วิธีปกป้องทุกๆ ไฟล์ด้วยรหัสผ่าน

ไม่ใช่คนเลวที่เอาไฟฉายส่องดูตู้เอกสารอีกต่อไปแล้ว ในปัจจุบันใครๆ ก็สามารถเห็น ขโมยหรือทำลายข้อมูลได้รวดเร็วเพียงพริบตา ภัยคุกคามนั้นมีโอกาสอย่างมากที่จะเกิดขึ้นได้จริงกับข้อมูลต่างๆ เช่น ข้อมูลทางการเงิน และยังรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าด้วย

การปกป้องด้วยรหัสผ่านนั้นไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่บริษัทหลายแห่งกลับทำได้ไม่ถูกต้อง คุณสามารถเข้ารหัสเอกสารหรือสเปรดชีตในชุดโปรแกรมสำนักงานของคุณได้ แต่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ไม่คุ้นเคยล่ะ

ไฟล์รูปภาพ วิดีโอ กราฟิก และรูปแบบไฟล์ฐานข้อมูลนั้นไม่ได้มีการปกป้องเช่นนี้ แต่เพียงแค่คุณใส่ไฟล์เหล่านั้นไว้ในบัญชี Dropbox ของคุณและตั้งค่าไฟล์เป็นแบบปกป้องด้วยรหัสผ่าน แค่นี้ก็เรียบร้อย

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าคุณสามารถรักษาความปลอดภัยไฟล์ของคุณด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่านบน Mac, บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือบนอุปกรณ์ใดๆ ที่มี Dropbox ได้อย่างไร ก่อนอื่น มาดูกันก่อนว่าเหตุใดการป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่านจึงมีความสำคัญมาก

เหตุใดฉันจึงควรปกป้องไฟล์ของฉันด้วยรหัสผ่าน

เหตุผลในการป้องกันไฟล์ของคุณด้วยรหัสผ่านมีตั้งแต่การช่วยให้คุณไม่ต้องอับอายและต้องโทรออกไปอย่างไม่สะดวก ไปจนถึงการสูญเสียความได้เปรียบทางการแข่งขันในธุรกิจของคุณ หากคุณไม่ใช้วิธีนี้ ก็อาจจะเจอปัญหาบางประการต่อไปนี้ได้

• การสูญเสียความได้เปรียบ: หากแผนธุรกิจ ไอเดียเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ กลยุทธ์ทางการตลาด หรือข้อมูลทางการเงินตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี พวกเขาสามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้โจมตีคุณได้ การเพิ่มรหัสผ่านจะช่วยให้คุณถือไพ่เหนือกว่าได้
• การสูญเสียความไว้วางใจ: คุณจะให้รายละเอียดของคุณแก่บริษัทที่ไม่ได้ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล แม้กระทั่งข้อมูลที่อยู่ธรรมดาๆ หรือไม่ เราเองก็จะไม่ทำเช่นกัน—และลูกค้าของคุณก็จะไม่ทำเช่นกัน
• อุบัติเหตุ: การพิมพ์ที่อยู่อีเมลผิด ลิงก์ที่เผลอแบ่งปันผิด และข้อผิดพลาดอื่นๆ สามารถเกิดขึ้นได้โดยไม่ได้ตั้งใจ แต่หากคุณปกป้องไฟล์ด้วยรหัสผ่านแล้วล่ะก็ ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ก็ไม่ใช่เรื่องน่ากังวล
• การบุกรุกเข้าอุปกรณ์: คุณไม่สามารถพึ่งพาเพียงแค่รหัสผ่านของอุปกรณ์เพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยได้ แต่เมื่อคุณปกป้องไฟล์ Dropbox ด้วยรหัสผ่าน คุณจะเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยให้ธุรกิจได้ทั่วทั้งหมด
• ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามข้อกำหนด: การละเมิดข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแลสามารถเกิดขึ้นได้ง่ายๆ เมื่อคุณมีการรักษาความปลอดภัยที่หละหลวม ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณ เช่น ค่าปรับ หรือแม้แต่การดำเนินการทางกฎหมาย รหัสผ่านจะช่วยป้องกันความเสี่ยงนี้

รายงานในนิตยสาร Harvard Business Review ระบุว่าบริษัทที่ถูกละเมิดข้อมูลนั้นมีผลตอบแทนน้อยกว่าดัชนีชี้วัดในตลาดหลักทรัพย์ NASDAQ ถึง 11.9% หลังจาก 2 ปี สิ่งนี้ชี้ให้เห็นอย่างชัดเจนถึงแรงผลักดันทางเศรษฐกิจสำหรับความปลอดภัยของข้อมูลและการปกป้องด้วยรหัสผ่าน

มีเหตุผลมากมายที่คุณควรปกป้องไฟล์ของคุณด้วยรหัสผ่าน แต่เหตุผลทางธุรกิจที่สำคัญคือสิ่งนี้จะช่วยปกป้องทั้งการเงินและชื่อเสียงของคุณด้วย

วิธีปกป้องไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านบน Windows

คุณสามารถป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่าน เช่น เอกสาร Microsoft Word ในชุดโปรแกรม Office ของคุณบนคอมพิวเตอร์ Windows ได้ มีคำแนะนำบางประการจาก Microsoft ซึ่งระบุไว้ดังต่อไปนี้:

1. เปิดเอกสารของคุณ เลือกไฟล์ > ข้อมูล > ป้องกันเอกสาร > เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน
2. ใส่รหัสผ่าน จากนั้นใส่รหัสอีกครั้งเพื่อยืนยัน
3. บันทึกไฟล์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าได้ตั้งรหัสผ่านแล้ว

นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งรหัสผ่านสำหรับโฟลเดอร์บน Windows ได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ใน Windows Explorer
2. เลือก Properties (คุณสมบัติ)
3. ไปที่ General (ทั่วไป) จากนั้นคลิกปุ่ม Advanced (ขั้นสูง) ที่อยู่ใต้ส่วน Attributes (แอตทริบิวต์)
4. ทำเครื่องหมายถูกตรง Encrypt Contents to Secure Data (เข้ารหัสลับเนื้อหาเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูล)
5. กลับไปที่โฟลเดอร์ของคุณแล้วคุณจะเห็นแม่กุญแจสีเหลืองเล็กๆ บนแต่ละไอคอนไฟล์

ตอนนี้โฟลเดอร์ของคุณจะได้รับการปกป้องด้วยรหัสผ่านแล้ว ซึ่งวิธีนี้จะใช้ได้ในระดับบัญชี ดังนั้นในขณะที่ใช้ Windows ไฟล์ของคุณจะถูกถอดรหัสโดยอัตโนมัติ

การใช้ Windows เพื่อป้องกันไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านอาจมีข้อเสียบางประการเมื่อเทียบกับการใช้ Dropbox การปกป้องด้วยรหัสผ่านนั้นจะจำกัดอยู่เฉพาะกับเครื่องและบัญชี Windows ที่กำหนด ทำให้การเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์ต่างๆ หรือการแบ่งปันไฟล์เหล่านั้นมีประสิทธิภาพน้อยลง นอกจากนี้ การเข้าถึงบัญชี Windows ของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาตยังสามารถเลี่ยงการปกป้องด้วยรหัสผ่านได้ ซึ่งทำให้ความปลอดภัยของไฟล์ลดลง

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะมีข้อเสียเหล่านี้ แต่การปกป้องด้วยรหัสผ่านของ Windows ก็ยังคงเพียงพอสำหรับงานง่ายๆ ที่ไม่ซับซ้อน

การปกป้องด้วยรหัสผ่านที่รวดเร็ว ง่ายดาย และมีประสิทธิภาพจาก Dropbox

เคล็ดลับข้างต้นสำหรับอุปกรณ์ Mac หรือ Windows มีประโยชน์มากหากคุณต้องการทราบวิธีการป้องกันไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านบนเครื่องของคุณ แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลนั้นไว้ที่อื่นหรือแบ่งปันกับผู้อื่น? คุณทำอะไรอยู่บนโลกนั้น? คุณสามารถทำการปกป้องหรือแบ่งปันไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ทุกประเภทใน Dropbox ซึ่งเป็นอะไรที่ Windows และ Mac ไม่สามารถทำได้

ทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วย Dropbox ไม่ใช่แค่สำหรับการจัดเก็บหรือการซิงค์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณและอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณ ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ที่ใด Dropbox ช่วยคุณจัดการและจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ดังนี้:

• เพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับไฟล์ใดๆ: ก่อนที่คุณจะแชร์ลิงก์ไปยังโฟลเดอร์หรือไฟล์ เพียงตั้งรหัสผ่านเพื่อควบคุมว่าใครสามารถดูข้อมูลของคุณได้ โดยก่อนที่ใครก็ตามจะสามารถดูหรือดาวน์โหลดไฟล์ได้ พวกเขาจะต้องใส่รหัสผ่านก่อน
• การตรวจสอบปัจจัยหลายประการ:การเพิ่มการตรวจสอบปัจจัยหลายประการให้กับบัญชี Dropbox ของคุณนั้นเป็นเรื่องง่าย ซึ่งจะทำให้คุณได้รับการปกป้องในระดับสูงสุดสำหรับทุกสิ่งที่คุณจัดเก็บไว้ที่นั่น
• ตั้งค่าการอนุญาตบนลิงก์: Dropbox ทำให้การตั้งค่าการอนุญาต การเพิ่มรหัสผ่าน และการตั้งวันที่หมดอายุบนลิงค์เป็นเรื่องง่ายเพื่อให้คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงไฟล์ได้อย่างแม่นยำทั่วทั้งองค์กรของคุณ

การป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่านบน dropbox.com:

1. เลื่อนเมาส์ไปเหนือชื่อไฟล์ แล้วคลิก แชร์
2. คลิก การตั้งค่า
3. คลิกที่ลิงก์เพื่อแก้ไขหรือลิงก์เพื่อดู ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเพิ่มรหัสผ่านลงในลิงก์ใด
4. ถัดจาก จำเป็นต้องใช้รหัสผ่าน ให้สลับเป็น เปิด
5. ตั้งรหัสผ่านไฟล์ของคุณ
6. คลิก บันทึก

Dropbox นั้นให้การรักษาความปลอดภัยในหลายระดับแก่คุณ โดยที่รหัสผ่านเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการป้องกันแบบหลายชั้น

ควบคุมว่าใครจะดูอะไรได้บ้างด้วยการปกป้องด้วยรหัสผ่านสำหรับทุกๆ ไฟล์

ทุกสิ่งที่คุณจัดเก็บไว้ใน Dropbox มีการปกป้องหลายชั้นอยู่แล้ว และการเพิ่มการปกป้องด้วยรหัสผ่านจะช่วยให้คุณสร้างกำแพงป้องกันซ้อนกำแพงป้องกันอีกชั้นหนึ่ง เพื่อให้คุณควบคุมไฟล์ทั้งหมดของคุณได้อย่างแม่นยำ

เมื่อใดก็ตามที่คุณอัปโหลดเนื้อหา แชร์ไฟล์ หรือแชร์โฟลเดอร์โดยใช้ Dropbox คุณจะมีตัวเลือกในการเพิ่มรหัสผ่าน ซึ่งทำได้ง่ายบนอุปกรณ์หรือระบบปฏิบัติการใดก็ได้ เพียงคลิกไม่กี่ครั้งภายในบัญชีของคุณ