計畫評核術的歷史
PERT 的首字母縮寫代表“專案評估和審查技術”，該計劃已被各個組織使用了 50 多年。PERT 技術最初於 1958 年為美國海軍特別專案辦公室開發，是一種旨在協助規劃大型複雜專案的專案管理系統。從整體專案評估開始，它促進在啟動日期之前對任何專案進行深入分析。它被用於北極星飛彈設計以及 1968 年在格勒諾布爾舉行的冬季奧運會。雖然此後類似的管理理念也得到了發展和完善，但 PERT 是同類技術中的第一種。
PERT專案管理的工作原理
如上所述，PERT 旨在與高度複雜的專案一起實施，這類專案需要依順序執行任務來完成，及/或與其他項目一起運行。PERT 的整體目標是按時、按預算完成專案，並在範圍界定階段就準確評估專案的整體範圍。
確定 PERT 專案範圍
界定範圍是 PERT 的關鍵環節，此時需建立專案的行動計畫。PERT 技術對於可能出錯或是時間可能超過預期的情況，以及整個過程中的關鍵「里程碑」，均會預留緩衝時間。與您團隊常用的範圍界定技巧相比，PERT 看似非常深入，包含從資源管理到個人績效表現等所有工作。因其軍事淵源，PERT 方法看重做好萬全準備。
PERT 範圍界定術語
PERT 範圍會使用以下術語來定義關鍵事件、時間點及資源：
活動
PERT 事件是流程中的里程碑。事件本身不需要任何資源：反之來說，只有在事件之前的每項任務都完成後，PERT 事件才算完成。
- PERT 事件是指一項或多項活動的開始或完成之時
- 先行事件緊接在另一個事件或多個事件發生之前
- 後續事件在另一個事件或多個事件之後緊接發生
活動
PERT 活動是需要資源的任務：
- PERT 活動是指執行會耗費所有資源的工作項目，無論時間、材料、金錢甚至機器均包括在資源內。在標記 PERT 活動開始的事件完成之前，無法執行 PERT 活動。例如，若前一個事件階段中有任何事情尚未完成，則新的活動將無法開始。
- PERT 子活動是指將 PERT 活動分為較小的任務。舉例來說，如果「準備藍圖」這項活動可能需要好幾場會議，則可以被細分至「準備藍圖 1、2 和 3」。
時間
PERT 時間是這種方法的關鍵所在，目標是達到最好的績效表現，並以最佳方式處理障礙：
- 樂觀時間指的是完成一項活動所需的最短時間，以一切順利進行為前提，甚至是超乎期待
- 悲觀時間剛好相反，用於設下完成任務所需的最長時間，假設所有可能出錯的地方皆會出錯，但不把完全失敗計入
- 假設一切照常進行，預估所需時間的長度最可能落在中間
- 預估時間是預計最有可能的交付時間測，保留出問題的餘地，應根據該模型完成例行性工作的平均時間做出假設
管理權限
其他幾個術語可幫助定義每個事件或活動的重要性、進度和時間期望：
- 關鍵路徑提供整個專案從第一天到完成日的概況，並有助於決定團隊完成所有工作需要的總時間，細分到天數、月份或年。關鍵路徑法實際上是與 PERT 差不多時間開發的獨立作法，雖然如此，兩者主要會相互結合使用。
- 關鍵活動是指無法超出計畫或佔用更多資源的任務。顧名思義，關鍵活動對於專案的成功完成至關重要。
- 浮動時間或鬆弛時間是指專案期間可用的時間和資源。自由浮動是指您的團隊遇到延誤時您所擁有的資源槓桿，而負鬆弛是指資源不足的任務。
- 前置時間是指為了達到某一事件而必須完成前一事件的時間。
- 滯後時間是事件繼另一個事件之後發生的最快時間。
- 快速追蹤是指您的團隊決定同時運行關鍵任務以縮短整體關鍵路徑。
- 趕工關鍵路徑表示會將更多資源投注到關鍵路徑活動，從而縮短完成所需的時間，同時縮短關鍵路徑。
PERT專案規劃步驟
瞭解所有關鍵術語後，以下是付諸行動的方法：
- 確定您的任務：您應該列出完成專案所需的所有任務，這可能會有點耗時。但是，如果您手頭上有一個複雜的項目，那麼在早期階段對其有清晰的認識是關鍵。
- 定義適當的順序：確定最佳順序以從每個任務中獲得最佳結果，記住您可以並行執行多個任務。依照合理的順序設定任務依賴關係。
- 估計時間：確定每個任務需要多少時間，並創造樂觀時間、悲觀時間以及預期時間。
- 建立 PERT 圖：創建專案的視覺效果。
- 分配浮動時間：確保您知道每個任務需要多少資源。
- 關鍵路徑估計：根據目前為止的架構，設定完成日期。
PERT中的規劃任務
PERT 圖表有助於記錄時間和活動順序。這不僅在計畫階段相當實用，在整個專案過程中都能持續參考這份寶貴的時間表。以下是 PERT 圖表範例：
製作 PERT 網路圖
表格完成後，便可製作相對應的 PERT 圖表。圖表的功能如同流程圖，以清晰的視覺方式指出專案順序。也可以使用數位甘特圖。圖表應由節點組成，其中每個節點都描述一個活動和該活動的樂觀、悲觀及預估時間。
這是完整 PERT 網路圖的範例。
PERT技術：優點和缺點
如您所見，就算在規劃階段，應用 PERT 技術也不是一項簡單的任務。您和團隊需仔細思考，PERT 對所選專案來說是否為最適合的管理技術。通常對小型專案來說，PERT 方法無法真正發揮效果。而且，如果嘗試將 PERT 應用在相對直接的專案，可能會演變成「人多誤事」的情況。繼續使用此方法之前，請考慮以下優缺點：
PERT 技術的優點
- 對整個專案建立清晰易懂的視覺內容
- 可在專案開始前，對專案資源及績效進行深入分析
- 建立明確的時程表，採取有條有理的措施
- 人人都有明確的角色及時間進度，有助加強責任感
- 搶劫案的解釋
- 可透過明確的協作計畫激勵團隊成員
- 專案可以更快完成，因為人人都瞭解各自負責的事項及時間安排，例如：不會因為對各自期望溝通不良而造成延遲
PERT 技術的缺點
- 一旦開始細分每項必要活動，工作項目的數量可能會龐大到難以負荷
- 不太適用於小型專案和簡單的工作項目
- 節點和圖表有助於展現期望，但無法顯示即時狀態
- 隨著專案進行，期望和現實不一定相同
- 在範圍界定階段，行政工作明顯增加
- 時間估算可能會讓人感到壓抑，不利於創造性任務
PERT 技術適合您和團隊嗎？
如果您的專案涉及許多人員和很多任務，那麼擁有 PERT 網路圖作為藍圖將為每個人提供強大的專案管理工具，他們可以將其用作未來的基礎。也就是說，如果您的專案並不是那麼複雜，您可能會把事情弄得一團糟，並浪費寶貴的時間來確定不需要這麼詳細的事情。
