使用艾森豪威尔矩阵（一种基于德怀特·艾森豪威尔使用的方法的时间管理工具）来提高您的任务规划和工作量处理技能。
没有人希望自己没有效率，尤其是在工作中。但随着时间的推移和紧急请求的到来，您的待办事项清单就会越来越长。这使得集中注意力和保持高效变得更加困难。
对于长期项目，无论您是错过了关键截止日期还是艰难保持项目进度，了解如何确定任务优先级或许会成为力挽狂澜扭转局面的关键。这正是 Eisenhower Matrix 的用武之地。
理解艾森豪威尔矩阵
艾森豪威尔矩阵（也称为艾森豪威尔框或紧急/重要矩阵）是一个用于确定任务优先级和管理工作量的简单框架。
它以五星上将、美国第 34 任总统德怀特·艾森豪威尔的名字命名。艾森豪威尔因成就卓著而闻名。他的设定目标和管理时间的方法已被许多人研究过，其中包括史蒂芬·柯维。在他的著作《高效人士的七个习惯》中，柯维将艾森豪威尔的思想变成了一个简单的工具，用于决定首先要做什么任务：艾森豪威尔矩阵。
什么是艾森豪威尔矩阵？从本质上讲，这是一种让你将艾森豪威尔的名言付诸实践的策略：“我有两种问题，紧急的问题和重要问题。紧急的事情不重要，重要的事情永远不紧急。”
您所要做的就是根据紧急性和重要性评估您的任务。
Eisenhower Box 的工作机制是什么？
企业和个人可以使用 Eisenhower Matrix 来计划、委派、确定优先级和安排每日或每周的任务。
通过将任务放入以下四个象限之一，您可以了解它们的紧急程度并找出如何适当地处理它们。
第一象限
紧急且重要（需要立即完成的任务）——这些是“先做”的任务，必须尽快处理。它们通常是由于不可预见的情况而临时提出的请求。一般来说，这样的任务应该立即或当天完成。例如，为生病的同事负责一个项目或处理不可预见的紧急情况，例如供应链中断。
第二象限
重要但不紧急（安排稍后完成的任务）——这些是重要的长期目标/任务，但没有特别确定的截止日期，因此您可以安排它们稍后完成。例如获得专业资格或规划长期业务目标（如削减预算）。
第三象限
紧急但不重要（委派给其他人的任务）——这些任务需要立即完成，但可能不够重要而不需要您关注，这意味着可以将它们委派给您团队的其他成员。例如日常工作，或没有明确目的的冗长的会议/电话。
第四象限
既不紧急也不重要（要消除的任务）——这些任务会分散注意力，应尽可能避免。在许多情况下，您可以简单地忽略或取消这些类型的任务。例如社交活动或不必要的长时间工作休息。
艾森豪威尔盒子可以帮助您根据任务的重要性和紧急程度直观地了解任务。当你以这种方式思考你的工作时，就更容易先做最重要的事情并尽快完成它们。
Eisenhower Matrix 的优点是什么？
艾森豪威尔紧急/重要矩阵的主要优势之一是它易于实施。您无需购买昂贵的软件包，也不需要花费大量时间来制作矩阵。
优先级矩阵通过设定明确的优先级帮助您更好地管理时间。这对于同时处理多个项目或客户任务的经理、企业主和自由职业者非常有用。
Eisenhower Matrix 的缺点是什么？
优先级矩阵有一些缺点。判断一项任务的重要性可能很困难。这可能会导致将任务交给错误的人，从而降低工作质量。
此外，一定要记住的是，在处理紧急活动时并不总是能够立即采取行动。缺乏知识、缺乏时间、条规和科层制度，或多项紧急/重要任务都会导致这不可行，这些使得优先级矩阵在决策制定和时间管理方面的效力稍差一些。
如何使用 Eisenhower Box 管理您的任务和工作负载？
紧急/重要矩阵可以成为工作和项目管理的良好起点。此后，您可以利用它寻找机会在日常工作中做出以下改进：
1. 更轻松地管理流程
将任务分配到适当的象限后，您便可以开始设置时间管理流程，以帮助您及时处理重要活动。例如，您可以使用 Dropbox 更有效地管理您的待办事项列表，构建一个时间线模板。您可以使用这些任务管理工具将紧急但不重要的任务分配给团队中的其他成员，同时您还可以为可安排在以后执行的重要但不紧急的任务设置截止日期和提醒。
2. 设置基本任务的自动化
实施工作场所自动化工具可能也值得考虑。自动化（在可能的情况下）是处理需要完成的任务的好方法，而且在投入之前不需要太多的计划或分析。使用 Dropbox 生产力应用程序中的自动化工具或集成，您可以以对您的业务节省时间的方式“委派”Q3 任务（紧急但不重要）。您可以在 Dropbox Paper 中向团队成员分配任务及截止日期，也可以从 Dropbox 文件将任务直接转发到团队成员的 Trello 卡中。自动内容获取工具可以帮助您消除可能导致瓶颈的耗时且易于出错的任务，从而确保您和您的团队将来更加高效地工作。
3.优化时间管理
此外，您还应考虑结合使用 Eisenhower Box 和其他时间管理方法以获得更好的成果。例如 Eat the Frog（青蛙法则）。Eat the Frog 源于 Mark Twain 的一句话，他说：“如果吃青蛙是你的工作，最好一早起来就做”。在业务环境中，这意味着您应该先处理最大或最复杂的任务，然后再处理可以根据其他因素（例如截止日期）确定需要优先处理的较小任务。还有 ABCDE 方法，在这种方法中，您先按照重要性顺序为任务分配字母值，然后再按该顺序完成这些任务。
结合艾森豪威尔矩阵和 Dropbox 来提高你的效率
Eisenhower Box 可以成为一种极其有效的任务和时间管理工具，Dropbox 的功能套件也是如此。两者不相上下！通过学习如何确定任务的优先级，您可以更好地处理工作，减少浪费的时间，并朝着长期业务目标迈进。
