วิธีเร่งกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ

เมื่อมีการจ้างสมาชิกในทีมคนใหม่ โปรแกรมฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้ประสบการณ์ของพนักงานดีขึ้นได้ อันที่จริง การวิจัยโดย BambooHR พบว่าพนักงานกว่า 89% บอกว่ากระบวนฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ตนรู้สึกมีส่วนร่วมอย่างมากในการทำงาน ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะรู้สึกพึงพอใจในงานโดยรวมมากกว่าถึง 30 เท่า เมื่อเทียบกับพนักงานที่รู้สึกว่าตนได้รับประสบการณ์ฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ไม่มีประสิทธิภาพ

แต่น่าเสียดายที่ไม่ใช่ทุกคนจะได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ดี การสำรวจของ Paychex พบว่าพนักงานของบริษัทขนาดเล็ก (66%) และพนักงานระยะไกล (63%) รู้สึกว่าได้รับการฝึกอบรมไม่เพียงพอหลังจากการปฐมนิเทศ นอกจากนี้ พนักงานเกือบหนึ่งในสามรู้สึกว่ากระบวนการต้อนรับนั้นสับสน

การฝึกอบรมพนักงานใหม่แบบดั้งเดิมที่ใช้กระดาษเป็นหลักจะสร้างภาระงานที่ค่อนข้างหนักหน่วงให้กับมืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคล และไม่ได้มีประสิทธิภาพมากนักสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลเพื่อเร่งกระบวนการดังกล่าวและปรับปรุงประสบการณ์ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ควรมีการนำเครื่องมือระบบอัตโนมัติอัจฉริยะรุ่นใหม่ๆ มาใช้ในขั้นตอนการทำงานของคุณ

ในบทความนี้ เราจะสำรวจขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ อุปสรรคทั่วไปที่มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลพบเจอในระหว่างกระบวนการนี้ และวิธีที่เครื่องมือช่วยประหยัดเวลาจะสามารถปรับปรุงการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้กับคุณและพนักงานใหม่ของคุณได้

กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคลคืออะไร

การฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นกระบวนการแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับธุรกิจของคุณ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจถึงสถานที่ทำงานใหม่ บทบาทของตัวเอง และสิ่งที่คาดหวังจากตำแหน่งใหม่ของตน

กระบวนการนี้เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยทำให้พนักงานใหม่เป็นหนึ่งเดียวกับองค์กรของคุณ และทำให้พวกเขาปรับตัวเข้ากับผู้คนและวัฒนธรรมของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว

เหตุใดการฝึกอบรมพนักงานจึงมีความสำคัญ

จากการวิจัยของ Brandon Hall Group พบว่าบริษัทที่มีกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ที่ดีสามารถปรับปรุงการรักษาพนักงานใหม่ได้ 82% และเพิ่มผลผลิตได้มากกว่า 70%

กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ดีสามารถช่วยสร้างความคาดหวังที่ดีสำหรับประสบการณ์ของพนักงานใหม่ของบริษัทคุณได้ และช่วยให้มั่นใจว่าพวกเขาจะรู้สึกว่าได้รับการต้อนรับ กระบวนการนี้ควรช่วยให้พนักงานปรับตัวได้เร็วขึ้น สร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานใหม่ๆ และเริ่มต้นบทบาทหน้าที่ใหม่ได้ในท้ายที่สุด

กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่มีอะไรบ้าง

กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่จะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้วจะมี 5 ขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ขั้นตอนการรับสมัคร—ช่วงเตรียมความพร้อม

กระบวนการจ้างงานมักถูกมองว่าเป็นกระบวนการที่แยกกันกับกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ แต่ความจริงทั้งสองกระบวนการนั้นเกี่ยวเนื่องกันอย่างมาก ในบางแง่ การฝึกอบรมพนักงานใหม่จะเริ่มต้นขึ้นตั้งแต่ช่วงแรกของกระบวนการจ้างงาน ด้วยการสร้างความประทับใจที่ดีในคำอธิบายลักษณะงานที่ชัดเจนและการสัมภาษณ์

ระยะเวลาระหว่างการส่งจดหมายตอบรับและวันแรกในการทำงานของพนักงานใหม่เรียกว่า “ช่วงเตรียมความพร้อม” ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณจะต้องตอบคำถามใดๆ ที่พนักงานใหม่มีก่อนที่พวกเขาจะเริ่มงาน คอยติดต่อกับพนักงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีทุกอย่างที่ต้องใช้พร้อมแล้วสำหรับการทำงานวันแรก

2. สัปดาห์ก่อนเข้าร่วม

เมื่อใกล้ถึงวันเริ่มงานของพนักงานใหม่ ก็ถึงเวลาที่ต้องส่งเอกสารที่เกี่ยวข้อง นโยบายบริษัท และแบบฟอร์มต่างๆ ให้กับพวกเขา ตลอดจนจัดเตรียมอุปกรณ์และสิทธิ์การเข้าใช้งานต่างๆ ไว้ให้พร้อมและเป็นระเบียบ

ในขั้นตอนนี้ คุณจะ:

• ส่งเอกสารและสื่อที่เกี่ยวข้องต่างๆ เช่น สัญญาเพื่อลงนามและคู่มือพนักงาน

• ส่งอุปกรณ์ต่างๆ เช่น แล็ปท็อป และดำเนินการอนุมัติทรัพยากรต่างๆ เช่น บัญชีอีเมลของที่ทำงานและสิทธิ์ในการเข้าถึงเครือข่าย

• ยืนยันข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่จะเพิ่มเข้าสู่ระบบภายในของคุณ

• นัดหมายการประชุมแนะนำตัวและการประชุมต้อนรับเข้าทำงานวันแรก

• ส่งอีเมลต้อนรับพร้อมข้อมูลสำคัญ เช่น วิธีเดินทางมายังสำนักงานหากพนักงานต้องมาทำงานในที่ทำงาน

3. วันแรกของการทำงาน

ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์ระดับใด แต่การทำงานวันแรกในที่ใหม่มักจะเป็นเรื่องที่น่ากังวลเสมอ โดยเฉพาะเมื่อมีข้อมูลมากมายที่คุณต้องเรียนรู้พร้อมกันในคราวเดียว

อย่างไรก็ตาม ผู้เข้าร่วมใหม่มีแนวโน้มที่จะจดจำความรู้สึกในวันแรกมากกว่าสิ่งที่ได้เรียนรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล การประชุมเสมือนจริงครั้งแล้วครั้งเล่าในวันแรกอาจทำให้เกิดอาการเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom อย่างรุนแรงซึ่งไม่ใช่ความประทับใจแรกที่ดีเลย! เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องทำให้แน่ใจว่าวันแรกของพวกเขาเป็นประสบการณ์ที่สนุกสนานและทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจ

บทบาทของ HR ที่นี่คือการต้อนรับพนักงานใหม่ไม่ว่าจะในรูปแบบเสมือนจริงหรือแบบพบหน้ากันในการประชุมปฐมนิเทศ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับทุกสิ่งที่ต้องการ จากนั้นคุณสามารถแนะนำพวกเขาให้รู้จักกับทีมงานโดยตรง แนะนำพวกเขาให้เข้าร่วมการฝึกอบรมใดๆ ที่จำเป็นต้องดำเนินการ และช่วยเหลือพวกเขาในเรื่องปฏิบัติต่างๆ เช่น การส่งรูปโปรไฟล์สำหรับแอปการสื่อสาร เช่น Slack

4. ช่วงสัปดาห์แรก

การเข้ามามีส่วนร่วมของฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลังจากวันแรกจะมีความละเอียดมากขึ้น คุณอาจจะต้องติดต่อประสานงานกับผู้จัดการของพนักงานใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีตารางเวลาที่สมเหตุสมผลในช่วงสัปดาห์แรกและสามารถเข้าถึงเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องซึ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานได้ คุณอาจต้องกำหนดการประชุมกับทีมอื่นๆ ในบริษัทของคุณ เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าใจวิธีการทำงานของแต่ละแผนกภายในองค์กรได้อย่างถ่องแท้

นอกจากนี้ คุณยังอาจช่วยพนักงานใหม่นัดหมายการประชุมพูดคุยทั่วไปหรือการประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการสายงานของพนักงาน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วก็เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังปรับตัวเข้ากับบริษัทได้เป็นอย่างดี

5. ช่วง 3-6 เดือนแรก

วัตถุประสงค์ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในช่วงเวลานี้ รวมทั้งของผู้จัดการสายงานหรือหัวหน้าของพนักงานใหม่ คือตรวจสอบให้แน่ใจว่าความคาดหวังของพนักงานและสภาพความเป็นจริงในบริษัทของคุณนั้นสอดคล้องกัน

ซึ่งกับผู้จัดการสายงานของพวกเขา คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับความก้าวหน้าของพนักงาน ด้านใดๆ ที่พนักงานรู้สึกว่าต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม ปัญหาต่างๆ จุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายในอาชีพ และความคิดเห็นของพนักงานที่มีต่อประสบการณ์การฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้ จากนั้น คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้จัดการสายงานเพื่อให้ข้อคิดเห็นและตกลงกันเกี่ยวกับสิ่งที่แต่ละฝ่ายสามารถทำได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่คนนี้จะกลายเป็นสมาชิกคนสำคัญขององค์กร

ปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่

ปัญหาทั่วไปบางประการที่ทีมทรัพยากรบุคคลพบเจอในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ ได้แก่:

• การขาดการเตรียมความพร้อมล่วงหน้า ซึ่งทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าไม่ได้มีการเตรียมตัวและรู้สึกกังวลใจในวันแรกของตน
• การเพิกเฉยต่อข้อคิดเห็น ซึ่งทำให้พนักงานรู้สึกว่าข้อคิดเห็นของตนไม่มีผู้รับฟังหรือไม่มีคนเห็นค่า
• ข้อมูลที่มีคุณภาพต่ำหรือไม่ถูกต้องสำหรับพนักงานใหม่ ทำให้เกิดความสับสนหรือหงุดหงิด
• คำอธิบายลักษณะงานที่ชวนให้เข้าใจผิดและความคาดหวังที่ไม่ชัดเจน ซึ่งทำให้พนักงานใหม่รู้สึกสับสนหรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ของตนในบริษัท
• การที่ไม่สามารถสาธิตซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องได้ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อความสามารถของพนักงานใหม่ในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การให้ข้อมูลที่มากเกินไปและเร็วเกินไป ซึ่งทำให้พนักงานใหม่มีเอกสารท่วมท้นจนเกินไป
• การขาดการแนะนำตัวและกิจกรรมที่สร้างการทำงานเป็นทีม ซึ่งทำให้พนักงานใหม่รู้สึกโดดเดี่ยวและไม่มีการปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน

ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้อาจส่งผลให้เกิดประสบการณ์การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่เป็นด้านลบ และส่งผลให้พนักงานขาดการมีปฏิสัมพันธ์และขาดแรงจูงใจในท้ายที่สุด

นี่จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทต่างๆ ที่จะต้องทุ่มเทเวลาและทรัพยากรให้กับการสร้างกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ เพื่อทำให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จในการทำงาน ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะสามารถมั่นใจได้ถึงการเปลี่ยนผ่านสู่บทบาทหน้าที่ใหม่อย่างราบรื่น และส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานในเชิงบวกและมีประสิทธิภาพได้

วิธีเร่งกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่

เราได้สำรวจกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่และหารือเกี่ยวกับผู้คนและเนื้อหาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องตลอดทั้งกระบวนการ แต่เมื่อกระบวนการดังกล่าวมักใช้เวลาเกินกว่าที่ควร คุณจะทำอย่างไรเพื่อเร่งให้เร็วขึ้น

Dropbox ขอนำเสนอชุดเครื่องมือที่จะช่วยให้มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลเร่งกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้ เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณ:

• ปรับแต่งเอกสารและแม่แบบต่างๆ ด้วยโลโก้ แบบอักษร และสี เพื่อการสร้างแบรนด์ที่สอดคล้องกันในเนื้อหาสำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ของคุณ

• จัดการเอกสารสำคัญโดยการติดตามการดู การส่งต่อ และการดาวน์โหลดด้วย DocSend

• ปรับปรุงเวลาการดำเนินการและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติด้วยการติดตามข้อมูลและการแจ้งเตือนในตัวโดยใช้ Dropbox Sign

• ติดตามความคืบหน้าภายในด้วยการติดตามกิจกรรมของไฟล์และการแจ้งเตือนความคิดเห็น

• สร้างชื่อเสียงที่น่าเชื่อถือในสายตาพนักงานและผู้สมัครโดยการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอยู่ตลอดเวลา

เมื่อนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ด้านทรัพยากรบุคคลของคุณ คุณสมบัติเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้อย่างมาก คุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การรักษาความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับเพื่อนร่วมงานคนใหม่ของคุณได้

ทำให้การฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่าย

Dropbox ช่วยให้มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลมีชุดเครื่องมือและทรัพยากรที่ครอบคลุมเพื่อใช้ปรับปรุงกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพ

ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ แม่แบบที่ปรับแต่งได้ และความสามารถในการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลจึงสามารถทำงานร่วมกับผู้จัดการฝ่ายการจ้างงานได้อย่างง่ายดายและมั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนผ่านเข้ามาทำงานที่ใหม่ของพนักงานใหม่จะเป็นไปอย่างราบรื่น

ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือฝึกอบรมพนักงานใหม่ของ Dropbox มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลจะสามารถประหยัดเวลา ลดภาระด้านการบริหารจัดการ และมอบประสบการณ์เชิงบวกให้กับพนักงานใหม่เมื่อพวกเขาเข้ามาเป็นหนึ่งเดียวกับองค์กรได้