เคล็ดลับการจัดระเบียบให้เหมาะกับบุคลิกของคุณ

ระบบการจัดระเบียบและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่ได้มีแค่แบบเดียวแล้วเหมาะกับทุกคน บางคนชอบจัดการสิ่งต่างๆ "อย่างเป็นระเบียบ" ในขณะที่บางคนจะทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพในความยุ่งเหยิง ทั้งนี้เพื่อค้นหาสภาวะที่เหมาะกับคุณ เราได้รวบรวมกลยุทธ์ในการจัดระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทุกคนโดยพิจารณาตามบุคลิกภาพหกประเภท แล้วก็อย่ารู้สึกว่าจะต้องจำกัดตัวเองอยู่ในบุคลิกภาพเพียงประเภทใดประเภทหนึ่ง แม้ว่าคุณจะชอบใช้ชีวิตแบบยุ่งเหยิงเป็นส่วนมาก แต่คำแนะนำสำหรับคนแบบเรียบง่ายก็อาจได้ผลกับคุณเช่นกัน!

คนที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

คุณทำงานโดยข้ามจากโครงการหนึ่งไปทำอีกโครงการหรือไม่ ตอนนี้คุณเปิดหน้าต่างเบราว์เซอร์ไว้มากกว่า 46 แถบหรือเปล่า คุณอาจเป็นคนที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แม้ว่าคุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อทำอะไรหลายๆ อย่างพร้อมกัน แต่ก็มีความเสี่ยงที่จะมีอะไรบางอย่างคลาดสายตาคุณไปได้เสมอ

กลยุทธ์

ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำใน Dropbox Paper เพื่อติดตามงานต่างๆ ของคุณ รายการงานมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องทำงานร่วมกับหรือเป็นผู้จัดการทีม 

วิธีตั้งค่ารายการสิ่งที่ต้องทำใน Paper

เมื่อคุณสร้างเอกสาร Paper แล้ว ให้ค้นหาปุ่มรายการตรวจสอบในแถบเครื่องมือที่ด้านล่างของหน้าจอ โดยสามารถเริ่มสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในเอกสาร Paper ใหม่ได้ดังนี้

• เพิ่มงานลงในรายการตรวจสอบ

• มอบหมายให้ตัวคุณเองหรือเพื่อนร่วมทีมโดยใช้คุณสมบัติ @กล่าวถึง

• ตั้งวันครบกำหนดที่ต้องทำให้เสร็จ

ความเรียบง่ายแบบมินิมอล

เก้าอี้หนึ่งตัว โต๊ะหนึ่งตัว แล็ปท็อปหนึ่งเครื่อง สิ่งที่ต้องการก็มีแค่นี้ คนแบบเรียบง่ายไม่สนใจสิ่งที่ไม่จำเป็นเพื่อมุ่งเน้นทำงานให้มีประสิทธิผลอย่างสงบ

กลยุทธ์

ปรับ Dropbox ให้สอดคล้องกับไลฟ์สไตล์ของคุณ เก็บสิ่งต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้แยกไว้ให้เหลือไว้แค่สิ่งจำเป็นที่พร้อมใช้งาน

วิธีจัดระเบียบการเก็บบันทึก

การทำงานในโครงการต่างๆ สำหรับลูกค้า การจัดเรียงรูปภาพ หรือการจัดเก็บเอกสารสำคัญ ล้วนสร้างขยะดิจิทัลจำนวนมาก แทนที่จะให้ทุกอย่างอยู่ในตำแหน่งที่แชร์กัน ให้แยก Dropbox ของคุณออกเป็นโฟลเดอร์ "ทำงาน" และ "เก็บถาวร" วิธีนี้ช่วยให้คุณแน่ใจได้ว่าคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้เสมอโดยไม่จำเป็นต้องดูไฟล์ทั้งหมด จัดเก็บรูปภาพหรือวิดีโอที่ไม่ได้จัดเรียงจำนวนมากในไฟล์เก็บถาวรก่อนที่คุณจะเลือกไฟล์ที่ต้องการย้ายไปยังการทำงาน หรือเก็บเวอร์ชันที่ไม่ได้ใช้งานของโครงการไว้ใน Archive ที่คุณสามารถเข้าถึงในภายหลังเพื่อนำไปใช้ซ้ำสำหรับวัตถุประสงค์อื่น

คนที่กล้าได้กล้าเสีย

คนเราเกิดมาแค่ครั้งเดียว เมื่อคุณมีเป้าหมายในใจแล้ว ไม่มีอะไรที่จะมาหยุดคุณจากการทำตามเป้าหมายได้ หัวใจหลักคือการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จอย่างถูกต้องเหมาะสม

กลยุทธ์

เนื่องจากคุณสามารถควบคุมทุกอย่างได้อยู่แล้ว ให้ประหยัดเวลามากขึ้นด้วยการสร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปันในการทำงานร่วมกันเพื่อจัดการการดำเนินงานของทุกคนให้เป็นระเบียบ

สร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปันในการทำงานร่วมกัน

ลองคิดดูว่าการแชร์โฟลเดอร์ก็เหมือนกับการแชร์พื้นที่ทำงานของคุณ แต่ไม่ก่อให้เกิดปัญหาซึ่งกันและกัน ขั้นแรก ให้จัดระเบียบทุกอย่างตามที่คุณต้องการ โดยให้ไฟล์โครงการทั้งหมดของคุณอยู่ในที่ศูนย์กลางแห่งเดียว จากนั้น เมื่อคุณแชร์ สมาชิกคนใด ๆ ในโฟลเดอร์ก็สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยตรง ช่วยให้ทุกคนประหยัดเวลาและส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

คนชอบผัดวันประกันพรุ่ง

ขณะนี้เป็นเวลาตี 3 และคุณเพิ่งจะได้อ่านบทความนี้ที่เพื่อนของคุณส่งมาให้ตั้งแต่เดือนที่แล้ว อ่านช้าดีกว่าไม่อ่านเลยนะ คุณทำงานเสร็จเสมอ แต่มักจะเสร็จก่อนถึงกำหนดพอดี

กลยุทธ์

ยังไงคุณก็รอจนถึงนาทีสุดท้ายอยู่ดี ถึงลองเปลี่ยนไปก็ไม่มีประโยชน์ ดังนั้นมาทำให้นาทีสุดท้ายมีค่าด้วยการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้ดีขึ้นแทนดีกว่า

ใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Dropbox ช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ใช้ Dropbox Paper เพื่อสร้างและจัดการเอกสารการทำงานร่วมกัน แก้ไข มอบหมายงาน ให้ข้อเสนอแนะ และอื่นๆ แบบเรียลไทม์ตามเวลาของคุณ ใช้ Dropbox Sign เพื่อจัดการความต้องการลายเซ็นบนเอกสารของคุณทั้งหมดอย่างถูกกฎหมายและทันที ไม่จำเป็นต้องรีบวิ่งไปที่ไปรษณีย์เพื่อส่งเอกสารการลงทะเบียน และสุดท้าย ใช้แอปมือถือ Dropbox เพื่อสแกนเอกสาร ถ่ายภาพ และแสดงความคิดเห็นในระหว่างการเดินทาง ไม่มีเหตุผลที่คุณไม่สามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการตัดต่อวิดีโอในขณะที่คุณรอคิวอยู่ในร้านขายของชำ

คนที่รักความสมบูรณ์แบบ

ไม่มีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน เดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์สะอาด ทุกอย่างอยู่ในที่ที่เหมาะสมอย่างถูกใจคุณ สมบูรณ์แบบ

กลยุทธ์

เมื่อคุณจัดระเบียบทุกอย่างตามโครงสร้างที่รอบคอบ สิ่งต่างๆ ที่จัดไว้ก็จะหาเจอได้ง่ายขึ้นเมื่อต้องการใช้งาน

โครงสร้างการตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่ถูกต้องแม่นยำ

สร้างรูปแบบการตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่สอดคล้องสม่ำเสมอโดยผ่านการพิจารณามาอย่างรอบคอบ แล้วยึดใช้ตามนั้น สำหรับกระบวนการทำงานส่วนใหญ่ จุดเริ่มต้นที่ดีอาจเริ่มจากแบ่งเป็นโฟลเดอร์หลักแยกตามปี โดยมีโฟลเดอร์ย่อยที่แยกตามเดือนอยู่ในนั้น ซึ่งในโฟลเดอร์ย่อยเหล่านั้น คุณสามารถตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามชื่อลูกค้าและตามด้วยชื่อของงานที่เฉพาะเจาะจงได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณยังสามารถค้นหาเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพแม้เวลาจะผ่านไปหลายปี

คนที่เต็มไปด้วยความยุ่งเหยิง

อีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 36,789 ฉบับ คุณมีไอเดียดีๆ และทำงานหนัก แต่... อาจต้องการความช่วยเหลือเล็กน้อยในบางครั้ง คล้ายกับคนที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แต่สิ่งต่างๆ ก็อาจยุ่งเหยิงจนท่วมท้นคุณได้

กลยุทธ์

ปรับการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติให้มากที่สุด ให้ Dropbox จัดการงานที่ซ้ำซากเพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับเป้าหมายภาพรวมได้

โฟลเดอร์และ Camera Roll แบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติของ Dropbox ช่วยคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่จะดำเนินการอย่างเฉพาะเจาะจงกับไฟล์ที่คุณเพิ่มเข้าไปได้โดยอัตโนมัติ โฟลเดอร์จะเปลี่ยนชื่อ จัดเรียง ติดแท็ก หรือแปลงไฟล์ใดๆ ที่มีการเพิ่มเข้ามา งานระบบอัตโนมัติอีกอย่างที่คุณสามารถปล่อยให้ Dropbox จัดการได้คือการอัปโหลดจากกล้อง เมื่อเปิดใช้งานแล้ว รูปภาพของคุณจะเพิ่มลงในคลาวด์โดยอัตโนมัติเมื่อเชื่อมต่อกับกล้อง, การ์ด SD, สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต คุณสามารถตั้งค่าการอัพโหลดจากกล้องให้เปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น "ปปปป-ดด-วว ชั่วโมง.นาที.วินาที.jpg" ได้โดยอัตโนมัติเมื่อคัดลอกไฟล์ไปยัง Dropbox เพื่อให้ทุกอย่างไม่ยุ่งเหยิงมากจนเกินไปเมื่อคุณต้องเลือกไฟล์

ไปจัดให้เป็นระเบียบกันเลย!

ฉันกำลังพูดกับคุณอยู่ คนชอบผัดวันประกันพรุ่ง การอ่านข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ Dropbox สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้นั้นเป็นเรื่องหนึ่ง แต่ตอนนี้คุณต้องเริ่มลงมือเองแล้ว เริ่มต้นด้วยการนำกลยุทธ์ที่เหมาะกับประเภทบุคลิกภาพของคุณไปใช้อย่างช้าๆ ทีละเครื่องมือ เมื่อคุณเห็นว่าเครื่องมือนี้ช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมากเพียงใด คุณก็จะอยากลองดูกลยุทธ์อื่นๆ ด้วย ตอนนี้เลิกคิดเยอะแล้วมาเริ่มจัดระเบียบกันเลย!