使用艾森豪威爾矩陣（基於德懷特艾森豪威爾所使用的方法的時間管理工具）來提高您的任務規劃和工作量處理技能。
沒有人希望自己沒有效率，尤其是在工作上。但隨著時間的推移和緊急請求的到來，您的待辦事項清單就會越來越長。這使得集中註意力和保持高效變得更加困難。
無論是錯過重要的截止日期，還是在奮力追趕長期專案的進度，如何有效安排工作項目的優先順序，造就了工作落後與超前的差別。此時就該活用「艾森豪矩陣」管理法。
瞭解艾森豪矩陣
艾森豪威爾矩陣（也稱為艾森豪威爾框或緊急/重要矩陣）是一個用於確定任務優先順序和管理工作量的簡單框架。
它以五星上將、美國第 34 任總統德懷特艾森豪威爾的名字命名。艾森豪威爾因成就卓著而聞名。他的設定目標和管理時間的方法已被許多人研究過，其中包括史蒂芬·柯維。在他的著作《高效人士的七個習慣》中，柯維將艾森豪威爾的思想變成了一個簡單的工具，用於決定首先要做什麼任務：艾森豪威爾矩陣。
什麼是艾森豪威爾矩陣？從本質上講，這是一種讓你將艾森豪威爾的名言付諸實踐的策略：「我有兩種問題，緊急的問題和重要問題。緊急的事情不重要，重要的事情永遠不緊急。 」
只需做一件事：根據急迫性和重要性，評估手頭上的工作項目。
艾森豪方格如何運作？
公司企業與一般個人，都能運用艾森豪矩陣來規劃、委派、排定優先順序及安排每日或每週的工作項目。
透過將任務放入以下四個像限之一，您可以了解它們的緊急程度並找出如何適當地處理它們。
第一象限
緊急且重要（需要立即完成的任務）—這些是「先做」的任務，必須盡快處理。它們通常是由於不可預見的情況而臨時提出的請求。一般來說，這樣的任務應該立即或當天完成。例如，為生病的同事負責一個專案或處理不可預見的緊急情況，例如供應鏈中斷。
第二象限
重要但不緊急（安排稍後完成的任務）—這些是重要的長期目標/任務，但沒有特別確定的截止日期，因此您可以安排它們稍後完成。例如獲得專業資格或規劃長期業務目標（如削減預算）。
第三象限
緊急但不重要（委派給其他人的任務）—這些任務需要立即完成，但可能不夠重要而不需要您關注，這意味著可以將它們委派給您團隊的其他成員。例如日常工作，或沒有明確目的的冗長的會議/電話。
第四象限
既不緊急也不重要（要消除的任務）－這些任務會分散注意力，應盡量避免。在許多情況下，您可以簡單地忽略或取消這些類型的任務。例如社交活動或不必要的長時間工作休息。
艾森豪威爾盒子可以幫助您根據任務的重要性和緊急程度直觀地了解任務。當你以這種方式思考你的工作時，就更容易先做最重要的事情並儘快完成它們。
艾森豪矩陣有什麼優勢？
艾森豪威爾緊急/重要矩陣的主要優勢之一是它易於實施。您無需購買昂貴的軟體包，也不需要花費大量時間來製作矩陣。
優先矩陣透過設定明確的優先順序幫助您更好地管理時間。這對於同時處理多個專案或客戶任務的經理、企業主和自由工作者非常有用。
艾森豪矩陣有什麼缺點？
優先矩陣有一些缺點。判斷一項任務的重要性可能很困難。這可能會導致將任務交給錯誤的人，從而降低工作品質。
還有一點必須注意，就是處理緊急活動時，不見得每次都能立即採取行動。缺乏知識，時間不足，再加上種種規定和官僚體制，又或者手邊同時有多項緊急又重要的工作，都是難以立即行動的因素，進而導致優先矩陣在決策下達與時間管理方面的效果變差。
如何利用艾森豪方格管理工作項目和工作量
緊急/重要矩陣可以是工作和專案管理的良好起點。此後，您可以利用它尋找機會在日常工作中做出以下改進：
1. 更輕鬆地管理流程
將工作項目分配到合適的象限之後，即可開始訂定時間管理流程，以便即時處理重要活動。舉例來說，您可以透過 Dropbox 更有效率地管理待辦清單，建立時程範本。您可活用這些工作項目管理工具，將緊急但不重要的工作指派給其他工作團隊成員，至於可待後日處理的不緊急重要工作，也能設定相應的到期日和提醒。
2. 設定基本任務的自動化
在工作場域中推行自動化工具同樣值得考慮。在可能的情況下，自動化作業是處理待辦工作項目的好方法，而且在實際投入使用之前，無須進行太多規劃或分析工作。為了替企業節省時間，只要搭配 Dropbox 的自動化工具或整合功能使用生產力應用程式，即可有效「委派」緊急但不重要的 Q3 工作項目。您可以在 Dropbox Paper 中指派工作項目給工作團隊成員並設定截止日期，或是從 Dropbox 檔案直接移到團隊成員的 Trello 卡片中。有了自動內容內嵌工具的幫忙，您就可以剔除耗時、容易出錯又恐會導致瓶頸的工作項目，確保您和團隊的工作效率在未來有所提升。
3.優化時間管理
此外，建議考慮結合艾森豪方格與其他時間管理方法，以期獲得更佳成效。這邊以「吃青蛙」為例。這項法則源自於馬克・吐溫的名言，他曾說：「假如你的工作是生吃一隻青蛙，那麼最好每天早上第一件事就是吃青蛙。」放到商業領域來看，這表示應該先應付最龐大或最複雜的工作，再來才處理較小型的工作，這些小工作的優先順序可按其他因素排定，像是截止日期。除此之外還有 ABCDE 法，基本上就是將工作項目按重要程度排列，為每項工作標上字母等級，接著再依字母順序逐一完成。
結合艾森豪威爾矩陣和 Dropbox 來提高你的效率
艾森豪方格可說是極度有效的工作與時間管理工具，就像 Dropbox 的一系列功能，兩者可達成相輔相成的效果。只要學會排定工作的優先順序，您可以達成更好的工作表現，減少浪費的時間，大步朝向長期業務目標邁進。
