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Salesforce 2021 年的數據指出，72% 的銷售專業人員認為自己無法達到年度銷售目標。此外，銷售代表每週只花 28% 的時間在銷售工作上，其餘大部分的時間則耗費在人工處理行政庶務上。
這個情況聽起來很熟悉嗎？記錄歸檔和資料輸入等臨時工作項目，執行的當下可能覺得無傷大雅，但累積起來的工作量可是不容小覷。
那麼，您該如何簡化銷售流程，讓自己保持正常進度，談妥更多筆交易呢？答案就是建立有效的銷售工作流程！
銷售流程是什麼？
銷售工作流程跟銷售程序或銷售漏斗類似。銷售工作團隊會運用這套可重複步驟，將潛在客戶轉換為客戶。
根據您和您的團隊的工作方式，銷售工作流程通常有七個關鍵步驟。這始於識別新的潛在客戶，終於在購買旅程的下一階段為客戶提供支援。
步驟 1：勘探
尋找可能的新顧客。
第 2 步：潛在客戶資格審查
主動聯繫早期階段的潛在客戶，提出特定問題來確認對方是否合適。
步驟3：研究
深入調查符合資格的潛在客戶，以提供更符合個人需求或依其需求量身打造的產品和購物體驗。
步驟 4：推廣/演示
正式介紹或示範如何使用您的產品或服務。
第五步：異議處理
與客戶協調問題，避免交易破局或簽約受阻。
步驟6：結束
取得關鍵決策者的同意，提出報價單或提案，並正式簽署合約。
第七步：培育
讓您的顧客超脫銷售對象，成為您產品或服務的忠實擁護者。
為什麼需要建立銷售工作流程？
無論您在現場奔波還是遠端工作，有效的銷售工作流程都能讓您的工作保持一致性。這能協助銷售人員維持進度，確保您在潛在客戶身上花費的心血不會白費。
除此之外，銷售工作流程如下：
確保新進銷售代表迅速上手
為銷售代表制定一致的程序
深入瞭解銷售漏斗中各階段的潛在客戶與潛在客戶的轉換情形
讓您找出有待改善之處
建立銷售工作流程的逐步指南
我們探討過銷售工作流程的每個階段，也明白銷售工作團隊必須建立一致工作流程的原因了，現在讓我們來瞭解如何制定有效的銷售工作流程，好協助您更快談妥交易。
1. 評估您目前的銷售流程
您的銷售團隊將會得到一些寶貴的回饋，了解他們在日常工作中哪些工作有效，哪些工作無效。深入研究您目前的策略可以幫助您將工作流程的成功對應到您的 KPI 和轉換率。
您的團隊最近完成的 10 筆交易之間有什麼相似之處嗎？如果是的話，你能從這些例子中學到什麼？與您的團隊合作確定：
這些交易進行的來龍去脈
整個流程花費的時間
每個步驟所耗費的時間
銷售代表與潛在客戶的交流方式
工作流程中不應有曖昧不明之處，每個步驟皆應明確且可供採取行動。
2. 了解買家旅程
利用從您的團隊獲得的見解，從目標受眾的角度來了解他們的購買旅程。
請考慮以下事項來深入了解他們的客戶體驗：
您的產品/服務可以解決客戶的哪些痛點？
您的工作團隊如何確保向潛在客戶有效傳達您產品/服務的價值？
您該如何制定銷售策略，以確保工作團隊能夠與潛在客戶建立並培養良好的關係？
銷售流程中是否有任何障礙，使潛在客戶難以進入買家流程的下一步？
流程中是否有任何冗餘的行動？這些行動能否刪減，或重新制訂以獲得更理想的成效？
隨著時代的變化，您的買家角色也會改變。不要只是創建工作流程然後就不管了—要從客戶的角度不斷審查您的銷售策略。定期進行培訓，以便您的隊友對整個過程充滿信心並感到舒適。
3. 充分發揮團隊的才能
制定銷售工作流程並不代表工作從此一成不變！
每個團隊成員可能在銷售流程的不同部分錶現得更強——他們甚至可能在您以前從未想過的任務上茁壯成長。在嘗試簡化銷售工作流程時，請考慮如何利用團隊的技能讓每個人都能參與這項流程。
例如，你可以根據以下領域的專長來劃分任務：
- 透過社群媒體銷售
- 在 LinkedIn 等平台上開發客戶
- 撰寫銷售簡報
- 起草提案
- 透過電話和後續電子郵件追蹤潛在客戶
這類合作有助您找出銷售停滯的原因，並發掘新的做法來調整流程，使銷售流程更符合客戶所需。
4. 為工作團隊提供合適的工具
銷售流程中可能會隱藏許多浪費時間的環節，時間往往耗費在行政庶務 (例如手動將資料輸入 CRM 系統) 處理上，而非專注於創造營收。
當然，對結構嚴謹的大公司來說，CRM 系統仍是銷售人員主要的資訊來源。但對於不需用到 CRM 系統的小型靈活團隊來說，只要在工作流程中整合自動化和智慧數位工具，就能獲得與 CRM 系統類似的效果。
舉例來說，DocSend 可讓您控制文件共享的各個方面，從這些文件獲取實用資訊，例如開啟過文件的人員，以及人員與文件的互動方式。您只需要輕鬆按幾下，就能建立虛擬資料室、嵌入保密協議，並將檔案轉換成可供簽署的文件。
Bardeen AI 等自動化作業工具可以在銷售週期的多個階段擴展工作團隊的工作量。若為研究和鑑定潛在客戶等耗時的工作項目，只要運用 AI Agent 按一下即可簡化，AI Agent 隨即會瀏覽潛在客戶的網站並獲取最新的可用資訊。
這項功能雖無法取代 CRM，但盡早為工作流程加入適合的工具，可以有效節省銷售人員的時間並獲得實用資訊，並可待日後真正有需要時再導入 CRM 系統。
5. 衡量成果
隨著銷售工作流程的發展，您需要衡量成果，才能知道改變是否有成效。您可以使用的衡量指標包括：
符合條件的通話在所有初次銷售通話中所佔有的百分比
潛在客戶於流程中每個步驟平均花費的時間
潛在客戶進到下個階段前費時最久的步驟
在提案/展示後達成交易的潛在客戶比例
客戶流失率
瞭解開啟文件的人員以及開啟的時間，不過是 DocSend 眾多分析功能的其中之一。DocSend 能讓您即時掌握瀏覽者如何與銷售簡報和提案互動。
查看人們瀏覽您的文件的時間、哪些頁面的瀏覽時間最長，以及瀏覽者最感興趣的內容、頁面和格式。此外，「需要電子郵件才能查看」功能可讓您查看您的文件與誰共享——如果有新的利害關係人意外地加入交易，這將為您提供一些有用的信息。
制定可靠的銷售工作流程，做好準備迎向成功
銷售講求結果，因此若缺乏適當的工作流程，銷售工作團隊便可能會錯失商機、浪費時間在不必要的步驟上，使最終盈虧蒙受損害。
透過建立銷售工作流程，您可以消除猜測和多餘的管理，採用簡單、可重複的流程，讓您的銷售人員專注於銷售。
若要瞭解上述步驟的實際案例，請參閱「網頁設計與品牌行銷的全方位服務公司如何在將 Dropbox 和 DocSend 整合至其銷售週期來節省時間」。
