เหตุผลที่คุณควรใช้การจัดการบันทึก

การจัดการบันทึกคืออะไร

การจัดการบันทึก หรือที่เรียกว่าการทำบันทึก เป็นกระบวนการในการจัดระเบียบและรักษาความปลอดภัยบันทึกขององค์กร ตามชื่อว่า “การจัดการบันทึก” นั่นเอง สำหรับธุรกิจแล้ว กระบวนการนี้ควรดำเนินไปตลอดอายุของบริษัท ซึ่งหมายความว่าเอกสารที่จัดเก็บจะแสดงประวัติของธุรกิจได้ แต่การจัดการบันทึกนั้นเป็นมากกว่าแค่การมีตู้เก็บเอกสาร การจัดการบันทึกที่ประสบความสำเร็จควรดำเนินการในกระบวนการที่มีการจัดประเภทบันทึก การสร้าง รวมไปถึงการรับและดูแลรักษาบันทึก การกำจัดหรือการลบบันทึกขององค์กรอย่างปลอดภัยก็ควรเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการบันทึกด้วย

ผู้จัดการบันทึกควรพิจารณาจัดเก็บเอกสารต่อไปนี้

• เอกสารกระดาษหรือบันทึกในรูปแบบออฟไลน์อื่นๆ

• เอกสารดิจิทัล

• สัญญา

• รายงาน

• เอกสารการตรวจสอบ

• ใบรับรอง

• อีเมล์และข้อความโซเชียลมีเดีย

• วิดีโอ

ธุรกิจต่างๆ มีการเก็บรวบรวมเอกสารเหล่านี้อยู่เป็นประจำ นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงต้องมีกระบวนการกำกับดูแลที่สามารถคัดแยกสิ่งที่มีค่าออกจากสิ่งที่ไม่มีค่าและสามารถจัดเก็บสิ่งสำคัญลงในบันทึกที่สำคัญของคุณได้ ซึ่ง Dropbox เป็นเสมือนศูนย์กลางการบันทึกแบบทันสมัยอันมีค่าที่ได้รับการพัฒนามาจากแบบดั้งเดิม แต่การจัดการบันทึกนั้นไม่ได้เป็นแค่การกดปุ่มบันทึกเท่านั้น เพราะไฟล์เหล่านี้ต้องได้รับการดูแล ดังนั้นคุณจึงไม่เพียงแค่ต้องจัดการเอกสารที่เข้ามาใหม่เท่านั้น แต่ยังจะต้องจัดการเอกสารที่เก็บถาวรอีกด้วย

ทำไมธุรกิจต้องใช้การจัดการบันทึก

นอกจากเหตุผลด้านการบริหารจัดการทั่วไปแล้ว ยังมีเหตุผลสำคัญบางประการที่ธุรกิจต้องเริ่มจัดการบันทึกอีกด้วย การจัดการบันทึกไม่เพียงแค่ช่วยให้คุณไม่ตกที่นั่งลำบากเท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยเป็นหลักฐานให้คุณได้หากธุรกิจของคุณถูกกล่าวหาในเรื่องใดๆ แต่คุณก็ไม่ควรถือว่าบันทึกที่ไม่ใช้งานเป็นสิ่งไม่สำคัญแล้วเช่นกัน ในสหรัฐอเมริกา บันทึกบางประเภทจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ให้ครบระยะเวลาหนึ่งตามข้อกำหนด ดังนี้

IRS (กรมสรรพากรของสหรัฐฯ)

เรื่องใหญ่ที่กำลังจะเกิดขึ้นกับคนในอเมริกา IRS จะขอหลักฐานการเสียภาษีของคุณ คุณควรวางแผนเก็บรักษาหลักฐานที่สำคัญเหล่านี้ไว้เป็นเวลาอย่างน้อยสี่ปี

รัฐบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (Fair Labor Standards Act: FLSA)

FLSA จะมีกฎหมายที่แตกต่างกันสำหรับบันทึกเงินเดือนประเภทต่างๆ โดยทั่วไประยะเวลาการเก็บรักษาอย่างน้อยสามปีน่าจะเพียงพอ

ประวัติบุคลากร

ควรเก็บระเบียนเหล่านี้ไว้อย่างน้อยหกปีหลังจากที่พนักงานของคุณลาออก เพื่อเก็บเป็นหลักฐานสำคัญว่าพนักงานนั้นทำงานที่บริษัทของคุณจริง อีกทั้งยังใช้ประกอบการเขียนหนังสือรับรองเมื่อมีการร้องขอได้อีกด้วย และหากเกิดกรณีพนักงานต้องการดำเนินการทางกฎหมายกับคุณ คุณก็จำเป็นจะต้องเรียกดูระเบียนเหล่านี้

ไฟล์เอกสารการจ้าง

คุณควรเก็บไฟล์ใดๆ ก็ตามที่เกี่ยวข้องกับการจ้างพนักงานไว้ประมาณ 3 ปี คณะกรรมาธิการโอกาสการจ้างงานอย่างเท่าเทียมกัน (Equal Employment Opportunity Commission) กำหนดให้คุณต้องเก็บประวัติเหล่านี้ไว้อย่างน้อย 1 ปี

อื่นๆ

นอกจากนี้ยังมีบันทึกที่น่ากลัวน้อยกว่านี้ ซึ่งคุณควรเก็บไว้เพื่อความสบายใจของคุณเอง เช่น ใบเสร็จรับเงินค่าสาธารณูปโภค อีเมลต้อนรับสำหรับซอฟต์แวร์ใหม่ และใบสมัครงานต่างๆ ที่ล้วนเป็นประโยชน์หากได้จัดเก็บไว้

วิธีการตั้งค่าระบบบริหารจัดการบันทึก

มีข้อควรพิจารณาที่สำคัญก่อนดำเนินการสร้างระบบบริหารจัดการบันทึก กระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่ทั้งบริษัทจะต้องมีใครสักคนเป็นหางเสือเพื่อฝึกอบรมเบื้องต้นให้กับทั้งทีม ระบบบริหารจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้

เจ้าหน้าที่อาวุโสทำหน้าที่รับผิดชอบการจัดการบันทึก

ซึ่งไม่ควรเป็นหน้าที่ครอบคลุมสำหรับทุกคนในฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่ควรมีเจ้าหน้าที่อาวุโส 1 คนควบคุมกระบวนการนี้โดยเฉพาะ การจัดการบันทึกนั้นสำคัญพอๆ กับการเงินของคุณ ในเมื่อคุณคงไม่อยากให้ใคร “ทำแต่ส่วนของตัวเอง” ในเรื่องการเงิน คุณก็ควรกำหนดสมาชิกทีมคนหนึ่งโดยเฉพาะเพื่อทำหน้าที่เป็นผู้จัดการเอกสารและเป็นหัวหน้าหน่วยเก็บบันทึกถาวร

การตัดสินใจว่าควรเก็บบันทึกอย่างไร เกี่ยวกับอะไร และเมื่อใด

ตัดสินใจร่วมกับเจ้าหน้าที่อาวุโสว่าจะเก็บบันทึกสำคัญใดไว้บ้าง โดยใช้ข้อมูลของสมาชิกทีมคนอื่นๆ ประกอบการตัดสินใจ เลือกระยะเวลาการเก็บรักษา และตัดสินใจว่าควรจะลบไฟล์อย่างไรเมื่อสิ้นสุดอายุของบันทึก ระยะเวลาที่คุณเก็บเอกสารอาจแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ตัวอย่างเช่น เอกสารการรวมบริษัทควรอยู่ในบันทึกถาวรของคุณ แต่คุณอาจลบรายละเอียดเงินเดือนพนักงานได้หลังจากผ่านไป 2-3 ปี

งบประมาณสำหรับการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

การจัดการและการติดต่อทางธุรกิจมักประกอบไปด้วยเอกสารดิจิทัลเป็นส่วนใหญ่ และคุณจะต้องหันไปใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อให้เอกสารทุกอย่างปลอดภัย รูปแบบ Software as a Service หมายความว่าการซื้อโปรแกรมจัดการบันทึกนั้นไม่ได้เสียค่าธรรมเนียมเพียงครั้งเดียว แต่เป็นการสมัครสมาชิกรายเดือนอย่างต่อเนื่อง คุณควรตรวจสอบว่ามีงบประมาณเพียงพอสำหรับรูปแบบนี้แล้ว

อนุญาตให้มีการฝึกอบรมและการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

ทุกคนในธุรกิจของคุณอาจต้องสามารถเข้าถึงระเบียนได้ และควรใช้ระเบียนประกอบเป็นแหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียว ดังนั้นทีมของคุณจะต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงและจัดการระเบียนอย่างมีความรับผิดชอบ โดยให้เป็นกระบวนการหนึ่งของโปรแกรมการจัดการบันทึก เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ดังนั้นคุณจะต้องบังคับใช้การกำกับดูแลข้อมูลและกำหนดนโยบายการจัดการระเบียน

นอกจากนี้คุณยังต้องตรวจสอบระบบนี้อยู่เสมอ โดยเฉพาะสำหรับบันทึกดิจิทัล เพื่อป้องกันการใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถเตรียมพร้อมที่จะกู้คืนไฟล์ได้เสมอก่อนที่จะสายเกินไป คุณควรพิจารณาการกู้คืนไฟล์จากภัยพิบัติด้วย เช่น หากกิจกรรมทางธุรกิจของคุณถูกโจมตีโดยไวรัสผ่านอินเทอร์เน็ต

ข้อควรพิจารณาอื่นๆ

หากธุรกิจของคุณดำเนินการสาธารณะ เช่น บริการสาธารณูปโภค บันทึกสำคัญของคุณอาจอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติการเข้าถึงข้อมูลซึ่งควบคุมบันทึกของรัฐบาลกลาง นั่นหมายความว่าคุณอาจต้องเข้าถึงพื้นที่บางส่วนของการบันทึกของคุณได้ในฐานะบันทึกสาธารณะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มความเป็นไปได้นี้ให้กับกระบวนการของคุณแล้ว เมื่อคุณเริ่มนำการทำบัญชีมาสู่องค์กรของคุณ

การเลือกโซลูชันสำหรับการบันทึกข้อมูลทางธุรกิจ

การมีระบบการจัดการบันทึกดิจิทัลที่เหมาะสมเป็นหัวใจสำคัญในกระบวนการจัดการบันทึก Dropbox เป็นโซลูชันการจัดเก็บไฟล์อันทรงพลังที่เหมาะอย่างยิ่งกับการจัดการบันทึก โดยมีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการในการจัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัย พร้อมด้วยคุณสมบัติอื่นๆ อีกมากมายที่จะทำให้ขั้นตอนการทำงานและการจัดการข้อมูลโดยรวมของคุณง่ายขึ้น

คุณยังสามารถย้ายระเบียนที่เป็นกระดาษไปยังที่เก็บถาวรทางดิจิทัลได้อย่างง่ายดายด้วยการสแกนเอกสาร นอกจากนี้ยังมีการควบคุมทีมขั้นสูง การป้องกันด้วยรหัสผ่าน พร้อมด้วยการเข้าถึงแบบจำกัดเวลาเพื่อการรักษาความปลอดภัยและการกำกับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งแอด-ออนประวัติเวอร์ชันแบบขยายที่สามารถกู้คืนไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือถูกลบไปได้นานถึง 10 ปี 

ด้วย Dropbox คุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าบันทึกจะปลอดภัยอย่างแน่นอน โดยสามารถเข้าถึงได้และไม่ถูกซ่อนจากผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทุกคน

ข้อมูลข้างต้นไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย เราขอแนะนำให้คุณปรึกษาทนายความหากคุณมีข้อสงสัยทางกฎหมาย