Системи впорядкування та Інструменти підвищення продуктивності не універсальні. Одним людям подобається, щоб усе було на своїх місцях, а інші полюбляють хаос. Аби ви обрали оптимальне для себе рішення, ми об'єднали стратегії, які сприятимуть організованості та продуктивності всіх учасників на основі шести типів особистості. Крім того, не обмежуйтесь одним типом особистості. Навіть якщо ваша стихія — творчий безлад, вам теж підійдуть деякі мінімальні рекомендації!
Багатозадачність
Чи перемикаєтеся ви між кількома проєктами? У вікні вашого браузера прямо зараз відкрито більше 46 вкладок? Можливо, ви той, хто виконує кілька завдань одночасно. Навіть якщо ви здатні впоратися з цим, завжди можна щось пропустити.
Стратегія:
Використовуйте списки справ у Dropbox Paper, щоб бути в курсі різних робочих процесів. Списки завдань особливо корисні під час роботи з командою або управління нею.
Як налаштувати список завдань у Paper:
Створивши документ Paper, знайдіть кнопку «Перелік» на панелі інструментів у нижній частині екрана. Щоб створити список завдань у новому документі Paper:
Додайте завдання в перелік
Призначте його собі або своєму колезі по команді, використовуючи функцію @згадування
Встановіть термін виконання
Мінімаліст
Один стілець. Один стіл. Один портативний комп'ютер. І все. Мінімаліст ігнорує несуттєве, щоб зосередитися на продуктивності та спокої.
Стратегія:
Нехай Dropbox відображає ваш стиль життя. Архівуйте безладно розташовані файли та тримайте під рукою лише найнеобхідніше.
Як упорядкувати архіви:
Робота над проектом для клієнтів, сортування фотографій або зберігання важливих документів створює багато цифрового безладу. Замість того, щоб зберігати все в одному спільному місці, розділіть Dropbox на папки «Робоча» та «Архів». Таким чином, ви можете бути впевнені, що завжди маєте доступ до своїх файлів, не переглядаючи їх усі. Зберігайте велику кількість несортованих фотографій або відео в Архіві, перш ніж вибирати, що перемістити до Робочого. Або зберігайте невикористані версії проектів в Архіві, до яких ви зможете отримати доступ пізніше для переробки з іншою метою.
Кар'єрист
У нас лише одне життя! Якщо у вас є мета, ніщо не завадить вам досягти її. Вам подобається виконувати завдання, до того ж правильно.
Стратегія:
Ви й так у курсі всіх прав, тому залишилося лише заощадити час, створюючи спільні папки для співпраці, щоб упорядкувати дані для всіх співробітників.
Створюйте спільні папки для співпраці:
Уявіть собі спільний доступ до папки, як до спільного робочого простору, але без заважання один одному. Спочатку впорядкуйте все так, як вам подобається, з усіма файлами вашого проекту в одному центральному місці. Потім, коли ви надішлете до папки спільний доступ, будь-який учасник папки зможе вносити зміни безпосередньо, що заощадить час усіх і заохотить до співпраці.
Любитель відкладати справи в довгий ящик
Уже 3:00, а ви лише зараз читаєте статтю, яку ваш друг надіслав ще місяць тому. Краще пізно, ніж ніколи. Ви завжди виконуєте поставлені завдання, але зазвичай в останній момент.
Стратегія:
Ви завжди чекаєте до останньої хвилини, тому намагатися змінити це немає сенсу. Натомість ви можете оптимізувати свою продуктивність.
Використовуйте інструменти підвищення продуктивності:
Набір інструментів для підвищення продуктивності Dropbox дозволяє вам встигати більше за менший час. Використовуйте Dropbox Paper для створення та керування спільними документами. Вносьте зміни, призначайте завдання, залишайте відгуки та робіть багато іншого в режимі реального часу, не виходячи за рамки свого часу. Використовуйте Dropbox Sign, щоб легально та миттєво відповідати всім вашим потребам у підписанні документів. Немає потреби шалено бігти на пошту, щоб надіслати документ про адаптацію. І нарешті, використовуйте мобільний додаток Dropbox для сканування документів, створення зображень та залишення відгуків у дорозі. Немає жодної причини, чому ви не можете коментувати відеомонтаж, поки стоїте в черзі в продуктовому магазині.
Перфекціоніст
Ви читаєте всі електронні листи. На робочому столі вашого комп'ютера повний порядок. Усе на своїх місцях. Ви завжди прагнете досягти ідеалу.
Стратегія:
Якщо ви все продумано впорядковуєте, вам легше знаходити потрібний уміст.
Точне іменування папок:
Створіть узгоджені й продумані правила іменування папок і дотримуйтеся їх. Для більшості робочих потоків краще за все спочатку створити основні папки, розбивши їх за роками, а потім розбити вкладені папки за місяцями. Для вкладених папок можна використовувати імена клієнтів, а для підпапок наступних рівнів — назви проєктів. Завдяки цьому ви зможете швидко й ефективно знаходити певний уміст у майбутньому.
Творчий безлад
36 789 непрочитаних електронних листів. У вас є чудові ідеї, ви працьовиті, але… іноді вам потрібна допомога. Ви схожі на людину, яка любить одночасно виконувати кілька завдань, але тяжієте до хаосу.
Стратегія:
Автоматизуйте якомога більше процесів. Дозвольте Dropbox виконувати повторювані процеси, щоб ви могли зосередитися на загальній картині.
Автоматизовані папки й фотографії та відеозаписи з камери:
Завдяки автоматизації Dropbox ви можете створювати папки, з якими після додавання файлів можна автоматично виконувати певні завдання. Будь‑які файли, додані в таку папку, буде перейменовано, відсортовано, позначено мітками чи конвертовано. Ще одне автоматизоване завдання, яке можна доручити Dropbox, — передавання з камери. Якщо цей параметр увімкнено, ваші фотографії автоматично додаються в хмару, коли ви під’єднуєте камеру, SD‑карту, смартфон або планшет. Ви можете налаштувати автоматичне перейменування файлів, переданих із камери, у форматі рррр‑мм‑дд гг.мм.сс.jpg під час копіювання в Dropbox, тому вам буде легше робити вибір, не плутаючись у безладно розташованих файлах.
Тепер упорядкуйте всі дані!
Я звертаюся до вас, любителі відкладати справи в довгий ящик. Прочитати статтю про впорядкування файлів у Dropbox — це одне, але час перейти до справи. Спочатку уважно ознайомтеся з кожною окремою стратегією для вашого типу особистості. Щойно ви оціните користь від однієї стратегії, перейдіть до іншої. Тепер перестаньте думати та почніть упорядковувати дані!
