Історія PERT
Абревіатура PERT розшифровується як «Техніка оцінки та огляду програм» (Program Evaluation and Review Technique), програма, яка використовується різними організаціями вже понад 50 років. Спочатку розроблена в 1958 році для використання Управлінням спеціальних проектів ВМС США, методика PERT — це система управління проектами, призначена для допомоги в плануванні великих і складних проектів. Починаючи із загальної оцінки програми, це сприяє поглибленому аналізу будь-якого проєкту до його початку. Його використовували в конструкції ракети Polaris, а також на зимових Олімпійських іграх 1968 року, що проходили в Греноблі. Хоча з того часу були розроблені та вдосконалені подібні концепції управління, PERT був першою методикою такого роду.
Як здійснюється керування проєктами за допомогою PERT
Як згадувалося вище, методика PERT призначена для роботи з дуже складними проєктами, які потрібно реалізовувати у вигляді послідовних завдань і/або запускати паралельно з іншими проєктами. Загалом мета PERT — це своєчасне завершення проєкту в межах бюджету, а також точне оцінювання загального обсягу проєкту на етапі визначення обсягу робіт.
Визначення обсягу робіт у проєкті PERT
Визначення обсягу робіт — це ключовий етап роботи з PERT, оскільки саме тут ви складаєте план дій для проєкту. Методика враховує чинники, які можуть призвести до небажаного результату або збільшення кількості часу, необхідного для реалізації проєкту, а також ключові етапи його реалізації. Порівняно з методом визначення обсягу робіт, який зазвичай використовує ваша команда, методика PERT може здатися дуже поглибленою, адже вона враховує все, починаючи з керування ресурсами та закінчуючи особистими показниками. Оскільки методику PERT було розроблено військовими, особлива увага приділяється підготовці та врахуванню всіх чинників.
Термінологія PERT для визначення обсягу робіт
У системі PERT використовується наведена нижче термінологія для визначення ключових подій, термінів і ресурсів.
Події
Події PERT є етапами вашого робочого процесу. Вони не потребують жодних ресурсів, але подія PERT не завершиться, доки не буде виконано всі завдання, що передують їй.
- Подія PERT означає початок або завершення однієї або кількох дій.
- Попередня подія відбувається безпосередньо перед іншими подіями.
- Наступна подія відбувається безпосередньо після інших подій.
Дії
Дії PERT — це завдання, для виконання яких потрібні ресурси.
- Дія PERT означає виконання завдання, для якого використовуються ваші ресурси — час, матеріали, гроші, обладнання тощо. Ви не можете виконати дію PERT, доки не буде завершено подію, яка відзначає її початок. Наприклад, якщо якісь завдання на етапі попередньої події не завершено, не можна розпочати новий етап.
- Піддії PERT — це невеликі завдання, на які можна поділити дію PERT. Наприклад, дію «підготувати креслення» можна розділити на піддії «підготувати креслення 1, 2 і 3», якщо для її виконання потрібно кілька кроків.
Терміни
Терміни є ключовим аспектом PERT. Вони допомагають досягти оптимальної продуктивності й уникнути затримок.
- Оптимістичний термін — це мінімальний час, необхідний для виконання дії за умови, що все працюватиме безвідмовно й навіть краще, ніж очікувалося.
- Песимістичний термін — це максимальний час, необхідний для виконання дії за умови, що все, що може піти негаразд, піде негаразд (без урахування глобальних лих).
- Найбільш вірогідний термін — це прогнозований термін виконання за умови, що все йтиме як завжди.
- Очікуваний термін — це розрахований термін виконання з допущенням деяких проблем. Він має ґрунтуватися на еталонному середньому часі виконання типового завдання.
Керування
Наведена нижче додаткова термінологія допомагає визначити важливість, перебіг реалізації та очікуваний час кожної події або дії.
- Критичний шлях надає огляд усього проєкту з початку реалізації до дати завершення й допомагає визначити загальну кількість часу в днях, місяцях і роках, що знадобиться вашій команді для повної реалізації проєкту. Метод критичного шляху був окремим підходом, розробленим у той самий час, що й PERT, але обидва ці підходи використовувалися разом.
- Критична діяльність – це термін, який використовується для позначення завдань, які не можуть перевищувати заплановані терміни або займати більше ресурсів, ніж заплановано. Критична діяльність, як випливає з назви, є критично важливою для успішного завершення проекту.
- Резерв або «плаун» стосується часу та ресурсів, доступних під час проекту. Вільний рух стосується важеля ресурсів, які у вас є на випадок затримки у вашої команди, тоді як негативний резерв стосується завдань, у яких є дефіцит ресурсів.
- Час виконання – це час, за який має бути завершена попередня подія, щоб подія сталася.
- Час затримки – це найшвидший час, коли одна подія може настати після іншої.
- Прискорене відстеження — це коли ваша команда вирішує виконувати критичні завдання одночасно, щоб скоротити загальний критичний шлях.
- Стиснення критичного шляху означає виділення додаткових ресурсів для дії на критичному шляху, що скорочує кількість часу на її виконання, а отже й сам критичний шлях.
Етапи планування проєкту PERT
Тепер, коли ви ознайомилися з основною термінологією, розгляньмо, як застосувати ці знання на практиці.
- Визначте свої завдання: Вам слід скласти всі завдання, необхідні для завершення вашого проєкту, що може зайняти дещо багато часу. Але якщо у вас складний проєкт, ключовим є його прозорість на цьому ранньому етапі.
- Визначте правильну послідовність: Виберіть найкращу послідовність для отримання оптимальних результатів від кожного завдання, пам’ятайте, що ви можете виконувати кілька завдань паралельно. Розташуйте залежності завдань у розумному порядку.
- Оцінка часу: Визначте, скільки часу потрібно для кожного завдання, створюючи оптимістичний, песимістичний та очікуваний час.
- Створення діаграми PERT: Створіть візуальне уявлення про ваш проект.
- Призначення часу з плаваючою точкою: Переконайтеся, що ви знаєте, скільки ресурсів знадобиться для кожного завдання.
- Визначення критичного шляху. На основі розробленої структури встановіть дату повного завершення проєкту.
Планування завдань у PERT
Таблиця PERT допоможе вам запротоколювати терміни й послідовність дій. Ця таблиця ефективна не лише під час планування. Її також можна використовувати як корисний розклад всього проєкту. Нижче наведено приклад таблиці PERT.
Створення схеми мережі PERT
Після складання таблиці можна переходити до створення відповідної діаграми PERT. Вона схожа на блок-схему й дає чітке візуальне уявлення про послідовність виконання завдань проєкту. Ви також можете використати цифрову діаграму Ганта. Діаграма має містити вузли, кожен з яких описує дію, а також оптимістичний, песимістичний і очікуваний терміни виконання.
Ось приклад повної мережевої діаграми PERT.
Методика ПЕРТ: переваги та недоліки
Як можна побачити, методика PERT — це масштабне завдання навіть на етапах планування. Ви й ваша команда маєте ретельно продумати, чи цей варіант є найкращим методом керування вашим проєктом. Загалом підхід PERT не особливо застосовується до невеликих проєктів. Якщо ви спробуєте застосувати його до досить простих проєктів, то можете опинитися в ситуації «у семи няньок дитина без ока». Перш ніж ухвалити рішення щодо застосування цієї методики, розгляньте її переваги й недоліки.
Переваги методики PERT
- Створює наочне та зрозуміле візуальне подання всього проєкту.
- Дає змогу провести глибокий аналіз ресурсів і ефективності проєкту до початку його реалізації.
- Дає змогу сформувати структурований підхід із чіткою хронологією робіт.
- Забезпечує прозорість, оскільки всі учасники мають чітко визначені ролі та терміни виконання завдань.
- Враховує затримки в роботі.
- Мотивує учасників команди завдяки чіткому плану співпраці.
- Може призвести до швидшого завершення проєкту завдяки тому, що кожен знає, що має робити й коли. Наприклад, допомагає уникнути затримок через недостатньо чітке інформування про очікування.
Недоліки методики PERT
- Почавши розбивати кожну з необхідних дій, ви можете отримати величезну кількість завдань.
- Не найкращий варіант для невеликих проєктів і простих завдань.
- Вузли й діаграми допомагають продемонструвати очікування, але не показують поточний стан проєкту.
- Очікування не завжди втілюються в реальність під час реалізації проєкту.
- На етапі визначення обсягу робіт значно зростає обсяг адміністративних завдань.
- Оцінки часу можуть здаватися гнітючими та не сприяти творчим завданням
Чи підходить методика PERT вам і вашій команді?
Якщо ваш проект передбачає багато людей і багато завдань, наявність мережевої діаграми PERT як креслення надасть кожному потужний інструмент управління проектами, який вони зможуть використовувати як основу в майбутньому. Тим не менш, якщо ваш проєкт не такий вже й складний, ви можете лише замутити все та витратити дорогоцінний час на визначення обсягу чогось, що не потребує таких деталей.
Які існують альтернативи PERT?
Якщо ви вважаєте, що ваша команда може отримати переваги, використовуючи деякі концепції PERT без застосування методики в повному обсязі, розгляньте інструменти зі схожою концепцією, але з меншим обсягом робіт. Dropbox пропонує інструменти керування завданнями, які дають змогу без зусиль стежити за тим, чим займається ваша команда. Завдяки інтеграції програм, включно із Xero, Monday і Trello, ви можете легко керувати фінансами й завданнями команди, а також розв’язувати проблеми безпосередньо в Dropbox.
Керівники проєктів можуть виявити, що команді потрібна не складна методика планування, а чітко організований робочий процес та інструменти для його реалізації.
