Table of contents
- Що таке корпоративний пошук документів?
- Чому документи компанії важко знайти
- Як швидше знаходити документи компанії у Ваших робочих інструментах
- Які інструменти допомагають командам шукати в документах компанії?
- На що слід звернути увагу під час вибору інструмента для пошуку документів на основі ШІ?
- Як Dropbox і Dash допомагають командам швидше знаходити документи компанії
- Знаходьте документи компанії без зайвих пошуків
Пошук потрібного документа компанії не повинен залежати від того, чи пам’ятаєте Ви, у якій програмі, папці або ланцюжку він зберігається. А такі здогадки накопичуються: рішення затримуються, колеги повторюють ті самі запитання, а роботу доводиться створювати заново, бо ніхто не може знайти оригінал.
Пошук документів Enterprise надає вашій команді єдине місце для пошуку в усіх підключених робочих інструментах, замість того щоб відкривати кожну програму та користуватися її вбудованим пошуком. Мета проста: допомогти користувачам знайти потрібний документ, відповідь або контекст, не втрачаючи темпу роботи.
У цьому посібнику ми пояснимо, як працює пошук документів Enterprise, у чому обмеження пошуку в межах однієї програми, на що звертати увагу під час вибору рішення для пошуку та як Dropbox Dash допомагає командам швидше знаходити вміст у своїх під’єднаних програмах.
Що таке корпоративний пошук документів?
Пошук документів Enterprise — це процес пошуку документів компанії в різних інструментах, сховищах і типах файлів через єдиний пошук. Замість того щоб відкривати Dropbox, потім Gmail, потім Slack, а потім робочий простір проєкту, ви виконуєте пошук один раз і отримуєте результати з усіх підключених джерел.
Це важливо, адже документи компанії більше не зберігаються в одній системі. Договір може зберігатися в хмарному сховищі, обговорюватися в електронному листуванні, згадуватися в чаті та оновлюватися під час зустрічі. Якщо пошук охоплює лише одне з цих місць, доведеться шукати вручну.
Enterprise пошук документів проти вбудованого пошуку в програмі
Пошук у нативних програмах корисний лише тоді, коли ви вже знаєте, де зберігається файл. Enterprise пошук документів кращий, коли ви цього не знаєте. Він стане у пригоді, коли ви пам’ятаєте тему, ім’я клієнта, проєкт або речення в документі, але не точну назву файлу чи шлях до папки.
Корпоративний пошук документів проти ШІ для документів чи OCR
Ці умови часто трапляються разом, але вони вирішують різні проблеми. Оптичне розпізнавання символів (OCR) та обробка документів допомагають видобувати текст або структуру з файлів. Enterprise пошук документів допомагає знайти потрібний файл у системах, якими вже користується Ваша команда.
Чому документи компанії важко знайти
Коли документи зберігаються в різних місцях — як-от хмарне сховище, електронна пошта, чат, інструменти для проєктів і посилання на спільний доступ — плутанина неминуча. Навіть якщо файл є, пошук останньої версії файлу може забирати додатковий час, особливо коли існує кілька копій, старіші чернетки або незрозумілі параметри доступу.
Існує також прогалина в пам’яті. Зазвичай Ви пам’ятаєте, про що документ, «відчуття» від документа, але не його назву. Ви можете пригадати «презентацію цін за 2 квартал для потенційного клієнта зі сфери охорони здоров’я» або «перелік для адаптації, схвалений юридичним відділом», але не структуру папок, де він зберігається.
Традиційний пошук за ключовими словами часто не спрацьовує, коли Ви не пам’ятаєте назви файлу, особливо коли робота розподілена між різними інструментами.
Як швидше знаходити документи компанії у Ваших робочих інструментах
Вам не потрібна абсолютно нова система, щоб покращити пошук. Почніть із практичного робочого процесу, щоб забезпечити більшу точність і релевантність під час пошуку документів:
- Укажіть, де зберігаються ключові документи: зокрема хмарні сховища, електронну пошту, чати, інструменти для проєктів і робочі простори команд.
- Переконайтеся, що маєте зрозумілі назви, спільне право власності та простіші правила сховища: Це зробить роботу кожного інструмента пошуку ефективнішою та допоможе вам краще впорядковувати файли.
- Шукайте в усіх системах одразу, а не по черзі: якщо вашій команді доводиться перевіряти кожну програму окремо, пошук залишатиметься повільним.
- Пошук за змістом, а не за точними назвами: Якісний пошук має працювати, коли ви пам’ятаєте тему, а не лише назву файлу.
- Перевірте доступ і версію, перш ніж поділитися: Правильний результат все одно має бути правильною версією з правильними дозволами.
Цей останній крок легко недооцінити. Знайти файл — це лише половина справи. Вам також потрібна впевненість, що він актуальний, безпечний, щоб поділитися, та видимий для потрібних людей.
Які інструменти допомагають командам шукати в документах компанії?
Найкращий інструмент залежить від того, наскільки фрагментована Ваша робота.
Якщо більшість Ваших документів уже зберігаються на одній платформі, для щоденного використання може бути достатньо вбудованого пошуку. Але якщо Ваш вміст розподілений між сховищем, чатом, електронною поштою та інструментами для проєктів, зазвичай потрібне ширше рішення.
Бази знань і системи керування документами можуть стати в пригоді, коли ваша команда дисципліновано централізує вміст, але багато команд цього не роблять. Вони й далі працюють у кількох інструментах, адже саме так рухаються реальні проєкти.
Саме тут проявляються переваги інструментів пошуку документів на основі ШІ та універсального пошуку. Вони створені для складнішої реальності сучасної роботи, де документи, обговорення й контекст розподілені між пов’язаними програмами.
На що слід звернути увагу під час вибору інструмента для пошуку документів на основі ШІ?
Інструмент пошуку документів на основі ШІ має спрощувати пошук розрізненої інформації, не змушуючи вашу команду змінювати звичний спосіб роботи. Скористайтеся цими критеріями, щоб порівняти доступні варіанти.
Охоплення наявних інструментів
Інструмент має шукати там, де вже відбувається робота: у пошті, календарях, хмарних сховищах, спільних дисках, інструментах для проєктів і чатах. Він не повинен ставати корисним лише після міграції. Dropbox Dash підключається до програм, якими ваша команда вже користується, тож ви можете шукати в підключених робочих інструментах з одного місця.
Пошук, який розуміє контекст
Ви не завжди пам’ятатимете назву файлу чи точне ключове слово. Скористайтеся пошуком природною мовою, який працює на основі того, що ви пам’ятаєте, як-от назви проєкту, фрази з презентації або опису зображення чи відеозапису. Універсальний пошук Dash може знаходити результати в підключених програмах і різних типах вмісту, зокрема документах, PDF-файлах, зображеннях, відеозаписах і аудіо.
Дозволи, що зберігаються повсюди
Кращий пошук не має означати ширший доступ. Ваш інструмент пошуку повинен враховувати наявні дозволи, щоб користувачі бачили лише той вміст, до якого мають доступ. Dash враховує наявні дозволи для під’єднаного вмісту, а дозволи на файли Dropbox дають змогу контролювати, хто може переглядати, редагувати, завантажувати чи надавати доступ до файлів.
Швидке впровадження
Найкращий інструмент пошуку має бути корисним одразу. Якщо вашій команді доводиться вивчати нову систему зберігання, запам'ятовувати нові правила чи чекати на міграцію, перш ніж пошук стане кращим, інструмент додає роботи, перш ніж її вилучить.
Як Dropbox і Dash допомагають командам швидше знаходити документи компанії
За допомогою Dropbox ви можете зберігати, синхронізувати та надавати доступ до документів компанії з одного центрального хабу хмарного сховища. Це дає вашій команді надійне місце для керування файлами, спільної роботи та контролю доступу.
З Dash Ви можете вийти за межі сховища й шукати в підключених програмах з одного місця. Dash використовує ШІ, щоб знаходити файли, посилання та знання в підключених програмах. Він також надає відповіді й аналітику на основі ШІ в реальному часі за допомогою Dash Chat.
Якщо ваша команда працює в Dropbox, електронній пошті, чатах і проєктних інструментах, це означає менше перемикань, менше здогадок і менше часу на пошук останнього документа.
Dash також допомагає після того, як Ви щось знайшли. Стоси дають змогу Вашій команді групувати файли, програми, посилання браузера тощо в одну структуровану колекцію, тож документи проєкту легше впорядковувати та надавати до них доступ. Замість того, щоб знову відправляти людей у лабіринт папок, Ви можете тримати потрібні матеріали в одному місці.
Якщо ви керуєте доступом на рівні команди, Dash також пропонує консоль адміністрування для керування користувачами, моніторингу використання та контролю доступу до вмісту з підключених програм. Це надає технічним та операційним командам зрозуміліший спосіб підтримувати швидкий пошук, не втрачаючи контролю над конфіденційними даними.
Знаходьте документи компанії без зайвих пошуків
Якщо ваша команда витрачає забагато часу на відкриття папок, перегляд ланцюжків у чатах і пошук одного документа в кількох програмах, проблема полягає в досвіді пошуку. Правильне налаштування дає вам єдине місце, де можна знайти документи, перевірити доступ і впевнено рухатися далі.
З Dropbox Ви можете зберігати, синхронізувати документи й надавати до них доступ із Вашого хмарного сховища. З Dash Ви можете використовувати універсальний пошук у підключених програмах, щоб швидше знаходити потрібні файли, посилання та робочий контекст. Ознайомтеся з Dropbox Dash, щоб дізнатися, як Ваша команда може витрачати менше часу на пошук.
Коли один документ може перебувати в папці, ланцюжку електронних листів, повідомленні чату чи інструменті для проєктів, пошук у кожній програмі окремо перетворює простий запит на затримку. Enterprise пошук документів пропонує вашій команді кращий шлях: одне місце для пошуку в підключених інструментах і знаходження файлів, посилань і контексту, до яких вона має доступ.
Dropbox допомагає командам безпечно зберігати, синхронізувати та поділитися документами. Dropbox Dash розширює ці можливості завдяки універсальному пошуку в усіх під’єднаних програмах, тож Ваша команда може швидше знаходити потрібний вміст і не зупиняти роботу.
Ознайомтеся з Dropbox Dash, щоб дізнатися, як зв’язаний пошук може працювати для вашої команди.
Запитання й відповіді
Інструменти, які найкраще підходять для корпоративних документів, зазвичай шукають у кількох системах одночасно. Вбудований пошук може бути корисним у межах однієї програми, але командам, вміст яких розподілено між сховищем, електронною поштою та чатами, часто потрібен ширший пошук, що працює в усіх під’єднаних програмах.
Почніть із використання інструмента універсального пошуку, який охоплює всі системи, де працює Ваша команда. Що більше Ваші документи розподілені між платформами, то важливішим стає кросплатформний пошук. Універсальний пошук допомагає, оскільки дає змогу шукати в усіх під’єднаних програмах з одного місця, замість того щоб перевіряти кожен інструмент окремо.
Спочатку вам потрібен пошук, який підключається до цих інструментів. Dash створено для пошуку в підключених програмах і відображення файлів, посилань і знань в одному місці, тож ви можете шукати серед робочого вмісту, не перемикаючись між інструментами.
Так. Dropbox Dash пропонує універсальний пошук у підключених програмах, зокрема у вмісті на основі файлів та інших робочих джерелах, з дотриманням наявних параметрів доступу.
Корпоративний пошук документів описує ширшу бізнес-потребу — пошук документів компанії в різних системах. Пошук документів на основі штучного інтелекту зазвичай стосується інструментів, які використовують штучний інтелект, щоб зробити такий пошук кориснішим завдяки розумінню контексту, запитів природною мовою та різних типів файлів.
