為了更了解當今知識工作者面臨的挑戰，我們與《經濟學人影響》共同進行了一項名為「尋找失去的焦點」的研究。我們收集的數據進一步證明，在現代工作中，我們可能會面臨各種幹擾，因此我們需要想辦法保持團隊的高效率。
然而，如果團隊成員在不同地點工作，那麼相互支持生產力可能會很棘手。它使一切事情（從設定目標到確定優先順序）變得更具挑戰性，所以我們必須創建系統來支援我們團隊在這些領域的工作。
我們在 Virtual First 方面的經驗意味著我們必須成為遠端保持高效的專家。為了分享我們所學到的知識，我們創建了這份幫助我們的團隊保持高效的重要技巧清單。
我們嘗試將我們的通訊預設為非同步狀態。我們非常依賴 Slack 和電子郵件進行溝通，但只是減少面對面會議可能還不夠。持續不斷的電子郵件和私人訊息會讓人分心，尤其是您的團隊試圖立即回覆它們的時候。事實上，研究表明：回覆一條即時訊息後，人們可能需要花費長達八分鐘的時間，才能重新開始任務。我們發現，無效的聊天訊息是導致注意力不集中的首要原因。
真正使通訊異步化的原因在於，人們期望你能夠在自己的時間回复，而沒有「即時訊息」這個名稱可能暗示的任何壓力。這樣，每個團隊成員都知道他們每天都會有深度工作時間。
像這樣的規則和指導方針可以形成有用的儀式，讓您的團隊建立他們的工作節奏。
每個人都會提前填寫表格，然後我們開會討論不同團隊成員喜歡的工作方式。這不僅可以讓人們分享他們的喜好，而且也是一個很好的團隊凝聚力練習，可以幫助每個人彼此了解。
透過分析工作表中的答案，我們了解到四個核心因素對生產力的影響最大：
隱私：在周圍都是其他人的咖啡店裡，他們能更輕鬆地集中註意力嗎？或者他們可以在您的家庭辦公室中完成更多工作？
背景噪音：他們在工作時是否總是喜歡播放能讓人心情愉悅的音樂？或者他們更喜歡安靜的環境，或許借助降噪耳機會有幫助？
舒適度：他們是否有可調節的桌子和支撐背部的椅子？他們是否喜歡站著工作？他們是否有相應的設備來適應這種工作方式？他們是否有腕部支撐以防止受傷？
設計：他們是否喜歡擁有個人辦公室裝飾，例如植物、藝術品或色彩鮮豔的杯子？還是他們想要一張沒有任何潛在幹擾的空桌？
幫助您的團隊根據這種自我認知設計他們的工作環境將有助於他們感到輕鬆、舒適和專注。但有時，即使是設備最齊全的辦公室和深思熟慮的計劃也不足以讓我們保持在正軌上。我們需要幫助來保持責任感。
3. 明確任務優先級
在接受 Dropbox 採訪時，《4,000 週：凡人的時間管理》的作者奧利佛伯克曼告訴我們，許多人認為「一定有一種方法可以讓你成為百分之百完美的員工，同時也是一個百分之百完美的人，擁有工作以外的生活」。但正如伯克曼所指出的，“百分比不是這樣運作的。”
他告訴我們：當我們的團隊遠距工作時，我們可以彼此獨立工作，就像那些非同步的工作時間一樣。這意味著我們需要紀律、知識和工具來管理好時間。確定工作和個人生活中要做的事情的優先順序是確保我們的工作保持高效率和正面影響的首要工具。此外，這也有助於達到我們感到專注和滿足所需的健康平衡。
對於我們這些遠距工作的人來說，確定任務的優先順序尤其重要，因為我們無法總是即時地向同事尋求澄清，而且我們相互依賴。了解我們的工作會影響其他團隊成員，並因此影響結果，有助於我們確定任務的優先順序。
我們也使用艾森豪威爾矩陣。這涉及沿著四邊網格對任務進行分類：
緊急且重要：盡快完成這些任務。
重要但不緊急：委派這些任務。
緊急但不重要：將這些任務安排到以後。
既不緊急也不重要：不要關注此事。
最後一點在優先排序中尤其重要。確保您的團隊知道他們不應該將每項任務視為待辦事項清單的首位。拒絕可能很有挑戰性，因此制定一個針對不太緊急的任務的計劃會有所幫助。例如，他們可以委派不需要親自處理的任務。
如果團隊成員有非必要的會議，他們可以將會議委託給參加會議的人員，或者使用工具來確保他們獲得所需的資訊。像 Otter 這類會議記錄和轉錄軟體可以概述會議的要點，並說明其中是否有與未出席會議的人相關的部分。透過組織工作坊和提供有效任務管理資源（例如我們的「如何安排工作優先順序的工作表」）來向您的團隊傳授這些技能。
制定好計劃並列出行動項目後，就該組織團隊的溝通了。
4. 堅持有效的方法
我們發現，鼓勵團隊建立日常儀式有助於他們保持一致的時間表並提高工作效率，最近的研究也支持我們的發現。以下是對我們有用的儀式：
提供資源以幫助改善專注力。在我們的效率工具包「提高工作日專注度」練習中，我們逐一解釋了如何分析干擾並遠離它們。資源的干擾記分卡是一個很好的起點，您的團隊可以在其中記錄他們遇到的所有干擾。然後，他們可以按照指南建立一些小習慣，例如在特定時間將手機設定為「請勿打擾」模式。
練習冥想以促進心理健康。我們建議您在開始一些會議時進行簡短的 60 秒冥想。這會讓每個人都有正確的心態，有創造力，接受新想法，更不用說它還能在我們壓力大的時候提升我們的情緒。
但還有更多的方法可以幫助您的團隊提高工作效率。
5. 投資團隊的生產力
有時，提高生產力需要前期投入時間或金錢。這就是為什麼我們要確保我們的團隊擁有他們所需的工具。它不只是節省時間。這讓他們感到自己受到重視和被傾聽。
例如，當您的團隊說「必須有一種方法來自動化這個」時，通常值得讓他們提前投入時間來弄清楚如何做到這一點。實現這一目標的方法之一是創建指定的時間段來提高生產力的專業發展。您也可以在這些時間內舉辦研討會，為您的團隊提升他們想要發展的核心技能。
在 Dropbox，我們還使用 Dash 等協作工具從單一儀表板尋找、存取和共享我們的工作材料——這極大地節省了時間並提高了工作效率。要使用它，您只需輸入您要查找的內容，例如“社交媒體支出”，它就會在您的所有資料夾、應用程式和雲端中搜尋相關文件。
它根據您的搜尋字詞提供所有相關文件和摘要，從文件中提取資訊並節省您搜尋每個文件所需的時間。
與技術工具同樣重要的是，為您的團隊提供舒適工作所需的實體設備（例如第二台顯示器）可以改變工作效率。如果您提供津貼，例如我們的福利津貼，您的團隊可以將其用於開發課程或工作場所設備。當像顯示器這樣簡單的東西使他們能夠更快地工作時，這項投資就得到了回報。
6. 嘗試自我調節和「番茄工作法」休息
在我們對專注力和遠距工作的研究中，發現 63% 的遠距工作者感覺他們必須隨時待命。我們不希望分散式團隊也感受到這類壓力，畢竟遠距工作最大的優點之一便是自由。
這是我們採用箱型時間管理的原因，具體來說是將任務拆分為離散的時間單元，並在任務之間休息片刻。像這樣在任務之間休息一下對我們來說非常有效，我們甚至制定了自己的時間塊個人練習，以幫助其他人也這樣安排時間。
最流行的兩種休息和箱型時間管理法是自我管控和「番茄工作法」。如何休息是一件非常個人化的事。然而，英國心理學會對兩者進行比較後發現：以自我管控進行休息會導致人的專注力和積極程度降低。
歸根結底，如何休息取決於個人喜好，但我們鼓勵人們嘗試番茄工作法，即以專注的時間間隔進行工作：
25分鐘深度工作
休息5分鐘
重複
四個週期後休息15-30分鐘
透過在工作日內安排休息時間，您的頭腦會變得更加警覺，並且您會更加註意時間管理。但是，當你處於一個有利於集中註意力的環境中時，你會更容易充分利用你的集中時間。
7.制定計劃
我們都不完美。與 99% 的美國人一樣，我們都在與拖延症抗爭。但根據經驗，最好的一種反擊方法就是制定周密的計劃，將專案拆解成一個個更小的任務。這對我們的分散式團隊來說尤其重要，因為每個成員都在管理自己的任務和時間。
將大任務或資訊拆解成較小的任務或資訊，這個動作稱為「分批」，它甚至可以幫助您記住需要做的所有事情。有一項關於分批方法的研究表明：將比如數字這樣的大量資訊拆解成幾項較小的資訊，可以有效幫助您記住整份資訊。
以下是我們在承接大型專案時採用的一些實用步驟：
- 定義目標：當您的團隊啟動專案時，確定專案的預期效果。它會增加收入嗎？降低基礎設施成本？創造一個突破性的新產品？
- 設定里程碑：規劃出團隊達成目標所需達成的里程碑。這些可以是任何東西，從個人銷售目標到圍繞建立產品特定功能的團隊目標。
- 分解：現在，您可以更加細化，將里程碑劃分為更小、可操作的步驟，每個團隊成員都可以採取這些步驟來實現它們。
- 優先考慮：首先關注影響重大的任務。我們稍後會深入探討這個問題，但在確定團隊任務的優先順序時要記住的一件事是是否有人受到阻礙。如果一個人的進度取決於另一個人完成特定任務，則優先考慮該任務並為負責執行的人提供所需的幫助，以便他們快速完成該任務。
只要您的團隊決定了需要做什麼，以及按照什麼順序來做，他們就可以決定哪些會議和任務需要休息，以及哪些會議和任務可以一個接一個地大量處理。這項技術用於在日曆上建立有效的時間段特別有用。若要瞭解何時將會議和任務大量處理，以及何時適當地於其中插入休息時間的相關建議，請查看我們的大量和緩衝會議個人練習。
一旦你有了計劃，就該開始詳細思考如何執行它了。
8.建立問責制度
我們都需要對自己負責（或讓別人負責）。它使我們保持正軌並幫助我們實現目標。它在分散式環境中尤其有用，因為監督可能有限。以下是我們團隊多年來實踐的幾種有效方法：
- 自我責任：讓您的團隊為實現目標設定個人獎勵，例如犒勞自己一些愉快的事情（例如與朋友共進晚餐）。相反，如果他們錯過了最後期限，他們應該有一個彌補計劃，而不會讓自己負擔過重。
- 同儕支持：在同事之間建立責任夥伴。定期檢查可以讓每個人都保持積極性並保持進度。
- 管理監督：規劃定期檢視進度，並共同設定目標，以為員工提供指導和來自外部的驗證。
在分散式工作場所中，刻意地讓自己運用這些系統非常重要。加州大學爾灣分校的專注力專家 Gloria Mark 教授在接受 Dropbox 的 Remotely Curious 採訪時，他補充道：遠距工作者應該設定情感目標（他們希望在某一天能有怎麼樣的感受），並每天規劃目標，以在個人和職業層面上保持責任感。
您的團隊可以在開始新的一天時問自己這樣的問題：「我想要完成什麼？」和「我想要什麼樣的感受？」。馬克博士說：“在一天開始的時候簡單地問這些問題可以幫助人們保持正軌，因為它把目標放在了最前面，並有助於引導注意力。”
9. 保持身體活躍
我們發現，體力活動和運動對於讓我們一整天保持動力和注意力非常有效。它們不僅讓我們感覺更有效率、更有活力，也是團隊透過健康有趣的活動進行交流的好方法。在辦公室裡，你可以在房間之間進行一些自然的活動，但遠距工作時很難找到時間進行體力活動。
這就是為什麼我們喜歡安排「見面並移動」的會議，我們會鼓勵參與者在聊天時稍微走動一下。這可以防止我們同時進行多項任務，並讓我們有機會在工作時進行一些實際活動。
但也有一些注意事項。首先，您需要選擇一個適合您計劃的會議。如果您正在進行演示或使用任何視覺效果，四處走動將會很困難。相反，較隨意的會議或一對一的會面可能更合適。
您還應該規劃路線，選擇沒有太多背景噪音的地方，例如安靜的公園，避免繁忙街道的人行道。您甚至可以在自己的家中走動，以享受安靜和便利的環境。不管您決定怎麼做，稍微活動一下就能帶來一些明顯的好處。有一項研究發現：每週只需要運動一小時，就能有效改善身體健康和工作表現。
雖然健康週每年只舉辦一次，但這些課程可以教導 Dropboxers 將體能鍛鍊融入他們的生活。以下是我們最喜歡的幾種全年保持運動的方式：
步行會議：將 Zoom 通話變成步行會議，以便在討論時進行移動。
活動工作站：考慮使用站立式辦公桌或桌下走動墊。例如，Dropbox 鼓勵積極的辦公桌設置，並透過我們的福利津貼（作為其福利津貼的一部分）來幫助支付成本。
每日散步：如果您的團隊在家工作，您可以鼓勵他們以散步來結束一天的工作，模擬通勤。
開始上課：鼓勵您的團隊預訂午間健身課程，為他們的日常生活增添一些運動。
為了幫助我們的團隊充分利用他們的體能活動時間，我們鼓勵他們根據他們的日常能量水平來規劃活動。覺得體力活動能讓人精力充沛的團隊成員可以在進行深度工作之前進行體力活動。那些覺得這很耗費精力的人可能想把它安排在他們最繁重的工作完成的時候。
我們創建了「管理你的能量水平」練習作為我們的健康工具包的一部分，以幫助人們找出最適合他們的方法。您和您的團隊可以使用它來繪製您感覺精力特別旺盛或特別低落的時間，以及哪些任務可以補充或消耗您的精力。有了這些訊息，您的團隊就可以根據他們的精力水平來安排他們的日程，以確保他們在有精力處理時完成最複雜的任務。
10.定期自我評估
在 Dropbox，我們喜歡透過查看日曆並評估我們如何利用時間來自我評估我們的工作效率。我們將會議和任務標記為紅色、黃色或綠色，以表明我們的時間利用情況是好、好還是壞。然後我們利用這些資訊來評估如何提高生產力。這有助於我們的團隊保持正軌並確保他們盡可能有效地利用時間。
另一個優秀的提升效率技巧是識別自己何時處於心流狀態（其特徵為深度專注和高效率），並評估有哪些條件能幫助您達到這類狀態。這可能有點難，但一項研究表明，如果您盡量減少干擾並設定明確的目標，會更容易達到心流狀態。
您甚至可以挑戰您的團隊，讓他們注意哪些條件和目標幫助他們在上週實現了心流狀態。然後，召開一次會議，進行團隊建立活動，揭示每個成員在達到最佳注意力水平的方式上的差異和相似之處。
每個人的遠程生產力都不同
幫助您的團隊在分散的地點達到最高生產力在個人層面上可能看起來有所不同 - 我們知道這對我們的團隊來說確實如此。這就是為什麼您需要了解您的團隊並為他們提供各種各樣的策略，以了解哪種策略最適合每個人。
許多技巧都圍繞著幫助您的團隊實現和保持專注，但正如您所見，這些並不是幫助完成有影響力的工作的唯一方法。
進一步瞭解提高生產力和產生影響的更多技巧，請收聽我們的「Remotely Curious Podcast：保持專注」，內容包含研究專注力的專家 Gloria Mark 教授的介紹。
