Що таке матриця Ейзенхауера?

Покращте свої навички планування завдань та управління робочим навантаженням за допомогою Матриці Ейзенхауера – інструменту для управління часом, заснованого на методах, що використовувалися Дуайтом Д. Ейзенхауером.

Ніхто не планує бути непродуктивним, особливо на роботі. Але з плином дня та надходженням термінових запитів ваш список справ зростає. Через це важче залишатися зосередженим та продуктивним.

Якщо ви не встигаєте виконувати ключові завдання вчасно або вам складно дотримуватися термінів у довгострокових проєктах, ефективне визначення пріоритетів для завдань може вивести вас з аутсайдерів у лідери. І саме тут на допомогу приходить матриця Ейзенхауера.

Розуміння матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера, також відома як «скринька Ейзенхауера» або матриця «Терміново/Важливо» — це проста структура для визначення пріоритетів завдань та управління робочим навантаженням. 

Він названий на честь Дуайта Д. Ейзенхауера, п'ятизіркового генерала та 34-го президента Сполучених Штатів. Ейзенхауер був відомий тим, що багато чого досяг. Його методи постановки цілей та управління часом вивчали багато людей, зокрема Стівен Кові. У своїй книзі «7 звичок високоефективних людей» Кові перетворив ідеї Ейзенхауера на простий інструмент для визначення того, які завдання виконувати в першу чергу: Матрицю Ейзенхауера.

Що таке матриця Ейзенхауера? По суті, це стратегія, яка дозволяє вам застосувати на практиці наступну цитату, яку приписують Ейзенхауеру: «У мене є два види проблем: термінові та важливі». Термінове не є важливим, а важливе ніколи не буває терміновим». 

Усе, що вам потрібно зробити, це оцінити свої завдання згідно за їх терміновістю й важливістю.

Як працює скриня Ейзенхауера?

Компанії і фізичні особи можуть використовувати матрицю Ейзенхауера для планування, делегування, визначення пріоритетів і планування щоденних або тижневих завдань. 

Розмістивши завдання в одному з чотирьох квадрантів нижче, ви можете побачити, наскільки вони термінові, і з'ясувати, як з ними належним чином впоратися.

Перший квадрант

Термінові та важливі (завдання, які потрібно виконати негайно) — це завдання «виконати в першу чергу», які життєво важливо виконати якомога швидше. Зазвичай це запити в останню хвилину, що виникають через непередбачені обставини. Зазвичай такі завдання слід виконувати негайно або того ж дня. Прикладами є заміщення проекту за хворого колегу або вирішення непередбачених надзвичайних ситуацій, таких як порушення ланцюга поставок.

Другий квадрант

Важливі, але не термінові (завдання, які потрібно запланувати на потім) — це довгострокові цілі/завдання, які є важливими, але не мають чітко визначеного терміну виконання, тому ви можете запланувати їх виконання на пізніше. Прикладами є отримання професійної кваліфікації або планування довгострокових бізнес-цілей, таких як скорочення бюджету.

Третій квадрант

Термінові, але не важливі (завдання для делегування комусь іншому) — ці завдання потрібно виконати негайно, але вони можуть бути недостатньо важливими, щоб вимагати вашої уваги, а це означає, що їх можна делегувати іншим членам вашої команди. Прикладами є рутинна робота або тривалі зустрічі/телефонні дзвінки без чіткої мети.

Четвертий квадрант

Не є ні терміновими, ні важливими (завдання, які потрібно виключити) — ці завдання відволікають, і їх слід уникати, якщо це можливо. У багатьох випадках ви можете просто ігнорувати або скасувати ці типи завдань. Прикладами є соціальна діяльність або надмірно тривалі перерви в роботі.

«Скринька Ейзенхауера» допомагає вам візуалізувати ваші завдання на основі їхньої важливості та терміновості. Коли ви думаєте про свою роботу таким чином, легше спочатку зробити найважливіші речі та завершити їх якомога швидше.

Як розрізнити терміновість і важливість?

Немає встановленого способу відрізнити термінові та важливі завдання під час створення матриці пріоритетів. Але важливо про це подумати. У реальному житті зазвичай важче вирішити, до якої категорії належить завдання, порівняно з тим, коли ви просто плануєте за допомогою скриньки Ейзенхауера.

Якщо коротко, термінові завдання неминучі й вимагають негайної уваги, тоді як важливі завдання вимагають ретельнішого планування й сприяють досягненню довгострокових цілей. Наприклад, відповіді на телефонні дзвінки від основного клієнта — це термінове завдання, а відстеження останніх досліджень у вашій галузі — важливе.

Які переваги матриці Ейзенхауера?

Одна з ключових переваг матриці терміново/важливо Ейзенхауера полягає в тому, наскільки легко її впровадити. Немає потреби купувати дорогий програмний пакет, і вам не потрібно витрачати значну кількість часу на створення матриці. 

Матриця пріоритетів допомагає вам краще керувати своїм часом, встановлюючи чіткі пріоритети. Це дуже корисно для менеджерів, власників бізнесу та фрілансерів, які виконують завдання з багатьох проектів або клієнтів одночасно.

Які недоліки матриці Ейзенхауера?

Матриця пріоритизації має деякі недоліки. Важко оцінити, наскільки важливим є завдання. Це може призвести до того, що завдання буде доручено некомпетентній людині, що може знизити якість роботи.

Крім того, важливо пам’ятати, що не завжди є можливість діяти негайно, коли ви маєте справу з подіями, які потребують термінового вирішення. Це може бути неможливим через брак знань, часу, через наявні правила й бюрократичні процедури, чи велику кількість термінових/важливих завдань, що знижує ефективність матриці пріоритетів, коли справа доходить до прийняття рішень та управління часом.

Як використовувати скриньку Ейзенхауера для керування завданнями й робочим навантаженням

Матриця «Терміново/Важливо» може бути чудовою відправною точкою для управління роботою та проектами. Після цього ви можете використовувати його, щоб знайти можливості для внесення цих покращень у вашу щоденну роботу:

1. Легше керувати процесами

Призначивши свої завдання у відповідний квадрант, ви можете почати налаштовувати процеси керування часом, що допоможе вам вчасно виконувати важливі дії. Наприклад, ви можете використовувати Dropbox, щоб ефективніше керувати списком справ, створивши шаблон робочого графіка. Ці інструменти керування завданнями можна використовувати для призначення термінових/неважливих завдань іншим учасникам команди, а також для встановлення термінів виконання й нагадувань для важливих/нетермінових завдань, які можна запланувати на пізніший термін.

2. Налаштуйте автоматизацію для основних завдань

Також варто подумати про впровадження інструментів автоматизації на робочому місці. Автоматизація — якщо вона можлива — це чудовий спосіб виконувати завдання, які не вимагають особливого попереднього планування чи аналізу. Використовуючи інструменти автоматизації або інтеграції в програмі Dropbox для підвищення продуктивності, ви можете «делегувати» завдання з квадранта Q3 (термінові, але не важливі) у спосіб, який заощаджує час для вашого бізнесу. Ви можете призначати завдання учасникам команди в Dropbox Paper із зазначенням термінів виконання або переносити їх безпосередньо в картки Trello для учасників вашої команди з файлів Dropbox. Інструменти автоматичного створення вмісту допоможуть вам позбутися трудомістких, не захищених від помилок завдань, які можуть спричинити проблеми, таким чином гарантуючи, що ви й ваша команда працюватимете продуктивніше в майбутньому.

3. Оптимізуйте управління часом

Крім того, щоб досягати кращих результатів, слід поєднати скриньку Ейзенхауера з іншими підходами до управління часом. Наприклад, можна використовувати метод «З'їж жабу». Цей метод побудовано на вислові Марка Твена, який сказав: «Якщо ваша робота полягає в тому, щоб з’їсти жабу, краще зробити це вранці». У контексті бізнесу це означає, що спочатку слід вирішити найбільшу чи найскладнішу задачу, перш ніж переходити до менших завдань, які ви можете розставити за пріоритетами на основі інших факторів, як-от терміни. Також існує метод ABCDE, в якому ви призначаєте своїм завданням літерне значення залежно від їхньої важливості, а потім виконуєте їх у цьому порядку.

Поєднайте матрицю Ейзенхауера та Dropbox, щоб підвищити свою ефективність

Скринька Ейзенхауера може бути надзвичайно ефективним інструментом для керування завданнями й часом, як і набір функцій Dropbox. Ці два ресурси тісно пов’язані. Навчившись визначати пріоритети для завдань, ви зможете краще працювати, скоротити втрачений час і рухатися в напрямку своїх довгострокових бізнес-цілей.