Sådan arbejder du effektivt hjemmefra
I takt med at moderne kontorer og arbejde er blevet mere digitaliseret, er muligheden for at arbejde hjemmefra blevet mere populær blandt arbejdstagere over hele verden.
Mens mange arbejder hjemmefra efter eget valg, kan det være skræmmende eller endda forstyrrende at foretage en pludselig overgang til at arbejde hjemme uden forberedelse. Hvis du forbereder dig på snart at oprette et hjemmekontor og blive fjernarbejder, er det vigtigt, at du kommer godt i gang.
På papiret kan fordelene ved at arbejde hjemmefra lyde som en drøm. Du kan droppe pendlingen, arbejde i nattøj og spise frokost, når du har lyst.
Erfarne distancearbejdere og fjernarbejdere ved imidlertid, at virkeligheden ikke er nær så afslappende eller dekadent. Det kan virkelig være en kamp at få den samme rytme i arbejdet derhjemme, som du kan på kontoret. Du har måske ikke engang et rigtigt skrivebord i dit hus, eller du bliver nemt distraheret af kæledyr, familiemedlemmer – og vasketøj!
Det kan også være meget vanskeligt at “slukke” for arbejdet, når du arbejder hjemmefra. Det skyldes, at arbejde hjemmefra kan have en psykologisk indflydelse på dit liv, når dit hjem bliver uløseligt forbundet med arbejde.
Med de rigtige vaner kan du dog sikre dig, at du bliver god til at arbejde hjemmefra, mens du holder hjemmelivet adskilt.
Opret arbejds- og ikke-arbejdsområder
Først og fremmest har du brug for det rigtige arbejdsområde. Det lyder måske attraktivt at slappe af i sengen med en bærbar computer, men det at have det rigtige arbejdsmiljø kan virkelig påvirke din fokus.
Udpeg et bestemt sted i huset, som er dedikeret til arbejde, hvor du virkelig kan fokusere og fordybe dig i dit arbejde. Dette kan ganske enkelt være et hjørne af et soveværelse eller endda en stol ved dit køkkenbord, som du normalt ikke sidder i.
Uanset hvad det er, skal det være et sted, som du normalt ikke bruger hjemme, så du psykologisk kan forbinde dette sted med en arbejdsmentalitet i stedet for bare at slappe af derhjemme. Dette kan være en stor hjælp, når du skal sætte dig ned og komme i flow-tilstand, og det kan også hjælpe, når du skal lægge arbejdet til side, når arbejdsdagen er slut.
Sørg for, at du har alt udstyret
Udstyr kan ofte være en eftertanke, indtil den dag, du sidder fast på sofaen med kun din bærbare computer og en masse faner eller dokumenter åbne på én skærm.
Når du arbejder hjemmefra, har du brug for en teknisk opsætning, der giver dig mulighed for at arbejde, som du normalt ville på kontoret. Uanset om det er en ekstra skærm, en separat mus og et tastatur eller endda bare et ordentligt skrivebord, er det vigtigt at have de rigtige værktøjer. Hvis du skal arbejde hjemmefra regelmæssigt, er det i din arbejdsgivers interesse, at du er rustet til at gøre det.
Undersøg din arbejdsgivers politik og udstyr til at arbejde hjemmefra, og sørg for at have alt, hvad du har brug for. Mens dine behov vil variere afhængigt af din rolle, kan det være umagen værd at undersøge, om noget af følgende er nødvendigt for din daglige funktion, og om du kan få adgang til dem derhjemme:
- Skærme
- Mus
- Tastaturer
- Skærmkabler/adaptere
- Skærmfiltre
- Hovedtelefoner
- Stativer til bærbare computere
- Opladere
- Ergonomisk stol
Husk, at dette også omfatter at have de rigtige filer og en internetforbindelse. Hvis du af en eller anden grund ikke kan få adgang til din virksomheds netværk hjemmefra, skal du stadig kunne arbejde.
Med filer, der er gemt i Dropbox, kan du nemt arbejde eksternt offline, fordi du kan vælge filer, der skal gemmes lokalt og i cloudlager. Når du går offline, er dine filer der, klar til at arbejde på, og de synkroniseres også med onlineversionerne, når du har forbindelse igen. Du behøver ikke at bekymre dig om at være uden forbindelse, selvom det betyder, at der er én undskyldning mindre for at afslutte arbejdsdagen tidligt.
Overhold din arbejdsplan
Når du har fået styr på dit hjemmekontor, kan du begynde at arbejde. En almindelig fejl, når du begynder at arbejde derhjemme, er at du måske vælger at bytte din pendlertid med lidt ekstra søvn. At rulle ud af sengen og gå direkte i gang med arbejde kan være temmelig hårdt.
For at komme godt i gang skal du sørge for at gøre dig klar, som om du var på vej ind på kontoret – selv det er en afslappet dag. Når du etablerer ritualer til at komme ind og ud af arbejdstilstanden – på samme måde som en pendlertur ville forberede dig på den kommende dag – bliver du mentalt klar.
Og hvis du planlægger det rigtigt, kan du få lidt kvalitetstid til dig selv med en gåtur med din kaffe (eller din hund), før du slår dig ned for at gå i gang med din dag i dit hjemmearbejdsområde.
Tag pauser
Når du er kommet godt i gang, skal du også sørge for at tage pauser. Almindelige arbejdsdage på kontoret er fyldt med meget nødvendige ture til pauserummet for en kop kaffe, en sludder med kolleger ved deres skriveborde og andre lette distraktioner.
Selvom du sandsynligvis tager ture i køkkenet for at købe kaffe og snacks, er det alt for nemt at falde ind i en vane med at arbejde kontinuerligt uden nedetid, når du arbejder hjemmefra. Selv hvis dit fokus måske forbedres ved at arbejde hjemmefra uden andre i nærheden, har du stadig brug for ekstra tid til at tage pauser og slappe af – og du bør tage disse pauser.
Afslutning af arbejdsdagen
At kunne forlade dit arbejde, når arbejdsdagen er slut, er afgørende for at arbejde på hjemmekontoret. Selvom det kan virke som om at arbejde hjemmefra kan skubbe din balance mellem arbejde og fritid mod mere fritid, kan det ofte have den modsatte effekt.
Når du først kan arbejde effektivt hjemme, skal du sikre dig, at du også kan "slukke" for arbejdet. Angiv et defineret tidspunkt, hvor du slutter dit arbejde, ligesom du ville have gjort på kontoret.
Det er det samme som at starte din dag: du har ögså brug for et ritual for at hjælpe dig med at stoppe og komme ud af arbejdstilstanden. Let træning eller læsning er almindelige metoder til at markere arbejdsdagens afslutning, men find det, der fungerer bedst for dig. Dette er afgørende, ikke kun for at slappe af og komme sig inden næste dags arbejde, men for at du kan have et sundt, personligt liv, der er helt adskilt fra arbejde.
Sådan bevarer du forbindelsen til dit eksterne team
Selv hvis du og dit team arbejder hjemmefra, er det vigtigt at forblive lige så forbundet og opdateret, som hvis I var på kontoret.
Mange mennesker er allerede vant til at arbejde med eksterne medarbejdere eller kolleger på forskellige kontorer eller steder og er klar over, hvor vigtig god kommunikation er for eksterne teams. For andre mennesker kan det dog være ensomt at arbejde hjemmefra.
Når nyhedsværdien ved ikke at skulle møde ind på kontoret falmer, kan det ofte betyde, at du bruger meget tid alene – eller deler arbejdsområde med familien. Det er vigtigt, at du fortsætter med at søge innovative måder til effektiv kommunikation med dit team, men også at det er effektivt i netop dine omstændigheder.
Brug delte mapper til samarbejde
Den bedste måde at arbejde tæt sammen med dine kolleger – på afstand – er at arbejde med digitale værktøjer.
Ved at arbejde i delte, smarte arbejdsområder kan alle i dit team arbejde direkte sammen, mens de holder sig opdateret om projekterne. I Dropbox Paper kan du dele dokumenter med dit team og arbejde sammen om dem online, uden at du behøver at sende e-mails eller flette filer.
Hvis der skal gøres noget, kan du blot nævne et af dine teammedlemmer i en relevant del af dokumentet for at underrette dem. Det er en enklere og mere effektiv måde at holde kontakten med dit team og samarbejde bedre – både på og uden for kontoret. Plus, det er en fantastisk måde at reducere møder og e-mails.
Gør møder til videokonferencer
At arbejde hjemmefra vil helt sikkert skære mange unødvendige møder ud af din tidsplan, men det kan også gøre dem, der betyder noget, mere udfordrende. Nogle samtaletyper har altid været bedre ansigt til ansigt end via et telefonopkald, og der kan også være subtil interaktion eller nuancer, som du går glip af, når du arbejder hjemmefra. Brug af videokonference kan dog virkelig hjælpe med at bygge bro over dette.
Uanset om det er et møde med alle medarbejdere i virksomheden eller en projektsynkronisering med en kollega, gør videomøder mere effektive og holder dig visuelt og auditivt forbundet med dit team. Med apps som Microsoft Teams og Google Meet integreret i Dropbox er det nemt at oprette videokonferencer eller bruge dem som en regelmæssig del af dit sædvanlige arbejde. Hvis nogen hurtigt vil diskutere noget i et dokument, kan du hoppe ind i et møde direkte fra Dropbox ved hjælp af de værktøjer, dit team allerede bruger.
Brug fælles chatkanaler
Vi ved alle, at teknologi gør det naturligt for medlemmer af dit team eller dele af din organisation at holde sig for sig selv – uanset om de er på kontoret eller ej.
En måde at fremme og forbedre kommunikationen på er at bruge software til instant messaging på kontoret, som f.eks. Slack. Selvom det skaber en følelse af, at kommunikationen haster mellem individuelle teammedlemmer, åbner det også op for nye muligheder for at kommunikere og omgås andre kolleger.
Sig mere, ikke mindre
Når man ikke konstant støder på holdkammerater på gangene eller til frokost, er der pludselig en masse værdifuld social interaktion, der er væk. Den bedste måde at imødekomme manglen på fysisk kommunikation på kontoret er simpelthen at kommunikere mere, mens du ikke er der.
Gør en ekstra indsats for at planlægge møder med dine teammedlemmer for at gennemgå aktuelle projekter – ved hjælp af værktøjer som Slack, der integreres direkte med Dropbox. Og husk, det behøver ikke altid at være arbejde – vær ikke bange for bare at række ud til kolleger online på sociale medier, ligesom du ville gøre på kontoret. De fleste instant messaging-programmer til kontoret har emojis og GIF-tastaturer, der kan gøre dine samtaler lidt mere muntre. I Dropbox kan du endda bruge emoji i dokumenter for at tilføje varme og personlighed til dine chats.
Glæderne ved at arbejde hjemmefra
Selvom det i starten kan virke skræmmende for nogle, er der en grund til, at så mange mennesker vælger at arbejde hjemmefra i dag. Der er ingen pendling, tidsplanen er fleksibel, og du kan nyde friheden ved at være i dit eget hjem med mere tid til dig og dine kære. Det bedste af det hele? Med den rigtige tilgang og værktøjer er det ikke svært at udnytte det, der gør det så attraktivt for så mange distancearbejdere. Med et ordentligt hjemmearbejdsmiljø og stærke forbindelser med online-kolleger kan overgangen til at arbejde hjemmefra være enkel og behagelig – noget, du måske ikke vil opgive.
