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人际沟通——您的团队如何看待自己和他们的工作——塑造了我们的内部对话和与他人的互动。反之亦然。人际沟通——我们如何与他人交谈以及他人如何与我们交谈——会显著影响我们与他人的联系以及我们共同完成工作的方式。以分布式方式工作会使管理消极想法和保持清晰、积极的沟通变得更具挑战性。然而，这两者对于团队的健康和生产力都至关重要。
在本文中，我们将提供实用的策略和练习，以改善团队的人际和人际沟通。这些策略营造了一种更健康的工作环境，让团队成员感到自信、得到支持和联系紧密。
人际沟通与人际沟通
人际沟通是塑造思想和行动的内部对话，它就像是我们头脑中并不总是意识到的声音。拥有积极的自我形象可以增强内心对话，提高创造力、专注力和决策能力。
然而，大脑并不总是理性的，尽管个人在努力成长，但不安全感还是会悄然出现。如果不加以控制，负面想法会降低士气并妨碍做出决策。
人际沟通则是指人与人之间的外部对话。它涉及交换信息、想法和感受，以及我们如何通过对话、肢体语言和社交暗示与他人互动。它影响我们如何看待和参与世界并帮助我们与他人建立关系。
这两种沟通方式共同影响着团队活力。
当人际沟通中断时，就会导致消极的自我对话，例如过度思考某人的语气、猜测意图或浪费时间试图解读不清楚的信息。同样，如果我们对自己说一些消极的话，我们就更有可能误解并将别人的反馈理解为批评，从而造成误解并使关系紧张。
这就是为什么帮助您的团队建立这两种沟通技巧是关键。让我们研究一些积极和消极的人际和人际沟通的例子。
人际沟通示例
我们每个人都有独特的人际沟通体验，这种体验受到我们的经历以及我们对情况的解读方式的影响。然而，常见的模式经常会出现。
积极的人际沟通：
- 想象成功：“我了解我的材料，我做到了。”
- 肯定能力：“我以前处理过艰巨的任务；我能做到！”
负面的人际沟通：
- 自我怀疑：“我为什么要这么做？我当时在想什么？”
- 逃避挑战：“我无法完成这项任务；它太难了。”
认识到这些想法可以帮助我们了解它们对我们在个人和专业环境中的沟通方式的影响。
人际沟通范例
在虚拟环境中，我们与同事沟通的方式很重要。文字和标点符号可以表达语气，微小的细节可能会产生很大的影响。
强大的人际沟通能力：
- 提供建设性的反馈：“演示很棒！下次，我们可以添加一个关键指标的幻灯片。”
- 提供清晰的指示：“很棒的见解！让我们考虑添加上个季度的销售趋势以获得更多背景信息。”
不建设性的人际沟通：
- 打断通话：“等等，不，我们按我的方式做吧。”
- 消极攻击性回应：“当然，如果你认为这是最好的主意……”
由于缺乏持续的面对面互动，虚拟环境中发生沟通错误的可能性比传统工作场所更高。这就是为什么必须为远程团队配备可以融入日常工作中的实践和工具来识别和应对这些无益的模式。
如何改善自己的人际沟通
远程工作是一项技能——就像任何其他技能一样，它需要时间和练习才能掌握。磨练这项技能的关键部分是识别您自己的自我沟通模式，以及它们在您的团队工作中如何体现出来。
消极的人际沟通和自我对话会将正常的心理演练变成最坏的情况思考，导致过度道歉的沟通或不愿说出来等无益的模式。在远程工作中，如果没有面对面互动的干扰，孤独感有时会放大负面想法。
下面，我们概述了一些练习和框架，以帮助您将内部对话转变为创造力和支持的源泉。
使用“重写无益想法”练习
掌握人际沟通的一项关键技能是学会发现消极想法何时出现并弄清楚它们来自哪里。
为了帮助您掌握这一点，请尝试使用我们的“改写无用的想法”进行练习。我们设计了这张工作表来帮助查明、评估和调整可能影响我们自己的行为和决策的想法。
使用方法如下：
1. 回顾“常见的思维方式”：讨论结束后或小组会议结束后，花点时间来回顾一下“思维方式指南”，并写下您对“我最常使用的最无用的思维方式是____”和“我最擅长在____时重新定义无用的想法”这两个弹出问题的答案。
2. 利用“思维追踪工作表”：在你弄清楚自己的思维方式几天后，在“思维追踪工作表”上记下你记得的白天产生的每一个想法。具体来说，反思一下那个想法如何影响了你在那种情况下的行为，或者接下来发生了什么。
3.现在，尝试“重写”你的想法：回顾你的笔记并选择两个你认为“无帮助”的想法。在工作表上写下为什么这个想法可能是正确的。例如，如果一名员工思考“我的工作效率够高吗？”，他可能会以自己没有完成所有计划的日子作为证据，证明自己的消极自我对话是有效的。
4. 引导自己“重新定义”想法：使用您收集的信息来改写原来无用的想法。例如，“我是否能够保持高效？”可以变成“我在寻求稳定进步，并且每天都在学习按照优先顺序安排事项”。
虽然这个练习很有帮助，但重要的是要记住工作并不止于此。需要不断的努力才能看到真正的改变。争取每周在日历上留出 20 分钟的时间进行自我反省。这有助于养成转变旧思维模式和重新建立新思维模式的习惯。
实践“转变视角”的新方法
减少不良思维模式影响的另一种方法是改变你的习惯，使其有利于积极的人际沟通。这项练习有助于用肯定、支持的信息取代消极的自我对话，从而强化一个人的能力、价值和成功潜力。
您可以将其分为三个部分：
1. 学会忘却：首先，使用我们的“学会忘却 101”指南，进行一次“精神层面的春季大扫除”，反思您当前的想法、习惯和价值观如何影响您的自我沟通。
2. 转变观点：接下来，像和朋友交谈一样和自己交谈。以你之前练习中的习惯和想法为例，思考一下如果你和朋友交谈就像和自己交谈一样，你会有什么感受。
2. 阅读和分享：我们在会议开始时或任何合适的时候阅读董事会的评论。这有助于保持感激和积极认可。团队成员可以在任何时候重新访问该板，以提醒正在发生的好事，特别是在异步工作时。
为我们自己和我们的团队创造空间，让我们能够坦诚地谈论我们在人际沟通中面临的挑战，这使我们能够在更深层次上建立联系，尤其是在分布式工作中。通过这种开放的对话，我们还可以分享如何使用日常仪式和工具来改善这种沟通。
正如我们在 Remotely Curious 播客“Not Okay”中所讨论的那样——我们都是社会性的动物，我们会互相学习。
如何帮助你的团队发展更强的人际沟通
当谈到帮助团队进行人际沟通时，第一步是在团队成员之间建立信任文化。信任决定了基调并影响了信息的接收方式。当有了信任时，团队就会有信心畅所欲言、提出问题并公开分享想法。但是，了解你的同事并在分布式团队中建立信任文化需要有意图。
使用 Dropbox 时，“虚拟优先”的功能对我们来说效果很好，因为我们在设计模型时就认识到，人际关系有助于建立信任和改善关系。这就是为什么我们定期聚会，并围绕团队建设、最终确定战略，或是紧急处理交付成果等明确的目标计划这些聚会。
您可以通过以下几种方法提高团队的人际沟通技巧：
帮助你的团队学习如何写作以理解
工作场所中良好的人际沟通是为了有效地共同完成工作。在虚拟环境中，除了 Zoom 之外，我们严重依赖电子邮件、文档共享和 Slack 消息进行交流。因此，我们的信息和意图很容易被淹没在无尽的线索和文字之中。
满足清晰的书面沟通需求的一种方法是根据我们的为理解而写工具包举办一个有针对性的写作研讨会。在即将召开的团队会议中，该研讨会可被用于教授团队如何简化语言、关注重点以及建立沟通来避免误解。
如何举办研讨会：
1. 解释优秀写作的五大规则：通过关注关键原则，向您的团队传授优秀、简洁写作的基本规则，例如，将主要思想放在前面，而不是将其埋没在不必要的细节中。您可以使用 Dropbox Paper 中的写作 101 工作表来展示遵循这些规则和不遵循这些规则的示例，以便他们可以准确地了解有效的人际沟通是什么样的。
2. 鼓励您的团队对他们的写作进行评分：让您的团队从他们的发件箱中选择前三封电子邮件并对这些邮件进行评估。让他们使用写作记分卡来评估清晰度度、语气和结构。确保这个过程给人带来安全感，让每个人都能对个人评估保持私密性，但同时鼓励他们写下自己的最终分数，并找出需要改进的地方。
3. 演示如何重写以提高清晰度：作为本次研讨会的领导者，从您自己的已发送文件夹中选择一个电子邮件示例或创建示例文本。分享原文，解释其写作记分卡评级，并强调需要改进的地方。然后，指导您的团队进行重写，重点关注五个原则：主要思想、简洁、主动语态、分解复杂信息和清晰度。显示前后版本以说明小编辑如何增强沟通。
通过教授和练习这些技能，您可以加强团队的人际沟通能力。投入更多精力来改善写作清晰度有助于为更高效的协作和更加紧密、更信任的工作环境铺平道路。
明确礼仪要求
在虚拟工作环境中，明确的礼仪期望对于有效的人际沟通至关重要。正如我们在“Remotely Curious”的“礼仪”节目中所讨论的那样，过渡到 Dropbox 的“虚拟优先”模式需要定义我们何时以及通过何种方式开展协作。如果没有这样的指导方针，就会产生误解，并造成紧张的局面。
制定明确的规则有助于在远程工作中保持尊重和生产力，因为在远程工作中，不言而喻的面对面规范常常会被忽视。明确这些“隐形规则”有助于增进理解和促进更顺畅的互动。
有几个方法可以做到这一点：
- 明确会议期望：人际沟通依赖于视觉提示，因此要制定视频使用的指南。让您的团队知道何时应该打开摄像头以及何时可以关闭摄像头。鼓励使用虚拟背景也有助于创造一致、无干扰的体验，让每个人都感觉更舒适。
- 制定议程：如果没有明确的议程，虚拟会议很容易会变成一团乱麻。使用我们的会议准备工作表提前发送议程，并建立对话框架。为了确保会议顺利进行，会议开始时可以快速更新会议内容，或设定具体的问答时间。这种方法让每个人都有机会做好准备，确保他们知道何时应积极参与，何时应仔细倾听。
- 避免打扰：为了让会议更加高效，您必需明确地表示您希望听取所有人的意见。如果会议被打断，以专业和礼貌的方式将谈话引导回到正轨非常重要。这可确保听取所有意见，从而加强团队关系。
通过设定会议期间如何沟通的期望，您可以让您的团队以清晰和尊重的方式进行虚拟沟通，最终改善他们的人际关系。当每个人都了解交战规则时，就会形成公平的竞争环境，确保每个人都感到自己受到重视并有能力做出贡献。
帮助您的团队转变沟通方式
人际沟通和个人内部沟通都会影响您的团队对他们的工作以及他们彼此之间建立的关系的感受。
如果他们不愿意说出来，而且沟通方式不明确，他们可能会陷入消极的自我对话。同样，当团队成员陷入这种循环而没有机会理清思路或寻求支持时，它可能会影响互动并影响团队活力。
这两种沟通方式都是可传授的技能，但需要练习。识别消极的自我对话并不是一个快速的解决办法，并且期望在没有设定明确指导方针的情况下进行良好的沟通可能不会奏效。
我们的建议？为您的团队提供正确的工具和指导方针，以帮助创建一个内部和外部诚实和有益沟通的空间。
想要通过更多的练习和框架来积极影响分散的团队的活力吗？查看我们的所有“虚拟优先工具包”。
