Автоматизація документообігу полягає в оптимізації повторюваних, трудомістких завдань, таких як створення, редагування, затвердження, розповсюдження або зберігання документів. Автоматизуйте ці завдання, і ви зможете працювати набагато швидше та ефективніше.
Завдяки автоматизації документообігу ви отримуєте вищу продуктивність, меншу кількість помилок та більш плавну співпрацю. Це звільняє вас, щоб ви могли зосередитися на тому, що важливо — на змісті документів. Зацікавлені? Дізнайтеся, як Dropbox може допомогти автоматизувати ваш документообіг.
Навіщо автоматизувати документообіг?
Незалежно від вашої галузі, автоматизація може заощадити час і зменшити головний біль під час таких важливих процесів, як управління контрактами, обробка записів або виробництво контенту.
Ось кілька прикладів робочих процесів документообігу та того, як вони можуть отримати користь від автоматизації:
- Управління контрактами— швидше обробляйте юридичні документи, погодження та підписи
- Веденнязаписів — керуйте конфіденційною інформацією та забезпечуйте дотримання вимог, не турбуючись про помилки
- Створення контенту— швидше та точніше впорядковуйте чернетки, редагування та керуйте публікаціями
Автоматизація документообігу може бути корисною для юридичних фірм, відділів кадрів або маркетингових і рекламних компаній, але вона може застосовуватися в будь-якій галузі.
Це не чарівна паличка, яка зробить вашу роботу за вас, але автоматизація навіть невеликих частин вашого робочого процесу заощаджує час і зусилля.
Як автоматизувати робочий процес документообігу
Ось основні кроки для налаштування автоматизованого документообігу.
- Визначення потреб робочого процесу: почніть з аналізу завдань, пов'язаних з документами. Шукайте повторювані дії та вузькі місця під час створення, перевірки, затвердження документів та інших етапів робочого процесу. Наприклад, контракт потрібно підписати кількома особами.
- Сплануйтеробочий процес: Розплануйте весь процес, включаючи учасників кожного етапу, необхідні дії, залежності та критичні кроки. Наприклад, робочий процес може передбачати переміщення записів співробітників від адаптації до нарахування заробітної плати.
- Оцінка та вибір інструментів: це залежить від ваших потреб, але оберіть інструмент, який відповідає цілям робочого процесу. Якщо вам потрібні електронні підписи або платформа, яка може обробляти багато типів файлів, Dropbox — це хороший варіант, який також може захистити конфіденційні файли.
- Налаштування автоматизації: У вибраному вами інструменті налаштуйте автоматизацію. Це може включати шаблони (ідеально підходить для форм або рахунків-фактур) або сповіщення про оновлення файлу. Ви також можете створювати нагадування для затвердження документів, щоб вони надсилалися автоматично.
- Навчайте команди: Автоматизація працює лише тоді, коли всі знають, як користуватися інструментами. Навчіть свою команду новому робочому процесу, переконавшись, що вони розуміють свої ролі. Це забезпечує плавний перехід, впевненість в інструменті та більшу ефективність.
Тепер, коли ми розглянули основи, давайте розглянемо деякі способи, за допомогою яких Dropbox може втілити автоматизацію документообігу в життя вашої команди.
Практичні способи використання автоматизації документообігу
Юридичні документи
Для юридичних фірм автоматизація документообігу означає значну економію часу. У цьому випадкуелектронні підписи в Dropbox є фантастичною перевагою для більшої автоматизації робочого процесу. Це корисно для швидкого забезпечення дотримання стандартів відповідності законодавству та пришвидшення процесу затвердження.
Функції безпечного обміну файлами в Dropbox також гарантують конфіденційність і цілісність ваших юридичних документів, тож більше не потрібно турбуватися про несанкціонований доступ.
Виробництво контенту
Для маркетингових та рекламних компаній автоматизація може значно спростити створення контенту у великих масштабах — вона також чудово підходить для стислих редакційних дедлайнів.
Функції на основі ШІ в інструментах на зразок Dash можуть генерувати швидкі та точні зведення вмісту. Це може пришвидшити процеси редагування у вашому робочому процесі. Наприклад, редактори можуть переглянути зведення 10 статей, щоб оцінити їх загальну відповідність опису, або навіть скористатися ним для виявлення розділів в окремих статтях, які потребують доопрацювання.
Dropbox також має функції спільної роботи з контентом, такі як редагування в режимі реального часу та просте керування версіями. Це спрощує керування редагуваннями та гарантує, що великі команди не зриваються.
Якщо ви хочете автоматизувати свій документообіг та заощадити час, Dropbox – чудовий варіант. Цей цінний інструмент містить багато інших потужних функцій, які допоможуть вам працювати розумніше.
Використовуйте Dropbox для автоматизації робочого процесу з документами
Економія часу, яку забезпечує навіть незначна автоматизація документообігу, є величезним поштовхом. Це зменшує людський фактор, оптимізує завдання та покращує співпрацю. Він ідеально підходить для форм або контрактів, конфіденційних записів або створення контенту у великих масштабах.
Ознайомтеся з Dropbox, щоб застосувати на практиці методи автоматизації, про які ми говорили. Ви можете створювати ефективніші робочі процеси, які працюють у фоновому режимі, — і все це за допомогою одного інструменту з низкою інших переваг продуктивності.
Запитання й відповіді
Ви можете застосувати автоматизацію документообігу практично до будь-якого файлу. Контракти, рахунки-фактури, медичні записи пацієнтів, маркетингові матеріали, форми відділу кадрів тощо. Dropbox, включаючи функції електронного підпису, сумісний з багатьма типами файлів, зокрема з найпопулярнішими форматами документів. А якщо ви хочете використовувати тип файлу, який ми не підтримуємо, ви можете просто конвертувати його в PDF за допомогою нашого безкоштовного інструменту.
Функції Dropbox, які можуть допомогти в автоматизації робочого процесу документообігу, включають електронні підписи, контроль версій файлів, редагування в режимі реального часу, безпечний обмін файлами та автоматичні сповіщення/нагадання. Dropbox також є масштабованим варіантом, тому це інструмент автоматизації документів, який може зростати разом з вашими потребами.
Час, необхідний для впровадження автоматизації документообігу, залежить від ваших існуючих процесів обробки документів та складності автоматизації, яку ви впроваджуєте. Налаштування основних робочих процесів та навчання всіх може зайняти кілька днів. Інтеграція складніших налаштувань з кількома кроками, типами документів або користувачами може зайняти тижні. Пам'ятайте, що витрачений початковий час заощадить час у майбутньому.
Почніть з надання навчання та чіткої документації щодо використання інструменту. З такими інструментами, як Dropbox, ви отримуєте інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача, який може спростити криву навчання. Це також може допомогти мотивувати команди, пояснюючи, як автоматизація спростить їхню роботу. Також корисною буде наявність провідної особи або внутрішнього лідера, який направлятиме інших та вирішуватиме проблеми. Постійна підтримка також є ключовою для забезпечення належного впровадження користувачами.
