหตุอันดับหนึ่งของการสูญเสียสมาธิโดยรวม

สิ่งที่ทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างไม่พร้อมกันอย่างแท้จริงก็คือการคาดหวังว่าคุณจะตอบกลับได้ในเวลาของคุณเอง โดยไม่มีแรงกดดันใดๆ อย่างที่ชื่อ "ข้อความโต้ตอบแบบทันที" บ่งบอกไว้ ด้วยวิธีนี้ สมาชิกในทีมทุกคนจะรู้ว่าพวกเขาจะมีเวลาทำงานหนักมากในแต่ละวัน

กฎและแนวทางเช่นนี้สามารถสร้างพิธีกรรมที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณกำหนดจังหวะการทำงานได้

2. ระบุสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้คุณและทีมของคุณมีสมาธิ

การที่ทีมงานกระจายตัวกันทำงานแบบออนไลน์เป็นหลักจะทำให้สามารถควบคุมสภาพแวดล้อมการทำงานของตนเองได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิผลการทำงานและสุขภาพจิตที่ดีในที่ทำงาน เราสนับสนุนให้ทีมงานของเราค้นหาช่วงเวลาที่สะดวกในการทำงานของตนเองโดยจัดทำ “ใบรายการการทำงานจากที่บ้าน”

ทุกคนกรอกแบบฟอร์มนี้ล่วงหน้า จากนั้นเราจะพบกันเพื่อหารือว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนชอบทำงานกันอย่างไร วิธีนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้คนสามารถแบ่งปันความชอบของตนเองได้เท่านั้น แต่ยังเป็นกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์ในทีมที่ยอดเยี่ยมซึ่งช่วยให้ทุกคนรู้จักกันมากขึ้นอีกด้วย 

หลังจากวิเคราะห์คำตอบจากแผ่นงานแล้ว เราได้เรียนรู้ว่าปัจจัยหลักสี่ประการมีผลต่อผลผลิตมากที่สุด:

• ความเป็นส่วนตัว: พวกเขาสามารถมีสมาธิได้ง่ายกว่าในร้านกาแฟที่มีผู้คนรายล้อมอยู่รอบข้างหรือไม่? หรือพวกเขาจะทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นเมื่ออยู่ในสำนักงานที่บ้านของคุณ?

• เสียงรบกวนในพื้นหลัง: พวกเขาชอบเปิดเพลงเพื่อเพิ่มอารมณ์ขณะทำงานเสมอหรือไม่? หรือว่าพวกเขาชอบความเงียบสงบ บางทีอาจใช้หูฟังตัดเสียงรบกวนมาช่วยก็ได้?

• ความสะดวกสบาย: มีโต๊ะปรับระดับได้และเก้าอี้ที่รองรับหลังหรือไม่? พวกเขาชอบทำงานแบบยืนหรือไม่ และมีอุปกรณ์ที่รองรับการทำงานแบบนี้หรือไม่ มีการรองรับข้อมือเพื่อป้องกันการบาดเจ็บไหม?

• การออกแบบ: พวกเขาชอบที่จะมีของตกแต่งสำนักงานส่วนตัว เช่น ต้นไม้ งานศิลปะ หรือแก้วสีสันสดใสหรือไม่? หรือพวกเขาต้องการโต๊ะโล่งๆ ที่ไม่มีสิ่งรบกวนใดๆ?

การช่วยทีมของคุณออกแบบสภาพแวดล้อมการทำงานโดยอิงตามความรู้จักตนเอง จะช่วยให้พวกเขารู้สึกผ่อนคลาย สบายใจ และมีสมาธิ แต่บางครั้ง แม้แต่สำนักงานที่มีอุปกรณ์ครบครันที่สุดและแผนที่วางไว้อย่างดีก็ยังไม่เพียงพอที่จะทำให้เราเดินหน้าไปได้ตามเป้าหมาย เราต้องการความช่วยเหลือในการรับผิดชอบ

3. สร้างลำดับความสำคัญของงานที่ชัดเจน

ในการสัมภาษณ์กับ Dropbox โอลิเวอร์ เบิร์กแมน ผู้เขียนหนังสือ 4,000 Weeks: Time Management for Mortals บอกเราว่าหลายคนเชื่อว่า "ต้องมีวิธีที่จะทำให้เราเป็นคนทำงานที่สมบูรณ์แบบ 100% และเป็นคนที่สมบูรณ์แบบ 100% พร้อมทั้งมีชีวิตนอกเหนือจากการทำงาน" แต่ตามที่ Burkeman กล่าวไว้ว่า "เปอร์เซ็นต์ไม่ได้ทำงานแบบนั้น" 

เขาสอนพวกเราว่าในขณะที่ทีมของเราทำงานจากระยะไกล เราก็ทำงานอย่างอิสระเช่นกัน เหมือนกับเวลาทำงานแบบคนละเวลา นั่นหมายความว่าเราต้องมีวินัย มีความรู้ และมีเครื่องมือเพื่อจัดการเวลาของเราอย่างดี การจัดลำดับความสำคัญว่าจะทำอะไรในที่ทำงานและในชีวิตส่วนตัวเป็นเครื่องมือแรกที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่างานของเราจะมีประสิทธิผลและสร้างผลลัพธ์ นอกจากนี้ยังช่วยให้เรามีชีวิตที่สมดุลที่จำเป็นต่อการทำให้รู้สึกมีสมาธิและมีความสุข 

สำหรับผู้ที่ทำงานจากระยะไกล การจัดลำดับความสำคัญของงานถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากเราไม่สามารถขอให้เพื่อนร่วมงานชี้แจงได้แบบเรียลไทม์เสมอไป และเราต้องพึ่งพากันและกัน การเข้าใจว่างานของเรามีผลกระทบต่อสมาชิกในทีมคนอื่นๆ และผลลัพธ์ที่ตามมา ช่วยให้เรากำหนดลำดับความสำคัญของงานได้ 

เรายังใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ด้วย ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดหมวดหมู่งานตามตารางสี่ด้าน:

• เร่งด่วนและสำคัญ: ดำเนินการงานเหล่านี้โดยเร็วที่สุด

• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: มอบหมายงานเหล่านี้

• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: กำหนดตารางงานเหล่านี้ไว้ในภายหลัง

• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: อย่ามุ่งเน้นไปที่สิ่งนี้

ประเด็นสุดท้ายนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการกำหนดลำดับความสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณทราบว่าไม่ควรปฏิบัติต่อทุกงานราวกับว่าเป็นงานอันดับต้นๆ ในรายการสิ่งที่ต้องทำ การปฏิเสธอาจเป็นเรื่องท้าทาย ดังนั้นการมีแผนสำหรับงานที่ไม่เร่งด่วนจึงเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถมอบหมายงานที่ไม่จำเป็นต้องดูแลเป็นการส่วนตัวได้

หากสมาชิกในทีมมีการประชุมที่ไม่จำเป็น พวกเขาสามารถมอบหมายให้ผู้เข้าร่วมหรือใช้เครื่องมือเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับข้อมูลที่ต้องการ ซอฟต์แวร์บันทึกและถอดเสียงการประชุม เช่น Otter สามารถสรุปประเด็นสำคัญของการประชุมและชี้แจงว่ามีส่วนใดเกี่ยวข้องกับผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมหรือไม่ สอนทักษะเหล่านี้ให้กับทีมของคุณโดยจัดเวิร์กช็อปและจัดเตรียมทรัพยากรเกี่ยวกับการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น “ใบรายการวิธีกำหนดลำดับความสำคัญในการทำงาน” ของเรา

เมื่อมีแผนงานและวางรายการดำเนินการแล้ว ก็ถึงเวลาจัดระเบียบการสื่อสารของทีมของคุณ

4. ยึดมั่นในสิ่งที่ได้ผล

เราพบว่าการสนับสนุนให้ทีมงานสร้างกิจวัตรประจำวันช่วยให้พวกเขามีตารางเวลาที่สม่ำเสมอและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ และการศึกษาล่าสุดก็สนับสนุนการค้นพบของเรา ต่อไปนี้เป็นกิจวัตรบางอบ่างที่ได้ผลสำหรับเรา: 

• จัดเตรียมทรัพยากรเพื่อส่งเสริมการมีสมาธิที่ดีขึ้น ในแบบฝึกหัด “ปรับปรุงสมาธิในการทำงาน” ของเรา เราจะอธิบายวิธีวิเคราะห์สิ่งรบกวนและหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนเหล่านั้น บัตรคะแนนการรบกวนของทรัพยากรเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เพราะทีมของคุณสามารถบันทึกการรบกวนทั้งหมดที่พวกเขาพบเจอได้ จากนั้นก็สามารถทำตามคำแนะนำเพื่อสร้างกิจวัตรเล็กๆ น้อยๆ เช่น ตั้งค่าโทรศัพท์เป็นโหมดห้ามรบกวนในช่วงเวลาที่กำหนด

• การฝึกสมาธิเพื่อสุขภาพจิตที่ดี เราขอแนะนำให้มีสมาธิสั้นๆ เป็นเวลา 60 วินาทีเมื่อคุณเริ่มต้นการประชุมบางส่วน ซึ่งช่วยให้ทุกคนมีทัศนคติที่ถูกต้องในการสร้างสรรค์และเปิดรับความคิดใหม่ๆ ไม่ต้องพูดถึงว่ายังช่วยปรับปรุงอารมณ์ของเราในวันที่เครียดอีกด้วย

แต่ยังมีวิธีอื่นๆ อีกมากมายที่จะช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. ลงทุนในผลงานของทีมของคุณ

บางครั้งการเพิ่มผลผลิตต้องอาศัยการลงทุนทั้งเวลาและเงินล่วงหน้า นั่นคือเหตุผลที่เราต้องแน่ใจว่าทีมของเรามีเครื่องมือที่พวกเขาขอ มันไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา มันทำให้พวกเขารู้สึกมีคุณค่าและได้รับการรับฟัง

ตัวอย่างเช่น เมื่อทีมของคุณพูดว่า "ต้องมีวิธีที่จะทำให้สิ่งนี้เป็นอัตโนมัติ" มักจะคุ้มค่าที่จะให้พวกเขาลงทุนเวลาล่วงหน้าเพื่อคิดหาวิธีที่จะทำสิ่งนั้น วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจนสำหรับการพัฒนาทางวิชาชีพเพื่อเพิ่มผลงาน คุณยังสามารถจัดเวิร์กช็อปในช่วงเวลาดังกล่าวเพื่อให้ทีมของคุณปรับปรุงทักษะหลักที่พวกเขาต้องการพัฒนาได้

ที่ Dropbox เรายังใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Dash เพื่อค้นหา เข้าถึง และแบ่งปันเอกสารการทำงานของเราจากแดชบอร์ดเดียว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิตได้อย่างมาก ในการใช้งาน คุณเพียงพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการ เช่น "ค่าใช้จ่ายโซเชียลมีเดีย" จากนั้นระบบจะค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องในโฟลเดอร์ แอป และคลาวด์ทั้งหมดของคุณ 

ระบบจะรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและสรุปตามเงื่อนไขการค้นหาของคุณ โดยดึงข้อมูลจากเอกสารและประหยัดเวลาในการค้นหาแต่ละเอกสาร

สิ่งสำคัญพอๆ กับเครื่องมือทางเทคโนโลยีคือการจัดหาอุปกรณ์ทางกายภาพที่ทีมของคุณต้องการเพื่อทำงานอย่างสะดวกสบาย เช่น จอภาพที่สอง ซึ่งสามารถเปลี่ยนเกมในเรื่องประสิทธิภาพการทำงานได้ หากคุณให้เงินช่วยเหลือ เช่น เงินช่วยเหลือพิเศษ ทีมของคุณสามารถนำไปใช้สำหรับหลักสูตรพัฒนาทักษะหรืออุปกรณ์ที่ทำงานได้ การลงทุนนั้นจะคุ้มค่าเมื่อสิ่งที่เรียบง่ายอย่างจอภาพช่วยให้พวกเขาทำงานได้เร็วขึ้น

6. ลองควบคุมตัวเองและพักแบบ “Pomodoro”

จากการศึกษาของเราเกี่ยวกับการมีสมาธิและการทำงานจากระยะไกล เราพบว่า 63% ของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลรู้สึกว่าพวกเขาต้องพร้อมให้บริการตลอดเวลา เราไม่ต้องการให้ทีมงานที่กระจายกันทำงานต้องรู้สึกกดดันขนาดนั้น เพราะสิ่งที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งของการทำงานระยะไกลก็คือความอิสระ

นั่นคือเหตุผลที่เราใช้การแบ่งเวลา (timeboxing) ซึ่งเป็นการแบ่งงานออกเป็นหน่วยเวลาที่ชัดเจนและมีการพักเป็นระยะๆ ในระหว่างนั้น การพักระหว่างงานประเภทนี้ได้ผลดีสำหรับเรามาก เราถึงขั้นวางแผนการออกกำลังกายส่วนตัวเพื่อช่วยเหลือคนอื่นๆ ให้ทำเช่นเดียวกัน

การพักและการแบ่งเวลาที่นิยมใช้มากที่สุดสองระบบคือ ระบบพักแบบควบคุมตนเองและระบบพักแบบ "Pomodoro" แต่ละคนมีเวลาพักผ่อนไม่ตรงกัน อย่างไรก็ตาม การเปรียบเทียบทั้งสองระบบโดย British Psychological Society แสดงให้เห็นว่าการพักแบบควบคุมด้วยตนเองทำให้มีสมาธิและแรงจูงใจที่ลดลง

ท้ายที่สุดแล้ว มันขึ้นอยู่กับความชอบส่วนบุคคล แต่เราขอแนะนำให้ทุกคนลองใช้เทคนิค Pomodoro ซึ่งคุณจะทำงานเป็นช่วงๆ ที่เน้นไปที่:

• 25 นาทีแห่งการทำงานเชิงลึก

• พัก 5 นาที

• ทำซ้ำ

• พัก 15-30 นาทีหลังจากสี่รอบ

การจัดเวลาพักในแต่ละวันทำงานจะทำให้จิตใจของคุณตื่นตัวมากขึ้น และคุณจะรู้จักบริหารเวลาได้ดีขึ้น แต่จะง่ายกว่าที่จะใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดเมื่อคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวย

7. วางแผน

เราไม่สมบูรณ์แบบ เช่นเดียวกับคนอเมริกัน 99% เราก็ต้องดิ้นรนกับการผัดวันประกันพรุ่ง แต่จากประสบการณ์ของเรา วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการต่อสู้กลับคือการวางแผนที่มั่นคงในการแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมงานที่กระจายตัวอยู่ทั่วโลกของเรา เนื่องจากสมาชิกทุกคนจะบริหารจัดการงานและเวลาของตนเอง

การแบ่งงานใหญ่หรือข้อมูลออกเป็นงานย่อยๆ เรียกว่าการแบ่งส่วน และสามารถช่วยให้คุณจำทุกสิ่งที่จำเป็นต้องทำได้ การศึกษาวิจัยหนึ่งเกี่ยวกับวิธีการแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ แสดงให้เห็นว่าการแบ่งข้อมูลจำนวนมาก เช่น ตัวเลข ออกเป็นชิ้นเล็กๆ หลายชิ้น สามารถช่วยให้คุณจดจำข้อมูลทั้งหมดได้

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนปฏิบัติบางประการที่เราใช้เมื่อเราทำโครงการขนาดใหญ่:

1. กำหนดเป้าหมาย: เมื่อทีมของคุณเริ่มโครงการ ให้ระบุผลที่ตั้งใจของโครงการ มันจะเพิ่มรายได้มั้ย? ลดต้นทุนโครงสร้างพื้นฐาน? สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ก้าวล้ำ?
2. กำหนดหลักชัย: วางแผนหลักชัยที่ทีมจะต้องบรรลุเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น สิ่งเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่เป้าหมายการขายส่วนบุคคลไปจนถึงเป้าหมายของทีมเกี่ยวกับการสร้างคุณลักษณะเฉพาะสำหรับผลิตภัณฑ์
3. แบ่งย่อย: ตอนนี้คุณสามารถแบ่งรายละเอียดให้ละเอียดยิ่งขึ้นได้ด้วยการแบ่งเหตุการณ์สำคัญออกเป็นขั้นตอนปฏิบัติที่เล็กกว่าซึ่งสมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
4. กำหนดลำดับความสำคัญ: มุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูงก่อน เราจะเจาะลึกเรื่องนี้เพิ่มเติมในภายหลัง แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้เมื่อกำหนดลำดับความสำคัญของงานของทีมคือมีใครถูกบล็อกหรือไม่ หากความก้าวหน้าของบุคคลหนึ่งขึ้นอยู่กับการที่อีกบุคคลหนึ่งทำภารกิจเฉพาะอย่างหนึ่งให้สำเร็จ ให้จัดลำดับความสำคัญของภารกิจนั้นและให้ความช่วยเหลือแก่ผู้รับผิดชอบในการดำเนินการเพื่อให้เสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ว

เมื่อทีมของคุณตัดสินใจแล้วว่าจะต้องทำอะไรและในลำดับใด พวกเขาก็สามารถตัดสินใจได้ว่าการประชุมและงานใดที่ต้องพัก และงานใดที่คุณสามารถแบ่งทำเป็นกลุ่มได้ เทคนิคนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสร้างช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพบนปฏิทินของคุณ หากต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาที่จะจัดกลุ่มการประชุมและงานต่างๆ เข้าด้วยกัน และเมื่อใดที่จะแยกการประชุมและงานต่างๆ ออกด้วยการพัก โปรดดูแบบฝึกหัดส่วนตัวเกี่ยวกับการประชุมแบบกลุ่มและแบบบัฟเฟอร์ของเรา

เมื่อคุณมีแผนแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะลงรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ โดยการคิดหาวิธีดำเนินการตามแผนนั้น

8. สร้างระบบความรับผิดชอบ

เราทุกคนต้องรับผิดชอบตัวเอง (หรือให้คนอื่นทำ) มันช่วยให้เราเดินไปตามเส้นทางและช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้ มีประโยชน์อย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมแบบกระจายซึ่งการกำกับดูแลอาจมีจำกัด ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางประการที่เราได้นำมาใช้ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาซึ่งได้ผลสำหรับทีมของเรา:

1. การรับผิดชอบต่อตนเอง: ให้ทีมของคุณกำหนดรางวัลส่วนตัวสำหรับการบรรลุเป้าหมาย เช่น การให้รางวัลตัวเองด้วยสิ่งที่สนุกสนาน (เช่น ทานอาหารเย็นกับเพื่อน) ในทางกลับกัน หากพวกเขาพลาดกำหนดส่ง พวกเขาก็ควรมีแผนในการชดเชยโดยไม่ต้องแบกรับภาระมากเกินไป
2. การสนับสนุนจากเพื่อน : จัดตั้งคู่รับผิดชอบระหว่างเพื่อนร่วมงาน การเช็คอินเป็นประจำสามารถทำให้ทุกคนมีแรงบันดาลใจและเดินหน้าต่อไปได้
3. การกำกับดูแลของผู้บริหาร:วางแผนทบทวนความคืบหน้าเป็นประจำและกำหนดเป้าหมายร่วมกัน นี่เป็นการให้คำแนะนำและการตรวจสอบภายนอกแก่พนักงาน
   

ในสถานที่ทำงานแบบกระจายตัว การตั้งใจเกี่ยวกับระบบเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญ ในการสัมภาษณ์กับ Dropbox สำหรับ Remotely Curious ศาสตราจารย์ Gloria Mark ผู้เชี่ยวชาญด้านโฟกัสจากมหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย เออร์ไวน์ กล่าวเสริมว่าพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลควรตั้งเป้าหมายทางอารมณ์ (ว่าพวกเขาต้องการรู้สึกอย่างไรในแต่ละวัน) และตั้งเป้าหมายโครงการทุกวันเพื่อให้รับผิดชอบทั้งในระดับส่วนตัวและระดับมืออาชีพ 

ทีมของคุณสามารถถามตัวเองได้ เช่น "ฉันอยากจะบรรลุอะไร" และ "ฉันอยากรู้สึกอย่างไร" เมื่อพวกเขาเริ่มต้นวันใหม่ ดร. มาร์ค กล่าวว่า “การถามคำถามเหล่านี้ในช่วงเช้าช่วยให้ผู้คนเดินหน้าต่อไปได้ เพราะจะทำให้พวกเขาเห็นเป้าหมายได้ชัดเจนขึ้น และช่วยดึงความสนใจออกมาได้”

9. หมั่นออกกำลังกาย

เราพบว่ากิจกรรมทางกายและการออกกำลังกายมีประสิทธิภาพสูงในการสร้างแรงบันดาลใจและมีสมาธิตลอดทั้งวัน พวกเขาไม่เพียงแต่ทำให้เรารู้สึกมีประสิทธิภาพและมีพลังมากขึ้น แต่ยังเป็นวิธีที่ดีสำหรับทีมในการเชื่อมต่อกันด้วยกิจกรรมที่ดีต่อสุขภาพและสนุกสนานอีกด้วย ในสำนักงาน คุณอาจมีกิจกรรมธรรมชาติที่เคลื่อนไหวไปมาระหว่างห้องต่างๆ แต่เมื่อทำงานจากระยะไกล การหาเวลาทำกิจกรรมทางกายเป็นเรื่องยาก

นั่นคือเหตุผลที่เราชอบกำหนดตารางการประชุมแบบ “ประชุมและเคลื่อนไหว” ซึ่งเราสนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมเคลื่อนไหวร่างกายบ้างเล็กน้อยในขณะที่เราคุยกัน วิธีนี้จะช่วยป้องกันการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและเปิดโอกาสให้เราได้ออกกำลังกายบ้างระหว่างทำงาน

แต่ก็มีข้อควรพิจารณาบางประการ ขั้นแรก คุณจะต้องเลือกการประชุมที่เหมาะสมกับแผนของคุณ หากคุณกำลังนำเสนอหรือใช้สื่อภาพ การเคลื่อนไหวอาจเป็นเรื่องยาก การพบปะกันแบบสบายๆ หรือแบบตัวต่อตัวอาจจะเหมาะสมกว่า

คุณควรวางแผนเส้นทางไปยังสถานที่ที่ไม่มีเสียงรบกวนมากเกินไป เช่น สวนสาธารณะที่เงียบสงบ แทนที่จะเป็นทางเท้าริมถนนที่พลุกพล่าน คุณสามารถเดินไปเดินมาในบ้านของคุณเพื่อความเงียบสงบและสะดวกสบาย ไม่ว่าคุณจะทำอย่างไร การเคลื่อนไหวร่างกายเล็กๆ น้อยๆ ก็สามารถให้ประโยชน์มากมายได้ การศึกษาวิจัยหนึ่งพบว่าการออกกำลังกายเพียง 1 ชั่วโมงต่อสัปดาห์สามารถช่วยให้สุขภาพกายและประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้นได้

แม้ว่า Wellness Weeks จะมีขึ้นเพียงปีละครั้ง แต่เซสชั่นเหล่านี้สามารถสอนผู้ใช้ Dropbox ให้ทำกิจกรรมทางกายให้สม่ำเสมอมากขึ้นในชีวิตได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีโปรดบางประการของเราในการเคลื่อนไหวตลอดทั้งปี: 

• การประชุมแบบเดิน: เปลี่ยนการโทรผ่าน Zoom ให้เป็นการประชุมแบบเดินเพื่อเริ่มต้นการสนทนา

• สถานีงานที่ใช้งาน: พิจารณาใช้โต๊ะยืนหรือแผ่นรองเดินใต้โต๊ะ ตัวอย่างเช่น Dropbox สนับสนุนการตั้งค่าโต๊ะทำงานแบบแอคทีฟ และช่วยครอบคลุมค่าใช้จ่ายด้วยค่า Perks Allowance ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของค่า Perks Allowance

• การเดินประจำวัน: หากทีมของคุณทำงานจากที่บ้าน คุณสามารถสนับสนุนให้พวกเขาเดินเพื่อคั่นเวลาในแต่ละวันโดยจำลองการเดินทางไปทำงาน

• เริ่มชั้นเรียน: กระตุ้นให้ทีมของคุณจองชั้นเรียนออกกำลังกายในช่วงกลางวันและเพิ่มการเคลื่อนไหวในแต่ละวันของพวกเขา

เพื่อช่วยให้ทีมของเราใช้เวลาออกกำลังกายให้เกิดประโยชน์สูงสุด เราขอแนะนำให้วางแผนการทำกิจกรรมตามระดับพลังงานในแต่ละวัน สมาชิกในทีมที่พบว่ากิจกรรมทางกายให้พลังสามารถทำได้ก่อนที่จะทำงานที่ต้องใช้ความคิดมาก ผู้ที่รู้สึกว่าเหนื่อยเกินไปอาจต้องการกำหนดเวลาไว้ทำเมื่อทำงานหนักที่สุด 

เราได้สร้างแบบฝึกหัด "จัดการระดับพลังงานของคุณ"เป็นส่วนหนึ่งของชุดดูแลสุขภาพเพื่อช่วยให้ผู้คนค้นพบสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขา คุณและทีมของคุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อกำหนดเวลาที่คุณรู้สึกมีพลังงานสูงหรือต่ำเป็นพิเศษ และงานใดที่เติมหรือดึงระดับพลังงานของคุณ เมื่อมีข้อมูลดังกล่าวแล้ว ทีมของคุณสามารถออกแบบวันให้สอดคล้องกับระดับพลังงานของพวกเขาได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะทำภารกิจที่ซับซ้อนที่สุดในขณะที่พวกเขามีพลังงานเพียงพอที่จะจัดการกับภารกิจเหล่านั้น

10. ประเมินตนเองเป็นประจำ

ที่ Dropbox เราชอบประเมินผลงานของตัวเองโดยการตรวจสอบปฏิทินและประเมินว่าเราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง เราทำเครื่องหมายการประชุมและงานต่างๆ ไว้เป็นสีแดง เหลือง หรือเขียว เพื่อระบุว่าเป็นการใช้เวลาอย่างไม่ดี ดี หรือดี จากนั้นเราใช้ข้อมูลนั้นเพื่อประเมินว่าเราจะสามารถเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร ซึ่งช่วยให้ทีมของเราดำเนินงานไปตามแผนและมั่นใจว่าพวกเขาใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด

เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งคือการระบุว่าเมื่อใดที่คุณอยู่ในสถานะ Flow State ซึ่งมีลักษณะเด่นคือการมีสมาธิอย่างลึกซึ้งและมีประสิทธิภาพ และประเมินเงื่อนไขที่ช่วยให้คุณไปถึงจุดนั้นได้ การทำเช่นนี้อาจเป็นเรื่องยากสักหน่อย แต่การศึกษาวิจัยหนึ่งแสดงให้เห็นว่าการบรรลุภาวะ Flow State จะง่ายขึ้นหากคุณลดสิ่งรบกวนให้เหลือน้อยที่สุดและตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน 

คุณสามารถท้าทายทีมของคุณให้สังเกตว่าเงื่อนไขและเป้าหมายใดบ้างที่ช่วยให้พวกเขาบรรลุสภาวะการไหลในสัปดาห์ที่ผ่านมา จากนั้น จัดการประชุมซึ่งคุณสามารถทำกิจกรรมเสริมสร้างทีมโดยเปิดเผยความแตกต่างและความคล้ายคลึงกันในการที่สมาชิกแต่ละคนจะสามารถเข้าถึงสมาธิสูงสุดได้

การทำงานจากระยะไกลนั้นแตกต่างกันไปสำหรับแต่ละคน

การช่วยให้ทีมของคุณบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดในสถานที่ที่กระจัดกระจายอาจดูแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล ซึ่งเราทราบดีว่าเป็นเช่นนั้นกับทีมของเรา ดังนั้นคุณจึงต้องทำความรู้จักกับทีมของคุณและมอบกลยุทธ์ที่หลากหลายให้พวกเขาเพื่อดูว่าอะไรเหมาะกับแต่ละคนที่สุด

เคล็ดลับเหล่านี้ส่วนใหญ่เน้นไปที่การช่วยให้ทีมของคุณบรรลุและรักษาสมาธิ แต่เมื่อคุณเห็นแล้ว ไม่ใช่แค่เพียงเท่านี้ที่จะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล 

หากต้องการเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและสร้างผลกระทบ โปรดฟัง Remotely Curious Podcast ของเรา: Focus ซึ่งมีผู้เชี่ยวชาญด้านการโฟกัสอย่างศาสตราจารย์ Gloria Mark เป็นผู้บรรยาย