Що таке керування документообігом?
Керування документацією (або ведення записів) — це, як випливає з назви, процес упорядкування й забезпечення захисту документації організації. Ці завдання потрібно виконувати протягом усього життєвого циклу компанії, тобто в документах, що зберігаються, може бути відображена вся історія компанії. Але слід мати на увазі, що керування документацією — це дещо більше, ніж просто зберігання документів в умовній шафі. Успішне керування документацією має ґрунтуватися на процесі, який включає класифікацію, створення, отримання та зберігання документів. Безпечне знищення або видалення документів організації також має бути частиною процесу ведення записів.
Співробітник, відповідальний за ведення документації, має зберігати в архіві такі документи:
паперові й інші види документів для читання в автономному режимі;
цифрові документи;
договори;
Звіти
документи аудиторської перевірки;
сертифікати;
Електронні листи та повідомлення в соціальних мережах
Відеозаписи
У компаній такі матеріали накопичуються постійно. Саме тому так важливо впровадити нормативний процес, який дозволяє відокремити потрібне від марного та зберігати ключові матеріали серед важливих документів. Dropbox слугує як сучасна версія традиційного центру зберігання документації. Однак цей процес не обмежується лише натисканням кнопки збереження. Файлам потрібен облік, тобто ви маєте керувати не тільки новими документами, що надходять, але й архівом.
Навіщо компаніям потрібна система керування документацією?
Окрім загального адміністрування, є кілька важливих причин, щоби почати вести документацію. Ведення документації допоможе не тільки вберегти вас від неприємностей, а й довести свою правоту, якщо вашу компанію будь-коли звинуватять у чомусь, що ганьбить її ділову репутацію. Також не варто вважати, що відпрацьовані документи більше не важливі. Нижче наведено лише деякі типи документів, які мають чітко встановлені терміни зберігання в США.
Податкова документація
Це важливий пункт для мешканців Сполучених Штатів Америки. Податкова служба США може запитати документи про сплату податків. Ці найважливіші документи слід зберігати щонайменше чотири роки.
Закон про справедливі норми праці
FLSA матиме різні закони для різних типів обліку заробітної плати. Зазвичай, період зберігання щонайменше три роки має бути достатнім.
Документи щодо персоналу
Зберігайте ці записи щонайменше шість років після звільнення вашого працівника. Це важливо як доказ того, що вони справді працювали у вашій компанії, але також може допомогти вам отримати рекомендації, коли їх буде потрібно. Якщо працівник захоче вжити проти вас заходів, вам також потрібно буде скористатися цими записами.
Документи про прийом на роботу
Усі документи, пов’язані з наймом працівника, потрібно зберігати приблизно три роки. Комісія із забезпечення рівних можливостей у працевлаштуванні вимагає зберігати ці документи принаймні один рік.
Інше
Є також інші менш важливі документи, які слід вести заради власного спокою. Квитанції про сплату рахунків за комунальні послуги, вітальні електронні листи щодо нового програмного забезпечення та заяви про прийом на роботу можна зручно зберігати у файлах.
Як налаштувати систему керування документацією?
Перш ніж приступити до створення цієї системи, потрібно врахувати кілька важливих моментів. Керування документами зачіпає всю компанію й вимагає призначення відповідальної особи та проведення первинного інструктажу для всієї команди. Для створення ефективної системи керування документацією потрібно виконати кілька умов.
Старший співробітник, який відповідає за керування документацією
Це не має бути загальним обов’язком усього відділу кадрів, натомість один старший співробітник повинен повністю взяти на себе весь процес. Керування документацією є не менш важливим, ніж керування фінансами, до якого ви не залучаєте всіх співробітників. Вам потрібно призначити одного учасника команди, який відповідатиме за документи й архів.
Рішення про те, що, як і коли слід зберігати
Визначте разом зі старшим персоналом і рештою учасників команди, які важливі документи потрібно зберігати. Установіть термін зберігання, а також вирішіть, як слід знищувати документи після закінчення їх життєвого циклу. Термін зберігання документів може залежати від типу. Статутні документи компанії, наприклад, належать до документів постійного зберігання, але ви можете видалити дані про заробітну плату співробітників через кілька років.
Бюджет на керування електронною документацією
Скоріше за все, цифрові документи складають більшу частину адміністративних записів і кореспонденції вашої компанії, і для забезпечення їх безпеки вам знадобляться інформаційні технології. Моделі «Програмне забезпечення як послуга» передбачають не одноразову покупку програми для керування документацією, а тривалу передплату зі щомісячною оплатою. Переконайтеся, що у вас є бюджет на цю статтю витрат.
Навчання й постійний моніторинг
Доступ до записів може знадобитися будь-кому у вашому бізнесі, і вони повинні бути ключовою частиною вашого єдиного джерела достовірної інформації. Отже, вашу команду потрібно буде навчити отримувати доступ до записів та відповідально поводитися з ними в рамках програми управління записами. Зрештою, це одні з найважливіших документів вашого бізнесу, тому вам потрібно буде забезпечити управління даними та встановити політику управління записами.
Вам також потрібно буде й надалі спостерігати за цією системою, особливо цифровими записами, щоб унеможливити несанкціоноване використання або випадкове видалення даних. Таким чином, ви завжди будете готові відновити файли, перш ніж стане занадто пізно. Також рекомендуємо продумати шляхи аварійного відновлення, наприклад на випадок зараження файлів компанії вірусом.
Інші міркування
Якщо ваш бізнес виконує суспільну функцію, таку як комунальні послуги, ваші життєво важливі записи можуть підпадати під дію закону про свободу інформації, який регулює федеральні записи. Це означає, що деякі розділи вашого обліку можуть потребувати доступу до публічних записів. Переконайтеся, що ви додали цю можливість до своїх процесів, коли починаєте впроваджувати бухгалтерський облік у своїй організації.
Вибір рішення для ведення документації компанії
Належна система керування цифровими документами — ключовий елемент процесу ведення документації. Dropbox — це ефективне рішення для зберігання файлів, яке ідеально підходить для цієї мети. Воно містить усі інструменти, необхідні для безпечного зберігання файлів, а також безліч додаткових функцій, що полегшують загальні робочі процеси й керування інформацією.
Ви також можете перенести свої паперові записи до цифрового архіву за допомогою простого сканування документів. Використовуйте розширені елементи керування для команд, захист паролем і обмежений у часі доступ, щоб забезпечити найвищий рівень захисту даних і належне керування інформацією. Більше того, доповнення Розширений журнал версій дає змогу відновлювати будь‑які файли, видалені або змінені протягом останніх 10 років.
З Dropbox ви можете бути абсолютно впевнені, що ваші документи надійно захищені, але при цьому відкриті й доступні авторизованим користувачам.
Наведена вище інформація не має на меті надати юридичну пораду. Якщо у вас виникли запитання правового характеру, рекомендуємо проконсультуватися з юристом.
