Forklaring af kritisk sti-metoden
Når du administrerer et komplekst projekt med en masse ting, der hele tiden udvikler sig, kan det være vanskeligt at levere til tiden og inden for budgettet. Der findes en bred vifte af projektstyringsværktøjer, der kan hjælpe dig med at opnå disse mål, og et af disse værktøjer er kritisk sti-metoden.
Hvad er en kritisk sti?
CPM er en projektmodelleringsteknik, som du kan bruge til at analysere, planlægge og tidsplanlægge komplekse projekter. I bund og grund kræver den kritiske sti-metode, at du oplister alle de aktiviteter, der skal afsluttes for at fuldføre et projekt, hvor lang tid hver aktivitet vil tage, og afhængighederne mellem disse aktiviteter.
Selve den kritiske sti er den længste tid, det vil tage dig at fuldføre det overordnede projekt, hvilket giver dig et overblik over, hvordan du bedst strukturerer projektplanen, så du sikrer, at projektet leveres til tiden og med så få omkostninger som muligt. Enkelt beskrevet hjælper kritisk sti-metoden dig med at få den optimale tidslinje for fuldførelsen af dit projekt.
Historien bag kritisk sti-analyse
CPM (kritisk sti-metoden) blev udviklet i slutningen af 1950'erne af James E. Kelley fra Remington Rand og Morgan R. Walker fra DuPont. De forsøgte at finde metoder til at reducere de omkostninger, der var forbundet med lukninger og genåbninger af anlæg forårsaget af ineffektiv planlægning. De fandt ud af, at man kunne undgå yderligere omkostninger ved at sikre, at de rigtige opgaver udføres på de rigtige tidspunkter, i stedet for at man løser problemet med ekstra arbejde.
Kelley og Walker offentliggjorde en afhandling om deres forskning i 1959, selvom DuPont stoppede med at bruge teknikken, efter at det ledelsesteam, som var ansvarlig for den, blev ændret. Omkring det samme tidspunkt udviklede den amerikanske flåde og Booz Allen Hamilton en lignende teknik –PERT (Program Evaluation and Review Technique) – som begrebet "kritisk sti" stammer fra. Kritisk sti-analyse havde faktisk rødder i nogle DuPont-teknikker helt tilbage fra starten af 1940'erne, hvor den bidrog til Manhattan-projektets succes.
Selvom DuPont mistede interessen for kritisk sti-metoden i starten af 1960'erne, begyndte nogle andre virksomheder at bruge den til at overvåge store projekter, bl.a. Mauchly Associates og Catalytic Construction. I første omgang måtte man bruge store, specialiserede mainframecomputere for at kunne anvende kritisk sti-metoden. Det betød, at omkostningerne ved kritisk sti-projektstyring var en væsentlig barriere. Kritisk sti-metoden er dog blevet langt mere udbredt, efter at pc-revolutionen og innovationen inden for computerhardware og -software har gjort det muligt at udføre tidsstyring på en almindelig stationær computer.
Hvordan fungerer kritisk sti-projektstyring?
Den første fase af den kritiske sti-metode har fem grundlæggende trin. Sådan fungerer de lidt mere detaljeret:
1. List alle opgaver/aktiviteter
Først skal du liste alle de opgaver og aktiviteter, der er nødvendige for at fuldføre projektet, i en arbejdsopdelingsstruktur (WBS). Generelt set bør dette kun omfatte kritiske opgaver og aktiviteter på højere niveau (i stedet for detaljerede detaljer), da det er muligt, at analyse af den kritiske sti bliver for kompleks at håndtere, hvis en detaljeret oversigt over alle aktiviteter er inkluderet.
2. Beregn varigheden af hver opgave
For det andet skal du beregne den længste tid, som hver kritiske sti-opgave skal udføres. En aktivitetsvarighed skal selvfølgelig være et estimat, så brug din erfaring samt dine kollegers viden til at lave et informeret gæt. Du skal også liste hver opgave i henhold til den tidligste dato, den kan starte og slutte, uden at projektet bliver forsinket.
3. Etabler opgaveafhængigheder
Dernæst bør du indsamle eventuelle opgaveafhængigheder, hvor en første aktivitet eller foregående opgave bestemmer startdatoen for den efterfølgende opgave. For at finde ud af, hvilke opgaver der er tilknyttet dit projekt, skal du stille dig selv følgende spørgsmål, når du laver en liste over aktiviteter:
Hvilken opgave skal udføres, før denne opgave kan begynde?
Hvilken opgave skal ske umiddelbart efter denne opgave?
Hvilken opgave skal afsluttes samtidig med denne opgave?
4. Notér projektets milepæle
Endelig er det vigtigt at notere de vigtigste milepæle i projektet, såvel som projektets leverancer.
5. Konstruer en model
Når du har indsamlet alle disse data, skal du udarbejde en model, der visualiserer dine projektaktiviteter. Der er flere forskellige modeller, du kan bruge – lige fra enkle grafer og netværksdiagrammer til Gantt-diagrammer. Derefter kan du ved hjælp af denne model afgøre projektets kritiske sti. Som nævnt tidligere er den kritiske sti den længste vej for dine planlagte aktiviteter helt til projektets færdiggørelse, samt de tidligste og seneste datoer og tidspunkter, hvor hver aktivitet kan starte, uden at projektet forsinkes. Det viser dig desuden den længste tid, det kan tage at færdiggøre projektet.
Når du har fastsat den kritiske sti, kan du identificere, hvilke punkter der er "afgørende aktiviteter", og hvilke der er "totalt flydende" ("total float") (kan blive forsinket, uden at projektet i sig selv forsinkes). Du kan så bruge disse oplysninger til at fremskynde starttidspunktet for visse opgaver og om nødvendigt reducere projekttiden samt til at administrere ressourcebegrænsninger mere effektivt.
Fordele ved kritisk sti-metoden
Der er flere væsentlige fordele ved kritisk sti-projektstyring. Først og fremmest hjælper det projektledere med at identificere projektets vigtigste opgaver. Hvis nogen af dine kritisk sti-aktiviteter har en sen startdato eller tager mere tid end forventet, vil hele projektet blive påvirket af det. Den er nyttig for projektledere, så de kan have en projektplan, der identificerer, hvilke opgaver der skal styres mere omhyggeligt end andre. Det er desuden vigtigt at tage højde for det faktum, at kritisk sti-analyse kan hjælpe med at reducere projekttidslinjer. Når du har foretaget din analyse, har du et overblik over de opgaver, der bedst egner sig til en reduktion af varigheden.
Derudover kan kritisk sti-projektstyring gøre risikovurderingen langt lettere. Når du har fastsat opgaveafhængighederne, er det relativt enkelt at afgøre, hvilken effekt en overskredet tidsfrist vil have på den næste leverance. Desuden giver kritisk sti-analyse projektledere den perfekte metode til at måle projektets faktiske status i forhold til den forventede status. Ved at overvåge dine resultater i forhold til det oprindelige udgangspunkt kan du finde ud af, hvor der er ineffektive procedurer og tage skridt til at fjerne dem fra arbejdsprocessen.
Er kritisk sti det rigtige for mig?
Kritisk sti-analyse kan bruges til stort set alle typer projekter, bl.a. inden for forskning, ingeniørarbejde, produktudvikling, byggeri osv. Hvis følgende udsagn gælder for det projekt, du er ved at påbegynde, kan den kritiske sti være velegnet:
Aktiviteterne er veldefinerede, og når de er færdige, vil de signalere projektets afslutning.
Aktiviteterne er ordnede og skal udføres i en bestemt rækkefølge. Materialerne til et byggeprojekt skal f.eks. indkøbes, inden det egentlige byggearbejde kan påbegyndes.
Aktiviteter kan stoppes og startes uafhængigt inden for en given rækkefølge (medregnes kontinuerlige procesaktiviteter som olieraffinering)
Som du kan se, kan kritisk sti-projektstyring være velegnet til en lang række forskellige brancher og projekter. Du behøver imidlertid ikke at indføre kritisk sti fuldt ud for at kunne drage fordel af dens resultater. Hvis der er et element af CPM, der fungerer for dig, kan det være en fordel at integrere denne del i din projektstyringsproces. I sidste ende er omstillingsparathed en af de vigtigste egenskaber for en projektleder.
Brug af kritisk sti sammen med dit team
Nu hvor du ved lidt mere om den kritiske sti-metode, er det værd at tænke over, hvordan du kan bruge den i din organisation. For eksempel kanDropbox Paper hjælpe dig med at administrere hele din projektplan fra ét sted, hvilket gør det til en ideel måde at modellere projektstyring med kritiske linjer.
Brug først skabelonen til projektplanlægning til at guide dine teammedlemmer hele vejen gennem projektet. Derefter skal du uddelegere opgaver til relevante teammedlemmer, udarbejde opgavelister for at sikre, at projektet skrider frem i det optimale tempo og bruge værktøjer til opgavestyring til at opnå et perspektiv på makroniveau på de opgaver, teamet har fået tildelt.
Nogle sidste overvejelser
I sidste ende giver kritisk sti-metoden dig overskuelighed med en visuel fremstilling af hele projektprocessen fra start til slut. Ved at identificere den "kritiske sti" kan du sikre, at ressourcerne allokeres til de vigtigste opgaver, og sørge for, at vigtige projekter færdiggøres og leveres så hurtigt som muligt.
