การเรียนรู้การสื่อสารระหว่างบุคคลและภายในบุคคลในงานที่กระจายกัน

การสื่อสารภายในบุคคล ซึ่งก็คือวิธีที่ทีมของคุณรับรู้เกี่ยวกับตนเองและงานของพวกเขา เป็นตัวกำหนดบทสนทนาภายในและการโต้ตอบระหว่างเรากับผู้อื่น สิ่งที่ตรงกันข้ามก็เป็นจริงเช่นกัน การสื่อสารระหว่างบุคคล—วิธีที่เราพูดกับผู้อื่นและในทางกลับกัน—สามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อการเชื่อมโยงของเรากับผู้อื่นและวิธีการทำงานร่วมกันของเรา การทำงานแบบกระจายอำนาจอาจทำให้การจัดการความคิดเชิงลบและการรักษาการสื่อสารที่ชัดเจนและเป็นบวกเป็นเรื่องท้าทายมากขึ้น ทั้งสองสิ่งนี้มีความจำเป็นต่อความเป็นอยู่ที่ดีและประสิทธิผลของทีม 

ในบทความนี้ เราจะเสนอแนวทางปฏิบัติและแบบฝึกหัดเพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างบุคคลและภายในบุคคลของทีมของคุณ กลยุทธ์เหล่านี้ส่งเสริมให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีต่อสุขภาพมากขึ้น โดยสมาชิกในทีมจะรู้สึกมั่นใจ ได้รับการสนับสนุน และมีความเชื่อมโยงกัน

การสื่อสารภายในบุคคลกับการสื่อสารระหว่างบุคคล

การสื่อสารภายในบุคคลเป็นบทสนทนาภายในที่หล่อหลอมความคิดและการกระทำ และทำหน้าที่เป็นเสียงในหัวของเราที่เราไม่ตระหนักถึงอยู่เสมอ การมีภาพลักษณ์ในเชิงบวกสามารถเสริมสร้างบทสนทนาภายใน ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ สมาธิ และการตัดสินใจ

แต่สมองไม่ได้มีเหตุผลเสมอไป และแม้จะมีความพยายามพัฒนาตนเอง แต่ความไม่มั่นใจก็ยังคงแทรกซึมเข้ามาได้ หากปล่อยทิ้งไว้ ความคิดเชิงลบอาจส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจและการตัดสินใจได้

การสื่อสารระหว่างบุคคลนั้นหมายถึงบทสนทนาภายนอกระหว่างบุคคล เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิด ความรู้สึก และวิธีที่เราโต้ตอบกับผู้อื่นผ่านการสนทนา ภาษากาย และสัญญาณทางสังคม มันส่งผลต่อวิธีที่เรารับรู้และมีส่วนร่วมกับโลกและช่วยให้เราสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่น

รูปแบบการสื่อสารทั้งสองรูปแบบนี้ส่งผลต่อพลวัตของทีม

เมื่อการสื่อสารระหว่างบุคคลล้มเหลว อาจนำไปสู่การพูดในเชิงลบ เช่น คิดมากเกินไปเกี่ยวกับน้ำเสียงของผู้อื่น คาดเดาเจตนาไม่ได้ หรือเสียเวลาพยายามตีความข้อความที่ไม่ชัดเจน ในทำนองเดียวกัน หากเราพูดกับตัวเองในแง่ลบ เราก็มีแนวโน้มที่จะอ่านและตีความคำติชมจากผู้อื่นผิดๆ ว่าเป็นคำวิจารณ์ ทำให้เกิดความเข้าใจผิด และความสัมพันธ์ตึงเครียด

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการช่วยให้ทีมของคุณพัฒนาทักษะการสื่อสารทั้งสองนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญ มาลองดูตัวอย่างการสื่อสารระหว่างบุคคลและภายในบุคคลเชิงบวกและเชิงลบกัน

ตัวอย่างการสื่อสารภายในบุคคล

เราทุกคนต่างสัมผัสได้ถึงการสื่อสารภายในบุคคลในแบบเฉพาะตัว ซึ่งถูกกำหนดโดยประสบการณ์ของเราและวิธีที่เราตีความสถานการณ์ต่างๆ อย่างไรก็ตามรูปแบบทั่วไปมักเกิดขึ้น

การสื่อสารภายในบุคคลเชิงบวก:

• การจินตนาการถึงความสำเร็จ: “ฉันรู้เนื้อหาของฉันแล้ว ฉันทำได้”
• ความสามารถที่ยืนยัน: “ฉันเคยจัดการงานยากๆ มาก่อนแล้ว ฉันทำได้!”

การสื่อสารภายในบุคคลเชิงลบ:

• ความไม่มั่นใจในตัวเอง: “ทำไมฉันถึงทำอย่างนั้น? ฉันกำลังคิดอะไรอยู่?
• หลีกเลี่ยงความท้าทาย: “ฉันรับมืองานนั้นไม่ไหว มันมากเกินไป”

การรับรู้ความคิดเหล่านี้สามารถช่วยให้เราเข้าใจถึงผลกระทบต่อรูปแบบการสื่อสารของเราในสถานการณ์ส่วนตัวและอาชีพได้

ตัวอย่างการสื่อสารระหว่างบุคคล

ในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง วิธีที่เราสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานถือเป็นสิ่งสำคัญ ข้อความและเครื่องหมายวรรคตอนสื่อถึงอารมณ์ และรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ สามารถช่วยให้เกิดผลลัพธ์ได้อย่างมาก

การสื่อสารระหว่างบุคคลที่แข็งแกร่ง:

• การให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์: “การนำเสนอยอดเยี่ยมมาก! ครั้งหน้าเราอาจเพิ่มสไลด์สำหรับเมตริกที่สำคัญได้”
• ให้คำแนะนำที่ชัดเจน: “ข้อมูลเชิงลึกที่ยอดเยี่ยม! มาพิจารณาเพิ่มแนวโน้มยอดขายไตรมาสที่แล้วเพื่อให้ทราบบริบทเพิ่มเติมกันดีกว่า”

การสื่อสารระหว่างบุคคลที่ไม่สร้างสรรค์:

• ขัดจังหวะการสนทนาทางโทรศัพท์: “เดี๋ยวก่อน ไม่ล่ะ ทำตามวิธีของฉันเถอะ”
• การตอบสนองเชิงรุกเชิงลบ: “แน่นอน ถ้าคุณคิดว่านั่นเป็นความคิดที่ดีที่สุด…”

ความเสี่ยงในการสื่อสารผิดพลาดในสภาพแวดล้อมเสมือนจริงนั้นสูงกว่าในสถานที่ทำงานแบบดั้งเดิม เนื่องจากไม่มีการโต้ตอบแบบพบหน้ากันอย่างสม่ำเสมอ นั่นเป็นเหตุว่าทำไมจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดเตรียมแนวทางปฏิบัติและเครื่องมือต่างๆ ให้กับทีมงานระยะไกล ซึ่งพวกเขาสามารถนำไปใช้ในกิจวัตรประจำวันเพื่อรับรู้และรับมือกับรูปแบบที่ไม่เป็นประโยชน์เหล่านี้

คุณสามารถปรับปรุงการสื่อสารภายในตนเองได้อย่างไร

การทำงานจากระยะไกลถือเป็นทักษะและเช่นเดียวกับทักษะอื่นๆ ต้องใช้เวลาและการฝึกฝนจึงจะเชี่ยวชาญ ส่วนสำคัญของการฝึกฝนทักษะนี้คือการจดจำรูปแบบการสื่อสารภายในบุคคลของคุณเอง และรูปแบบที่ปรากฏขณะทำงานในทีมของคุณ

การสื่อสารภายในบุคคลเชิงลบและการพูดกับตัวเองอาจทำให้การซ้อมจิตใจปกติกลายเป็นการคิดในสถานการณ์เลวร้ายที่สุด ส่งผลให้เกิดรูปแบบการสื่อสารที่ไม่เป็นประโยชน์ เช่น การสื่อสารที่ขอโทษมากเกินไปหรือลังเลที่จะพูดออกมา ในการทำงานทางไกล ความรู้สึกโดดเดี่ยวบางครั้งอาจขยายความคิดเชิงลบได้เมื่อไม่มีสิ่งรบกวนจากการโต้ตอบแบบตัวต่อตัว

ด้านล่างนี้ เราได้สรุปแบบฝึกหัดและกรอบการทำงานเพื่อช่วยเปลี่ยนบทสนทนาภายในของคุณให้กลายเป็นแหล่งที่มาของความคิดสร้างสรรค์และการสนับสนุน

ใช้แบบฝึกหัด “เขียนความคิดที่ไม่เป็นประโยชน์ใหม่” 

ทักษะสำคัญในการสื่อสารภายในบุคคลคือการเรียนรู้ที่จะสังเกตเมื่อความคิดเชิงลบปรากฏขึ้นและค้นหาว่าความคิดเหล่านั้นมาจากที่ใด

เพื่อช่วยให้เข้าใจเรื่องนี้ ลองใช้แบบฝึกหัด “เรียบเรียงความคิดที่ไม่เป็นประโยชน์ขึ้นใหม่” ของเรา เราได้ออกแบบแผ่นงานนี้เพื่อช่วยระบุ ประเมิน และปรับเปลี่ยนความคิดที่อาจส่งผลต่อการกระทำและการตัดสินใจของเราเอง

คุณสามารถใช้งานได้ดังนี้:

1. ทบทวน “รูปแบบการคิดทั่วไป”: หลังจากการอภิปรายหรือตอนท้ายการประชุมกลุ่มให้ใช้เวลาทบทวน “แนวทางรูปแบบการคิด” และจดคำตอบของคุณลงในคำถาม “รูปแบบการคิดที่ไม่เป็นประโยชน์ที่สุดที่ฉันใช้บ่อยที่สุดคือ____” และ “ฉันเก่งที่สุดในการปรับกรอบความคิดที่ไม่เป็นประโยชน์เมื่อ____”

2. ใช้ "แผ่นงานติดตามความคิด":ไม่กี่วันหลังจากที่คุณค้นพบรูปแบบการคิดของคุณแล้ว ให้จดความคิดทุกอย่างที่คุณจำได้ในระหว่างวันลงใน "แผ่นงานติดตามความคิด" ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้ไตร่ตรองว่าความคิดนั้นส่งผลต่อการกระทำของคุณในสถานการณ์นั้นอย่างไร หรือเกิดอะไรขึ้นต่อไป 

3. ตอนนี้ ลอง"เขียน" ความคิดของคุณใหม่: ย้อนกลับไปดูบันทึกของคุณและเลือกสองความคิดที่คุณคิดว่า "ไม่มีประโยชน์" จดบันทึกลงในแผ่นงานของคุณว่าเหตุใดความคิดนั้นจึงเป็นจริง ตัวอย่างเช่น พนักงานที่คิดว่า "ฉันยังคงมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่" อาจยกตัวอย่างวันที่พวกเขาไม่ได้ทำทุกอย่างที่วางแผนไว้เป็นหลักฐานว่าการพูดในแง่ลบกับตัวเองนั้นถูกต้อง

4. ชี้แนะตัวเองด้วยการ “ปรับกรอบ” ความคิดของคุณใหม่: ใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมมาเพื่อเรียบเรียงความคิดเดิมที่ไม่เป็นประโยชน์ขึ้นมาใหม่ ตัวอย่างเช่น “ฉันทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่” อาจกลายเป็น “ฉันทำงานอย่างคืบหน้าต่อเนื่องและกำลังเรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญให้ดีขึ้นในแต่ละวัน” 

แม้ว่าการฝึกฝนนี้จะเป็นประโยชน์ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการทำงานไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น ต้องใช้ความพยายามอย่างต่อเนื่องจึงจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง ตั้งเป้าที่จะจัดเวลาในปฏิทินของคุณเพียง 20 นาทีสัปดาห์ละครั้งเพื่อไตร่ตรองถึงตัวเอง สิ่งนี้ช่วยสร้างนิสัยในการเปลี่ยนแปลงรูปแบบความคิดเก่าๆ และปรับเปลี่ยนรูปแบบความคิดใหม่ๆ 

ฝึกฝนวิธีใหม่ๆ ในการ “เปลี่ยนมุมมอง” 

อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถลดผลกระทบของรูปแบบความคิดที่ไม่เป็นประโยชน์ได้คือเปลี่ยนนิสัยของคุณให้เป็นนิสัยที่ส่งเสริมการสื่อสารภายในบุคคลในเชิงบวก แบบฝึกหัดนี้จะช่วยแทนที่การพูดในแง่ลบกับตัวเองด้วยข้อความที่ให้กำลังใจและยืนยันเพื่อเสริมสร้างความสามารถ คุณค่า และศักยภาพในการประสบความสำเร็จ

คุณสามารถแบ่งมันออกเป็นสามส่วน: 

1. เรียนรู้ที่จะลืมสิ่งที่เคยเรียนรู้: เริ่มต้นด้วยการ "ทำความสะอาดจิตใจ" เพื่อสะท้อนให้เห็นว่าความคิด นิสัย และค่านิยมปัจจุบันของคุณอาจส่งผลต่อการสื่อสารภายในบุคคลของคุณอย่างไร โดยใช้คู่มือ "เรียนรู้ที่จะลืมสิ่งที่เคยเรียนรู้ 101"ของเรา

2. เปลี่ยนมุมมอง: ต่อไป พูดกับตัวเองเหมือนกับที่คุณพูดกับเพื่อน ใช้พฤติกรรมและความคิดของคุณจากแบบฝึกหัดก่อนหน้านี้เป็นตัวอย่าง และลองคิดดูว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรหากพูดคุยกับเพื่อนเหมือนกับที่คุณพูดคุยกับตัวเอง

มีส่วนร่วมในกิจกรรมสร้างทีมแบบมีสติ

การเปลี่ยนมาใช้ทัศนคติแบบทีมมากขึ้นเมื่อพูดถึงการสื่อสารภายในบุคคล วิธีที่ดีเยี่ยมในการยกระดับจิตวิญญาณของทีมคือการฝึกฝนความกตัญญูแบบง่ายๆ เช่น การตั้ง"กระดานความกตัญญู" ของกลุ่ม การสนับสนุนให้ทีมงานแบ่งปันและรับฟังคำติชมเชิงบวกจากเพื่อนร่วมงาน จะช่วยให้เราซึมซับความคิดเชิงบวกและสะท้อนกลับในการสื่อสารภายในบุคคลของเราได้ดีขึ้น การแบ่งปันช่วงเวลาแห่งความกตัญญูสามารถช่วยในกระบวนการนี้ ขจัดความคิดด้านลบที่อาจสะสมไว้ และส่งเสริมการสนทนาเชิงบวกภายในทีมของเรา

วิธีการทำงานมีดังนี้

1. ในฐานะทีม "แสดงความคิดเห็น": เราใช้ Miro เพื่อตั้งกระดานแสดงความขอบคุณ และขอให้สมาชิกในทีมแสดงความคิดเห็นทุกครั้งที่รู้สึกขอบคุณใครบางคนในทีมตลอดทั้งสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น หากมีคนช่วยพวกเขาทำโครงการ พวกเขาอาจเพิ่มข้อความขอบคุณและเรื่องราวสั้นๆ เกี่ยวกับโครงการนั้นได้

2. อ่านและแบ่งปัน: เราอ่านความคิดเห็นจากคณะกรรมการในช่วงเริ่มต้นการประชุมหรือเมื่อใดก็ตามที่รู้สึกว่าเหมาะสม สิ่งนี้ช่วยให้มีความกตัญญูและการยอมรับในเชิงบวกอย่างต่อเนื่อง สมาชิกในทีมสามารถกลับมาเยี่ยมชมกระดานได้ทุกเมื่อที่ต้องการคำเตือนถึงสิ่งดีๆ ที่เกิดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานแบบอะซิงโครนัส

การสร้างพื้นที่ให้กับตัวเราเองและทีมงานเพื่อให้มีความเปิดกว้างและซื่อสัตย์เกี่ยวกับความท้าทายที่เราเผชิญในการสื่อสารภายในบุคคล ช่วยให้เราเชื่อมต่อกันได้ในระดับที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงานแบบกระจายกัน ผ่านการสนทนาแบบเปิดนี้ เรายังสามารถแบ่งปันวิธีที่เราใช้พิธีกรรมและเครื่องมือประจำวันเพื่อปรับปรุงการสื่อสารนี้ได้อีกด้วย

ตามที่เราได้พูดคุยกันในพอดแคสต์ Remotely Curious ของเราเรื่อง “Not Okay” — เราทุกคนเป็นสัตว์สังคมและเราเรียนรู้จากกันและกัน 

วิธีช่วยให้ทีมของคุณพัฒนาการสื่อสารระหว่างบุคคลให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

เมื่อต้องช่วยเหลือทีมต่างๆ ในการสื่อสารระหว่างบุคคล ขั้นตอนแรกคือการสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจระหว่างสมาชิกในทีม ความไว้วางใจจะกำหนดโทนและส่งผลต่อวิธีการรับข้อความ เมื่อมีความไว้วางใจ ทีมงานจะรู้สึกมั่นใจที่จะพูดคุย ถามคำถาม และแบ่งปันความคิดเห็นอย่างเปิดเผย การทำความรู้จักเพื่อนร่วมงานและการสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจในทีมที่กระจายกันทำงานต้องอาศัยความตั้งใจ 

ที่ Dropbox ระบบ Virtual First ได้ผลดีสำหรับเรา เนื่องจากเราตระหนักถึงความจำเป็นของสายสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ที่จะช่วยสร้างความไว้วางใจและปรับปรุงความสัมพันธ์เมื่อเราออกแบบโมเดล นั่นคือเหตุผลที่เราประชุมกันเป็นประจำและออกแบบการประชุมเหล่านี้โดยคำนึงถึงเป้าหมายที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการสร้างทีม การสรุปกลยุทธ์ หรือการทำงานเพื่อส่งมอบผลงานเร่งด่วน

ต่อไปนี้เป็นวิธีบางประการที่คุณสามารถปรับปรุงทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลในทีมของคุณได้:

ช่วยให้ทีมของคุณเรียนรู้วิธีการเขียนเพื่อความเข้าใจ

การสื่อสารระหว่างบุคคลที่ดีในสถานที่ทำงานคือการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผล ในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง นอกเหนือจาก Zoom เราจะอาศัยอีเมล การแชร์เอกสาร และข้อความ Slack เป็นอย่างมากในการสื่อสาร ดังนั้น จึงเป็นเรื่องง่ายที่ข้อความและความตั้งใจของเราจะถูกฝังอยู่ในเธรดและบรรทัดข้อความที่ไม่มีที่สิ้นสุด

วิธีหนึ่งในการตอบสนองความต้องการการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจนคือการจัดเวิร์กช็อปการเขียนที่เน้นเฉพาะประเด็นโดยอิงตามชุดเครื่องมือ Write For Understanding ของเรา ในการประชุมทีมที่กำลังจะมีขึ้น เวิร์กช็อปนี้สามารถใช้เพื่อสอนทีมของคุณถึงวิธีการทำให้ภาษาเรียบง่ายขึ้น เน้นที่ประเด็นสำคัญ และจัดโครงสร้างการสื่อสารเพื่อป้องกันความเข้าใจผิด

วิธีการจัดเวิร์คช็อป:

1. อธิบายกฎ 5 ประการสำคัญสำหรับการเขียนที่ดี: สอนทีมของคุณเกี่ยวกับกฎพื้นฐานของการเขียนที่ดีและกระชับ โดยมุ่งเน้นที่หลักการสำคัญ เช่น การนำเสนอแนวคิดหลักไว้ข้างหน้าแทนที่จะฝังไว้ในรายละเอียดที่ไม่จำเป็น เป็นต้น คุณสามารถใช้แผ่นงานการเขียน 101 ของเราใน Dropbox Paper เพื่อแสดงตัวอย่างที่ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้และไม่ปฏิบัติตาม เพื่อให้พวกเขาเห็นได้ชัดเจนว่าการสื่อสารระหว่างบุคคลที่มีประสิทธิผลควรมีลักษณะอย่างไร

2. กระตุ้นให้ทีมของคุณให้คะแนนการเขียนของพวกเขา: ขอให้ทีมของคุณเลือกสามอีเมลแรกจากกล่องที่ส่งและประเมินพวกเขา ให้พวกเขาใช้ Writing Scorecard เพื่อประเมินความชัดเจน โทน และโครงสร้าง เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการนี้รู้สึกปลอดภัย ให้ทุกคนเก็บการประเมินส่วนบุคคลไว้เป็นส่วนตัว แต่สนับสนุนให้พวกเขาเขียนคะแนนสุดท้ายของตนเองลงไป และระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง

3. อธิบายวิธีการเขียนใหม่เพื่อความชัดเจน: ในฐานะผู้นำการประชุมเชิงปฏิบัติการนี้ ให้เลือกตัวอย่างอีเมลจากโฟลเดอร์ที่คุณส่งหรือสร้างข้อความตัวอย่าง แบ่งปันต้นฉบับ อธิบายคะแนนการเขียน และเน้นย้ำจุดที่ต้องปรับปรุง จากนั้น แนะนำทีมของคุณตลอดกระบวนการเขียนใหม่ โดยเน้นที่หลักการ 5 ประการ ได้แก่ แนวคิดหลักก่อน ความกระชับ การใช้เสียงที่กระตือรือร้น การแยกข้อมูลที่ซับซ้อน และความชัดเจน แสดงเวอร์ชันก่อนและหลังเพื่อแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ สามารถปรับปรุงการสื่อสารได้อย่างไร

การสอนและฝึกฝนทักษะเหล่านี้จะช่วยเสริมสร้างการสื่อสารระหว่างบุคคลในทีมของคุณได้ การลงทุนในการเขียนให้ชัดเจนจะช่วยเตรียมความพร้อมให้เกิดการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิผลมากขึ้น และสภาพแวดล้อมการทำงานที่เชื่อมโยงกันและไว้วางใจกันมากขึ้น

ระบุให้ชัดเจนเกี่ยวกับมารยาทที่คาดหวัง 

ในสภาพแวดล้อมการทำงานเสมือนจริง ความคาดหวังด้านมารยาทที่ชัดเจนถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารระหว่างบุคคลที่มีประสิทธิผล ตามที่เราได้พูดคุยกันในตอน "มารยาท" ของ Remotely Curious การเปลี่ยนไปใช้โมเดล Virtual First ที่ Dropbox จำเป็นต้องกำหนดเวลาและวิธีการทำงานร่วมกัน หากไม่มีแนวทางดังกล่าว อาจเกิดความเข้าใจผิดและความขัดแย้งได้

การกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนช่วยรักษาความเคารพและประสิทธิผลในการทำงานระยะไกล ในขณะที่บรรทัดฐานที่ไม่ได้พูดออกมาเมื่อพบหน้ากันมักจะสูญหายไป การระบุ "กฎที่มองไม่เห็น" เหล่านี้อย่างชัดเจนจะช่วยให้เข้าใจกันได้ดีขึ้นและมีปฏิสัมพันธ์กันราบรื่นยิ่งขึ้น

มีไม่กี่วิธีที่จะทำสิ่งนี้:

• ชี้แจงความคาดหวังในการประชุม: การสื่อสารระหว่างบุคคลเจริญเติบโตจากสัญญาณภาพ ดังนั้น ควรกำหนดแนวทางสำหรับการใช้วิดีโอ แจ้งให้ทีมของคุณทราบว่าควรเปิดกล้องเมื่อใดและเมื่อใดที่สามารถปิดกล้องได้ การส่งเสริมให้มีพื้นหลังเสมือนจริงยังช่วยสร้างประสบการณ์ที่สม่ำเสมอ ปราศจากสิ่งรบกวน และให้ความสะดวกสบายแก่ทุกคนมากยิ่งขึ้น

• กำหนดวาระการประชุม: หากไม่มีวาระการประชุมที่ชัดเจน การประชุมทางออนไลน์อาจเกิดความไม่เป็นระเบียบได้ ใช้แบบฝึกหัดเตรียมการประชุมของเราเพื่อส่งวาระการประชุมล่วงหน้าและกำหนดโครงสร้างสำหรับการสนทนา เพื่อให้การประชุมเป็นไปตามแผน ให้เริ่มการประชุมด้วยการอัปเดตอย่างรวดเร็วหรือกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับถาม-ตอบ วิธีนี้ช่วยให้ทุกคนมีโอกาสเตรียมตัวเพื่อที่จะรู้ว่าเมื่อใดควรมีส่วนร่วมอย่างจริงจังและเมื่อใดควรรับฟัง

• หลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ:เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิผล ควรระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการรับฟังมุมมองของทุกคน การนำบทสนทนาให้กลับมาสู่วาระเมื่อเกิดการขัดจังหวะนั้นเป็นสิ่งสำคัญ โดยต้องดำเนินการอย่างเป็นมืออาชีพและสุภาพ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะได้แสดงความคิดเห็น และทำให้ความสัมพันธ์ในทีมแข็งแกร่งขึ้น

การกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารในระหว่างการประชุม จะช่วยให้ทีมของคุณนำทางการสื่อสารแบบเสมือนจริงด้วยความชัดเจนและเคารพซึ่งกันและกัน ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการเชื่อมต่อระหว่างบุคคลในที่สุด เมื่อทุกคนเข้าใจกฎเกณฑ์การมีส่วนร่วม ก็จะทำให้สนามแข่งขันมีความเท่าเทียมกัน ทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้สึกมีคุณค่าและมีอำนาจที่จะมีส่วนร่วม

ช่วยให้ทีมของคุณเปลี่ยนแปลงการสื่อสาร

การสื่อสารระหว่างบุคคลและภายในบุคคลต่างส่งผลต่อความรู้สึกของทีมที่มีต่องานและความสัมพันธ์ที่พวกเขาสร้างขึ้นซึ่งกันและกัน

หากพวกเขาไม่รู้สึกสบายใจที่จะพูดออกไป และรูปแบบการสื่อสารไม่ชัดเจน พวกเขาอาจนำไปสู่การสนทนาเชิงลบเกี่ยวกับตนเองได้ ในทำนองเดียวกัน เมื่อสมาชิกในทีมติดอยู่ในวัฏจักรนี้โดยไม่มีโอกาสได้ระบายความคิดหรือหาการสนับสนุน สิ่งนี้อาจลุกลามไปสู่การโต้ตอบและส่งผลต่อพลวัตของทีมได้

การสื่อสารทั้งสองประเภทถือเป็นทักษะที่สามารถสอนได้และต้องฝึกฝน การระบุการพูดในแง่ลบของตนเองไม่ใช่วิธีแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว และการคาดหวังการสื่อสารที่ดีโดยไม่ได้กำหนดแนวทางที่ชัดเจนอาจใช้ไม่ได้ผล

คำแนะนำของเรา? จัดเตรียมเครื่องมือและแนวทางที่ถูกต้องให้กับทีมของคุณเพื่อช่วยสร้างพื้นที่สำหรับการสื่อสารที่ซื่อสัตย์และเป็นประโยชน์ทั้งภายในและภายนอก 

ต้องการแบบฝึกหัดและกรอบงานเพิ่มเติมเพื่อส่งผลเชิงบวกต่อพลวัตของทีมแบบกระจายของคุณใช่หรือไม่ ลองดูชุดเครื่องมือ Virtual First ทั้งหมดของเรา