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什麼是筒倉？
隨著企業擴張，組織中的孤島必然會增加。如果一切按計畫進行，團隊中的每個成員都應當掌握重要專案的最新資訊。在理想狀態下，部門之間的溝通不會有任何延遲。但即使是最尖端的創新公司，也難免會出現孤島，但這並不代表無法瓦解孤島或防止孤島發生。
組織中的孤島對於大型和小型企業都是問題。但孤島究竟是什麼？孤島是會將不同類型的員工分隔開的系統，通常是根據員工所在部門區分。如此會對團隊協作及溝通造成阻礙，且會降低效率並阻礙資訊流通。
值得指出的是，「孤島」並不等於「團隊」。對於擁有一系列專業、小規模團隊的組織來說，本身並沒有什麼問題。事實上，專業團隊是提高公司內部關注度和增強責任感的好方法。另一方面，組織孤島指的是團隊的工作方式——而且並不是特別積極的方式。
如果說團隊「在孤島上工作」，代表他們基本上與整個組織脫節。因此會接連出現瓶頸、溝通不良等數不清的問題。
在孤島上工作有什麼問題？
在孤島上工作會對企業造成嚴重影響。這種情形會引起內部勢力爭端，且可能會使公司內缺乏信任感。進而導致部門內部效率不彰和裁員。以實際面來說，團隊間停止溝通、停止交換意見、溝通不良，因而導致專案難以順利進行。這樣的組織結構很快就會開始扼殺創新精神，根基上的小裂縫可能會擴大到難以跨越。
資料數據是將客戶體驗最佳化的關鍵，資訊穀倉的心態可能嚴重破壞客戶滿意度。如果不鼓勵團隊按照標準流程共享資訊，可能就無法有效利用數據資料。所以公司最後是成是敗，能否瓦解孤島是相當重要的關鍵。
如何瓦解組織中的孤島
一旦發現公司內部出現組織孤島，就該立即採取行動。儘早開始實施可調整規模的長期解決方案，有助於避免工作場所僵化，形成封閉零散的孤島文化。應該怎麼做？以下是我們的孤島破壞策略，用來打散組織不需要的孤島：
傳達更宏觀的訊息
很多情況下，員工的忠誠不是朝向公司，而是忠誠於團隊或主管，此時就會開始形成組織孤島。為瞭解決這個問題，應當幫助團隊瞭解自己如何為整體發展貢獻一己之力，尤其要認識團隊及其工作內容與公司共同目標契合的地方。如此能讓部門團隊同舟共濟，朝相同方向齊心前進，而不是內向孤立、捍衛一方地盤的孤島。
透明開放和良好溝通是關鍵鎖在，這兩個特點可以在整個組織中培養出共同的責任感。只要銷售團隊完全瞭解行銷部門的情況，他們就比較不會藏匿資源和資訊。請務必透過各種媒介傳達公司的使命，讓員工將公司使命牢記於心、視為首要優先。
由上至下應對組織孤島
我們在調查產生孤島的根本原因時，發現幾乎總是領導階層造成的。如果您的領導團隊並未專注投入公司的整體目標，您也不太可能有辦法有效處理資訊孤島。然而，一旦領導階層接納公司的共同願景，並致力實行協同合作和跨部門團隊合作的概念，各個團隊就會跟進。
您可以採取什麼措施來幫助建立統一的領導團隊？身為領導者，請打造出容許且鼓勵辯論的環境。讓每個人都有機會分享自己的觀點，確保整個領導團隊都感受到他們意見有傳達出去，並獲得解釋。但做出決定後，領導階層就需要開始通力合作，朝組織的共同目標齊心努力。
建立跨部門合作
重要的是，團隊成員不僅要對自己的團隊有歸屬感，而且要對整個組織有歸屬感。透過鼓勵部門之間的合作，您可以確保團隊成員建立跨部門的關係，從而改善整個組織的協調與協作。此外，它還是抵消組織孤島造成的一些運作效率低下（例如重複工作或更長的周期時間）的好方法。
跨部門團隊是很好的解決方案，可由不同部門領域的人員共同組成團隊。例如，跨部門團隊的成員可能包括財務人員、設計師、工程師、行銷人員等。這種組織結構，不僅可以促使員工之間產生正向的接觸交流，還能促進團隊協作，也有助於減少交接和溝通落差的情形。如此能確保由單一團隊盡可能完整處理客戶的生命週期。
提供跨職能培訓
儘管專業分工很重要，但透過跨部門訓練來分享資訊和專業知識也是個好主意。安排定期的跨部門訓練課程，有助於員工瞭解對其他部門有用的資源和資訊。這也是鼓勵職涯發展的一種方法，因為團隊可進一步瞭解公司哪些領域最適合自己的興趣和技能。
還有許多其他方法可打破部門之間的界限。以矽谷重量級人物推廣的企業「黑客松會議」為例，活動中會鼓勵參與者和不同部門的團隊成員組隊，藉以模糊部門間的界線，並將影響許多大型科技新創公司的孤島思維一舉打破。
使用 Dropbox 更聰明地工作
最後，您可以運用多種協作工具，鼓勵團隊不要以孤島模式工作，讓他們可以用更聰明的方式工作。
Dropbox 提供了一個井然有序的空間，讓您儲存檔案、共享意見回饋，以及完成工作。這裡是工作團隊所有內容的集散地，許多您仰賴的工具也都能在此輕鬆存取。
打破組織內部的孤島絕非易事，但迴避這項任務所引發的風險也難以承擔。透過鼓勵團隊接納共同的願景，並以機動靈活的方式進行協作，您就能以消滅職場上的組織孤島為目標而努力，讓公司迎來更大的成功。
是時候告別橫跨多方管道、導致凌亂的溝通，迎接適合您的 Dropbox 方案吧。
