Sådan scanner du et dokument på en iPhone- eller Android-mobilenhed.

Hvornår bør jeg bruge en dokumentscanner?

Selv i vores mere og mere digitale verden har fysiske dokumenter stadig sin berettigelse. Men ingen har lyst til at slæbe alle de papirer med sig overalt.

Om det er til privat eller arbejdsbrug, kan og bør du bruge en dokumentscanner til følgende:

• Beskytte uerstattelige ting som gamle billeder, håndskrevne breve og juridiske dokumenter mod skader og tab
• Få nem adgang til og dele dokumenter hvor som helst med en digital kopi
• Rydde op fysisk ved at digitalisere papirer
• Oprette en digital sikkerhedskopi af vigtige dokumenter for at få øget sikkerhed
• Hurtigt finde specifikke oplysninger i scannede dokumenter ved hjælp af OCR-søgefunktioner

 

Her er typiske eksempler på ting, du kan scanne:

• Privat: billeder, fødselsattester, pas, forsikringspolicer, selvangivelser, helbredsjournaler og testamenter
• Arbejde: kontrakter, fakturaer, kvitteringer, visitkort og projektdokumenter
• Uddannelse: noter, forskningsopgaver, certifikater og lærebøger

At scanne et fotoalbum er en populær metode til at bevare minder og dele dem digitalt. Med moderne scanningsteknologi kan du let omdanne de kære minder i fysisk udgave til digital billeder i høj kvalitet. Faktisk er det den perfekte måde at uploade, organisere og dele familiebilleder på.

Sådan scanner du dokumenter til en computer med en mobilenhed

Din smartphone er mere end bare en enhed til at kommunikere; den er et effektivt produktivitetsværktøj. Med de rigtige apps og teknikker kan du nemt konvertere fysiske dokumenter til digitale filer.

I stedet for at samle dine dokumenter og køre dem gennem kopimaskinen har du nu tre muligheder.

1. Tag et billede af dokumentet

Du kan bruge kameraet på din telefon og tage et billede af dokumentet. Det er en af de nemmeste måder, men den har visse ulemper. For det første er den ikke helt sikker. For det andet kan det gøre det vanskeligt at bruge flere enheder, hvis du kun har gemt et billede på telefonen. Det er også sværere at få billeder af høj kvalitet af dine papirdokumenter. Du kan endda ende med at spilde tid, hvis du er nødt til at tage billedet om flere gange.

2. Tag et billede ... og brug en scanningsapp

En app til dokumentscanning er en god metode til at konvertere et billede til en scanning af høj kvalitet. Derefter kan du gemme eller sende billedet som en PDF-, PNG-, JPG- eller tiff-fil eller en hvilken som helst anden filtype. Det åbner for en lang række nye måder at scanne dokumenter på i hverdagen, uden at du skal i et kopicenter, på biblioteket eller på kontoret. Du kan gøre det både med nye og gamle scanninger.

3. Scan med en scanningsapp

Med Dropbox’ dokumentscanner får du flere funktioner og mere sikkerhed, end hvis du tager et billede, men det er lige så nemt. 

I appen kan du scanne filer direkte til din Dropbox-konto ved hjælp af kameraet på din enhed. Derefter har du adgang via din telefon eller computer, uanset om du bruger iOS eller Windows. 

Du kan også tage en scanning om uden at starte forfra – ret smart, hvis du har en stor bunke dokumenter. Du behøver desuden aldrig mere at være bekymret for at miste eller beskadige dokumenter med enkle løsninger til iPhone-sikkerhedskopiering.

Sådan scanner du dokumenter på iPhone

 

Brug appen Noter

1. Åbn appen Noter på din iPhone.
2. Opret en ny note, eller åbn en eksisterende note.
3. Tryk på kameraikonet, og vælg Scan dokumenter.
4. Anbring dokumentet foran kameraet – appen laver automatisk scanningen.
5. Tilpas hjørnerne om nødvendigt, og gem scanningen i din note.

Selvom Notes-appen kan være praktisk til hurtige scanninger, kan du opnå så meget mere, når du bruger Dropbox til at scanne dine filer.

Brug Dropbox-appen

Med Dropbox’ dokumentscanner får du flere funktioner og mere sikkerhed, end hvis du bare tager et billede. Sådan bruger du den:

1. Åbn appen på din iPhone
2. Tryk på ikonet + (plus).
3. Tryk på Scan dokument.
4. Tag et billede af det indhold, du vil scanne
5. Om nødvendigt kan du lave redigeringer eller scanne flere sider.
6. Tryk på Næste.
7. Du kan justere indstillingerne for lagring.
8. Tryk på Gem.

Du har adgang til det på alle enheder og kan tage scanninger om uden at starte forfra. Desuden kan du bruge Dropbox’ OCR-funktion til at søge i dine dokumenter, og et sikkert cloudlager sørger for, at du aldrig mister vigtige filer.

Sådan scanner du dokumenter på Android

 

Brug Google Drev

1. Åbn Google Drev-appen.
2. Tryk på “+”-ikonet (plus) og så på Scan.
3. Anbring dokumentet foran kameraet, og lav scanningen.
4. Tilpas scanningsområdet om nødvendigt, og gem den på dit drev.

Selvom Google Drev er en udmærket løsning til basal scanning, har det ikke samme sikkerhedsniveau eller funktionalitet som egentlige scanningsapps. Det kan for eksempel mangle avancerede funktioner som OCR, så du kan søge i teksten, og nem integration med andre produktivitetsværktøjer.

 

Brug Dropbox-appen

Dropbox-dokumentscanneren har bedre funktioner og øget sikkerhed sammenholdt med bare at tage et billede. Processen for at bruge den er ligetil:

1. Åbn appen på din Android-enhed.
2. Tryk på ikonet + (plus).
3. Tryk på Scan dokument.
4. Tag enten et billede af det indhold, du vil scanne, eller vælg et eksisterende billede på din mobilenhed. Hvis du vil gentage en scanning, skal du trykke på Gentag. 
5. Om nødvendigt kan du lave redigeringer eller scanne flere sider. Du kan beskære, rotere eller tilføje et filter til billedet, og du kan tilføje, slette eller bytte om på rækkefølgen af scannede sider.
6. Tryk på Næste.
7. Du kan justere indstillingerne for lagring.
8. Tryk på Gem.

Du har adgang til den på alle enheder, kan tage scanninger om uden at skulle starte forfra og nyde godt af OCR, så du kan søge i dokumenterne. Og med sikkert cloudlager sørger du for, at dokumenterne altid er sikkerhedskopieret og tilgængelige.

Hvorfor er OCR bedre til scannede dokumenter?

OCR står for Optical Character Recognition (optisk tegngenkendelse). OCR konverterer scannet tekst til tekstdata, som du kan søge i. En af de vigtigste fordele ved OCR er organisering af scannede dokumenter. Dropbox-scannerappen bruger OCR, så du kan finde ethvert dokument, du har scannet, med en enkelt søgning på din Dropbox-konto.

Hvis du har uploadet et kontoudtog med en trykt dato i hjørnet, kan du finde dokumentet hurtigt ved at søge på datoen. Du kan i princippet fjerne behovet for papirdokumenter ved at gøre det nemt at konvertere dem til PDF-filer og samtidig gøre det nemt at finde dem og søge i dem. Du kan også erstatte appen Noter med en scanningsapp, der bruger OCR, og på et øjeblik digitalisere dokumenter og noter med scanning, der kun kræver et enkelt tryk.

Sådan får du scanninger af høj kvalitet

Uanset hvilken scanningsmetode du bruger, skal du sørge for, at dine dokumenter har den bedst mulige kvalitet, så du får en klar og tydelig scanning:

• Prøv at sørge for, at dine dokumenter ikke er krøllede, foldede eller misfarvede.
• Sørg for, at detaljerne ikke er udviskede.
• Sørg for, at baggrunden ikke er rodet, når du scanner med din telefon.
• Hvis du bruger en scanner uden OCR, skal du også være opmærksom på opløsningen. Den måles i dpi (“dots per inch”, dvs. punkter pr. tomme):
• Til billeder bør du bruge en høj eller måske endda tabsfri opløsning på op til 600 dpi.
• Til enkle dokumenter i gråtoner skal du bruge 300 dpi for at sikre, at de kan læses, og at filstørrelsen er lille.
• En opløsning på under 300 dpi kan se fin ud på skærmen, men vil være sløret eller pixeleret, hvis du vælger at udskrive en fysisk kopi i fremtiden.

De fleste typer software til billedredigering kan løse problemer med scannede dokumenter, men du kan spilde en masse tid og penge på at gøre det helt rigtigt.

Lagring af dine scanninger

Hvis du opbevarer dine scanninger sikkert i et cloudlager, sikrer du dig, at de ikke bliver væk på din harddisk eller slettet ved et uheld. Det er også ideelt til dine personlige dokumenter såsom kontoudtog, som du også kan scanne og opbevare i en digital version. Dropbox har beskyttelse, der sikrer, at det kun er dig, der har eller giver adgang til dem, der har brug for det. Med Dropbox kan dit arkivskab være på din telefon, og du har det altid med dig.