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如何用密碼保護檔案

6 分鐘閱讀

2024 年 11 月 13 日

為什麼應該用密碼保護檔案?

使用密碼保護文件的原因多種多樣,從避免尷尬和撥打尷尬的電話,到避免失去企業競爭優勢。 不設定檔案密碼可能導致以下問題:

  • 失去競爭優勢:如果業務計畫、產品構想、行銷策略或財務資料落入外人手中,可能會讓貴公司遭受對手打擊。為檔案加上密碼有助您預防此類情況。
  • 喪失客戶信任:您願意將個人資訊交給連地址資料都無法保護的公司嗎?我們也不會,您的客戶也不會。
  • 發生意外事件:電子郵件地址打錯、不慎將連結分享給錯誤對象等,這類疏失可能在無意間發生,但只要用密碼保護檔案,就無須在意這些失誤。
  • 裝置遭到入侵:您不能只靠裝置密碼來保障資料安全。用密碼保護 Dropbox 檔案,能為企業全面增加一層防護。
  • 不符合規標準:安全措施不足容易讓您觸犯監管機關的規定,貴公司更可能因此收到罰單或吃上官司,而設定密碼能讓您防範未然。

《哈佛商業評論》的一篇報告指出,公司資料遭到外洩後,那斯達克綜合指數 (NASDAQ) 在 2 年後下滑了 11.9%。由此可見,資料安全及密碼保護的經濟效益確實不容小覷。

用密碼保護檔案的理由有很多,但與公司經營最切身相關的,莫過於這麼做能同時保護您的財務和商譽。

如何用密碼保護 Windows 上的檔案或資料夾

您可以使用密碼保護 Windows 電腦上辦公室套件中的文件,例如 Microsoft Word 文件。Microsoft 提供詳細說明,步驟如下:

  1. 開啟您的文檔,選擇文件 > 資訊 > 保護文檔 > 使用密碼加密。
  2. 輸入密碼,然後再輸入一次進行確認
  3. 儲存檔案,確認密碼設定完成

您也可按照以下步驟為 Windows 資料夾設定密碼:

  1. 在 Windows 檔案總管的資料夾上按右鍵
  2. 選取 [屬性]
  3. 前往 [一般],然後按一下 [屬性] 區段下方的 [進階] 按鈕
  4. 勾選 [加密內容,保護資料]
  5. 回到資料夾,每個檔案圖示上會顯示小型黃色鎖頭

現在您的資料夾已經受到密碼保護,這適用於整個帳戶層級,因此您使用 Windows 時檔案會自動解密。

與使用 Dropbox 相比,使用 Windows 密碼保護檔案或資料夾可能會有一些缺點。 首先,密碼保護功能只適用於特定 Windows 電腦和帳戶,若使用不同裝置存取或分享檔案,則保護效果較弱。其次,若有人未經授權存取您的 Windows 帳戶,密碼保護也會失去作用,導致檔案有外洩風險。

不過,雖然有上述缺點,Windows 的密碼保護功能仍足以保護相對單純的工作項目。

使用 Dropbox 保證您的資料安全

從多重驗證到檔案加密,Dropbox 可協助保護您的數位檔案、資料夾和資料。

一個人在辦公桌前工作,手裡拿著筆記型電腦和平板電腦,似乎在保護一份文件,周圍環繞著文件和檯燈。

如何用密碼保護 Mac 上的檔案或資料夾

您可以用密碼保護「備忘錄」、Pages 和 Numbers 等許多應用程式的檔案。若要在 Mac 上用密碼保護檔案,請開啟檔案,然後在應用程式內進行以下步驟:

  1. 選取畫面左上角的 [檔案] 選單
  2. 選取 [設定密碼]
  3. 填入資訊,然後按一下 [設定密碼]

您也可按照以下步驟用密碼保護 Mac 上的資料夾:

  1. 開啟 [應用程式] 資料夾內的 [磁碟工具程式]
  2. 轉到文件,然後按一下新圖像>來自資料夾的圖像。
  3. 選擇您想要密碼保護的資料夾。
  4. 按一下 [選擇]。
  5. 輸入檔案名稱,選取 .dmg 檔案文件,然後選擇 128 位元 AES 加密或 256 位元 AES 加密。
  6. 按一下 [儲存]
  7. 輸入密碼並驗證。
  8. 按一下 [選擇]。
    1. a. 您也可按一下鑰匙圖示,由 macOS 自動建立高強度密碼
  9. 在 [映像檔格式] 下拉式選單中,選取 [讀取/寫入],稍後可隨時新增或移除檔案
  10. 按一下 [儲存],磁碟工具程式就會為該資料夾加密

受保護的磁碟映像會儲存在您選擇的位置。開啟 .dmg 檔案並輸入密碼,即可存取資料夾並管理其中內容。有需要的話,您也可以刪除原始資料夾。

跟 Windows 一樣,在 Mac 上用密碼保護檔案也有類似的缺點。如果您不確定如何保護任何文件、資料夾或敏感訊息,Dropbox 中強大的安全功能使其成為完美的選擇。並且,您可以直接透過 Dropbox 帳戶在不同的裝置或作業系統上輕鬆執行此操作。

快速、簡單又有效的 Dropbox 密碼保護功能

如果您需要了解如何使用密碼保護本機上的檔案或資料夾,那麼上述針對 Mac 或 Windows 裝置的提示非常有用。但是如果您想將資料儲存在其他地方或與其他人共用怎麼辦?究竟該怎麼做?沒錯,Dropbox 可做到 Windows 和 Mac 做不到的事,協助您保護或共享各種類型的檔案或資料夾

Dropbox 的操作方式非常簡單。您不只能儲存同步檔案,還能隨時隨地保障資料安全無虞,一切盡在您的掌控之中。Dropbox 協助您管理與處理機密資料的方式如下:

  • 為任何檔案新增密碼保護:在共用資料夾或檔案的連結之前,只需為其設定密碼即可控制誰可以查看您的資訊。任何人都必須先輸入密碼,才能檢視或下載檔案。
  • 多重身份驗證:您可以輕鬆為您的 Dropbox 帳戶添加多重身份驗證,為您儲存的任何內容提供最佳等級的保護。
  • 設定連結權限:Dropbox 可以輕鬆設定權限、新增密碼和設定連結的到期日期,以便您可以精確控制整個組織的檔案存取權限。

若要使用密碼保護 dropbox.com 上的檔案:

  1. 將滑鼠移至檔案名稱上方,並按一下 [共享]
  2. 按一下 [設定]
  3. 根據您要新增密碼的連結,按一下 [編輯連結] 或 [瀏覽連結]
  4. 在“需要密碼”旁邊,將其切換為“開”。
  5. 設定您的文件密碼。
  6. 按一下 [儲存]

Dropbox 提供不同層級的安全性,而密碼保護僅是眾多防禦機制的其中一環。

設定視窗顯示在檔案共用介面中使用密碼保護外部連結和設定連結過期時間的選項。

透過密碼保護功能,控制檢視檔案的對象

所有儲存在 Dropbox 的內容都已具備多重防護機制,而新增密碼保護有如再添一道防線,讓您精準控制所有檔案的權限。

每當您使用 Dropbox 上傳內容、共用檔案共用資料夾時,都可以選擇新增密碼。在任何裝置或作業系統上都可以輕鬆完成此操作,只需在您的帳戶中點擊幾下即可。

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