如今的不肖之徒不必再拿著手電筒對著文件翻箱倒櫃，只要有心，任何人都能輕易窺探、竊取或銷毀資訊。財務資料和客戶個人資訊這類的檔案，一旦外洩就可能帶來嚴重損害。
密碼保護功能早已問世多年，但許多公司仍不諳正確的運用之道。您或許知道怎麼加密辦公室套件的文件或試算表，但不熟悉的檔案或資料夾又該如何保護？
圖片、影片、圖像檔案和資料庫檔案格式各有不同的保護方式，但只要將這些檔案放入 Dropbox 帳戶並設定密碼保護，一切就大功告成。
在本指南中，我們將說明如何在 Mac、Windows 電腦或任何裝有 Dropbox 的裝置上透過密碼保護來確保檔案的安全。 但首先，讓我們看看為什麼密碼保護文件如此重要。
為什麼應該用密碼保護檔案？
使用密碼保護文件的原因多種多樣，從避免尷尬和撥打尷尬的電話，到避免失去企業競爭優勢。 不設定檔案密碼可能導致以下問題：
- 失去競爭優勢：如果業務計畫、產品構想、行銷策略或財務資料落入外人手中，可能會讓貴公司遭受對手打擊。為檔案加上密碼有助您預防此類情況。
- 喪失客戶信任：您願意將個人資訊交給連地址資料都無法保護的公司嗎？我們也不會，您的客戶也不會。
- 發生意外事件：電子郵件地址打錯、不慎將連結分享給錯誤對象等，這類疏失可能在無意間發生，但只要用密碼保護檔案，就無須在意這些失誤。
- 裝置遭到入侵：您不能只靠裝置密碼來保障資料安全。用密碼保護 Dropbox 檔案，能為企業全面增加一層防護。
- 不符合規標準：安全措施不足容易讓您觸犯監管機關的規定，貴公司更可能因此收到罰單或吃上官司，而設定密碼能讓您防範未然。
《哈佛商業評論》的一篇報告指出，公司資料遭到外洩後，那斯達克綜合指數 (NASDAQ) 在 2 年後下滑了 11.9%。由此可見，資料安全及密碼保護的經濟效益確實不容小覷。
用密碼保護檔案的理由有很多，但與公司經營最切身相關的，莫過於這麼做能同時保護您的財務和商譽。
如何用密碼保護 Windows 上的檔案或資料夾
您可以使用密碼保護 Windows 電腦上辦公室套件中的文件，例如 Microsoft Word 文件。Microsoft 提供詳細說明，步驟如下：
- 開啟您的文檔，選擇文件 > 資訊 > 保護文檔 > 使用密碼加密。
- 輸入密碼，然後再輸入一次進行確認
- 儲存檔案，確認密碼設定完成
您也可按照以下步驟為 Windows 資料夾設定密碼：
- 在 Windows 檔案總管的資料夾上按右鍵
- 選取 [屬性]。
- 前往 [一般]，然後按一下 [屬性] 區段下方的 [進階] 按鈕
- 勾選 [加密內容，保護資料]
- 回到資料夾，每個檔案圖示上會顯示小型黃色鎖頭
現在您的資料夾已經受到密碼保護，這適用於整個帳戶層級，因此您使用 Windows 時檔案會自動解密。
與使用 Dropbox 相比，使用 Windows 密碼保護檔案或資料夾可能會有一些缺點。 首先，密碼保護功能只適用於特定 Windows 電腦和帳戶，若使用不同裝置存取或分享檔案，則保護效果較弱。其次，若有人未經授權存取您的 Windows 帳戶，密碼保護也會失去作用，導致檔案有外洩風險。
不過，雖然有上述缺點，Windows 的密碼保護功能仍足以保護相對單純的工作項目。
如何用密碼保護 Mac 上的檔案或資料夾
您可以用密碼保護「備忘錄」、Pages 和 Numbers 等許多應用程式的檔案。若要在 Mac 上用密碼保護檔案，請開啟檔案，然後在應用程式內進行以下步驟：
- 選取畫面左上角的 [檔案] 選單
- 選取 [設定密碼]
- 填入資訊，然後按一下 [設定密碼]
您也可按照以下步驟用密碼保護 Mac 上的資料夾：
- 開啟 [應用程式] 資料夾內的 [磁碟工具程式]
- 轉到文件，然後按一下新圖像>來自資料夾的圖像。
- 選擇您想要密碼保護的資料夾。
- 按一下 [選擇]。
- 輸入檔案名稱，選取 .dmg 檔案文件，然後選擇 128 位元 AES 加密或 256 位元 AES 加密。
- 按一下 [儲存]。
- 輸入密碼並驗證。
- 按一下 [選擇]。
- a. 您也可按一下鑰匙圖示，由 macOS 自動建立高強度密碼
- 在 [映像檔格式] 下拉式選單中，選取 [讀取/寫入]，稍後可隨時新增或移除檔案
- 按一下 [儲存]，磁碟工具程式就會為該資料夾加密
受保護的磁碟映像會儲存在您選擇的位置。開啟 .dmg 檔案並輸入密碼，即可存取資料夾並管理其中內容。有需要的話，您也可以刪除原始資料夾。
跟 Windows 一樣，在 Mac 上用密碼保護檔案也有類似的缺點。如果您不確定如何保護任何文件、資料夾或敏感訊息，Dropbox 中強大的安全功能使其成為完美的選擇。並且，您可以直接透過 Dropbox 帳戶在不同的裝置或作業系統上輕鬆執行此操作。
快速、簡單又有效的 Dropbox 密碼保護功能
如果您需要了解如何使用密碼保護本機上的檔案或資料夾，那麼上述針對 Mac 或 Windows 裝置的提示非常有用。但是如果您想將資料儲存在其他地方或與其他人共用怎麼辦？究竟該怎麼做？沒錯，Dropbox 可做到 Windows 和 Mac 做不到的事，協助您保護或共享各種類型的檔案或資料夾。
Dropbox 的操作方式非常簡單。您不只能儲存或同步檔案，還能隨時隨地保障資料安全無虞，一切盡在您的掌控之中。Dropbox 協助您管理與處理機密資料的方式如下：
- 為任何檔案新增密碼保護：在共用資料夾或檔案的連結之前，只需為其設定密碼即可控制誰可以查看您的資訊。任何人都必須先輸入密碼，才能檢視或下載檔案。
- 多重身份驗證：您可以輕鬆為您的 Dropbox 帳戶添加多重身份驗證，為您儲存的任何內容提供最佳等級的保護。
- 設定連結權限：Dropbox 可以輕鬆設定權限、新增密碼和設定連結的到期日期，以便您可以精確控制整個組織的檔案存取權限。
若要使用密碼保護 dropbox.com 上的檔案：
- 將滑鼠移至檔案名稱上方，並按一下 [共享]。
- 按一下 [設定]。
- 根據您要新增密碼的連結，按一下 [編輯連結] 或 [瀏覽連結]。
- 在“需要密碼”旁邊，將其切換為“開”。
- 設定您的文件密碼。
- 按一下 [儲存]。
Dropbox 提供不同層級的安全性，而密碼保護僅是眾多防禦機制的其中一環。
