Під час найму нових членів команди,безперебійна та ефективна програма адаптації може суттєво вплинути на враження співробітників. Фактично, дослідження BambooHR показало, що 89% співробітників кажуть, що ефективний процес адаптації допоміг їм почуватися дуже залученими до роботи. Більше того, ці працівники у 30 разів частіше відчувають загальне задоволення від роботи порівняно з працівниками, які вважали, що їхній досвід адаптації був неефективним.
Але, на жаль, не у всіх чудовий досвід адаптації. Опитування, проведене Paychex, показало, що працівники малих компаній (66%) та віддалені працівники (63%) відчувають себе недостатньо навченими після адаптації. Крім того, майже третина співробітників вважає процес адаптації складним.
Традиційна адаптація з використанням паперових носіїв створює надто велике навантаження на фахівців відділів кадрів. Окрім того, вона недостатньо ефективна у випадках із віддаленими співробітниками. Для прискорення процедури та поліпшення умов адаптації всіх учасників робочий процес має бути доповнено новими та інтелектуальними інструментами автоматизації.
У цій статті буде розглянуто різні етапи адаптації нових працівників, типові перешкоди, із якими стикаються фахівці відділів кадрів під час цього процесу, а також те, як інструменти, що заощаджують час, можуть поліпшити адаптацію для вас і ваших нових співробітників.
Як організовано процес адаптації співробітників у відділі кадрів?
Адаптація — це процес ознайомлення нового співробітника з вашим підприємством. Вона допомагає новим співробітникам зрозуміти все, що стосується нового місця роботи, посади та посадових обов'язків.
Це ключовий процес, який сприяє інтегруванню нових працівників у вашу організацію, а також їх швидкому знайомству з персоналом і корпоративною культурою компанії.
Чому так важлива адаптація співробітників?
Згідно з дослідженням Brandon Hall Group, компанії з чітко налагодженим процесом адаптації персоналу покращують утримання нових співробітників на 82%, а продуктивність — понад 70%.
Ефективний процес адаптації допоможе сформувати в нового працівника правильні очікування щодо роботи у вашій компанії та усвідомити, що тут зацікавлені в ньому. Цей процес має допомогти їм швидше влаштуватися, налагодити стосунки з новими колегами та, зрештою, без зволікань почати працювати на новій посаді.
Як відбувається процес адаптації нових працівників?
У різних організаціях процес адаптації нових співробітників відбувається по‑різному. Проте зазвичай він складається з таких п'яти кроків:
1. Етап прийому на роботу: попередній відбір
Процес найму часто розглядається окремо від адаптації, утім, вони тісно пов'язані між собою. Певною мірою адаптація починається на самому початку процесу прийому на роботу, зі створення позитивних уражень завдяки чітким посадовим інструкціям і співбесідам.
Період між надсиланням листа з пропозицією та першим днем роботи нового працівника називається «попередній відбір». На цьому етапі ви відповідатимете на всі запитання нових працівників, перш ніж вони почнуть працювати. Вам слід перебувати в постійному контакті з ними й стежити за тим, щоб вони були забезпечені всім необхідним для першого робочого дня.
2. За тиждень до працевлаштування
Із наближенням дати виходу на роботу нового працівника настає час надіслати йому відповідні документи, політики компанії та форми, а також надати необхідне обладнання та забезпечити доступ до нього.
На цьому етапі ви:
надсилаєте відповідні документи та матеріали, як‑от договори на підпис та довідники співробітника;
надаєте обладнання, наприклад, портативний комп’ютер, і узгоджуєте забезпечення ресурсами, як‑от обліковка робочої адреси електронної пошти та доступ до мережі;
підтверджуєте, що їхню особисту інформацію додано до ваших внутрішніх систем;
плануєте ознайомлювальні наради та дзвінок у перший день виходу працівника на роботу, пов'язаний із уведенням на посаду;
надсилаєте вітального листа з важливою інформацією, наприклад, як дістатися до офісу, якщо вони працюватимуть саме там.
3. Перший робочий день
Яким би не був рівень досвіду, перший день на новому робочому місці може виявитися виснажливим, зокрема через те, що потрібно одразу засвоїти забагато інформації.
Однак новачки, швидше за все, пам’ятатимуть, що вони відчували в перший день, а не те, що вони дізналися. Особливо для віддалених працівників, одна віртуальна зустріч за іншою в перший день може викликати серйозну втому від Zoom — не дуже гарне перше враження! Ваше завдання — зробити так, щоб перший день був для працівників приємним заспокійливим досвідом.
Роль відділу кадрів тут полягає в тому, щоб привітати нового співробітника віртуально або особисто на вступній зустрічі та переконатися, що у нього є все необхідне. Потім ви можете познайомити їх з їхньою безпосередньою командою, спрямувати їх на будь-яке навчання, яке потрібно пройти, та допомогти їм з будь-якими практичними питаннями, такими як надсилання фотографії профілю для їхніх комунікаційних додатків, таких як Slack.
4. Перший тиждень
Залучення відділу кадрів після першого дня буде ненав'язливим. Найімовірніше, ви будете підтримувати зв'язок із керівником нового працівника, щоб забезпечити останньому розумний план роботи протягом першого тижня та доступ до відповідних інструментів або програмного забезпечення, необхідних для виконання посадових обов'язків. Можливо, ви захочете запланувати зустрічі новачків із іншими командами вашої компанії, щоб вони отримали уявлення щодо функціонування кожного відділу організації.
Ви також можете допомогти новим працівникам запланувати регулярні обговорення або зустрічі віч‑на‑віч із безпосереднім керівником, а також просто підтримувати зв'язок, щоб переконатися, що вони добре влаштувалися.
5. Перші 3–6 місяців
Протягом цього періоду відділ кадрів разом із безпосереднім керівником або супервайзером нового працівника мають бути спрямовані на забезпечення відповідності між очікуваннями співробітника та реальністю у вашій компанії.
Із безпосереднім керівником можна обговорити прогрес співробітника, ті напрямки, які, на думку працівника, потребують додаткового навчання, проблеми, кар'єрні амбіції або цілі, а також якими йому здалися умови адаптації. Потім можна попрацювати з їхнім безпосереднім керівником, щоб отримати відгуки та домовитися про те, що кожна зі сторін може зробити для становлення нового працівника ключовим учасником колективу організації.
Найпоширеніші труднощі, пов'язані з процесом адаптації
Деякі поширені труднощі, із якими стикаються відділи кадрів під час адаптації нових працівників, охоплюють таке:
- Відсутність попереднього відбору, що призводить до того, що нові працівники відчувають себе непідготовленими та пригніченими в перший робочий день.
- Нехтування зворотним зв'язком, що змушує співробітників відчувати себе непочутими та недооціненими
- Низькоякісна або неточна інформація для нових співробітників, що призводить до плутанини або розчарування
- Оманливі посадові інструкції та незрозумілі очікування, через що нові співробітники відчувають себе розгубленими або невпевненими у своїй ролі в компанії
- Неспроможність продемонструвати відповідне програмне забезпечення, що заважає новому працівнику ефективно виконувати свою роботу
- Дуже швидке надання занадто великого обсягу інформації завалює нового працівника документами
- Відсутність практики представлення колективу та заходів щодо згуртування команди, що змушує нових співробітників відчувати себе ізольованими та відірваними від колег
Усі ці чинники можуть сприяти негативному сприйняттю адаптації та, як наслідок, призвести до того, що співробітник стане відстороненим і невмотивованим.
Щоб налаштувати нових співробітників на успіх, компанії вважають надзвичайно важливим інвестувати час і ресурси в створення комплексного та ефективного процесу адаптації. Так вони можуть забезпечити працівникам плавний перехід до їхньої нової ролі та сприяти створенню позитивного й продуктивного робочого середовища.
Як прискорити процес адаптації
Ми дослідили процес адаптації та розглянули різних людей і матеріали, що представлені в ньому. Але коли це часто займає більше часу, ніж потрібно, що можна зробити, щоб оптимізувати процес?
Dropbox пропонує набір інструментів, які допоможуть фахівцям відділів кадрів прискорити адаптацію нових працівників. Вони дають змогу:
налаштовувати документи та шаблони з логотипами, шрифтами та кольорами для узгодженого фірмового стилю в усіх ваших матеріалах для адаптації;
Керуйте важливими документами, відстежуючи перегляди, пересилання та завантаження за допомогою DocSend
Зменште час виконання замовлень та автоматизуйте робочі процеси за допомогою відстеження інформації та вбудованих нагадувань за допомогою Dropbox Sign
бути в курсі внутрішнього прогресу завдяки відстеженню дій із файлами та сповіщенням про коментарі;
створити репутацію, що заслуговує на довіру серед співробітників і кандидатів, неухильно захищаючи конфіденційну інформацію.
Використовуючи ці функції як частину робочого процесу вашого відділу кадрів, ви заощадите значну кількість часу, щоб зосередитися на вибудовуванні стосунків із новими колегами.
Зробіть адаптацію нових співробітників значно простішою
Dropbox надає фахівцям відділів кадрів комплексний набір інструментів і ресурсів для спрощення процесу адаптації нових працівників.
Завдяки таким функціям, як автоматизовані робочі процеси, налаштовувані шаблони та можливості надання безпечного спільного доступу до файлів, фахівці відділу кадрів можуть легко співпрацювати з керівниками з найму та забезпечувати плавний перехід для нових співробітників.
Використовуючи інструменти адаптації Dropbox, фахівці відділів кадрів можуть заощадити час, зменшити адміністративне навантаження та сприяти формуванню позитивних уражень серед нових працівників під час їхньої інтеграції в організацію.
