Внутрішньоособистісне спілкування — те, як ваша команда сприймає себе та свою роботу — формує наш внутрішній діалог та взаємодію з іншими. Зворотне також вірне. Міжособистісне спілкування — те, як ми розмовляємо з іншими і навпаки — може суттєво впливати на наші стосунки з іншими та на те, як ми виконуємо спільну роботу. Розподілена робота може ускладнити керування негативними думками та підтримку чіткого, позитивного спілкування. Однак обидва є важливими для благополуччя та продуктивності команди.
У цій статті ми надамо практичні стратегії та вправи для покращення міжособистісного та внутрішньоособистісного спілкування у вашій команді. Ці стратегії сприяють створенню здоровішого робочого середовища, де члени команди відчувають впевненість, підтримку та зв'язок.
Внутрішньоособистісне спілкування проти міжособистісного спілкування
Внутрішньоособистісне спілкування – це внутрішній діалог, який формує думки та дії і діє як голос у наших головах, який ми не завжди усвідомлюємо. Позитивний образ себе може покращити цей внутрішній діалог, підвищуючи креативність, зосередженість та прийняття рішень.
Але мозок не завжди раціональний, і попри зусилля щодо особистісного зростання, невпевненість все одно може закрадатися. Якщо не контролювати негативні думки, вони можуть знизити моральний дух і погіршити процес прийняття рішень.
Міжособистісне спілкування, з іншого боку, стосується зовнішнього діалогу між людьми. Це включає обмін інформацією, ідеями та почуттями, а також те, як ми взаємодіємо з іншими через розмову, мову тіла та соціальні сигнали. Це впливає на те, як ми сприймаємо світ і взаємодіємо з ним, і допомагає нам будувати стосунки з іншими.
Разом обидві форми комунікації впливають на динаміку команди.
Коли міжособистісне спілкування порушується, це може призвести до негативних внутрішніх розмов, таких як надмірне обмірковування чийогось тону, сумніви в намірах або марна трата часу на спроби інтерпретувати незрозумілі повідомлення. Так само, якщо ми говоримо з собою негативно, ми з більшою ймовірністю неправильно сприймаємо та інтерпретуємо відгуки інших як критику, створюючи непорозуміння та напружуючи стосунки.
Ось чому допомога вашій команді у розвитку обох цих комунікативних навичок є ключовою. Давайте розглянемо деякі приклади позитивного та негативного міжособистісного та внутрішньоособистісного спілкування.
Приклади внутрішньоособистісного спілкування
Усі ми переживаємо внутрішньоособистісну комунікацію унікальним чином, що формується нашим досвідом та тим, як ми інтерпретуємо ситуації. Однак часто виникають загальні закономірності.
Позитивне внутрішньоособистісне спілкування:
- Візуалізація успіху: «Я знаю свій матеріал, я впораюся з цим».
- Підтвердження здібностей: «Я вже справлявся/справлялася зі складними завданнями; я можу впоратися і з цим!»
Негативна внутрішньоособиста комунікація:
- Невпевненість у собі: «Чому я це зробив?» Про що я думав?
- Уникнення труднощів: «Я не можу впоратися з цим завданням; це забагато».
Розуміння цих думок може допомогти нам зрозуміти їхній вплив на наш стиль спілкування в особистому та професійному середовищі.
Приклади міжособистісного спілкування
У віртуальному середовищі важливі способи,якими ми спілкуємося з колегами. Текст і пунктуація несуть тон, а незначні деталі можуть мати велике значення.
Міцна міжособистісна комунікація:
- Конструктивний відгук: «Презентація була чудова!» Наступного разу ми могли б додати слайд для ключових показників.
- Надання чітких інструкцій: «Чудові висновки!» Давайте розглянемо можливість додавання тенденцій продажів за останній квартал для кращого контексту.
Неконструктивне міжособистісне спілкування:
- Перериваючи розмову: «Зачекайте, ні, давайте просто зробимо це по-моєму».
- Пасивно-агресивні відповіді: «Звичайно, якщо ти вважаєш, що це найкраща ідея…»
Потенціал для непорозумінь у віртуальному середовищі вищий, ніж на традиційних робочих місцях, враховуючи відсутність постійної особистої взаємодії. Ось чому вкрай важливо забезпечити віддалені команди практиками та інструментами, які вони можуть включити у свій щоденний розпорядок, щоб розпізнавати та протидіяти цим некорисним моделям.
Як ви можете покращити власне внутрішньоособистісне спілкування
Віддаленаробота – це навичка, і, як і будь-яка інша навичка, її опанування вимагає часу та практики. Ключовою частиною відточування цієї навички є розпізнавання закономірностей у вашому внутрішньоособистісному спілкуванні та того, як вони проявляються під час роботи в команді.
Негативне внутрішньоособистісне спілкування та внутрішні розмови можуть перетворити звичайні ментальні репетиції на мислення про найгірший сценарій, що призводить до некорисних моделей поведінки, таких як надмірне вибачення або небажання висловлюватися. Під час віддаленої роботи почуття ізоляції іноді може посилювати негативні думки без відволікання особистого спілкування.
Нижче ми окреслили вправи та структури, які допоможуть перетворити ваш внутрішній діалог на джерело креативності та підтримки.
Використайте вправу «перепишіть некорисні думки»
Ключова навичка для оволодіння внутрішньоособистісним спілкуванням — це навчитися розпізнавати, коли виникають негативні думки, і з'ясовувати, звідки вони беруться.
Щоб краще це зрозуміти, спробуйтевикористати нашу вправу «перепишіть некориснідумки». Ми розробили цей робочий аркуш, щоб допомогти визначити, оцінити та скоригувати думки, які можуть впливати на наші власні дії та рішення.
Ось як ви можете це використовувати:
1. Перегляньте «поширені стилі мислення»: Після обговорення або в кінці групової зустрічі знайдіть час, щоб переглянути «посібникзі стилів мислення» та запишіть свою відповідь на запитання: «найбільш некорисний стиль мислення, який я найчастіше використовую, це ____» та «Я найкраще переформулюю некорисні думки, коли ____».
2. Використовуйте«робочий аркуш длявідстеження думок»: через кілька днів після того, як ви визначитеся зі своїм стилем мислення, запишіть усі думки, які ви пам’ятаєте протягом дня, у своєму «робочому аркуші для відстеження думок». Зокрема, поміркуйте над тим, як ця одна думка вплинула на ваші дії в тій ситуації або що сталося потім.
3. Тепер спробуйте «переписати» свої думки: перегляньте свої нотатки та виберіть дві думки, які ви вважаєте «некорисними». Запишіть у своєму робочому аркуші, чому ця думка може бути правдивою. Наприклад, працівник, який думає: «Чи достатньо я продуктивний?», може навести дні, коли він не виконав усе, що запланував, як доказ того, що його негативні внутрішні розмови обґрунтовані.
4. Керуйте собою через «переосмислення» своїх думок: використовуйте зібрану інформацію, щоб переосмислити початкову некорисну думку. Наприклад, «Чи залишаюся я достатньо продуктивним?» може перетворитися на «Я досягаю постійного прогресу та вчуся щодня краще розставляти пріоритети».
Хоча ця вправа корисна, важливо пам'ятати, що на цьому робота не закінчується. Потрібні постійні зусилля, щоб побачити реальні зміни. Поставте собі за мету виділяти у своєму календарі лише 20 хвилин на тиждень для самоаналізу. Це допомагає виробити звичку змінювати старі моделі мислення та перепрограмовувати нові.
Практикуйте нові способи «зміни перспективи»
Ще один спосіб зменшити вплив некорисних моделей мислення – це змінити свої звички на ті, що сприяють позитивному внутрішньоособистісному спілкуванню. Ця вправа допомагає замінити негативні розмови з собою стверджувальними, підтримуючими повідомленнями, що підкреслюють власні здібності, цінність та потенціал для успіху.
Ви можете розбити його на три частини:
1. Навчіться перевчатися: Почніть з «генерального прибирання розуму», щоб поміркувати над тим, як ваші поточні думки, звички та цінності можуть впливати на ваше внутрішньоособистісне спілкування, використовуючи нашпосібник «Як перевчатися 101».
2. Змініть перспективу: Далі, поговоріть із собою так, як ви б поговорили з другом. Використайте свої звички та думки з попередньої вправи як приклади та поміркуйте, як би ви почувалися, якби розмовляли з другом так, як розмовляєте з самим собою.
Беріть участь у командоутворюючих заходах з усвідомленості
Переходячи до командного менталітету, коли йдеться про внутрішньоособистісну комунікацію, чудовий спосіб підняти настрій команди – це проста вправа на вдячність, така як створення групової«дошки подяки». Заохочуючи команди як ділитися, так і чути позитивні відгуки від колег, ми можемо краще засвоїти цю позитивність та відобразити її у власному внутрішньоособистісному спілкуванні. Спільне використання моментів вдячності може допомогти в цьому процесі, придушити будь-який негатив, який міг накопичитися, та сприяти позитивним розмовам у нашій команді.
Це працює наступним чином.
1. Як команда, «залиште коментар»: Ми використовуємо Miro для створення нашої дошки подяк і просимо членів команди залишати коментар щоразу, коли вони відчувають вдячність комусь із команди протягом тижня. Наприклад, якщо хтось допоміг їм із проєктом, вони могли б додати записку з подякою та коротку історію про це.
2. Читаємо та ділимося: Ми читаємо коментарі правління на початку засідань або коли вважаємо за потрібне. Це допомагає підтримувати потік вдячності та позитивного визнання. Члени команди можуть повертатися до дошки будь-коли, коли їм потрібно нагадати про хороші речі, що відбуваються, особливо під час асинхронної роботи.
Створення простору для себе та наших команд, щоб бути відкритими та чесними щодо викликів, з якими ми стикаємося у власному внутрішньоособистісному спілкуванні, дозволяє нам зв'язуватися на глибших рівнях, особливо в розподіленій роботі. Завдяки цьому відкритому діалогу ми також можемо поділитися тим, як ми використовуємо щоденні ритуали та інструменти для покращення цього спілкування.
Як ми обговорюємо в нашому подкасті Remotely Curious «Not Okay» — ми всі соціальні істоти, і ми вчимося одне в одного.
Як допомогти вашій команді розвинути міцніше міжособистісне спілкування
Коли йдеться про допомогу командам у міжособистісному спілкуванні, першим кроком є створення культури довіри між членами команди. Довіра задає тон і впливає на те, як сприймаються повідомлення. Коли є довіра, команда почувається впевнено, щоб висловлюватися, ставити запитання та відкрито ділитися ідеями. Але знайомство з колегами та встановлення культури довіри в розподіленій команді вимагає цілеспрямованості.
У Dropbox Virtual First ефективно працює для нас, оскільки під час розробки моделі ми усвідомили необхідність підтримки між людьми зв’язку для створення довіри та покращення відносин. Ось чому ми регулярно збираємось особисто та плануємо ці зустрічі на основі чітких цілей, будь то організація роботи в команді, остаточне узгодження стратегії чи робота над терміновими завданнями.
Ось кілька способів, як ви можете покращити навички міжособистісного спілкування вашої команди:
Допоможіть своїй команді навчитися писати для розуміння
Чудова міжособиста комунікація на робочому місці полягає в ефективному виконанні роботи разом. У віртуальному середовищі, поза Zoom, ми значною мірою покладаємося на електронні листи, обмін документами та повідомлення у Slack для спілкування. Тому наші повідомлення та наміри легко поховані в нескінченних потоках та рядках тексту.
Один із способів задовольнити потребу в чіткому письмовому спілкуванні – це провести цільовий семінар з письма на основі нашого інструментарію «Пиши для розуміння». На наступній командній зустрічі цей семінар можна використати, щоб навчити вашу команду спрощувати мову, зосереджуватися на ключових моментах та структурувати спілкування, щоб запобігти непорозумінням.
Як провести семінар:
1. Поясніть п’ять головних правил гарного письма: Навчіть свою команду фундаментальним правилам гарного, лаконічного письма, зосередившись на ключових принципах, таких як, наприклад, викладення головної ідеї на перший план, а не заглиблення її в непотрібні деталі. Ви можете скористатися нашим робочим аркушем «Письмо 101» у Dropbox Paper, щоб продемонструвати приклади, які відповідають цим правилам, і ті, які ні, щоб вони могли побачити, як саме виглядає ефективне міжособистісне спілкування.
2. Заохочуйте свою команду оцінювати свої письмові роботи: Попросіть свою команду вибрати перші три електронні листи зі своєї папки «Надіслані» та оцінити їх. Нехай вони використовуватимуть Картку оцінювання письма, щоб оцінити ясність, тон та структуру. Щоб цей процес був безпечним, дозвольте кожному тримати свої індивідуальні оцінювання конфіденційними, але заохочуйте їх записувати свої остаточні бали та визначати області для покращення.
3. Для ясності розгляньте, як переписати текст: як ведучий цього семінару, виберіть приклад електронного листа з власної папки надісланих або створіть зразок тексту. Поділіться оригіналом, поясніть його рейтинг за системою оцінювання письма та виділіть області для покращення. Потім, проведіть свою команду через переписування, зосереджуючись на п'яти принципах: головна ідея на першому місці, лаконічність, активний стан, розбиття складної інформації на частини та ясність. Покажіть версії «до» та «після», щоб проілюструвати, як невеликі редагування можуть покращити комунікацію.
Навчаючи та практикуючи ці навички, ви зміцнюєте міжособистісну комунікацію у вашій команді. Ці інвестиції в чіткість письма допомагають прокласти шлях для ефективнішої співпраці та більш зв'язаного й довірливого робочого середовища.
Чітко висловлюйте очікування щодо етикету
У віртуальному робочому середовищі чіткі етикетні очікування є вирішальними для ефективного міжособистісного спілкування. Як ми обговорювали в нашому епізоді «Віддалено допитливий» «Етикет», перехід до моделі «Віртуальний перший» у Dropbox вимагав визначення того, коли і як ми співпрацюємо. Без таких рекомендацій можуть виникати непорозуміння та напружена динаміка.
Встановлення чітких правил допомагає підтримувати повагу та продуктивність у віддаленій роботі, де негласні норми, прийняті особисто, часто губляться. Чітке розуміння цих «невидимих правил» сприяє кращому розумінню та більш плавній взаємодії.
Кілька способів зробити це:
- Уточніть, чи відповідають очікуванням: Міжособистісне спілкування процвітає завдяки візуальним підказкам, тому встановіть правила використання відео. Повідомте свою команду, коли камери мають бути ввімкнені, а коли їх можна вимикати. Заохочення віртуальних фонів також може допомогти створити стабільний, безвідволікаючий досвід, який буде комфортнішим для всіх.
- Встановіть порядок денний: Без чіткого порядку денного віртуальні зустрічі можуть легко призвести до дезорганізації. Скористайтеся нашим робочим аркушем для підготовки до зустрічі, щоб заздалегідь розіслати порядок денний та скласти структуру розмови. Щоб все відбувалося за планом, починайте зустрічі з коротких оновлень або встановлюйте конкретний час для запитань і відповідей. Такий підхід дає всім можливість підготуватися, гарантуючи, що вони знають, коли активно брати участь, а коли слухати.
- Уникайте переривань: щоб проводити ефективні зустрічі, чітко скажіть, що ви хочете почути точку зору кожного. Важливо повертати розмови в потрібне русло, коли трапляються переривання, професійно та ввічливо. Це гарантує, що всі голоси будуть почуті, зміцнюючи стосунки в команді.
Встановлюючи очікування щодо того, як спілкуватися під час зустрічей, ви дозволяєте своїй команді орієнтуватися у віртуальному спілкуванні з ясністю та повагою, що зрештою покращує їхні міжособистісні зв'язки. Коли всі розуміють правила взаємодії, це створює рівні умови гри, гарантуючи, що кожен почувається цінним та має право робити свій внесок.
Допоможіть своїй команді трансформувати комунікацію
Міжособистісне та внутрішньоособистісне спілкування впливають на те, як ваша команда ставиться до своєї роботи, та на стосунки, які вони будують один з одним.
Якщо їм некомфортно висловлюватися, а стилі спілкування незрозумілі, вони можуть впасти в негативні внутрішні розмови. Так само, коли члени команди застрягають у цьому колі, не маючи можливості прояснити свої думки чи звернутися за підтримкою, це може позначитися на взаємодії та вплинути на динаміку команди.
Обидва типи комунікації є навичками, яких можна навчитися і які потребують практики. Виявлення негативних внутрішніх розмов не є швидким рішенням, і очікування гарного спілкування без встановлення чітких правил, ймовірно, не спрацює.
Наша порада? Надайте своїй команді правильні інструменти та рекомендації, щоб створити простір для чесного та корисного спілкування як всередині компанії, так і зовні неї.
Хочете більше вправ та фреймворків, щоб позитивно вплинути на динаміку вашої розподіленої команди? Перегляньте весь наш віртуальний перший інструментарій.
