BioscienceLA робить усе можливе, щоб зосередитися на виконанні місії

Виклик: потреба в безпечному спільному доступі та зберіганні.

Заснована в 2018 році, BioscienceLA є каталізатором інновацій у природничих науках і галузі охорони здоров'я у великому регіоні Лос‑Анджелеса, створюючи більше можливостей для фінансування, отримання простору та залучення талантів, а також для обміну повідомленнями та підвищення рівня інформованості. Автономна некомерційна організація дбає про те, щоб Лос‑Анджелес мав спільну, добре згуртовану екосистему, яка б охоплювала всі аспекти кластеру природничих наук Південної Каліфорнії. Організація звернулася до DocSend, щоб мати можливість безпечно ділитися конфіденційною фінансовою інформацією з членами правління, поширювати інформацію про програму серед її учасників та укладати партнерські угоди з організаціями‑учасниками.

До створення DocSend Девід Вілан, генеральний директор BioscienceLA, зазначив, що організація ділитиметься конфіденційною інформацією зі своєю радою директорів через вкладення електронної пошти. «Нам потрібен був більш безпечний спосіб обміну конфіденційною фінансовою та стратегічною інформацією з нашою радою директорів. Вкладення електронної пошти губилися або їх було важко відкрити на мобільному телефоні. Тому потрібно було знайти кращий спосіб», — поділився Дейв.

Рішення: більш безпечний спосіб зберігання та обміну зовнішніми повідомленнями з радами директорів неприбуткових організацій.

Дейв звернувся до платформи захищеного обміну документами DocSend, щоб безпечно поширювати комунікації з радою директорів організації, а також із учасниками нової програми стажування.

Коли Дейв уперше приєднався до BioscienceLA на посаді генерального директора, він хотів переконатися, що його команда може ефективно співпрацювати у віддаленому режимі. Як один із перших користувачів Dropbox, Дейв знав, що це буде найкращим рішенням для синхронізації файлів у хмарі та їхнього зберігання. Незалежно від того, чи це створення програмних планів, фінансових планів або йдеться про внутрішні нотатки, Дейв і його організація покладаються на Dropbox для безпечного зберігання всіх своїх внутрішніх файлів і в такий спосіб залишаються зосередженими на своїй місії. «Ми можемо звідки завгодно та без будь‑яких перешкод отримати доступ до документів із планування, які ми створили в Dropbox. Ми відкриваємо новий офіс у Калвер‑Сіті, тому можливість безпечного доступу до файлів у дорозі дуже важлива для нас».

Обмінюючись інформацією поза межами своєї організації, Дейв прагнув забезпечити захист усіх конфіденційних даних. Зокрема, Дейв хотів захистити конфіденційні файли, якими він ділиться з радою директорів некомерційної організації. «Я ділюся презентаціями та фінансовими даними з нашою радою директорів перед нарадами та після їх завершення. Я хотів доповнити систему захисту додатковими засобами, щоб бути впевненим, що ці матеріали не потраплять до чужих рук», — наголосив Дейв.

На відміну від легкодоступних стороннім особам рішень для обміну документами від інших розробників, Дейв може захистити свої конфіденційні документи, додавши пароль і вимагаючи адреси електронної пошти для доступу до документів у форматах PowerPoint, PDF, Excel і Word, якими він ділиться в DocSend.

Зручні оновлення в системі обміну повідомленнями з радами директорів

Раніше Дейв надсилав членам ради директорів порядок денний нарад у вкладеннях. «Надсилати ці матеріали у вигляді вкладень було не дуже зручно, оскільки іноді мені доводилося вносити зміни до порядку денного. Тож я не хотів, щоб оновлені версії документів були втрачені», — зауважив Дейв. Маючи на меті підтримку лаконічної системи обміну повідомленнями з членами ради директорів, Дейв удався до DocSend як до простішого способу зручно оновлювати документи на боці сервера, без необхідності повертатися й оновлювати вихідне посилання. «Цей спосіб спілкування з членами ради директорів є набагато більш шанобливим, оскільки ми можемо легко зайти та внести будь‑які зміни чи оновлення в DocSend за лаштунками, не повідомляючи нікого», — підкреслив Дейв.

Залучення учасників програми за допомогою віртуальних кімнат даних

У межах своєї місії зі зростання потенціалу та темпів упровадження інновацій у галузі біологічних наук, BioscienceLA пропонує програму стажування BioFutures, яка надає можливість студентам із недостатньо представлених верств населення пройти субсидоване стажування в організаціях Лос‑Анджелеса, що займаються біологічними науками.

Щойно компанія погоджується стати учасником програми та прийняти стажера, їй надсилаються її власні унікальні простори DocSend, де зберігатимуться матеріали програми та договір учасника. Крім того, стажери також отримують персоналізований простір разом із пов'язаними з програмою персоніфікованими документами. На контент‑порталі є все, що партнерам потрібно знати про програму стажування, включно з розкладом та обов'язками. Це запобігає втраті матеріалів і створює більш індивідуальний підхід до кожної партнерської організації та кожного стажера. DocSend спрощує для BioScienceLA створення впорядкованого процесу адаптації та набуття загального досвіду взаємодії за програмою як для партнерських організацій, так і для стажерів.

Укладення партнерських угод за допомогою е‑підпису DocSend

Компанії‑партнери, які беруть участь у програмі стажування BioscienceLA, можуть підписувати свої партнерські угоди за допомогою е‑підпису DocSend. Так само кожен студент‑учасник, залучений до програми в ролі стажера, підписує договір у DocSend. Студенти та партнери можуть легко ознайомитися с усіма вступними документами, що описують їхні обов'язки за програмою, а також підписати угоди про участь за допомогою е‑підпису DocSend. Дейв заощаджує час, легко перетягуючи користувацькі поля для підпису в DocSend, щоб зібрати підписані угоди про участь.