Gå til hovedindhold

Bedste praksis for organisering og distribution af brandressourcer

2 minutters læsning

20. januar 2025

Systematisering af materialer

Den første ting, du skal overveje, når du opretter en materialesamling, er, hvad der præcist skal inkluderes. Lav en liste. Tænk på ting som logoer, slogans, styleguides, specifikke dokumenter, dokumentskabeloner og meget mere. Det er bedre at give dine eksterne bureauer flere materialer, end du tror, de har brug for – så er det ikke en flaskehals under produktionen at vente på et godkendt slogan eller en SVG-fil.

Derefter er det afgørende at etablere mappestrukturen. Overvej at bruge overordnede mapper og derefter undermapper, som skal indeholde de specifikke materialer. Måske er der en mappe på øverste niveau, der hedder Digitale materialer, med en undermappe til logoer og en anden til grafiske slogans. Hvis du går et skridt videre, kan logomappen have undermapper til logoer efter størrelse eller anvendelse – du har selvfølgelig fortalt dem, at dette sekundære tag er det, som teamet bruger til sociale formål, men det er bedst at angive det og systematisere det, så der ikke er ubesvarede spørgsmål i ellevte time.

Opbevar, administrer og organiser brandaktiver sikkert i skyen

Brug mindre tid på at spore brandaktiver og mere tid på at få opgaver udført med Dropbox.

Tagging og indsamling af materialer

Sørg også for at bruge tags til mapper. Det er nemt at oprette en automatiseret mappe, som automatisk føjer tags til alt, der placeres i mappen, så det er nemt at finde aktiverne i fremtiden. 

Hvis du f.eks. tilføjer et #DigitalAsset-tag til mappen Digital asset, betyder det, at alle aktiver i mappen får det tag, såvel som alt, der tilføjes til enhver undermappe i fremtiden. En #Logo til Logo-mappen vil gøre det samme for alt i den undermappe. Et intelligent mærkningssystem sparer tid senere.

Nu handler det om at få aktiver de rigtige steder hen. Ved at bruge en filanmodning er det muligt at bede kolleger om at uploade specifikke filer – som automatisk havner det rigtige sted – selvom de ikke har deres egen Dropbox. (Selvom de burde!) Du skal blot forelægge filanmodningen, sende den afsted, og se, hvordan aktiverne ender, hvor de skal være. Alt på sin rette plads.

Et stillbillede fra en video med titlen “Sådan indsamler du filer fra en gruppe”, der viser to personer, der arbejder ved et skrivebord.
Sådan indsamler du filer fra en gruppe - Dropbox

Hvem kigger med?

Administration af tilladelser – dvs. at vælge, hvem der ejer, hvem der kan redigere, og hvem der kan se indhold – afhænger af det enkelte tilfælde, men uanset beslutningen er det nemt at implementere. Når du vil ændre adgangsniveau, fjerne deling, lade andre dele med nye personer med mere, er det kun et enkelt klik væk.

Desuden hjælper avanceret kryptering i Dropbox sammen med mulighederne for adgangskodebeskyttelse med at beskytte materialerne – uanset hvem der har adgang.

Send materialer sikkert

Så er materialearkivet oprettet! Glimrende! Næste skridt er at sende materialet ud til partnere, der skal bruge dem, eller give adgang til en organisations interne Dropbox, så eksterne bureauer kan bruge ressourcerne. Det kan gøres på flere måder – ganske sikkert og trygt.

Med Dropbox er det nemt at dele en mappe eller fil. Ydermere kan den person, der deler, kontrollere, hvem der kan se og redigere mappen eller filen – personer med linket, teammedlemmer eller kun personer med en invitation – og også hvem der kan give yderligere adgang. 

Det er også muligt at beskytte mapper eller filer med adgangskode, angive udløbsdatoer for links og deaktivere download, så ingen kan downloade det delte materiale. 

Og det er selvfølgelig altid muligt at se, hvem der har set mapper eller filer på en Dropbox-konto.

En anden metode

En anden mulighed er at bruge Dropbox Transfer til at sende en kopi af en fil eller mappe til en ekstern partner. 

Du skal bare klikke på "Send en kopi" i rullemenuen Del og derefter sende via link eller e-mail. Med Transfer er der også mulighed for at beskytte filen med en adgangskode, angive en udløbsdato og modtage meddelelser om download, så du får yderligere sikkerhed og indblik i materialernes status.

Det behøver ikke at være en svær eller overvældende opgave at organisere og distribuere brandressourcer. Med en velovervejet metode, smart tagging og sikker deling kan enhver organisation og dens marketingpartnere med at skabe flotte og effektive kampagner sammen.

Se relaterede ressourcer

To kreative professionelle læner sig frem mod et skrivebord og kigger på tegninger på et bord og et koncept på en computerskærm.

Sådan deler du arbejde med projektets interessenter – og får tydeligere feedback

Klar til at dele dine kreative ressourcer med dine kolleger eller kunder? Lær, hvordan du gør den kreative gennemgangsprocessen mere effektiv og virkningsfuld med en strømlinet leverings- og feedbackworkflow.

To personer arkiverer digitale kopier af dokumenter og billeder med Dropbox og bruger tags til at organisere dem.

Organiser dine billeder, filer og videoer med tags

Der er en hurtigere måde at finde dine ting på. Opdag, hvor nemt det er at katalogisere dit digitale liv med tags i Dropbox’ cloudlager.

Fotografi af en grafisk designer, der bruger en tablet til at arbejde på et designprojekt.

Hvad er vandmærkning? Den essentielle vejledning til at beskytte dit indhold

Se, hvordan du beskytter og promoverer dit digitale indhold med vandmærker. Få en trinvis vejledning i at bruge vandmærkning effektivt, så du beskytter dine aktiver.