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如何加速新進員工的 HR 入職程序

6 分鐘閱讀

2025年1月20日

什麼是 HR 部門的員工入職程序?

入職程序是將新進員工介紹給企業的流程,可幫助新進員工瞭解自己的新工作地點、身分以及新身分所附帶的期望。

這項流程是幫助新進員工融入組織,以及加速熟悉成員和公司文化的關鍵。

員工入職程序為何重要?

根據 Brandon Hall Group 的研究,擁有強大入職流程的公司可將新員工留任率提高 82%,生產力提高 70% 以上。

好的入職程序能幫助新進員工公司體驗設定良好展望,並確保他們在公司感到融洽。這項程序應盡可能幫助他們更快適應環境、與新同事建立關係,最終於新身分上發揮長才。

一位專業人士在使用行動裝置講話時面帶微笑。

什麼是新進員工入職程序?

儘管新員工入職程序會因組織而異,但常見內容包括以下五個步驟:

1. 招聘階段:入職前

雖然招聘程序與入職程序理應不同,但兩者關係緊密。某方面而言,隨著人資透過清楚的職務描述和面試來建立良好的印象,入職程序從招聘程序的第一步便已開始。

從發送錄取通知書到新進員工入職第一天的期間則稱為「入職前」。在此階段,您將回應新進員工在開始工作前所提出的任何疑問、與他們保持聯繫,並確保他們入職第一天獲得所需的一切資源。

2. 入職前一週

隨著新進員工到職日臨近,在此之前應向他們發送相關文件、公司政策和表格,以及整理新進員工辦公設備和存取項目。

在此階段,您將:

  • 寄送相關文件和資料,如待簽訂合約及員工手冊等

  • 提供筆電等設備,並定下工作電子郵件帳戶和網路存取等資源

  • 確認新進員工個資已新增至內部系統

  • 安排介紹會議及第一天入職任命

  • 發送內含重要資訊的歡迎電子郵件,例如在外地現場工作時,前往辦公室的方式

一位遠端工作人員在虛擬會議期間查看電腦螢幕。
一位遠端工作專業人士對著筆電微笑。

入職程序中的常見困境

人資團隊在入職程序中常見的困境包括:

  • 入職前準備不足,導致新進員工在入職第一天便感到無所適從和措手不及
  • 忽視意見反饋,導致員工感到被忽視、不被重視
  • 向新員工提供低品質或不準確的信息,導致員工感到困惑或沮喪
  • 誤導職務描述和不明確的工作期望,導致新進員工感到迷失或不確定自己在公司的身分角色
  • 未能示範相關軟體操作,阻礙新進員工有效執行工作的能力
  • 太快提供過多資訊,導致新進員工被過多的文件淹沒。
  • 缺乏介紹和團隊默契活動,導致新進員工感到孤立並與同事脫節

上述所有因素皆會引起負面入職體驗,最終導致員工不融洽及喪失工作動力。

對公司而言,投入時間和資源打造全面又有成效的入職程序幫助新進員工成功入職至關重要。唯有如此,新進員工才能確保順利轉換至新身分,並創造積極又成效顯著的工作環境。

Cobalt Circle Corporation 的一名新員工將電子簽名插入數位文件中。

如何加速入職程序

我們探討了入職程序,同時也討論了整套流程中涉及的不同人員和資源。不過,萬一入職程序花上比平常更久的時間,您還可以用哪些方式簡化流程?

Dropbox 提供的工具套件可幫助人資專業人員加速新進員工的入職程序,讓您可以:

  • 使用標誌、字體和顏色自訂文件和範本,使您的入職資料保有一致的商標

  • 使用 DocSend 追蹤檢視、轉發和下載的狀況,深度管理重要文件

  • 使用 Dropbox Sign 追蹤資訊和內建提醒功能,縮短文件往返時間並實現自動化工作流程

  • 透過檔案活動追蹤和留言通知,隨時更新內部進度

  • 時時保護敏感資訊,在員工和應徵者間建立值得信賴的聲譽

上述功能用於人資工作的流程環節時,可為您省下大量時間,方便您專心培養與新同事的關係。

無須紙本作業就能簽署文件

透過具有法律約束力的電子簽名,您可以快速發送新員工文件並獲得簽名。

讓入職程序輕鬆無比

Dropbox 為人資專業人員提供全方位的工具套件與資源,方便您簡化新進員工的入職程序。

有了自動化工作流程、可自訂範本安全檔案共享等功能,人資專業人員便能輕鬆與招聘主管合作,並確保新進員工順利轉換職務。

人資專業人員可運用 Dropbox 的入職程序工具,藉此省下時間、減輕管理負擔,並在新進員工融入組織時為他們提供正面的體驗。

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