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人際溝通—您的團隊如何看待自己和他們的工作—塑造了我們的內在對話和與他人的互動。反之亦然。人際溝通——我們如何與他人交談以及他人如何與我們交談——會顯著影響我們與他人的聯繫以及我們共同完成工作的方式。以分散式方式工作會使管理負面想法和保持清晰、積極的溝通變得更具挑戰性。然而，這兩者對於團隊的健康和生產力都至關重要。
在本文中，我們將提供實用的策略和練習，以改善團隊的人際和人際溝通。這些策略創造了一個更健康的工作環境，讓團隊成員感到自信、得到支持和緊密聯繫。
人際溝通與人際溝通
人際溝通是塑造思想和行動的內在對話，它就像是我們腦中不總是意識到的聲音。擁有正向的自我形象可以增強內在對話，提高創造力、專注力和決策能力。
但大腦不總是能做出理性判斷，即使個人努力成長，不安全感仍會悄然冒出頭來。如果不好好控制，消極的想法會降低士氣並損害決策。
人際溝通則是指人與人之間的外在對話。它涉及交換訊息、想法和感受，以及我們如何透過對話、肢體語言和社交暗示與他人互動。它影響我們如何看待和參與世界並幫助我們與他人建立關係。
這兩種溝通方式共同影響著團隊活力。
當人際溝通中斷時，就會導致負面的自我對話，例如過度思考某人的語氣、猜測意圖或浪費時間試圖解讀不清楚的訊息。同樣，如果我們對自己說一些負面的話，我們就更有可能誤解並將別人的回饋理解為批評，從而造成誤解並使關係緊張。
這就是為什麼幫助您的團隊建立這兩種溝通技巧是關鍵。讓我們研究一些正面和負面的人際和人際溝通的例子。
人際溝通範例
我們每個人都有獨特的人際溝通體驗，這種體驗受到我們的經驗以及我們對情況的解讀方式的影響。然而，常見的模式經常會出現。
積極的人際溝通：
- 想像成功：“我了解我的材料，我做到了。”
- 肯定能力：“我以前處理過艱鉅的任務；我能做到！”
負面的人際溝通：
- 自我懷疑：「我為什麼要這麼做？我當時在想什麼？ 」
- 逃避挑戰：“我無法完成這項任務；它太難了。”
認識這些想法可以幫助我們了解它們對我們在個人和專業環境中的溝通方式的影響。
人際溝通範例
在虛擬環境中，我們與同事溝通的方式很重要。文字和標點符號會傳達語氣，微小的細節可能產生很大的影響。
強大的人際溝通能力：
- 提供建設性的回饋：「演示很棒！下次，我們可以新增一個關鍵指標的幻燈片。 」
- 提供清晰的指示：「很棒的見解！讓我們考慮添加上個季度的銷售趨勢以獲得更多背景資訊。 」
不建設性的人際溝通：
- 打斷通話：“等等，不，我們按我的方式做吧。”
- 消極攻擊性回應：“當然，如果你認為這是最好的主意…”
由於缺乏持續的面對面互動，虛擬環境中發生溝通錯誤的可能性比傳統工作場所更高。這就是為什麼必須為遠端團隊配備可以融入日常工作中的實踐和工具來識別和應對這些無益的模式。
如何改善自己的人際溝通
遠距工作是一項技能，它與任何其他技能一樣，需要時間和練習才能掌握。磨練這項技能的關鍵是找出您與他人的溝通模式，以及如何在您的團隊工作中將它體現出來。
消極的人際溝通和自我對話會將正常的心理演練變成最壞的情況思考，導致過度道歉的溝通或不願說出來等無益的模式。在遠距工作中，如果沒有面對面互動的干擾，孤獨感有時會放大負面想法。
下面，我們概述了一些練習和框架，以幫助您將內在對話轉變為創造力和支持的來源。
使用「重寫無益想法」練習
掌握人際溝通的一項關鍵技能是學會發現負面想法何時出現並弄清楚它們來自哪裡。
為了幫助掌握這一點，請嘗試使用我們的「推翻沒有幫助的想法」練習。我們設計了這張工作表，以幫助您找尋、評估和調整那些可能影響我們的行為和決定的內心想法。
使用方法如下：
1. 回顧「常見的思維模式」：討論結束後或小組會議結束後，請花一點時間回顧一下「思維模式指南」，並寫下你對這些提示的答案：「我最常使用到，又最沒有幫助的思維模式是____」和「我最擅長在____時反芻沒有幫助的想法。」
2. 利用「思維追蹤工作表」：在你弄清楚自己的思維方式幾天后，在「思維追蹤工作表」上記下你記得的白天產生的每一個想法。具體來說，反思那個想法如何影響了你在那種情況下的行為，或者接下來發生了什麼。
3.現在，試著「重寫」你的想法：回顧你的筆記並選擇兩個你認為「無幫助」的想法。在工作表上寫下為什麼這個想法可能是正確的。例如，如果員工思考“我的工作效率夠高嗎？”，他可能會以自己沒有完成所有計劃的日子作為證據，證明自己的消極自我對話是有效的。
4. 引導自己「重新建構」你的想法：用你收集到的資訊改寫原來沒有幫助的想法。例如，可以將「我保持的生產效率是否足夠？」的疑問改為「我取得了穩定的進步，並且每天都在學習更好地安排優先事項」。
雖然這個練習很有幫助，但重要的是要記住工作並不止於此。需要不斷的努力才能看到真正的改變。爭取每週在日曆上留出 20 分鐘的時間進行自我反省。這有助於養成轉變舊思維模式和重新建立新思維模式的習慣。
實踐「轉變視角」的新方法
減少不良思維模式影響的另一種方法是改變你的習慣，使其有利於積極的人際溝通。這項練習有助於用肯定、支持的訊息取代負面的自我對話，從而強化一個人的能力、價值和成功潛力。
您可以將其分為三個部分：
1. 學會忘記：首先進行一次「精神大掃除」，回想您當前的想法、習慣和價值觀如何影響您的人際溝通，使用我們的「學會忘記 101」指南。
2. 轉變觀點：接下來，像和朋友交談一樣和自己交談。以你之前練習中的習慣和想法為例，思考一下如果你和朋友交談就像和自己交談一樣，你會有什麼感受。
2. 閱讀與分享：我們在會議開始時或任何適當的時候閱讀董事會的評論。這有助於保持感激和積極認可。團隊成員可以在任何時候重新訪問該板，以提醒正在發生的好事，特別是在非同步工作時。
為我們自己和我們的團隊創造空間，讓我們能夠坦誠地談論我們在人際溝通中面臨的挑戰，這使我們能夠在更深層次上建立聯繫，尤其是在分散式工作中。透過這種開放的對話，我們還可以分享如何使用日常儀式和工具來改善這種溝通。
正如我們在 Remotely Curious Podcast「不妥行為」中所討論，我們都是互相學習的社會動物。
如何幫助你的團隊發展更強的人際溝通
當談到幫助團隊進行人際溝通時，第一步是在團隊成員之間建立信任文化。信任決定了基調並影響了訊息的接收方式。當有了信任時，團隊就會有信心暢所欲言、提出問題並公開分享想法。但是，了解你的同事並在分散式團隊中建立信任文化需要有意圖。
在 Dropbox，虛擬優先對我們的效果很好，因為我們在設計架構時就意識到人際關係有助於建立信任和改善關係。這是我們定期舉辦聚會，同時圍繞明確的目標設計這些聚會的原因，無論是為了團隊建立、確定最終策略，還是處理緊急交付成品。
您可以透過以下幾種方法來提升團隊的人際溝通技巧：
幫助你的團隊學習如何寫作以理解
工作場所中良好的人際溝通是為了有效地共同完成工作。在虛擬環境中，除了 Zoom 之外，我們嚴重依賴電子郵件、文件共用和 Slack 訊息進行交流。因此，我們的訊息和意圖很容易被淹沒在無盡的線索和文字之中。
要滿足清晰的書面溝通需求，其中一種方法是根據我們的「寫得淺顯易懂」工具組舉辦的專注寫作工作坊。在即將到來的團隊會議中，可以利用工作坊來教導您的團隊如何簡化語言、專注於重點以及建立溝通來避免誤解。
如何舉辦研討會：
1. 解釋優秀寫作的五大規則：透過專注於關鍵原則，向您的團隊傳授優秀、簡潔寫作的基本規則，例如，將主要思想放在前面，而不是將其埋沒在不必要的細節中。您可以使用 Dropbox Paper 中的寫作 101 工作表來展示遵循這些規則和不遵循這些規則的範例，以便他們可以準確地了解有效的人際溝通是什麼樣的。
2. 鼓勵您的團隊對他們的寫作進行評分：讓您的團隊從他們的寄件匣中選擇前三封電子郵件並對其進行評估。讓他們使用寫作記分卡來評估明確性、語氣和結構。為了確保他們在過程中感覺安全，允許每個人的個人評估保持私密，但要鼓勵他們寫下最終分數，並找出需要改進的地方。
3. 示範如何重寫以提高清晰度：作為本次研討會的領導者，從您自己的已發送資料夾中選擇一個電子郵件範例或建立範例文字。分享原文，解釋其寫作記分卡評級，並強調需要改進的地方。然後，指導您的團隊進行重寫，重點放在五個原則：主要想法、簡潔、主動語態、分解複雜訊息和清晰度。顯示前後版本以說明小編輯如何增強溝通。
透過教學和練習這些技能，您可以加強團隊的人際溝通。對寫作明確性的投入能幫助您更有效的協作，為更緊密、更信任彼此的工作環境打下基礎。
明確禮儀要求
在虛擬工作環境中，明確的禮儀期望對於有效的人際溝通非常重要。正如我們在 Remotely Curious 的禮儀節目中所討論，要過渡到 Dropbox 的虛擬優先模式，需要先定義我們何時以及如何進行協作。如果沒有這樣的指導方針，便會產生誤解和緊張的局面。
制定明確的規則有助於在遠距工作中保持尊重和生產力，因為在遠距工作中，不言而喻的面對面規範常常被忽視。明確這些「隱形規則」有助於增進理解和促進更順暢的互動。
有幾個方法可以做到這一點：
- 明確會議期望：人際溝通依賴視覺提示，因此要製定視訊使用的指南。讓您的團隊知道何時應該打開攝影機以及何時可以關閉攝影機。鼓勵使用虛擬背景也有助於創造一致、無幹擾的體驗，讓每個人都感覺更舒適。
- 制定議程：如果沒有明確的議程，虛擬會議很容易變得混亂。使用我們的會議準備工作表提前傳送議程，並建立對話的架構。為了確保一切順利進行，會議開始時可以快速更新會議內容，或設定具體的問答時間。這樣做能讓每個人都有機會做好準備，確保他們知道何時要積極參與、何時專心聽就好。
- 避免干擾：為了召開有效的會議，請明確表示您希望聽取每個人的觀點。談話被打斷時，請以專業、禮貌的方式引導對話回到正軌，這點非常重要。如此能確保所有人的聲音都被聽到，從而加強團隊之間的關係。
透過設定會議期間如何溝通的期望，您可以讓您的團隊以清晰和尊重的方式進行虛擬溝通，最終改善他們的人際關係。當每個人都了解交戰規則時，就會形成公平的競爭環境，確保每個人都覺得自己受到重視並有能力做出貢獻。
幫助您的團隊轉變溝通方式
人際溝通和個人內部溝通都會影響您的團隊對他們的工作以及他們彼此之間建立的關係的感受。
如果他們不願意說出來，而且溝通方式不明確，他們可能會陷入消極的自我對話。同樣，當團隊成員陷入這種循環而沒有機會理清思路或尋求支持時，它可能會影響互動並影響團隊活力。
這兩種溝通方式都是可傳授的技能，但需要練習。識別消極的自我對話並不是一個快速的解決辦法，並且期望在沒有設定明確指導方針的情況下進行良好的溝通可能不會奏效。
我們的建議？為您的團隊提供正確的工具和指導方針，以幫助創建一個內部和外部誠實和有益溝通的空間。
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