Overvindelse af hindringer for virtuelle medarbejdere
Effektiv teamledelse er nøglen til at sikre, at dine teammedlemmer, både de virtuelle medarbejdere og kontormedarbejdere, kan arbejde problemfrit sammen, når de distancearbejder. Naturligvis kan det være nemmere sagt end gjort at lede virtuelle teams. Check-ins og tidssporing på tværs af en række tidszoner og arbejdstider kan være stressende. Det kan også være en udfordring at opbygge tillid i et udspredt team, der ikke har mulighed for at mødes ansigt til ansigt. Kort sagt kan det virke næsten umuligt at hjælpe dine virtuelle medarbejdere med at føle sig værdsatte. Ligesom det er vigtigt at fremme en virksomhedskultur i et virtuelt miljø, skal du også sikre dig, at du kan skabe effektive arbejdsprocesser.
Manglen på fysisk tilstedeværelse kan helt sikkert påvirke teammedlemmer og arbejdsgange. Hvis et eksternt teammedlem ikke er på kontoret, kan de føle, at de ikke rigtig er en del af teamet. Og hvis en anden person arbejder i et helt andet land, kan de føle, at en hel kultur adskiller dem fra deres team. For at bekæmpe disse udfordringer opfordres ledere af virtuelle teams til at:
- Faciliter virtuel teambuilding
- Afholde hyppige 1:1 Zoommøder
- Giv kontekst til anmodninger og spørgsmål
- Opret kommunikationsnormer
- Giv teamet plads til både uforstyrret solo-arbejde og samarbejde
- Opret forbindelser med hensigt
- Definer succes, så alle ved, at de arbejder hen imod det samme mål
I mangel af ansigt-til-ansigt interaktion er der stor risiko for, at mange centrale værdier i din virksomhedskultur går til spilde. Det er dit job at sørge for, at dette ikke sker. Heldigvis for dig er der masser af gode værktøjer til at hjælpe dig.
Oprettelse af forbindelse til virtuelle medarbejdere med teknologi
Det siger sig selv, at teknologi er helt afgørende her, men bruger du den på den rigtige måde? E-mail er fantastisk som et kommunikationsværktøj, men når kernen i din rolle er samarbejde, er tiden ikke altid på din side. Spild ikke tiden på at vente på e-mailsvar, når andre digitale værktøjer kan give dig mange værdifulde og nemt tilgængelige virtuelle samarbejdsmuligheder.
Chatbeskeder
Alle medarbejdere bør have et instant messenger-værktøj. Uanset om det er Zoom eller Slack, kan dit team være i kontakt døgnet rundt, hvilket er især godt, hvis I arbejder på tværs af tidszoner. Instant messaging kan være en ideel konstant på ethvert arbejdsområde, uanset om du er hjemme, på kontoret eller arbejder hjemmefra fra en café. Det er afgørende at være konstant forbundet i realtid for at styre eksterne teams såvel som teamledelse generelt.
En vigtig "regelbryderregel" inden for instant messaging er, ja, at forsøge at nedbryde de såkaldte regler. Selvom munter, ikke-arbejdsrelateret snak næsten er uundgåelig på et tidspunkt, er dette kammeratskab også et vigtigt aspekt af virtuel teambuilding. Så inden for rimelighedens grænser giver det mening, at du ikke forsøger at kvæle åbenheden i disse kommunikationskanaler.
Den smalltalk, som kolleger nyder ansigt til ansigt, kan og bør gentages virtuelt, hvor det er muligt, og det kan også påvirke teammotivationen. Sørg, når det er muligt, for at alle er i én gruppechat, så alle føler sig inkluderet, og sørg for, at nye medarbejdere altid introduceres virtuelt. Videoopkald er en god måde at gøre dette på, så alle kan sætte et ansigt på et skærmnavn. Hvilket fører os til:
Videokonferencer
Medmindre du er introvert helt ind til benet, kan manglen på fysiske møder være hård. Ja, chatbeskeder er fint, men hvis samarbejde handler om at opbygge meningsfulde relationer, kan du kun komme så og så langt med beskeder skrevet i stilhed. Det meste af det, vi kommunikerer, er trods alt med kropssprog. Sørg derfor for at gøre det til en vane at bruge videomøder med dit team fra første dag.
Onboardingprocessen for alle virtuelle medarbejdere bør foregå via videoopkald eller almindelige telefonopkald i stedet for en ansigtsløs, stemmeløs strøm af e-mails. Hold kontakten med dine eksterne teammedlemmer, enten individuelt eller som teammøde, med regelmæssige møder via videoopkald. Zoom er for eksempel perfekt til dette. Det giver dig ikke kun mulighed for at nyde rigtige, talte samtaler som videoopkald, det giver dig også mulighed for at dele din skærm og arbejde sammen om dokumenter direkte fra Dropbox.
Disse tilføjelser til dit almindelige værktøjssæt er det, der vil spare dig endnu mere tid i det lange løb og holde dine indhentninger på plads. Sørg for, at dit team ser videomøder på samme måde som alle andre, og at de har alle muligheder for at arrangere og deltage i dem. Forresten, ingen siger, at enhver indhentning skal være seriøs. Overvej at hænge ud som et team i et Zoom-møde hver fredag, på samme måde som I spiser frokost eller holder happy hour i slutningen af arbejdsugen.
Tidssporing
Det kan være nemt for eksterne medarbejdere at miste en følelse af tid eller ansvarlighed uden kontorets struktur til at holde dem i skak. Selv med dit team i nærheden kan det, at man ikke er på kontoret alligevel skabe en følelse af ikke rigtigt at være med. Præsentér dit team for tidssporing, så alle ved, at de er ansvarlige for de timer, de ar accepteret, samt det arbejde, der udføres. Ved at gøre dette vil du kunne tilpasse arbejdstid og teammedlemmer efter færdigheder på tværs af forskellige tidszoner.
Sørg for at vælge teamledere til dine eksternt ansatte, så der stadig er en klar struktur. Sæt klare forventninger, og sørg for, at alle holder sig indenfor opgavens afgrænsning. Med faste timer vil du også kunne sikre, at der altid er nogen, som eksterne medarbejdere kan tage kontakt til. Dette kan endda være en anden senior virtuel arbejder, hvis timer giver dækning, når din kontortid slutter.
Nemt overblik
Når tidsregistrering er på plads, skal du sørge for, at dit team arbejder effektivt. Det er her,værktøjer til opgavestyring kommer ind i billedet. Dropbox er et uundværligt værktøj til projektstyring, der giver dig mulighed for at oprette overskuelige og lette to-do-lister. Du kan indstille deadlines med automatiske påmindelser, så ingen kommer bagud. Og fordi alt er tydeligt beskrevet ét sted, ved du, at alle holdes opdateret og ansvarlige. At administrere eksterne teams kræver, at alle holdes opdateret, så en central placering til dine vigtige opgaver kan virkelig strømline dine processer.
Distancearbejde
Ingen nyder det travle tog til arbejde eller den irriterende trafik i myldretiden, men det spiller stadig en vigtig rolle. Selvom det ofte kan være ubehageligt, forbereder en pendling til arbejde dig mentalt på arbejde, og måske vigtigst af alt er det en meget fysisk adskillelse mellem dit personlige og professionelle liv. Hjemmearbejdere kan føle, at de har mistet forskellen mellem hjemmeliv og arbejdsliv, når deres kontor bliver til spisebordet. Ved at opmuntre til en virtuel arbejdsdag gennem hjemmearbejde kan du også hjælpe med at forbedre balancen mellem arbejdsliv og privatliv.
Dropbox er en ideel løsning til fjernarbejde, hvor teammedlemmer kan gøre alt, hvad de har brug for – alt fra ét sted. Lige så snart teammedlemmer er klar til at gå i arbejdstilstand, logger de simpelthen ind. Ved dagens afslutning er det lige så nemt at logge af og gøre det klart, at arbejdsdagen er forbi. Ikke blot er det praktisk, det skaber også et nyttigt, virtuelt miljø. Så selvom du bruger den samme bærbare computer til arbejde og fritid, kan fristelser som sociale medier holdes i skak i din arbejdstid.
Forenkling
Med distribuerede teams overalt er det naturligt, at arbejdsprocesser også kan ende med at blive spredt. Uden et delt kontor er det nemt for virtuelle teams at mangle samlende arbejdsgange. Lad ikke dette ske – at arbejde som én enhed er en vigtig del af teams af enhver størrelse og type.
Med Dropbox Paper kan teams redigere og samarbejde i realtid, så du ikke deler et utal af offlinefiler, som nemt kan gå tabt. En skabelon til brainstorming hjælper distribuerede teams med at udvikle ideer sammen, mens praktiske skabeloner til mødereferater gør det let for fjernarbejdere at holde trit med møder, der afholdes uden for deres tidszone.
Hvis dine virtuelle medarbejdere ringer ind på forskellige tidspunkter i løbet af mødet, kan de være opdateret på få sekunder. App-integration i Dropbox holder også tingene overskuelige og strømlinede med et stort udvalg af fantastiske arbejdsapps som Adobe Acrobat og Zapier. Der er ingen grund til at spilde tid på at klikke mellem programmer eller skifte mellem enheder, når samarbejdsværktøjer holder tingene enkle.
Tip til styring af eksterne teams
Teknologi er fantastisk, men det har også sine begrænsninger. Grundlaget for ethvert vellykket styring af eksterne teams er en stærk mentalitet og ægte holdånd. Skaber du et sted, der giver mulighed for virtuel teambuilding, som skaber en følelse af samhørighed for hele virksomheden, uanset tidszone eller arbejdsplads?
Her er nogle vigtige overvejelser, når du skal sikre, at din virksomhed virkelig favner virtuelt teamwork.
Vær et team
Det kan være et meget indlysende tip, men du kommer ikke langt som et team, hvis du ikke virkelig vil være et team. Hver korrespondance, hver opdatering, enhver begivenhed, der påvirker dit interne team, skal deles med dine eksterne medarbejdere. Dette er afgørende for at indgyde en følelse af virtuelt teamwork: Selvom man sidder alene på et hjemmekontor, er man stadig del af teamet.
Effektiv kommunikation kommer af at vide, at begge sider er ligeligt investerede. Udforsk,hvordan du kommunikerer med et eksternt team, og lad dine virtuelle medarbejdere vide, at de har en stemme og tilstedeværelse på dit kontor. Det kan være alt fra fødselsdagshilsner på tværs af virksomheden til at sørge for, at de bliver inddraget i de ugentlige teammøder. Virtuel teamledelse bør ikke lægge nogen hindringer i vejen. Hvis dit interne team kan få fat i en hurtig en-til-en samtale, hvad enten det er en praktikant eller medstifter, så sørg for, at dit virtuelle team også kan. Videoopkald og synkroniseringer behøver ikke at blive planlagt dage i forvejen eller gøres alt for vigtige. Hovedpointen med dem er, at alle ved, at deres team er forbundet, imødekommende og klar til at hjælpe.
Dine virtuelle medarbejdere er ikke funktioner
Det er nemt at have en opfattelse af, at fjernarbejdere kan bruges, når og hvis det er nødvendigt, men dette er en holdning, som du skal være opmærksom på. Sørg for, at teambuilding altid fremmes. Opbyg et meningsfuldt forhold til alle dine teammedlemmer, så dine virtuelle medarbejdere har lige så stærk forbindelse med hinanden som med dem, der arbejder på det samme fysiske sted. At arbejde med dine virtuelle medarbejdere bør aldrig betragtes som en opgave, der kræver ekstra indsats.
Lad ikke din virtuelle teamledelse være blot et kontaktpunkt: Eksterne medarbejdere skal være lige så integreret i din arbejdsstyrke som alle andre. I sidste ende bør styring af fjernteam ikke gøre nogen forskel for dine faktiske værdier og den indsats, du gør for at være forbundet som én arbejdsstyrke. De skal kun bidrage til det – og når du giver dem styrke, vil de.
Hep på dit team!
Så hvis din virksomhed har et ønske om fjernarbejde, skal du sikre, at du virkelig er klar til det. Det er afgørende at pleje en virksomhedskultur på ethvert kontor, og det er dobbelt så vigtigt, hvis dit kontor også begynder at bruge det virtuelle rum. Frem for alt skal du sikre, at dit fjernteam virkelig er netop det – og sørg for, at dine samarbejdsværktøjer altid giver dem alle muligheder.
