Mere fleksible arbejdsmuligheder – inklusive hybrid- og Virtual First-teams – er kommet for at blive. Ifølge en undersøgelse foretaget af PwC ønsker 83 % af medarbejderne at arbejde på afstand i mindst én dag om ugen siden pandemien.
Efterhånden som flere virksomheder bevæger sig mod fjernarbejde, bliver kommunikations- og samarbejdsteknologier afgørende. Videomøder er nu en almindelig metode til at holde eksterne teams forbundet og engagerede.
Men videomøder kan være kaotiske – for ikke at sige udmattende, hvis de bruges i udstrakt grad. Langsomme internetforbindelser, overlappende samtaler og en generel mangel på produktivitet er blot nogle af de problemer, fjernarbejdere oplever i forbindelse med videomøder.
Faktisk viste en Atlassian-undersøgelse, at møder er ineffektive 72 % af tiden. 80 % af respondenterne i Atlassians undersøgelse gav endda udtryk for, at de ville være mere produktive, hvis de brugte mindre tid på møder. Især når de er uproduktive eller resulterer i, at nogen foreslår et opfølgende møde. Ingen ønsker et møde om at oprette flere møder.
Så hvordan kan du udnytte fordelene ved virtuelle møder uden at ofre produktivitet, teamengagement og tilslutningsmuligheder? Indtast: Asynkrone (“asynkrone”) møder.
Lad os starte med det grundlæggende… hvad mener vi med "asynkrone"?
Asynkron kommunikation opstår, når en person (eller gruppe) giver information, og der er en tidsforsinkelse, før modtagerne giver deres svar.
Et klassisk eksempel på asynkron kommunikation er e-mail – beskederne kræver ikke et øjeblikkeligt svar, og der er mellemrum eller forsinkelser i udvekslingerne.
Kort sagt foregår et asynkront møde ikke i realtid. Det vil til en vis grad være organiseret og planlagt, men det kræver ikke en tidsplan. Kommunikationen kan være envejs, f.eks. en undervisningsvideo, der er optaget på forhånd, eller mere interaktionsbaseret såsom on-demand-videobeskeder.
Asynkrone videomøder livestreames ikke – i stedet er de optaget, så de kan ses og gennemgås senere.
Hvad er forskellen mellem asynkrone og synkrone møder?
Du er måske i tvivl om, hvordan asynkrone og synkrone møder adskiller sig fra hinanden. Hvis du har udført fjernarbejde et stykke tid, har de fleste af dine møder sandsynligvis været synkrone. Det betyder, at de foregår live og kræver, at deltagerne er aktive på samme tid.
Ligesom asynkrone møder giver synkrone møder dig mulighed for at interagere med kolleger og kunder, selv når lokationen er et problem. Synkrone møder skal imidlertid planlægges, og mødet kan blive optaget med henblik på fremtidig reference – men det er ikke en nødvendighed.
Oversigt:
- Synkrone møder foregår i realtid – live videomøder på platforme som Zoom kræver en tovejssamtale mellem deltagerne. Deltagerne gennemgår mødematerialet sammen, og feedback er øjeblikkelig.
- Asynkrone møder er det modsatte – de streames ikke live, og kommunikationen sker ikke i realtid. Asynkrone videomøder optages og deles, så indholdet kan deles og ses på et senere tidspunkt.
Hvad er fordelene ved asynkrone møder?
Asynkrone møder giver virksomheder nye muligheder for at innovere og blive mere fleksible. Lad os se på et par grunde til, at asynkrone møder vil gavne din virksomhed.
Større fleksibilitet
Asynkrone møder er nødvendige for hybride, distribuerede og virtuelt orienterede fjernteams. Ved at undgå ulemperne ved personlige møder kan virksomheder udvide deres talentpulje og rekrutteringsmuligheder ud over kontorets begrænsninger.
Denne tilgang giver dig også mulighed for at arbejde på tværs af forskellige tidszoner og platforme. Hvis du har kunder i andre lande, behøver du ikke at være bekymret for at planlægge et møde, der ligger for tidligt for ét team og for sent for et andet.
Når presset til at komme med et øjeblikkeligt svar fjernes, er der mindre risiko for, at teammedlemmer brænder ud, hvis de på andre måder er stressede og oplever krav om deres tid.
På det personlige plan viser tilgangen med asynkrone møder, at du stoler på dine teammedlemmer. Det viser, at du har tillid til deres evne til at udfylde deres roller uden konstant at være i kontakt med vejledere og ledere.
Du kan genvinde kontrollen med din tidsplan og frigøre tid, du ellers ville bruge på at deltage i obligatoriske møder (som kan være mere eller mindre produktive). Teammedlemmer kan se et videomøde i deres eget tempo på et tidspunkt og sted, der er praktisk for dem.
Større produktivitet
Sammenlignet med synkron kommunikation – og dens tilsyneladende endeløse strøm af meddelelser – er der færre afbrydelser forbundet med asynkront arbejde.
Da du kan forbruge asynkront indhold, når det passer dig, har du mulighed for at se et videomøde, når du føler dig mest produktiv i løbet af en arbejdsdag, eller når du er i stand til virkelig at koncentrere dig.
Asynkrone møder giver dig mulighed for at være mere proaktiv end reaktiv i arbejdet og samarbejdet med kolleger. Du behøver ikke skynde dig for at se en video eller føle dig presset til at svare på et møde så hurtigt som muligt.
Uden træthed efter mødet, som du måske oplever efter live videoopkald, vil du være friskere og mere forberedt. Når du får plads til at se et asynkront møde med din fulde opmærksomhed – og har mulighed for at sætte videoen på pause eller spole tilbage – vil enhver feedback, der forventes af dig, være skarpere og mere fokuseret.
Derudover giver asynkrone møder flere kolleger mulighed for at bidrage til diskussioner. Flere stemmer eller dominerende personligheder i synkrone videoopkald kan overdøve mere stille teammedlemmer. Det asynkrone alternativ tilskynder til bedre deltagelse og samarbejde.
Er asynkrone møder fremtiden for arbejdet?
I en 2020-undersøgelse fra Buffer mente 20 % af fjernmedarbejderne, at det var en kamp at samarbejde og kommunikere med deres team. Buffer har gentaget undersøgelsen hvert år siden da, og set fjernarbejdernes udfordringer med samarbejde og kommunikation falde hvert år til 15 % i 2023. Alligevel er der stadig noget arbejde at gøre for at få distribuerede team til at fungere bedre sammen.
Hvis dette lyder bekendt, kan asynkrone møder tilbyde en løsning – de fjerner mange af begrænsningerne ved synkrone møder og giver teams mere fleksibilitet. Asynkrone møder hjælper dig med at innovere og tilpasse din virksomhed i en tid med skiftende arbejdskulturer og hidtil usete udfordringer for produktiviteten.
En balance mellem synkroniserede og asynkrone møder er vigtig
Synkroniseringsmøder behøver ikke at udskiftes helt – men de bør heller ikke være din prioritet. Nogle teammedlemmer og kunder foretrækker måske samtaler ansigt til ansigt frem for optagede videoer. Derudover skal du huske forsinkelsen i responstid forbundet med asynkrone møder for projekter, der har stramme deadlines.
Ideelt set bør du finde en balance med værktøjer, der gør det muligt for din virksomhed at vokse i overensstemmelse med dine langsigtede mål. Start med at se på måder at reducere unødvendige møder på, og gå derfra.
Lad Dropbox hjælpe med at fjerne den synkroniseringsfølelse fra møder
Med fjern- og hybridarbejde en vigtig del af arbejdspladsen, er videomøder blevet normen for mange virksomheder. Men det betyder ikke, at alle videomøder betyder, at alle skal bruge værktøjerne for at undgå at gå glip af nøgleoplysninger.
Dropbox integreres problemfrit med almindelige videomødeværktøjer som Zoom og Microsoft Teams, hvilket gør det nemt automatisk at uploade eventuelle mødeoptagelser til cloudlageret. Opret blot en dedikeret Dropbox-mappe til mødeoptagelser, og del mappen med dit team, så de kan få adgang til optagelser hvor som helst og når som helst.
Dine teams, både nær og fjern, vil takke dig for at give dem mulighed for at tage kontrol over deres tidsplaner og fokusere på at få arbejdet gjort frem for at deltage i møder, der ikke kræver deres øjeblikkelige opmærksomhed.
