Як залишатися продуктивним та впливовим у розподіленому робочому середовищі

Щоб краще зрозуміти виклики, з якими сьогодні стикаються працівники розумової праці, ми разом з Economist Impact провели дослідженняпід назвою «У пошуках втраченого фокусу». Зібрані нами дані підтвердили, що, з огляду на всі відволікаючі фактори, з якими ми можемо зіткнутися в сучасній роботі, нам потрібно з'ясувати, як підтримувати продуктивність наших команд.

Однак, підтримка продуктивності один одного може бути складною, якщо члени вашої команди працюють у різних місцях. Це ускладнює все, від постановки цілей до визначення пріоритетів, тому нам довелося створити системи для підтримки наших команд у цих сферах.

Наш досвід роботи з Virtual First означає, що нам довелося стати експертами у підтримці продуктивності віддалено. Щоб поділитися тим, що ми дізналися, ми створили цей список найкращих порад, які допоможуть нашій команді залишатися продуктивною.

1. Вирішіть, коли співпрацювати

У Dropbox ми використовуємо основні години для співпраці – чотиригодинні блоки, в які ми проводимо всі наші зустрічі. Призначивши певні години для дзвінків, ви можете забезпечити синхронізацію всіх учасників, незалежно від їхнього часового поясу.

Крім того, ми, як і всі інші, втомлюємося від Zoom, тому мінімізація зустрічей та наявність часу, вільного від зустрічей, допомагають нам залишатися бадьорими. Це означає, що у нас є час для глибокої роботи та співпраці.

Ми встановлюємо різні часові блоки залежно від регіону, щоб врахувати різні часові пояси, залишаючи при цьому достатньо часу для зустрічей, незалежно від того, де ми знаходимося.

Згідно з усталеною практикою, ми намагаємося забезпечувати асинхронність зв’язку. У питаннях зв’язку ми значною мірою покладаємося на Slack та електронну пошту. Але зменшити кількість особистих зустрічей може бути недостатньо. Постійні електронні листи та особисті повідомлення можуть сильно відволікати, особливо якщо ваша команда намагається відразу відповідати на них. Насправді дослідження показують, що після відповіді на одне миттєве повідомлення для повернення до завдання може знадобитися до восьми хвилин. Ми виявили, що непродуктивні повідомлення в чаті є головною причиною втрати концентрації загалом.

Справді асинхронним робить спілкування очікування того, що ви можете відповідати у вільний для вас час, без будь-якого тиску, який може мати на увазі назва «миттєве повідомлення». Таким чином, кожен член команди знає, що на нього чекає насичений робочий день.

Такі правила та рекомендації можуть сформувати корисні ритуали, які дозволять вашій команді встановити свої робочі ритми.

2. Визначте, які середовища допомагають вам та вашій команді зосередитися

Завдяки переходу на Virtual First наші розрізнені команди краще керують своїм робочим середовищем, що допомагає підвищити їхню продуктивність та рівень добробуту на робочому місці. Ми заохочуємо наші команди визначити бажані параметри роботи, надаючи їм «Таблицю для роботи з дому».

Усі заповнюють це заздалегідь, а потім ми зустрічаємося, щоб обговорити, як різні члени команди воліють працювати. Це не лише дозволяє людям ділитися своїми вподобаннями, але й є чудовою вправою для згуртування команди, яка допомагає всім пізнати один одного. 

Проаналізувавши відповіді з робочого аркуша, ми дізналися, що на продуктивність найбільше впливають чотири основні фактори:

• Конфіденційність: Чи може їм легше зосередитися в кав'ярні, де вони оточені іншими людьми? Чи вони більше встигають зробити, ізольовано, у вашому домашньому офісі?

• Фоновий шум: Чи завжди їм подобається слухати музику, що піднімає настрій, під час роботи? Чи, може, вони віддають перевагу приглушеній тиші, можливо, з навушниками з шумопоглинанням?

• Комфорт: Чи є у них регульований стіл та стілець, який підтримує спину? Чи надають вони перевагу роботі стоячи, і чи мають вони відповідне обладнання? Чи мають вони підтримку зап'ястя для запобігання травмам?

• Дизайн: Чи віддають вони перевагу особистим офісним прикрасам, таким як рослини, твори мистецтва чи барвиста кружка? Або ж вони хочуть порожній стіл без будь-яких потенційних відволікаючих факторів?

Допомога вашій команді в розробці робочого середовища на основі цих самопізнань допоможе їм почуватися розслаблено, комфортно та зосереджено. Але іноді навіть найкраще обладнаного офісу та добре продуманого плану недостатньо, щоб ми не збилися з правильного шляху. Нам потрібна допомога, щоб залишатися відповідальними.

3. Створіть чітку пріоритетність завдань

В інтерв'ю Dropbox Олівер Беркеман, автор книги «4000 тижнів: управління часом для смертних», розповів нам, що багато людей вважають: «Повинен бути спосіб бути на сто відсотків ідеальним працівником і на сто відсотків ідеальною людиною з життям поза роботою». Але, як зазначає Беркман, «відсотки так не працюють». 

Він навчив нас, що коли наша команда працює дистанційно, ми працюємо незалежно — так само, як і в асинхронний робочий час. Це означає, що нам потрібні дисципліна, знання та інструменти, щоб добре керувати своїм часом. Розстановка пріоритетів у роботі та особистому житті – це перший інструмент, який забезпечує продуктивність та ефективність нашої роботи. Крім того, це допомагає досягти здорового балансу, необхідного для того, щоб відчувати себе зосередженими та задоволеними. 

Для тих із нас, хто працює віддалено, визначення пріоритетів завдань особливо важливе, оскільки ми не завжди можемо звертатися до колег за роз'ясненнями в режимі реального часу, і ми залежимо один від одного. Розуміння того, що наша робота впливає на інших членів команди і, як наслідок, на результат, допомагає нам у процесі визначення пріоритетів завдань. 

Ми також використовуємо матрицю Ейзенхауера. Це передбачає категоризацію завдань вздовж чотиристоронньої сітки:

• Термінові та важливі: виконайте ці завдання якомога швидше.

• Важливо, але не терміново: Делегуйте ці завдання.

• Терміново, але не важливо: заплануйте ці завдання на потім.

• Ні терміново, ні важливо: Не зосереджуйтесь на цьому.

Останній пункт особливо важливий при розставленні пріоритетів. Переконайтеся, що ваша команда знає, що не варто ставитися до кожного завдання так, ніби воно є першим у списку справ. Сказати «ні» може бути складно, тому корисно мати план для менш термінових завдань. Наприклад, вони можуть делегувати завдання, які їм не потрібно виконувати особисто.

Якщо учасник команди має необов’язкову зустріч, він може делегувати її комусь із присутніх або отримати потрібну інформацію за допомогою інструмента. Програмне забезпечення для запису зустрічей та транскрибування, як‑от Otter, може підготувати ключові висновки зустрічі й надати уточнювальну інформацію, якщо частини зустрічі стосуються тих учасників команди, які не були на ній присутні. Навчіть свою команду цим навичкам, організовуючи семінари та надаючи ресурси щодо ефективного керування завданнями, як-от нашу «Таблицю визначення пріоритетів на робочому місці».

Коли план складено та пункти дій визначено, настав час організувати комунікації вашої команди.

4. Дотримуйтесь того, що працює

Ми виявили, що заохочення наших команд до створення щоденних ритуалів допомагає їм дотримуватися послідовного графіка та підвищує продуктивність, і нещодавні дослідження підтверджують наші висновки. Ось кілька видів ритуалів, які нам допомогли: 

• Надання ресурсів для підтримки підвищеного рівня зосередженості. У нашій вправі «Покращення концентрації протягом робочого дня» з Набору ефективності ми розглянемо, як аналізувати фактори, що відволікають, та уникати їх. Оціночна картка факторів, що відволікають, у межах ресурсу — це чудове місце, щоб розпочати роботу. Тут ваша команда може реєструвати всі фактори, що відволікають, із якими вона стикається. Далі учасники команди можуть створити невеликі ритуали, як‑от увімкнення режиму «Не турбувати» на телефоні на певний час, згідно з вказівками в посібнику.

• Практика медитації для психологічного благополуччя. Ми рекомендуємо проводити короткі 60-секундні сеанси медитації на початку деяких ваших зустрічей. Це налаштовує кожного на творчий підхід та відкритість до ідей, не кажучи вже про те, що покращує настрій, коли у нас стресовий день.

Але є ще більше способів підвищити продуктивність вашої команди.

5. Інвестуйте в продуктивність своєї команди

Іноді підвищення продуктивності вимагає початкових інвестицій часу або грошей. Ось чому ми переконуємося, що наша команда має інструменти, які їй потрібні. Це не просто економить час. Це дає їм відчуття, що їх цінують і чують.

Наприклад, коли ваша команда каже: «Повинен бути спосіб автоматизувати це», зазвичай варто попросити їх заздалегідь приділити час, щоб з'ясувати, як це зробити. Один зі способів зробити це – створити визначені часові проміжки для професійного розвитку, що підвищує продуктивність. Ви також можете організувати семінари протягом цих проміжків для вашої команди, щоб покращити основні навички, які вони хотіли б розвинути.

У Dropbox ми також використовуємо інструменти для співпраці, такі як Dash, щоб знаходити, отримувати доступ та ділитися нашими робочими матеріалами з однієї панелі інструментів — це величезна економія часу та підвищення продуктивності. Щоб скористатися ним, просто введіть те, що ви шукаєте, наприклад, «витрати в соціальних мережах», і він шукатиме відповідні документи у всіх ваших папках, програмах і хмарних сховищах. 

Він надає всі відповідні документи та короткий виклад на основі вашого пошукового запиту, витягуючи інформацію з документів та заощаджуючи час, який би вам знадобився на пошук кожного з них.

Так само важливо, як і технічні інструменти, забезпечення фізичним обладнанням, необхідним вашій команді для комфортної роботи, як-от другий монітор, може кардинально змінити продуктивність. Якщо ви надаєте грошову допомогу, як-от нашу пільгову допомогу, ваша команда може використовувати її для курсів розвитку або придбання обладнання на робочому місці. Ці інвестиції окупаються, коли щось таке просте, як монітор, дозволяє їм працювати швидше.

6. Спробуйте саморегульовані перерви та перерви «Помідора»

У нашому дослідженні щодо зосередженості та віддаленої роботи ми виявили, що 63% віддалених працівників  вважають, що вони повинні бути доступні постійно. Ми не хочемо, щоб наші розподілені команди відчували такий тиск — одна з найкращих рис віддаленої роботи — це свобода.

Ось чому ми використовуємо таймбокс – практику розбиття завдання на окремі одиниці часу та перерви між ними. Перерви між такими завданнями настільки добре нам підходять, що ми навіть розробили власну вправу з таймбоксу, щоб допомогти іншим робити те саме.

Дві найпопулярніші системи для перерв та таймбоксу – це саморегульовані перерви та перерви «Помідоро». Те, як люди роблять перерви, дуже індивідуально. Однак, порівняння обох показників, проведене Британським психологічним товариством, показало, що саморегульовані перерви призводять до зниження рівня концентрації та мотивації.

Зрештою, це залежить від особистих уподобань, але ми заохочуємо людей спробувати техніку Помідора, де ви працюєте сфокусованими інтервалами:

• 25 хвилин глибокої роботи

• 5 хвилин відпочинку

• Повтор

• Перерва 15-30 хвилин після чотирьох циклів

Структуруючи перерви протягом робочого дня, ваш розум стає більш пильним, і ви краще усвідомлюєте управління часом. Але легше максимально використати свій час для зосередження, коли ви перебуваєте в середовищі, яке цьому сприяє.

7. Складіть план

Ми не ідеальні. Як і 99% американців, ми боремося з прокрастинацією. Але, з нашого досвіду, один із найкращих способів дати відсіч — це скласти чіткий план поділу проєкту на менші завдання. Це було особливо важливо для нашої розподіленої команди, оскільки кожен учасник керує своїми завданнями та часом.

Розбиття великого завдання або фрагмента інформації на менші частини називається фрагментацією, і це навіть може допомогти вам запам'ятати все, що вам потрібно зробити. Одне дослідження методів фрагментації показало, що розбиття великого фрагмента інформації, такого як число, на кілька менших частин може допомогти вам запам'ятати його цілком.

Ось кілька практичних кроків, які ми використовуємо, коли беремося за великий проект:

1. Визначте мету: Коли ваша команда розпочинає проєкт, визначте очікуваний ефект від проєкту. Чи збільшить це дохід? Зменшити витрати на інфраструктуру? Створити новий революційний продукт?
2. Встановіть віхи: Намітьте віхи, яких команда повинна досягти для досягнення цієї мети. Це може бути що завгодно: від індивідуальних цілей продажів до командних цілей щодо створення певних функцій для продукту.
3. Розбийте це: тепер ви можете бути ще більш детальними, розділивши віхи на менші, практичні кроки, які кожен член команди може виконати для їх досягнення.
4. Розставте пріоритети: спочатку зосередьтеся на завданнях з високим рівнем впливу. Ми детальніше розглянемо це пізніше, але під час визначення пріоритетів завдання команди слід пам’ятати, чи хтось заблокований. Якщо прогрес однієї людини залежить від виконання певного завдання іншою, визначте пріоритетність цього завдання та надайте відповідальній за виконання особі необхідну допомогу для його швидкого виконання.

Щойно ваша команда вирішить, що їм потрібно робити та в якому порядку, вони можуть вирішити, які зустрічі та завдання потребують перерв, а які можна об’єднати в групи одне за одним. Цей метод особливо корисний для створення ефективних часових блоків у вашому календарі. Щоб отримати поради щодо того, коли об’єднувати зустрічі та завдання, а коли розділяти їх перервами, ознайомтеся з нашою особистою вправою «Об’єднання та буферизація зустрічей».

Щойно у вас є план, саме час трохи детальніше продумати, як ви його виконуватимете.

8. Створіть системи підзвітності

Нам усім потрібно нести відповідальність (або доручити це комусь іншому). Це допомагає нам не збитися з курсу та досягати наших цілей. Це особливо корисно в розподіленому середовищі, де контроль може бути обмежений. Ось кілька способів, які ми застосовували протягом багатьох років і які спрацювали для нашої команди:

1. Самовідповідальність: Нехай ваша команда встановить особисті винагороди за досягнення цілей, наприклад, частування чимось приємним (наприклад, вечеря з другом). І навпаки, якщо вони пропускають дедлайн, у них повинен бути план, як це надолужити, не перевантажуючи себе.
2. Підтримка колег: Встановіть партнерів для підзвітності серед колег. Регулярні перевірки можуть мотивувати всіх і підтримувати правильний графік.
3. Управлінський нагляд: Плануйтерегулярні огляди прогресу та разом ставте цілі. Це забезпечує керівництво та зовнішнє підтвердження для співробітників.
   

У розподілених робочих місцях вкрай важливо свідомо ставитися до цих систем. В інтерв'ю Dropbox для Remotely Curious експертка з фокусування, професорка Глорія Марк з Каліфорнійського університету в Ірвайні, додала, що віддалені працівники повинні ставити емоційні цілі (як вони хочуть почуватися в певний день) та щодня проектувати цілі, щоб залишатися відповідальними на особистому та професійному рівнях. 

Ваша команда може ставити собі такі запитання, як «Чого я хочу досягти?» та «Як я хочу себе почувати?», коли вони починають свій день. Доктор Марк сказав: «Просто ставлячи ці запитання на початку дня, люди не збилися зі шляху, оскільки це виводило цілі на перший план і допомагало спрямувати увагу».

9. Залишайтеся фізично активними

Ми виявили, що фізична активність та вправи дуже ефективні для підтримки мотивації та зосередженості протягом дня. Вони не лише роблять нас більш продуктивними та заряджають енергією, але й є чудовим способом для команд об’єднатися навколо чогось здорового та веселого. В офісі у вас буде певна природна активність, пов'язана з переміщенням між кімнатами, але під час віддаленої роботи важко знайти час для фізичної активності.

Ось чому ми любимо планувати зустрічі у форматі «Зустріч та рух», де заохочуємо учасників трохи рухатися під час спілкування. Це запобігає одночасному виконанню кількох завдань та дає нам можливість для фізичної активності під час роботи.

Але є деякі міркування. Спочатку вам потрібно буде вибрати зустріч, яка добре відповідає вашим планам. Якщо ви проводите презентацію або використовуєте будь-які візуальні матеріали, пересуватися буде важко. Натомість, більш неформальна зустріч або зустріч віч-на-віч може бути кращим варіантом.

Також слід планувати свій маршрут місцем без зайвого фонового шуму, наприклад, тихим парком, а не тротуаром жвавої вулиці. Ви навіть можете ходити по власному будинку для тиші та зручності. Незалежно від того, як ви це робите, невелика кількість фізичних вправ може мати серйозні переваги — одне дослідження показало, що лише година фізичних вправ на тиждень може покращити фізичне здоров’я та працездатність.

Хоча Тижні здоров'я проводяться лише раз на рік, ці заняття можуть навчити користувачів Dropbox зробити фізичну активність більш постійною частиною свого життя. Ось кілька наших улюблених способів підтримувати рух цілий рік: 

• Зустрічі в режимі «ходьба»: Перетворіть дзвінок у Zoom на зустріч у режимі «ходьба», щоб активізуватися під час обговорення.

• Активні робочі станції: Розгляньте можливість використання столу для роботи стоячи або підставки для ходьби під столом. Наприклад, Dropbox заохочує налаштування активних робочих місць і допомагає покривати витрати за рахунок нашої програми «Большові пільги» в рамках своєї програми.

• Щоденні прогулянки: Якщо ваша команда працює з дому, ви можете заохотити їх до прогулянки, щоб завершити свій день, імітуючи дорогу на роботу.

• Розпочніть заняття: Заохочуйте свою команду забронювати заняття фітнесом опівдні та додайте трохи руху до своїх буднів.

Щоб допомогти нашій команді максимально ефективно використовувати час для фізичної активності, ми заохочуємо їх планувати її відповідно до свого щоденного рівня енергії. Члени команди, які вважають фізичну активність енергійною, можуть робити це перед тим, як виконувати свою глибоку роботу. Ті, кому це виснажливо, можуть запланувати це на час виконання найважчої роботи. 

Ми створили вправу«Керуйте своїм рівнем енергії» як частину нашого Комплекту для благополуччя, щоб допомогти людям зрозуміти, що найкраще підходить саме їм. Ви та ваша команда можете використовувати його, щоб відстежувати години, протягом яких ви відчуваєте особливо високий або низький рівень енергії, а також які завдання заповнюють або виснажують ваш рівень енергії. Озброєна цією інформацією, ваша команда може планувати свої дні відповідно до рівня енергії, щоб переконатися, що вони виконують свої найскладніші завдання, коли у них є для цього достатньо енергії.

10. Регулярно проводите самооцінку

У Dropbox ми любимо самостійно оцінювати свою продуктивність, переглядаючи календарі та оцінюючи, наскільки добре ми витрачаємо свій час. Ми позначаємо зустрічі та завдання червоним, жовтим або зеленим кольором, щоб показати, чи було це погане, нормальне чи гарне використання нашого часу. Потім ми використовуємо цю інформацію, щоб оцінити, як ми можемо бути більш продуктивними. Це допомагає нашим командам не збиватися з курсу та переконатися, що вони використовують свій час якомога ефективніше.

Ще один чудовий лайфхак для продуктивності — це визначити, коли ви перебуваєте в стані потоку, що характеризується глибокою зосередженістю та ефективністю, та оцінити умови, які допомогли вам його досягти. Це може бути трохи складно зробити, але одне дослідження показує, що досягти стану потоку легше, якщо мінімізувати відволікаючі фактори та поставити чіткі цілі. 

Ви навіть можете запропонувати своїй команді відзначити, які умови та цілі допомогли їм досягти станів потоку протягом останнього тижня. Потім проведіть зустріч, де ви зможете провести командоутворювальну діяльність, яка розкриє відмінності та подібності в тому, як кожен учасник досягає пікової концентрації.

Дистанційна продуктивність виглядає по-різному для кожного

Допомога вашій команді в досягненні пікової продуктивності в різних місцях може виглядати по-різному на індивідуальному рівні — ми знаємо, що для нашої команди це так. Ось чому вам потрібно ближче познайомитися зі своєю командою та озброїти їх різноманітними стратегіями, щоб побачити, що найкраще працює для кожної людини.

Багато з цих порад зосереджені на тому, щоб допомогти вашій команді досягти та підтримувати зосередженість, але, як бачите, це не єдині способи допомогти виконати ефективну роботу. 

Щоб отримати більше порад щодо підвищення продуктивності та впливу, прослухайте наш подкаст «Віддалено допитливий»: «Фокус» за участю експерта з фокусування, професора Глорії Марк.