De fleste marketing- og kreative teams bruger en eller anden form for et digitalt system til styring af aktiver (DAM). Men hvis du nogensinde har spildt 15 minutter på at gennemgå dårligt navngivne mapper eller ved et uheld har genbrugt et forældet logo, ved du, at et DAM-system ikke altid betyder, at det fungerer for dig eller dit team.
Det rejser spørgsmålet, har du virkelig brug for en? Sandsynligvis - men der er måder at gøre DAM'er mindre smertefulde.
I sin kerne handler digital asset management om, hvordan du gør følgende med dine kreative aktiver:
- Gem
- Organiser
- Adgang
- Opretholde
Aktiver omfatter ting som fotos, skabeloner, kampagnevideoer, designfiler og mange andre ressourcer – afhængigt af din branche. En DAM-opsætning skal gøre det nemt at samarbejde, genbruge vigtigt indhold og holde det hele i overensstemmelse med brandet.
De fleste DAM-platforme til virksomheder er dog oppustede, dyre og alt for komplekse for kreative teams – der bare ønsker at komme hurtigt i gang og holde projekterne på sporet. Hvis dit team konstant skifter værktøjer, søger efter aktiver eller duplikerer arbejde, kan dit DAM gøre mere skade end gavn.
I denne guide vil vi diskutere et skjult problem med DAM-software, som ingen taler om: du har måske ikke brug for en.
Dropbox er ikke et DAM – og det forsøger de heller ikke at erstatte. Men hvis du leder efter et lettere og mere intuitivt alternativ til fillagring med smarte værktøjer som Dropbox Dash, er det en solid mulighed. På denne måde kan du forenkle din hverdag, samtidig med at du holder kreative aktiver organiserede, tilgængelige og delbare (uden overhead).
5 fordele ved at bruge DAM-systemer
Ingen siger, at DAM skal gå samme vej som dodoen, og det er ikke noget, som kun store bureauer med kreative teams på 20 personer har brug for – ethvert marketing- eller kreativt team, der jonglerer med aktiver, kan drage fordel af lidt mere orden.
De rigtige systemer kan reducere kaos, spare tid og sikre, at alle arbejder ud fra den samme strategi. Sådan gør du:
1. Brandkonsistens
Den mest åbenlyse fordel er, at DAM-systemer beskytter mod inkonsistens. Uanset om det er det mest opdaterede logo, et produktfoto eller dine seneste brandretningslinjer, hjælper det at have det hele samlet ét sted med at holde aktiverne rene og aktuelle.
Hvis du altid er on-brand, ser alle mere professionelle ud, og dine kunder får den bedste oplevelse. Slut med forældede logoer, der sniger sig ind i nye præsentationer, eller farver, der ikke er brandet, og som en del af kampagnematerialer.
2. Tidsbesparelser
Et velorganiseret system giver dig adgang til dine mest brugte filer – du slipper for at skulle gennemgå endeløse mapper eller downloade vedhæftede filer fra Slack igen. Dette er sandsynligvis den største fordel ved DAM i forretningsmæssig forstand.
Det handler om at barbere de 5-10 minutters forsinkelser af, der hober sig op i løbet af dagen. Kombiner disse besparelser over en uge, en måned eller et år – og du har fået timer eller endda dage med ekstra produktivitet ud af dit team.
3. Samarbejde
En central kilde til sandhed betyder, at designere, marketingfolk, indholdsskabere og alle andre typer interessenter alle arbejder ud fra den samme fil – ikke flere forskellige versioner, der flyder rundt i e-mailtråde.
Du behøver ikke længere spekulere på, hvilken fil der er den rigtige version, hvilket betyder en mere gnidningsløs overdragelse mellem teams. Uanset om det er et kreativt team, der overdrager til et medieteam, eller en hvilken som helst anden permutation, kan afdelinger lettere arbejde sammen.
4. Nem genbrug af eksisterende aktiver
DAM-systemer kan betyde, at du ikke lader godt arbejde samle digitalt støv. Med det rigtige system er det nemt at finde og genbruge højtydende indhold – uanset om det er et visuelt element fra en tidligere kampagne eller en gennemprøvet skabelon.
Tilgængeligheden af aktiver i et DAM, måske med bestemte samlinger for specifikke personer i dit team, reducerer behovet for omarbejde – da godt arbejde gemmes og er klar til, at folk kan genbruge, udvide eller bare kigge på det for inspiration.
5. Revisionsspor/versionshistorik
Når du jonglerer med feedback og godkendelser, er versionshistorik din bedste ven. DAM giver dig mulighed for at se, hvad der er ændret, hvem der har foretaget redigeringen, og rulle den tilbage, hvis det er nødvendigt. Det gør samarbejdet mere smidigt og gør det nemmere at nå kampagnemilepæle.
Det vigtigste ved revisionsspor og versionshistorik er ansvarlighed. Det er nemt at se, hvem der har uploadet hvad, hvornår og andre detaljer direkte i systemet. Dette giver dig et beskyttelsesrækværk mod eventuelle fejl.
Realiteten er, at disse fordele er betydelige, men de kræver ikke et dyrt DAM på virksomhedsniveau med komplekse tilladelser og en stejl læringskurve. Et let og intuitivt værktøj som Dropbox kan levere den samme effekt – uden at sinke dit team.
5 udfordringer ved traditionelle DAM-værktøjer
Digital aktiverstyring bør gøre livet lettere, især for kreative og marketingteams. Ikke desto mindre kan det med mange traditionelle DAM-systemer føles som om, du kæmper med værktøjet i stedet for at arbejde dig igennem din to-do-liste.
Nogle gange trækker DAM-systemer i virksomheder dig ned. Her er et par af de største smertepunkter, som teams støder på:
1. Kompleksitet og stejle læringskurver
Nogle DAM-platforme er så oppustede med funktioner, at du har brug for en træningssession bare for at uploade en fil. De er designet til styring på virksomhedsniveau, men ikke til de daglige behov hos hurtigt omskiftelige marketingteams.
De fleste kreative teams har ikke brug for funktionerne i enterprise DAM-systemer, hvilket betyder, at hvis dit system har disse funktioner, bliver de simpelthen underudnyttet (eller slet ikke brugt), så du får alligevel aldrig den fulde værdi ud af det.
2. Dårlig brugergrænseflade eller inkonsekvent struktur
Når dit system ligner et regneark fra 2005, føles det som at løse en gåde at finde det, du har brug for. Navigering i forvirrende menuer eller klodsete brugerflader kan også sætte en kreativ arbejdsgang i stå. Dette er kreativitetskryptonit.
Kreative teams reagerer forskelligt end tekniske teams, som måske foretrækker et matrixlignende datafelt. For ledere af teams inden for disse områder er det vigtigt at have en visuelt baseret og meget intuitiv platform for at få det bedste ud af dem.
3. Vedligeholdelsesomkostninger
Mange traditionelle DAM-værktøjer kræver en fuldtidsadministrator eller IT-specialist til at administrere brugere, løse metadataproblemer og holde værktøjet kørende. Det er fint for globale brands – men en belastning for mindre teams, der jonglerer med flere projekter på én gang.
Med et mere enkelt DAM-system kan kreative teams selv administrere det. Dropbox kan hjælpe med at mærke eller sortere filer, som du uploader i cloudlageret, og det gør det nemmere at bevare et centralt og velorganiseret system.
4. Manglende fleksibilitet
Ufleksible mappestrukturer, begrænsede sorteringsmuligheder og ingen måde at få vist visuelle filer hurtigt? Det er en afgørende faktor for design- og indholdsteams, der har brug for at arbejde hurtigt og visuelt – ikke bruge tid på at afkode filnavne.
De fleste DAM-platforme til virksomheder fungerer mere som en database – ikke et bibliotek, der præsenterer indhold visuelt. Det er næsten som at se på en liste over filer i stedet for rent faktisk at se, hvad hver fil er, hvilket gør en stor forskel i effektiviteten.
5. Omkostninger
DAM'er er ikke billige. Mellem opsætning, træning og løbende support kan et fuldt udstyret enterprise DAM sluge et budget, der kunne bruges på kampagneaktiver, teamvækst eller noget andet.
Hvis du ikke bruger alle funktioner i et DAM-system konsekvent og virkelig flytter grænserne for dets muligheder, går du virkelig glip af værdi. Ofte tilbyder billigere alternativer mere værdi for kreative teams.
Dropbox tilbyder skybaseret opbevaring med samarbejdsfunktioner udviklet til rigtige teams bestående af mennesker – ikke kun it-afdelinger. Med en intuitiv grænseflade, fleksibel struktur og forhåndsvisninger lavet til kreative aktiver hjælper vores løsning teams med at administrere aktiver uden ekstra omkostninger.
CMS vs. DAM – hvad er forskellen?
Det er nemt at forveksle et CMS (content management system) med et DAM (digital asset management)-værktøj – især når man jonglerer med begge dele. Men de tjener meget forskellige formål i en kreativ arbejdsgang:
- Et CMS hjælper dig med at administrere og udgive liveindhold – tænk påblogindlæg, landingssider, webtekster og medier, der allerede er godkendt og ude i verden.
- Et DAM er det sted, hvor dit team gemmer, organiserer og tilgår rå kreative filer– logoer, skabeloner, kampagnemateriale, videoer, designfiler og alt, hvad I bruger til at få magien til at ske.
Tænk på det sådan her: CMS = hvor indholdet havner, når det er færdigt. DAM = hvor indhold findes, mens det stadig er under udvikling (og også bagefter). De fleste marketingteams har brug for begge dele, men medmindre du er en stor virksomhed, har du muligvis ikke brug for et kraftigt DAM-system.
Hvis dit team kun skal kunne holde styr på tingene, sikre konsekvente filer og finde den rigtige version af et design, kan en platform som Dropbox, der er let at organisere, klare opgaven til fulde – med langt mindre kompleksitet, omkostninger og ineffektivitet.
Enkle måder at administrere digitale aktiver med Dropbox
Hvis du ikke vidste det på nuværende tidspunkt, kan traditionelle DAM-systemer være overkill for hurtigt omskiftelige kreative og marketingteams. Det er her, letvægts-DAM-alternativer kommer ind i billedet, hvilket forenkler processen.
Her er et par måder, hvorpå Dropbox leverer alt det essentielle inden for digital aktivstyring uden kompleksitet, indlæringskurve eller høj pris:
- Indbyggede integrerede tilladelser og versionshistorik: Med Dropbox kan du se præcis, hvad der er ændret, hvornår det er ændret, og hvem der lavede opdateringen. Du kan også nemt konfigurere og tilpasse tilladelser til filer og mapper med nogle få klik.
- Ingen stejl læringskurve: Kreative teams kan gå i gang med det samme uden behov for særlig træning eller et IT-team til at sætte tingene op. Det er intuitivt nok for en freelancer eller soloiværksætter, men også skalerbart nok til et fuldt bureau.
- Budgetvenligt: Uanset om du er et smalt internt team eller en komplet kreativ afdeling, er Dropbox' prisplaner fleksible – med mange muligheder for individuelle brugere, teams og virksomhedsbrugere.
- Universelle søge- og AI-værktøjer: Kan du ikke huske filnavnet? Intet problem. AI-baseret universel søgning i Dropbox Dash leder i filindholdet, ikke kun i titlerne, så du kan finde det rigtige aktiv lige med det samme.
- Fleksible og agile indholdssamlinger: Dash Stacksgrupperer relaterede filer, links og indhold i et centralt delbart område – uden at ændre kildeplaceringen af nogen filer. Det er fantastisk for kreative direktører, der måske ønsker at samle en samling af godkendte produktbilleder, som designere kan vælge imellem til en given brief, for eksempel.
For at gøre tingene endnu nemmere kan du opbevare igangværende designfiler i en delt Dropbox-mappe, så alle arbejder ud fra den samme kilde – ikke kopier spredt ud over e-mail eller chat. Brug kommentarer til delte links til at indsamle feedback i kontekst, og versionshistorik til at spore iterationer, se hvem der har ændret hvad, og gendanne et tidligere udkast, hvis det er nødvendigt. Når du hurtigt har brug for det seneste godkendte aktiv, kan Dash hjælpe dig med at finde det, selvom du ikke kan huske det nøjagtige filnavn.
Hvis dit team har brug for en enklere måde at holde sig organiseret, arbejde hurtigere og samarbejde uden kaos, giver Dropbox jer alle fordelene ved et DAM – uden besværet.
Brug Dropbox til problemfri administration af kreative aktiver
Ikke alle kreative teams har brug for (eller ønsker) et tungt DAM-system, der tager uger at implementere og en hær at vedligeholde. Du skal bare bruge en nem måde at finde det, du har brug for, dele det og holde projekter i gang – uden kaos.
Dropbox giver dig præcis det – en sikker, søgbar og enkel måde at administrere dine digitale aktiver på – ingen ekstra software eller stejle læringskurver, bare smartere samarbejde, hurtigere ekspeditionstider og en mere gnidningsløs arbejdsgang.
Gør mere end blot at gemme med Dropbox – hold kampagne- og kreative aktiver organiserede, søgbare og klar til deling fra ét sikkert arbejdsområde. Saml filer, feedback og de nyeste versioner, så dit team kan arbejde hurtigere uden det sædvanlige kaos med aktiver.
Brug et værktøj, der rent faktisk fungerer for kreative hjerner, og hold dit team ajour uden besværet med det administrative. Er du klar til at springe alt det unødvendige over og administrere dine aktiver som en professionel? Så vælg en plan, eller prøv Dropbox gratis i dag.
Ofte stillede spørgsmål
Digitale aktiver er filer som logoer, brandretningslinjer, marketingskabeloner, videoer, fotos, præsentationer og kreative billeder – men de kan også omfatte ikke-kreative formater. Det er alle filer, der er værdifulde for din virksomhed. Hvis dit team bruger en fil til at oprette eller dele information, er det et digitalt aktiv.
For de fleste marketingteams er det bedste cloudlager det, der gør det nemt at finde de seneste godkendte kampagnefiler hurtigt, kontrollere adgang (især for bureauer og leverandører) og dele store aktiver uden at skabe kaos med flere versioner. Dropbox er en solid løsning, fordi det kombinerer sikker opbevaring med enkel deling, tilladelser og versionshistorik.
Et cloudværktøj, der understøtter MAM-arbejdsgange, skal kunne håndtere store mediefiler pålideligt, samtidig med at det er nemt at forhåndsvise, dele og spore seneste redigering på tværs af samarbejdspartnere. Dropbox fungerer godt for medieteams ved at opbevare video- og lydaktiver i et delt, sikkert arbejdsområde med niveaudelte tilladelser, linkbaseret deling og versionshistorik, så folk kan gennemgå den rigtige fil uden at lave dubletter. Når det er tid til at levere endelige eksportfiler eller store partier, kan du sende dem hurtigt med Dropbox Transfer i stedet for at skulle bakse med begrænsninger på filstørrelsen.
Et CMS (content management system) håndterer digitalt indhold, der allerede er publiceret på hjemmesider. Et DAM-system (digital asset management) håndterer rå, upublicerede materialer, der bruges til at lave marketingindhold. Den ene (CMS) er til udgivelse, og den anden (DAM) er til forberedelse eller produktion af arbejde.
Små virksomheder kan drage fordel af at bruge et DAM til at holde deres brand ensartet og gøre det nemmere at administrere kreative aktiver. Men nøglen er at finde den rigtige. Mange DAM'er for store virksomheder er for komplekse til et lille team. En enklere løsning, som Dropbox, kan fungere som et DAM uden de ekstra funktioner eller omkostninger.
Dropbox er ikke et traditionelt system til administration af digitale aktiver, men det har rigtigt gode værktøjer til opbevaring, organisering og deling af filer. Det fungerer godt til at administrere digitale aktiver – især for kreative og marketingteams. Du kan spore filversioner, kontrollere, hvem der kan se eller redigere filer, nemt søge efter filer og organisere dem på en enkel måde. Det er en brugervenlig løsning til at administrere digitale aktiver. Dropbox har også mange integrationer til de mest foretrukne værktøjer, hvilket hjælper med at automatisere og optimere mange aspekter af kreative arbejdsgange – og det gør administration af brands endnu nemmere.
